10 Lý do bạn cần có phần mềm quản lý cửa hàng kinh doanh

Phần mềm quản lý bán hàng và trọn bộ thiết bị POS đã không còn gì xa lạ với những người đã và đang kinh doanh, đang muốn chuyển đổi số. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều chủ quán kinh doanh không gần thành phố thì hầu như biết những tiện ích cực kỳ hữu hiệu mà phần mềm quản lý mang lại.

Vậy trong bài viết dưới đây, Chukinhdoanh sẽ liệt kê cho bạn 10 lý do bạn nên đầu tư phần mềm quản lý cửa hàng kinh doanh ngay!

Phần mềm quản lý cho cửa hàng là gì?

Phần mềm quản lý cho cửa hàng là giải pháp công nghệ thông minh giúp chủ quán có thể quản lý bán hàng theo một chu trình chuyên nghiệp và khép kín. Thông qua phần mềm quản lý, mọi nghiệp vụ bán hàng của nhân viên đều được thống nhất và có trình tự cụ thể rõ ràng.

Ngoài ra, thông qua phần mềm, chủ quán còn có thể dễ dàng kiểm tra doanh thu bán hàng trong ngày so với thực tế, doanh thu theo từng nhân viên và đối soát nguyên liệu xuất nhập kho dễ dàng hơn. 

Hơn hết, chủ quán không cần phải ghi chép thông tin bán hàng trực tiếp lên sổ sách vừa khó đối soát vừa khó bảo quản. Chỉ cần phần mềm bán hàng, mọi thông tin xuất nhập kho, đơn hàng trong ngày đều được phần mềm tự động thống kê và cho ra một bản báo cáo chi tiết, trực quan, chủ quán chỉ cần nhìn vào đó là đã có thể đọc hiểu và đưa ra kế hoạch kinh doanh sắp tới cho quán ăn, quán cafe của mình.

Thông qua đối dòng mà Chukinhdoanh vừa mới chia sẻ với bạn đã trên, chắc hẳn bạn đã có thể hiểu cơ bản phần mềm quản lý là gì và phần mềm quản lý đem lại lợi ích gì cho hoạt động kinh doanh quản lý bán hàng của bạn. Tiếp theo đây, Chukinhdoanh sẽ đưa ra những lý do cụ thể tại sao bạn cần có phần mềm quản lý cửa hàng kinh doanh cho quán ăn quán trà sữa của mình. 

10 lý do bạn cần có phần mềm quản lý cho cửa hàng kinh doanh

1/ Bán hàng tính tiền nhanh chóng

Theo phương pháp bán hàng truyền thống, khách hàng đến quán ngồi vào bàn, nhân viên sẽ lấy menu giấy ra đưa cho khách chọn món, sau đó nhân viên ghi chú thông tin món ăn, nước uống, số lượng, số bàn và chuyển order đó vào bếp để nhân viên bếp chuẩn bị món ăn. Phương pháp này tuy quy trình bán hàng khá đơn giản nhưng thời gian thực hiện lâu, khách hàng phải chờ đợi và đôi khi còn xảy ra sai sót, nhầm món của khách.

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, mọi thao tác bán hàng của nhân viên đều được phần mềm hỗ trợ chuyên nghiệp. Thông qua máy POS bán hàng có tích hợp phần mềm quản lý, khách hàng sau khi ngồi vào bàn, nhân viên chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản là đã có thể order món ăn cho khách nhanh chóng. Nếu khách hàng muốn tính tiền luôn, nhân viên có thể nhấn in hóa đơn trực tiếp thông qua máy Pos và xuất hóa đơn cho khách hàng, vừa chuyên nghiệp vừa nhanh gọn, tính tiền lại chính xác.

2/ In hóa đơn chuyên nghiệp

Trước đây sử dụng hóa đơn giấy, chủ quán không chỉ tốn tiền mua hóa đơn và tốn tiền mực lại còn tốn thêm thời gian, công sức để quản lý, đối soát và bảo dưỡng hóa đơn. 

Với phần mềm quản lý cửa hàng, chỉ cần liên kết với máy in thông qua chiếc điện thoại thông minh của mình là bạn đã có thể yêu cầu xuất hóa đơn nhanh chóng. Một số dòng máy in hóa đơn hiện đại ngày nay được trang bị công nghệ in nhiệt siêu tiện lợi, chỉ cần có giấy in chuyên dụng là bạn đã có thể in hóa đơn mà không cần tốn thêm tiền mực in.

Xem thêm: Top 5 máy bán hàng cầm tay nhỏ gọn, quẹt thẻ siêu tiện lợi

3/ Quản lý nhân viên chặt chẽ

Thông qua phần mềm quản lý bán hàng, chủ quán có thể dễ dàng đối soát doanh thu trực tiếp trong ngày và biết được nhân viên nào thực hiện giao dịch lúc mấy giờ, nội dung của từng hóa đơn giao dịch là gì và tổng doanh thu theo từng nhân viên là bao nhiêu. Bằng phương pháp thông minh này, nhân viên khó có thể gian lận gây thất thoát doanh thu của quán. 

Ngoài ra, chủ quán còn có thể chủ động phân quyền và hạn chế một số quyền truy cập của nhân viên, nhân viên nào thì làm nghiệp vụ của nhân viên đó, những nghiệp vụ khác như tính năng đổi bill, đá bill, đổi đơn, xóa đơn,… nhân viên đều không có khả năng thực hiện.

4/ Quản lý tồn kho chi tiết

Trước đây, hàng nhập, hàng xuất đều chỉ quản lý thông qua sổ sách, nếu mất sổ sách hay quên ghi chú thông tin lại sẽ rất dễ gây thất thoát hàng hóa trong kho. Bên cạnh đó, chủ quán cũng rất hay gặp tình trạng hàng chưa kịp tiêu thụ đã hết date (hết hạn sử dụng) hay hàng đã hết nhưng chưa kịp nhập,… gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh hiện tại của quán.

Nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý cửa hàng, việc này quá dễ dàng. Mỗi lô hàng nhập hay xuất kho đều có mã vạch để quản lý, nhân viên chỉ cần dùng máy quét mã vạch để Scan lô hàng cập nhập và lập phiếu nhập kho theo mẫu sẵn trên phần mềm. Sau này khi có việc cần xuất kho, nhân viên chỉ cần Scan mã vạch trên lô hàng một lần nữa là đã có thể nắm rõ thông tin đơn hàng như tên hàng, số lô, ngày nhập hàng, số lượng hàng, hàng ở line mấy, ngày hết hạn sử dụng,…

Được trang bị công nghệ thông minh nên sau khi hàng hóa gần đến date hay dần chạm mức tối thiểu, phần mềm quản lý sẽ thông báo ngay đến bạn (chủ quán) để kịp thời có kế hoạch nhập hàng về kho, hạn chế tình trạng để thiết hàng gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quán.

Bên cạnh đó, thông qua tính năng quản lý kho hàng trên phần mềm quản lý cửa hàng, chủ quán có thể biết được nguyên liệu nào được tiêu thụ thường xuyên, nguyên liệu nào ít được sử dụng để kịp thời phương án nhập kho hiệu quả. Ngoài ra, thông qua phần mềm, bạn cũng sẽ biết được nguyên liệu nào tồn kho lâu để có kế hoạch xả kho hợp lý. 

Xem thêm: 5+ Máy POS cà thẻ cầm tay phổ biến nhất trên thị trường

5/ Hỗ trợ tính lương nhân viên

Nằm trong tính năng quản lý nhân viên được tích hợp trên phần mềm, chủ quán có thể nắm rõ nhân viên nào làm những ca nào trong ngày, tổng thời gian làm trong tháng để từ đó dễ tính lương cũng như có chế độ thưởng phạt hợp lý.

Tính năng này cực kỳ hữu hiệu giúp chủ quán nhanh chóng có bản lương cho nhân viên. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp chủ quán tính lương cho nhân viên chính xác hơn, hoàn toàn loại bỏ tình trạng tính nhầm tính thiếu lương làm mất lòng đôi bên, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quán.

6/ Quản lý chuỗi chi nhánh chỉ với 1 tài khoản quản lý

Phần mềm quản lý đa cửa hàng PosApp

Đối với những người kinh doanh lớn, đặc biệt là kinh doanh dạng chuỗi thật sự không dễ, chủ quán phải thường xuyên di chuyển giữa các chi nhánh để khảo sát tình hình kinh doanh và tốn nhiều thời gian quản lý hơn.

Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, khó khăn này sẽ không còn nữa. Phần mềm quản lý cửa hàng online PosApp hỗ trợ chủ quán quản lý tất cả chi nhánh chỉ với chiếc điện thoại di động của mình. Sau khi tích hợp phần mềm, chủ quán chỉ cần thông qua màn hình báo cáo là đã có thể nắm rõ tình hình kinh doanh của các chi nhánh, dễ dàng kiểm tra doanh thu theo từng chi nhánh và đối soát kho của từng chi nhánh để kịp thời nhập hàng về bán, tối ưu hoạt động kinh doanh bán hàng, tăng doanh thu lợi nhuận cho từng chi nhánh.

Xem thêm: Kích thước 5 dòng máy POS bán hàng phổ biến nhất (2023)

7/ Thống kê doanh thu theo nguồn tiền

Thời đại 4.0 đặc biệt là sau đại dịch Covid đã dần thay đổi hành vi mua sắm và thanh toán của khách hàng. Ngày nay, khách hàng không chỉ có thể thanh toán bằng thẻ ngân hàng mà còn có thể thanh toán bằng các ví điện tử chứ không chỉ gò bó thanh toán bằng tiền mặt. Vậy nên chỉ quán khó có thể biết được doanh thu bằng tiền online của mình là bao nhiêu? doanh thu bằng tiền mặt có đúng hay không.

Nhằm giải quyết vấn đề này và kích thích trải nghiệm mua sắm, thanh toán của khách hàng, phần mềm quản lý cửa hàng không chỉ hỗ trợ khách hàng thanh toán bằng nhiều phương thức mà còn hỗ trợ chủ quán đối soát doanh thu theo từng nguồn chi tiết cụ thể như nguồn trực tiếp (tiền mặt) nguồn tiền thanh toán ví điện tử (momo, vnpay,..) nguồn tiền ATM, nguồn tiền từ GrabFood, nguồn tiền từ Shopee,…

8/ Dễ dàng biết được danh sách các mặt hàng bán chạy

Thông qua màn hình báo cáo bán hàng chi tiết, trực quan được tích hợp trên phần mềm quản lý, chủ quán có thể biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào bán chưa tốt để có thể đưa ra chính sách giá hợp lý hay có những chương trình khuyến mãi để thúc đẩy bán hàng, giải phóng lượng hàng tồn kho cho quán.

9/ Quản lý cửa hàng từ xa ngay khi không có mặt tại quán

Một số phần mềm quản lý cửa hàng online như PosApp tương thích với nhiều thiết bị có sẵn như điện thoại di động, laptop, máy tính bảng, tablet,… nên chủ quán hoàn toàn có thể tải app bán hàng về và quản lý cửa hàng từ xa chỉ với chiếc điện thoại di động của mình. 

Mọi tính năng quản lý như xem báo cáo, quản lý doanh thu, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, quản lý công nợ đối tác đều được hiển thị cụ thể trên thiết bị di động của chủ quán. 

Với tính năng này, chủ quán hoàn toàn không cần phải luôn có mặt tại quán để quản lý, từ đó có thể dành nhiều thời gian hơn cho bản thân và gia đình của mình.

Xem thêm: Cách quản lý quán ăn, nhà hàng từ xa không lo thất thoát

10/ Tối ưu quy trình bán hàng nhờ đồng bộ dữ liệu liên tục

Được tích hợp dữ liệu lên hệ thống đám mây, mọi thông tin bán hàng trên tất cả các thiết bị POS có cài đặt phần mềm đều sẽ tự động đồng bộ dữ liệu, giúp chủ quán không lo sót thông tin, nhân viên không sợ làm trùng đơn của khách. Bên cạnh đó, nhân viên bếp cũng sẽ cập nhật thông tin bán hàng nhanh chóng hơn.

Ngoài ra dữ liệu được cập nhật liên tục nên chủ quán có thể xem các báo cáo mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực tế. Khi cửa hàng đột ngột mất điện hay mất kết nối internet, phần mềm quản lý cửa hàng vẫn hỗ trợ nhân viên bán hàng bình thường. Sau khi có điện, có mạng trở lại, mọi dữ liệu bán hàng sẽ tự động được đồng bộ trên hệ thống, nhanh chóng và thông minh.

Xem thêm: Lắp đặt máy POS bán hàng cafe, trà sữa, nhà hàng, quán ăn

POSAPP – PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐA NỀN TẢNG

PosApp là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý và các thiết bị bán hàng như máy Pos thu ngân, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,… uy tín, được hơn 30.000 khách hàng trải dài khắp Việt Nam tin dùng.

Năm 2021, PosApp được Shark Nguyễn Hòa Bình tin tưởng và đầu tư. Kể từ đó,  PosApp chính thức trở thành thành viên của tập đoàn Next360 và PosApp mong muốn cung cấp nhiều giá trị hơn cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.

Phần mềm quản lý cửa hàng PosApp hỗ trợ nhiều tính năng quản lý vượt trội như:

• Giao diện màn hình đẹp, logic, dễ sử dụng

Với tông màu vàng và trắng chủ đạo tạo cảm giác thoải mái cho người dùng. Giao diện của phần mềm PosApp được thiết kế rõ ràng, chi tiết, logic giúp người dùng dễ dàng sử dụng kể cả những người không rành về công nghệ vẫn có thể sử dụng được phần mềm này. 

• Phần mềm PosApp tương thích với nhiều thiết bị

Phần mềm bán hàng PosApp tương thích với nhiều thiết bị có sẵn như điện thoại thông minh, laptop, máy tính bảng, máy PC,… nên bạn có thể xem các báo cáo kinh doanh ở bất kỳ đâu mà không cần phụ thuộc vào máy Pos bán hàng.

Ngoài ra, phần mềm quản lý PosApp còn dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền, máy in bếp,… giúp quy trình bán hàng được tự động hóa, quy trình quản lý siêu thị, tạp hóa được chuyên nghiệp và tối ưu hơn.

• Sử dụng công nghệ Cloud thông minh

Phần mềm quản lý bán hàng PosApp được tích hợp hệ thống Cloud nên tất cả các dữ liệu kinh doanh đều được đồng bộ ngay lập tức. Kể cả khi mất điện hay mất kết nối internet, phần mềm vẫn có thể hoạt động bình thường. Đến khi có lại kết nối, mọi thông tin đều sẽ tự động đồng bộ giúp quy trình bán hàng được tối ưu, mọi thông tin đều được quản lý chặt chẽ.

• Quản lý xuất – nhập – tồn kho chặt chẽ

Phần mềm PosApp hỗ trợ quản lý hàng hóa xuất nhập kho theo mã vạch nên chủ cửa hàng không lo thất thoát hàng hóa hay sợ nhân viên kho gian lận. Đặc biệt sản phẩm  sẽ tự động khấu trừ khi có hoạt động giao dịch tại quầy, người quản lý hoàn toàn an tâm và dễ dàng kiểm kho giữa số lượng thực tế so với phần mềm.

• Quản lý và phân quyền nhân viên dễ dàng

Phần mềm tính tiền PosApp có tính năng phân quyền các nhân viên theo đúng vai trò như thu ngân, quản lý, kiểm kho,… Truy xuất lịch sử bán hàng theo từng nhân viên thu ngân giúp bạn hạn chế tối đa vấn đề thất thoát hàng hóa hay gian lận doanh thu từ nhân viên.

• Tự động lưu thông tin khách hàng hỗ trợ marketing sau này

Phần mềm bán hàng PosApp giúp chủ quán dễ dàng lưu trữ thông tin quan trọng của khách hàng như họ và tên, số điện thoại, lịch sử các giao dịch của khách tại cửa hàng, giá trị thành viên trên thẻ,… 

Với những thông tin này, chủ cửa hàng có thể dễ dàng phân loại khách hàng, từ đó đưa ra các chương trình quảng cáo, khuyến mãi phù hợp với từng đối tượng khách hàng.  

• Báo cáo hoạt động kinh doanh theo thời gian thực

Phần mềm quản lý cửa hàng PosApp hỗ trợ bạn thống kê doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền chi tiết theo ngày/tháng/năm một cách chi tiết, cụ thể, rõ ràng với hơn 30 biểu đồ phân tích. Xem chi tiết báo cáo từ xa thông qua chiếc điện thoại mà không cần phải túc trực 24/7 tại cửa hàng.

• Dễ dàng quản lý chuỗi cửa hàng

Chỉ cần một chiếc điện thoại có tích hợp phần mềm bán hàng PosApp, chủ tiệm có thể dễ dàng quản lý cửa hàng từ xa. Mọi báo cáo kinh doanh đều được cập nhật theo thời gian thực giúp chủ cửa hàng chủ động hơn trong việc quản lý. Ở bất cứ đâu chủ cửa hàng đều dễ dàng kiểm tra và truy xuất thông tin bán hàng.

• Đa dạng phương thức thanh toán cho cửa hàng

PosApp khá nhạy bén với xu hướng thanh toán hiện đại nên đã nhanh chóng tích hợp nhiều phương thức thanh toán không tiền mặt vào phần mềm PosApp như thanh toán bằng cách quét mã QR các ví điện tử thông dụng như Momo, VNPay, ZaloPay,… hay thanh toán bằng cách quẹt thẻ ngân hàng ATM nội địa, Visa / Mastercard,….

• Quản lý doanh thu cửa hàng online

PosApp hỗ trợ chủ quán mở gian hàng trên app bán hàng như Grabfood, Shopee Food, Gojek, Beamin,… nhanh chóng hơn, thủ tục đăng ký được giảm bớt một nữa. Ngoài ra chủ quán khi đăng ký Grabfood thông qua PosApp sẽ tiết kiệm chiết khấu thêm 5%.

Ngoài ra, phần mềm PosApp còn hỗ trợ nhận đơn hàng từ các đơn vị vận chuyển như Grabfood, Shopee Food, Gojek, Beamin,… giúp chủ cửa hàng kiểm soát mọi đơn hàng ngoài, tránh trường hợp soát đơn của khách.

Chủ cửa hàng khi vào tính năng xem báo cáo trên phần mềm PosApp có thể chủ động xem nguồn doanh thu ngoài từ các đơn hàng online giúp chủ cửa hàng chủ động hơn trong các chiến lược kinh doanh sắp tới của mình.

• Hỗ trợ tạo website bán hàng online miễn phí

Việc sở hữu website riêng mang tên thương hiệu không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong kinh doanh mà còn giúp bạn dễ dàng quảng bá thương hiệu của mình.

Thông qua web order mà PosApp hỗ trợ, khách của bạn dễ dàng order hàng hóa mà không cần phải đến trực tiếp cửa hàng. Với thông tin mà khách hàng để lại trên website bán hàng, bạn hoàn toàn có thể thêm vào tệp khách hàng của mình rồi đưa ra các chương trình khuyến mãi, tặng phiếu giảm giá, tri ân khách hàng nhằm giữ chân khách hàng lâu hơn, tốt hơn.

Ngoài ra, việc sở hữu website bán hàng riêng được PosApp cung cấp miễn phí còn giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí đang kể nếu thuê bên thứ ba tạo lập website. 

Đăng ký ngay để được trải nghiệm phần mềm bán hàng tạp hóa miễn phí PosApp trong vòng 14 ngày!

Tại sao nên sử dụng phần mềm bán hàng PosApp

• Nhân viên thân thiện, tư vấn nhiệt tình

Đội ngũ nhân viên bán hàng của PosApp được đào tạo chuyên nghiệp, tư vấn khách hàng nhiệt tình, chăm sóc khách hàng kỹ lưỡng. 

Đội ngũ nhân viên kỹ thuật với kỹ năng chuyên môn cao, hỗ trợ khách hàng tận tâm khi khách hàng cần bất kỳ sự hỗ trợ kỹ thuật nào trong suốt quá trình trải nghiệm giải pháp bán hàng PosApp 

• Không ngừng nâng cấp và cải tiến phần mềm

Từ những con người đầy nhiệt huyết mong muốn tạo ra nhiều giá trị tốt cho khách hàng, PosApp đã không ngừng cải thiện những thiếu sót mà phần mềm chưa làm được, cập nhập nhiều tính năng quản lý mới trên thị trường nhằm tối ưu quy trình quản lý bán hàng của khách hàng hơn.

• Hơn 30.000 khách hàng tin dùng và tiếp tục đồng hành

Cho đến thời điểm hiện tại, PosApp đã hỗ trợ hơn 30.000 khách hàng thuộc nhiều ngành nghề và khu vực khác nhau tối ưu quy trình quản lý của mình. Các khách hàng khi sử dụng giải pháp quản lý bán hàng đa nền tảng PosApp đều rất hài lòng và tiếp tục đồng hành cùng PosApp cho đến thời điểm hiện tại.

Thông tin liên hệ:

Địa chỉ demo: 

• Trụ sở chính: Tầng 5, tòa nhà HS Building, 260/11 Nguyễn Thái Bình, Q. Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
• Chi nhánh: Tầng 4, 174 đường Láng, P. Thịnh Quang, Q. Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh: 21 Trần Quốc Toản, Hải Châu, Đà Nẵng

Vậy thông qua 10 lý do trên, Chukinhdoanh đã giải thích cho bạn dễ hiểu tại sao lại nên đầu tư phần mềm quản lý cửa hàng. Mong rằng thông qua bài viết này, bạn đã có thêm lựa chọn quản lý bán hàng tốt nhất cho quán mình. Chukinhdoanh chúc bạn kinh doanh thật thành công.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc gọi trực tiếp đến số Hotline: 1900.3016 để được hỗ trợ nhanh nhất!