Xây dựng quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn chuyên nghiệp

Quy trình nghiệp vụ lễ tân đóng vai trò quan trọng tạo nên thành công của một khách sạn. Vậy quy trình nghiệp vụ khách sạn chuẩn gồm những bước nào? Nhân viên lễ tân cần phải làm gì để hoàn thành tốt những quy trình ấy? Bài viết dưới đây chính là câu trả lời. 

Hiện nay, do bị tác động ảnh hưởng của dịch Covid – 19 nên du lịch phải ngừng hoạt động trong thời hạn dài, làm hoạt động giải trí của những khách sạn cũng trở nên ngưng trệ. Tuy nhiên, với tầm nhìn kế hoạch, thì trong tương lai khi đại dịch được trấn áp tốt ngành du lịch sẽ ngành du lịch và khách sạn sẽ ngày càng tăng trưởng kéo theo nhu yếu về nguồn nhân lực đặc biệt quan trọng là bộ phận lễ tân .

Quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn là gì?

Quy trình nhiệm vụ lễ tân khách sạn là quy trình nhu yếu nhân viên cấp dưới lễ tân phải thực thi quy trình nghênh đón khách một cách hoàn hảo nhất từ khi khách tới cho tới khi khách đi và giúp tăng tính linh động của nhân viên cấp dưới khi giải quyết và xử lý những trường hợp giật mình .

Trong quy trình ấy nhân viên phải nắm được quy trình một cách bài bản và rèn luyện nhiều kĩ năng như: Kỹ năng tiếp khách, check in, check out, tư vấn dịch vụ, giải đáp thắc mắc của khách hàng. 

>>>>> Đọc thêm: Cách thiết lập quy trình tuyển dụng hiệu quả

Yêu cầu đối với một lễ tân khách sạn

Phải có kỹ năng nghiệp vụ

Để trở thành một nhân viên cấp dưới lễ tân trước hết bạn cần phải cung ứng được đủ những nhu yếu khắc nghiệt tương quan tới kỹ năng và kiến thức nhiệm vụ tương quan tới việc làm. Cụ thể đó chính là :

• Đã được học qua những lớp huấn luyện và đào tạo về nhiệm vụ lễ tân, ưu tiên những ứng viên đã từng có kinh nghiệm tay nghề làm việc .
• Có năng lực tiếp xúc tốt với người mua cũng như một vài kỹ năng và kiến thức bán hàng cơ bản .
• Nhớ, hiểu và thực thi khắt khe những pháp luật được khách sạn đề ra và tôn trọng những nguyên tắc riêng của họ .
• Hiểu rõ được hàng loạt thông tin về hoạt động giải trí, lịch sử vẻ vang hình thành, … để từ đó hoàn toàn có thể tư vấn người mua nhanh gọn và đúng chuẩn nhất khi được nhu yếu .
• Có hiểu biết cơ bản về marketing, kế toán, thanh toán giao dịch, …

Biết ngoại ngữ và tin học văn phòng

Việc thành thạo tiếng Anh có vẻ như chính là một nhu yếu bắt buộc so với mỗi nhân viên cấp dưới lễ tân. Bên cạnh đó, 1 số ít người mua cũng nhu yếu nhân viên cấp dưới lễ tân buộc phải biết thêm một số ít những ngôn từ phổ cập khác để thuận tiện trong quy trình tiếp xúc với người mua ngoại bang .Cùng với đó nhân viên cấp dưới lễ tân cũng cần phải sử dụng thành thạo ứng dụng tin học văn phòng cơ bản Word và Excel, thành thạo trong việc nhập liệu, giải quyết và xử lý tài liệu, tra cứu thông tin, …

Yêu cầu về thái độ

Muốn trở thành một nhân viên cấp dưới lễ tân thì việc rèn luyện phong thái làm việc cũng là một trong những chú ý quan tâm quan trọng. Một nhân viên cấp dưới lễ tân cần phải linh động, nhạy bén, ngay thật và đặc biệt quan trọng là hoàn toàn có thể bình tĩnh xử trí được mọi trường hợp giật mình xảy ra trong quy trình làm việc .Ngoài ra nhân viên cấp dưới lễ tân có có sự tỉ mỉ và đúng mực, buộc phải làm việc tuân theo một quy trình cố định và thắt chặt. Cùng với đó để tăng tính chuyên nghiệp thì họ cũng cần phải rèn luyện những kỹ năng và kiến thức sống cơ bản để hoàn toàn có thể ship hàng và trợ giúp người mua hết mức hoàn toàn có thể khi người mua gặp rắc rối .Kỹ năng teamwork cũng làm một trong những kiến thức và kỹ năng vô cùng thiết yếu khi thực thi những quy trình nhiệm vụ lễ tân khách sạn

Yêu cầu về ngoại hình

Nhân viên lễ tân cần phải có ngoại hình ưa nhìn thân thiện vì họ là những người tiếp xúc trực tiếp với người mua cũng như đại diện thay mặt cho “ bộ mặt ” của mỗi khách sạn .

Vì vậy nên họ cần có vẻ ngoài gọn gàng, lịch sự, thân thiện với nụ cười trên môi, toả ra năng lượng tích cực, năng động, vui vẻ để chiếm trọn cảm tình của khách hàng. 

>>>>> Xem ngay: Cách xây dựng quy trình quản lý hợp đồng chuẩn nhất

Cách thức xây dựng quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn

Giai đoạn 1: Xác định các bước trong quy trình nghiệp vụ lễ tân khách sạn

Quy trình nhiệm vụ lễ tân khách sạn thường trải qua 4 bước dưới đây :

• Trước khi khách tới khách sạn

Để vào ca làm việc nhân viên cấp dưới cần phải thực thi nhận sổ chuyển giao việc làm. Để từ đó hoàn toàn có thể nắm rõ được thông tin cơ bản về người mua cũng như những quan tâm về việc làm cần phải thực thi, số tiền quỹ, số tiền đặt cọc, … của những ca trước .Cùng với đó trong bước này nhân viên cấp dưới khách sạn cần phải thực thi thống kê lại hiện có bao nhiêu phòng check-out, bao nhiêu phòng check-in, những phòng check-in sớm, những phòng check-out trễ … để từ đó hoàn toàn có thể thực thi liên hệ sớm với bộ phận đảm nhiệm sẵn sàng chuẩn bị phòng. Từ đó hoàn toàn có thể bảo vệ có phòng ốc thật sạch, dịch vụ tuyệt vời để nghênh đón khách mới tới check – in tại khách sạn .

• Khách tới khách sạn check-in và nhận phòng

Giai đoạn này chính là tiến trình đóng vai trò quan trọng. Bởi những ấn tượng tiên phong của người mua sẽ Open vào quy trình tiến độ này. Bởi vậy để có kiến thiết xây dựng hình ảnh của một khách sạn chuyên nghiệp, luôn phân phối những dịch vụ tốt nhất thì nhân viên cấp dưới lễ tân cần phải luôn nở một nụ cười thân thiện trên môi. Sau đó họ cần phải nhanh gọn hoàn thành xong thủ tục check-in cho khách. Sau đó nhân viên cấp dưới lễ tân sẽ trình làng cơ bản những dịch vụ cũng như thông tin cơ bản của khách sạn và triển khai giao chìa khóa hoặc thẻ từ cho Bellman dẫn khách lên nhận phòng .Đảm bảo được những nhu yếu cơ bản trên trong tiến trình này sẽ góp thêm phần tạo nên thành công xuất sắc của một quy trình thiết kế xây dựng nhiệm vụ khách sạn .

• Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn

Trong tiến trình này, bộ phận lễ tân cần phải phối hợp ngặt nghèo với những bộ phận khác nhằm mục đích phân phối cho người mua dịch vụ tốt nhất để khiến họ cảm thấy hài lòng. Trong quá trình này nhân viên cấp dưới lễ tân cần phải tiến hành cung cấp những thông tin cơ bản thiết yếu cho người mua trong quy trình lưu trú, du lịch như khu vực du lịch thăm quan mê hoặc, những nhà hàng quán ăn nổi tiếng, sự kiện điển hình nổi bật tại địa phương, thông tin về những phương tiện đi lại đi lại, …Ngoài ra trong quá trình này nhân viên cấp dưới cũng cần phải quan tâm để hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý phàn nàn cũng như những khiếu nại của người mua. Ngoài ra họ cũng cần phải bảo vệ cung ứng được những việc làm như dữ gìn và bảo vệ tốt tư trang, đồ vật hay là tương hỗ khách đặt vé máy bay hay tham gia sự kiện, …

• Khách làm thủ tục check-out, thanh toán và rời khỏi khách sạn

Đây là một trong những bước ở đầu cuối của quy trình nhiệm vụ lễ tân khách sạn. Trong tiến trình này nhân viên cấp dưới lễ tân cần phải hoàn thành xong nhanh gọn những thủ tục check-out cho khách. Từ đó hoàn toàn có thể chuyển hoá đơn cho khách thanh toán giao dịch thực thi nhận lại chìa khóa hoặc thẻ từ vào phòng. Bước sau cuối đó chính là lưu lại hồ sơ người mua lên mạng lưới hệ thống hoặc ghi vào sổ .Để nâng cao chất lượng Giao hàng cũng như giúp khách sạn không ngừng tăng trưởng thì nhân viên cấp dưới lễ tân cũng cần phải hỏi quan điểm người mua về những thưởng thức của họ trong thời hạn lưu trú tại khách sạn. Thông qua đó, khách sạn hoàn toàn có thể liên tục phát huy thế mạnh đang có hay tìm ra nguyên do, giải pháp khắc phục triệt để những sống sót trong quy trình ship hàng .Trong tiến trình này nhân viên cấp dưới lễ tân cần phải bảo vệ được những phương tiện đi lại vận động và di chuyển cho người mua nếu họ cần. Ngoài ra việc chào khách và hẹn gặp lại cũng phải được triển khai không thiếu, nhã nhặn .

Giai đoạn 2: Xây dựng sơ đồ quy trình cụ thể

Sau khi đã xác lập nhu yếu đơn cử với nhân viên cấp dưới trong từng quá trình đón rước người mua, khách sạn cần phải đưa ra một sơ đồ đơn cử để trải qua đó, nhân viên cấp dưới lễ tân hoàn toàn có thể hiểu tường tận từng bước cũng như nhu yếu việc làm để làm việc và phối hợp với những phòng ban tương quan .Cụ thể để làm được điều này nhà quản trị cần phải xác lập được tiềm năng Giao hàng khách sạn mình hướng tới, nhu yếu cơ bản một nhân viên cấp dưới lễ tân khách sạn ấy cần đạt được ở mỗi bước / quy trình tiến độ. Dựa vào những tài liệu ấy để hoàn toàn có thể kiến thiết xây dựng một quy trình tương thích. Sau đó thực thi “ quy mô hóa ”, “ chuẩn hóa ” nhu yếu ấy .Việc thiết kế xây dựng thành công xuất sắc quy trình sẽ góp thêm phần triển khai thực tiễn một cách chuyên nghiệp chỉnh chu hơn nhờ vào việc những bộ phận, nhân sự tương quan biết được mình cần phải làm gì trong quy trình này. Đặc biệt khi Open yếu tố, tất cả chúng ta cũng thuận tiện xác lập ra bước mắc lỗi trong quy trình để kiểm soát và điều chỉnh kịp thời .

Giai đoạn 3: Áp dụng và giám sát quá trình vận hành thực tiễn

Trong bước này, những bước đã được chuẩn bị trước đó sẽ bị được hoàn thiện và đi vào hoạt động chính thức trong khách sạn. Thông qua quá trình hoạt động này, nhân viên có thể hiểu hơn về hiệu quả của quy trình trong thực tiễn. 

Sau khi đã tự rút ra những thiếu sót cũng như như ưu điểm từ quy trình trên thì nhà quản trị cần phải đưa ra giải pháp hiệu suất cao để xử lý từng yếu tố còn tồn dư, phát huy những điểm sáng trong chất lượng cũng như thái độ Giao hàng. Bên cạnh đó, chất lượng Giao hàng của nhân viên cấp dưới lễ tân cũng hoàn toàn có thể được nâng cao trải qua những khóa đào tạo và giảng dạy sâu xa về cách chớp lấy tâm ý người mua hay khoá giảng dạy về kiến thức và kỹ năng nâng cao thiết yếu với một nhân viên cấp dưới lễ tân .Qua quy trình giám sát này, khách sạn hoàn toàn có thể trở nên tốt hơn, khắc phục những khuyết điểm tồn dư, giúp nâng cao thái độ ship hàng của nhân viên cấp dưới lễ tân khách sạn .

Như vậy có thể thấy rằng để có thể hoàn thành được quy trình nghiệp vụ lễ tân thì mỗi nhân viên cần phải  không ngừng trau dồi, hoàn thiện bản thân, thích ứng với hoàn cảnh. Thực hiện tốt được quy trình nghiệp vụ lễ tân sẽ nâng cao hình ảnh, chất lượng khách sạn, từ đó là bước đệm để khách sạn phát triển hơn nữa. 

Source: https://mix166.vn
Category: Lao Động