Cơ Cấu Tổ Chức – Cung Văn Hóa Lao Động Hữu Nghị Việt Tiệp

Chức năng, nhiệm vụ phòng Tổ chức Hành chính

Điều 1: Tổ chức bộ máy phòng TCHC gồm

1. Tổ Văn phòng ( đ/c Trưởng phòng trực tiếp phụ trách )

2. Tổ Quản trị ( 1 đ/c Phó Trưởng phòng trực tiếp phụ trách )

3. Tổ Lễ tân – Tạp vụ ( 1 đ/c Phó Trưởng phòng trực tiếp phụ trách )

Điều 2: Chức năng nhiệm vụ phòng Tổ chức hành chính

1. Tham mưu với Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, tổ chức bộ máy làm việc của Cung Văn hóa.

2. Thực hiện đầy đủ các quy định, chế độ của Nhà nước và tổ chức Công đoàn về các măt: Tuyển dụng lao động, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt cán bộ, nâng lương, nâng ngạch, khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, thôi việc và các chính sách BHXH, BHYT đối với cán bộ CNV của Cung Văn hóa.

3. Quản lý hồ sơ cán bộ, tham mưu cho Ban Giám đốc việc điều động, sắp xếp nhân lực trong nội bộ cơ quan.

4. Chịu trách nhiệm về công tác hành chính của cơ quan trong các mặt: Tổng hợp các báo cáo, công tác văn thư, in ấn, đánh máy, lễ tân, vệ sinh môi trường, điện thoại, internet.

5. Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị, vật rẻ tiền mau hỏng hàng năm.

6. Nghiên cứu, đề xuất với Ban Giám đốc các biện pháp thực hiện công tác quản lý vật tư và giữ gìn vệ sinh môi trường của Cung Văn hóa.

7. Quản lý hội trường lớn.

Điều 3: Trách nhiệm, quyền hạn Trưởng phòng TCHC

1. Trách nhiệm:

– Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc trong việc lãnh đạo quản lý, điều hành phòng TCHC thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao.

– Xây dựng kế hoạch, quy hoạch đào tạo cán bộ, tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy hoạt động của Cung Văn hóa.

– Nghiên cứu, đề xuất với Ban giám đốc việc tổ chức thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước, thành phố, tổ chức Công đoàn đối với cán bộ CNV và người lao động.

– Phối hợp với Công đoàn theo dõi công tác thi đua hàng tháng.

2. Quyền hạn:

– Thừa lệnh Giám đốc xác nhận hồ sơ lý lịch của CBCNV.

– Thừa lệnh Giám đốc bố trí điều động xe.

Điều 4: Trách nhiệm, quyền hạn Phó Trưởng phòng TCHC

1. Phó Trưởng phòng là người giúp việc Trưởng phòng và được ủy quyền giải quyết các công việc của phòng khi Trưởng phòng vắng mặt hoặc được ủy nhiệm dự các cuộc họp, giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của phòng khi được Trưởng phòng giao.

2. Phó phòng được Trưởng phòng phân công trực tiếp phụ trách từng mảng công tác theo chức năng nhiệm vụ của phòng.

Điều 5: Chức năng nhiệm vụ tổ văn phòng

1. Theo dõi, quản lý hồ sơ cán bộ CNV trong toàn cơ quan. Tập hợp các số liệu về công tác tổ chức cán bộ; danh sách nâng bậc lương, dự thi nâng ngạch hàng năm đối với CBCNV.

2. Thực hiện các chế độ chính sách theo quy định của Nhà nước và cơ quan về: Tiền lương, tiền thưởng, chế độ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ bù của CBCNV.

3. Tiếp nhận, quản lý các công văn, giấy tờ đi và đến (kể cả các văn bản đánh máy của các phòng), tổng hợp, phân loại kịp thời chuyển lãnh đạo các phòng và Ban Giám đốc theo đúng quy định của cơ quan và Nhà nước.

4. Phục vụ các hoạt động của cơ quan: Chuẩn bị văn bản, báo cáo (nếu có) chương trình, địa điểm các hội nghị của cơ quan, công tác Y tế, lễ tân, điện thoại, internet, bố trí xe ô tô đi công tác…

5. Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm hợp lý theo chức năng – nhiệm vụ của các phòng.

Điều 6: Nhiệm vụ quyền hạn cán bộ tổ chức

– Quản lý, lưu giữ hồ sơ và các giấy tờ liên quan đến CBCNV trong cơ quan.

– Nghiên cứu và thực hiện các thủ tục về các chế độ BHXH, chuyển công tác, thôi việc đối với CBCNV và các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động.

– Dự thảo các quyết định, qui định, qui chế về tuyển dụng, điều động, nghỉ việc, hợp đồng lao động, nâng bậc lương đối với CBCNV.

– Theo dõi công tác đào tạo, đề bạt cán bộ, công tác học tập, phiếu bổ sung lý lịch, phiếu nhận xét CBCNV hàng năm.

– Mở sổ theo dõi nhân sự và lập danh sách trích ngang CBCNV trong cơ quan.

Điều 7: Nhiệm vụ nhân viên văn thư lưu trữ và thường trực lễ tân

          1. Nhân viên văn thư :

– Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý, sử dụng các loại con dấu của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước, tuyệt đối không để làm thất lạc, mất mát, không được trao dấu cho bất kỳ ai, chỉ trao dấu cho người khác khi được sự đồng ý của Ban Giám đốc và phải làm biên bản bàn giao. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống bất kỳ loại công văn, tài liệu, giấy tờ nào.

– Quản lý công văn đi, đến; lưu trữ công văn, tài liệu của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước, có khoa học, hệ thống, dễ tìm khi cần sử dụng; đảm bảo tính bí mật của công văn, tài liệu.

– Trước khi ban hành văn bản, văn thư phải kiểm tra lại thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước, tổ chức Công đoàn; đảm bảo chuyển công văn kịp thời, chính xác.

– Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, giấy mời của cơ quan theo danh sách và đề nghị đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Nhân viên thường trực lễ tân:

– Thường trực, bám sát vị trí công tác được phân công; hướng dẫn, trả lời, giải đáp các thông tin theo yêu cầu của khách.

– Khi khách đến liên hệ về công việc, nếu trong khả năng giải quyết được thì giải quyết, nếu vượt quá thẩm quyền, chức trách thì báo cáo với lãnh đạo phòng. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền của lãnh đạo phòng, nhân viên thường trực điện thoại xin ý kiến Giám đốc.

– Phối hợp với bộ phận văn thư thực hiện các công việc (như điều 7 mục1).

Điều 8: Chức năng nhiệm vụ tổ quản trị

1. Mở sổ theo dõi, quản lý các tài sản trong đơn vị, không để xảy ra mất mát, hư hỏng.

2. Mua sắm các trang thiết bị vật tư cho các phòng theo kế hoạch đã được duyệt, bảo đảm chất lượng, chủng loại, giá cả hợp lý.

Điều 9: Nhiệm vụ nhân viên quản lý Hội trường lớn

– Quản lý các tài sản trong hội trường lớn, không để xảy ra mất mát, hư hỏng.

– Đảm bảo vệ sinh hội trường luôn sạch sẽ, gọn gàng trước, trong và sau mọi hoạt động.

– Trải thảm, kê xếp bàn, ghế trong hội trường, theo yêu cầu của khách hàng.

– Thực hiện mọi kế hoạch hoạt động tại Hội trường theo lịch được phân công và những công việc phát sinh khi phục vụ.

– Thường trực, bám sát vị trí công tác được phân công, nắm bắt kịp thời các yêu cầu, kiến nghị của khách hàng. Nếu trong khả năng giải quyết thì giải quyết kịp thời cho khách, nếu vượt thẩm quyền, chức trách thì báo cáo với lãnh đạo phòng để giải quyết kịp thời.

– Khi làm nhiệm vụ phải ăn mặc gọn gàng, đeo phù hiệu, không hút thuốc lá, không đi dép lê, không ngồi khi đang làm nhiệm vụ.

– Phối hợp với lực lượng bảo vệ hướng dẫn đại biểu, khán giả thực hiện nội quy, quy định của hội trường, nhằm đảm bảo an ninh, trật tự an toàn và phòng chống cháy nổ.

– Đến sớm trước 1 giờ để kiểm tra lại các phương tiện, trang thiết bị, công tác vệ sinh… trong hội trường trước khi diễn ra hoạt động.

– Thường xuyên kiểm tra tài sản, trang thiết bị trong hội trường lớn, phát hiện hỏng hóc, đề nghị sửa chữa kịp thời.

Điều 10 : Nhiệm vụ nhân viên quản trị

– Lập dự trù mua sắm vật tư, trang thiết bị thường dùng, vật rẻ tiền mau hỏng từng tháng, quý, năm cho cơ quan.

– Mua sắm tài sản, các trang thiết bị, vật tư theo kế hoạch (hoặc đột xuất) đảm bảo đúng quy định, thủ tục của cơ quan, Nhà nước. Trường hợp mua những vật tư kỹ thuật chuyên dùng thì phải kết hợp cùng cán bộ của phòng Kỹ thuật để xem xét quyết định trước khi mua.

– Cùng kế toán, thủ kho đảm bảo đúng nguyên tắc thủ tục xuất, nhập vật tư hàng hóa theo quy định.

– Phối hợp với phòng Kế hoạch Tài vụ thực hiện đẩy đủ các thủ tục thanh toán, bằng văn bản theo qui định.

– Kiểm tra, nhắc nhở, phối hợp, sắp xếp gọn gàng các trang thiết bị: Bàn, ghế…các khu vực công cộng trong Cung Văn hoá.

Điều 11: Chức năng nhiệm vụ tổ Lễ tân – Tạp vụ

1. Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc lễ tân, tiếp khách, phục vụ trao thưởng.

2. Chịu trách nhiệm về công tác vệ sinh trong cơ quan, đảm bảo luôn sạch đẹp, gọn gàng.

3. Chăm sóc, giữ gìn vườn hoa, cây cảnh của Cung Văn hóa.

4. Quản lý, chăm lo giữ gìn tài sản, các trang thiết bị trong các khu vệ sinh; phát hiện hỏng hóc, kịp thời phản ánh cho người phụ trách để có biện pháp khắc phục, sửa chữa.

5. Đôn đốc, kiểm tra việc giữ gìn vệ sinh nội, ngoại cảnh, lên kế hoạch định kỳ tổng vệ sinh. Tham mưu, đề xuất về thực hiện công tác vệ sinh môi trường, xử lý rác thải.

6. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch giặt hệ thống ri đô, vỏ bọc ghế trong CVH.

Điều 12: Nhiệm vụ nhân viên phục vụ lễ tân

– Chịu trách nhiệm quản lý tài sản và phục vụ tại các phòng: Ban Giám đốc, phòng khách, phòng làm việc chung của cơ quan đảm bảo luôn sạch sẽ, gọn gàng; đáp ứng các yêu cầu phục vụ lễ tân thường xuyên cũng như đột xuất của Ban Giám đốc và cơ quan.

– Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng khi sử dụng phòng khách, phòng họp cho các hội nghị, hội thảo, tiếp khách… theo hợp đồng.

– Đến sớm trước khi hội nghị chính thức diễn ra để kiểm tra toàn bộ công tác phục vụ, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, kể cả những yêu cầu phát sinh.

Điều 13: Nhiệm vụ nhân viên vệ sinh, tạp vụ

– Đảm bảo khu vực được phân công luôn sạch sẽ, gọn gàng, thường xuyên quét dọn, bao lau không để rác và vết bẩn trên mặt sàn, tường và cột đá.

– Thực hiện công tác tổng vệ sinh trong tuần, lau chùi cửa kính khung nhôm… trong khu vực được phân công.

– Thường trực trong giờ làm việc để thực hiện các yêu cầu nhiệm vụ được giao.

– Đảm bảo trong nhà vệ sinh luôn sạch sẽ, khô ráo không có mùi hôi.

– Có trách nhiệm cung cấp giấy vệ sinh hàng ngày đầy đủ.

– Khi có hội nghị lớn phải để khăn lau tay, xà phòng, xịt thơm trước giờ diễn ra hội nghị, thường trực kiểm tra dội nước, bao lau trong thời gian diễn ra hội nghị.

– Có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài sản trong các khu vệ sinh. Trường hợp để mất mát, hư hỏng phải bồi thường.

Điều 14: Nhân viên phục vụ nhà khách

          – Mở sổ theo dõi, quản lý tài sản phòng nghỉ, phát hiện hỏng hóc báo cho phòng Kỹ thuật sửa chữa.

          – Thường xuyên bao lau, quét dọn bảo đảm phòng nghỉ luôn sạch sẽ, sẵn sàng phục vụ theo kế hoạch thường xuyên cũng như đột xuất.

          – Khi có khách nghỉ phải phổ biến, hướng dẫn khách thực hiện nghiêm Nội qui cơ quan và báo cáo thường trực bảo vệ để đăng ký khách nghỉ.

          – Mở sổ theo dõi khách nghỉ, thu tiền phòng nghỉ và kiểm tra tài sản trong phòng trước khi khách trả phòng.

Điều 15: Nhiệm vụ nhân viên quét dọn sân vườn

– Đảm bảo khu vực sân, vườn luôn sạch sẽ, không ứ đọng nước trên mặt sân.

– Đổ rác thải đúng quy định, liên hệ với Công ty môi trường thường xuyên thu dọn rác thải, không để ứ đọng lâu ngày.

Điều 16: Quan hệ công tác với các phòng

– Phối hợp với các phòng thực hiện tốt công tác phục vụ hoạt động tại Hội trường lớn, Bể bơi, phục vụ tiệc… và các hoạt động diễn ra tại Cung Văn hoá.

– Khi phục vụ các hợp đồng kinh tế, nếu có phát sinh bộ phận phục vụ có trách nhiệm báo Phòng Kế hoạch Tài vụ bổ sung vào hợp đồng./.