Đánh giá thực hiện công việc – 5 phương pháp & 4 bước thực hiện

Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động thường được tổ chức định kỳ nhằm giúp tối ưu hóa vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đánh giá liên tục chưa chắc có thể đem lại hiệu quả tối ưu hóa liên tục cho doanh nghiệp nếu thực hiện không đúng cách. Bạn hãy cùng GoalF tìm hiểu về đánh giá thực hiện công việc qua bài viết sau.

Tìm hiểu thêm: 7 tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên

Đánh giá thực hiện công việc là gì?

Đánh giá thực hiện công việc là quá trình xem xét hiệu quả, hiệu suất hay tình hình thực hiện công việc của một phòng ban, bộ phận hay của một cá nhân. Các công ty, tổ chức thông thường sẽ đánh giá thực hiện công việc định kỳ hoặc đột xuất nhằm đạt được những mục đích, lợi ích như:a

Lợi ích đánh giá thực hiện công việc với tổ chức:

• Giúp tổ chức liên tục tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo nhân viên thực hiện đúng công việc cả về chất lượng và tiến độ theo yêu cầu
• Giúp tổ chức đảm bảo đạt được mục tiêu như kỳ vọng

Lợi ích đánh giá thực hiện công việc với quản lý:

• Giúp quản lý nhận diện được nhanh chóng, cụ thể về năng lực đánh giá kết quả làm việc của nhân viên
• Giúp quản lý có những căn cứ thông tin chính xác để kịp thời đưa ra những điều chỉnh cần thiết nhằm cải thiện hiệu suất, hiệu quả công việc của nhân viên
• Giúp quản lý đánh giá được quá trình thực hiện công việc của nhân viên đã phù hợp với mục tiêu tổ chức mong muốn hay chưa
• Giúp quản lý có căn cứ để đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, điều chỉnh lương, phúc lợi kịp thời, tương xứng với khả năng, đánh giá kết quả thực hiện công việc trong doanh nghiệp của nhân viên

Lợi ích đánh giá thực hiện công việc với nhân viên:

• Tạo áp lực phù hợp giúp nhân viên cải thiện trách nhiệm, động lực thực hiện công việc
• Giúp nhân viên xác định được thực tế công việc đang được thực hiện như thế nào, có đạt được kỳ vọng của tổ chức không để kịp thời điều chỉnh, nỗ lực hơn trong công việc

5 phương pháp đánh giá thực hiện công việc

Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau. Mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm và hướng đến mục đích đánh giá cụ thể riêng.

Thang điểm đánh giá

Thang điểm đánh giá thực hiện công việc có thể sử dụng theo các dạng cả định lượng và định tính như:

• Định lượng: Thang điểm số từ 1 – 5 hoặc từ 1 – 10. Trong đó, 1 là mức đánh giá thấp nhất. Còn mốc điểm 5 hoặc 10 là đánh giá cao nhất về quá trình thực hiện công việc của nhân viên
• Định tính: Thang điểm đánh giá về tần suất thực hiện. Ví dụ như nhân viên có tần suất hoàn thành việc công việc ở mức thường xuyên, thỉnh thoảng hay không bao giờ.

Thang điểm đánh giá thực hiện công việc được thực hiện dựa trên việc so sánh hiệu suất công việc của nhân viên với các ví dụ cụ thể, được gắn xếp hạng bằng số liệu. Với cách đánh giá linh hoạt có thể sử dụng cả định lượng hoặc định tính, thang điểm đánh giá có thể giúp nhà quản lý áp dụng việc đánh giá thực hiện công việc phù hợp từng trường hợp khác nhau.

Ưu điểm của thang điểm đánh giá

Nhà quản lý có thể đánh giá thực hiện công việc của nhân viên rất linh hoạt bằng thang điểm đánh giá. Cách đánh giá này có nhiều ưu điểm như:

• Quản lý và nhân viên cải thiện được khả năng phản hồi, tương tác trong quá trình đánh giá
• Hạn chế được các sai sót trong đánh giá nhờ căn cứ đánh giá theo hành vi, quá trình thực hiện công việc cụ thể của nhân viên
• Đánh giá được việc thực hiện công việc của nhân viên theo cả cách định tính và định lượng

Nhược điểm của thang điểm đánh giá

Tuy có nhiều ưu điểm, đánh giá theo thang điểm đánh giá cũng có những hạn chế, nhược điểm như:

• Phụ thuộc vào góc nhìn, cách đánh giá của người quản lý nên tiềm ẩn nguy cơ đánh giá chủ quan
• Kết quả đánh giá có cả yếu tố định tính nên nhà quản lý khó đưa ra được quyết định về điều chỉnh lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên
• Tiêu tốn nhiều nỗ lực, thời gian để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên
• Đòi hỏi sự tham gia chủ động, tích cực và thậm chí là xuyên suốt của nhà quản lý trong quá trình đánh giá

Phản hồi 360 độ

Phản hồi 360 độ là cách đánh giá thực hiện công việc dựa trên việc ghi nhận lại những phản hồi từ khách hàng, đồng nghiệp, quản lý và hệ thống báo cáo trực tiếp từ nhân viên. Việc ghi nhận đa chiều, đa nguồn giúp nhà quản lý có thể đánh giá quá trình thực hiện công việc của nhân viên từ nhiều góc độ khác nhau.

Phương pháp đánh giá 360 độ sẽ áp dụng phù hợp với khu vực các công ty tư nhân hơn là khu vực công. Lý do là vì trong khu vực công, việc đánh giá trong tổ chức thường bị ảnh hưởng, chi phối bởi nhiều yếu tố, nể nang, cảm tính hoặc bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác. Kết quả đánh giá thực hiện công việc trong khu vực công nếu áp dụng theo phương pháp đánh giá 360 độ sẽ khó đạt được sự chính xác.

Ưu điểm của phản hồi 360 độ

• Xây dựng được bức tranh toàn cảnh, nhiều góc độ về việc thực hiện công việc của nhân viên
• Nhân viên nâng cao được nhận thức về công việc cũng như những tác động, tương tác của họ với các phòng ban khác
• Kết quả đánh giá có nhiều dữ liệu đa dạng giúp xây dựng căn cứ để đào tạo, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
• Tạo động lực và cả áp lực phù hợp giúp nhân viên phát triển kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng thực hiện, xử lý công việc
• Gia tăng tương tác, phản hồi và cải thiện văn hóa làm việc của tổ chức

Nhược điểm của phản hồi 360 độ

• Góc độ đánh giá tùy thuộc yếu tố chủ quan từ người đánh giá nên tiềm ẩn khả năng thiếu sót trong đánh giá
• Sự khác biệt văn hóa giữa người đánh giá và nhân viên được đánh giá có thể sẽ dẫn đến những đánh giá sai lệch, không đúng thực tế công việc
• Tiềm ẩn nguy cơ đánh giá tiêu cực, không chính xác về đồng nghiệp, về các phòng ban xung đột lợi ích

Đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng

Đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng là phương pháp đánh giá bằng cách ghi lại những hành vi xuất sắc hoặc yếu kém trong công việc của nhân viên theo từng yếu tố. Để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý có thể đưa ra các tình huống giả định, mô phỏng.

Ưu điểm của đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng

Phương pháp đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng có nhiều ưu điểm như:

• Nhà quản lý có thể nắm bắt được rõ ràng các yếu tố tác động đến hiệu suất, quá trình thực hiện công việc của nhân viên
• Có thể giúp nhà quản lý dự đoán được hiệu suất, khả năng thực hiện công việc của nhân viên trong tương lai
• Kết quả đánh giá là căn cứ giúp nhân viên hiểu rõ những việc được tổ chức đánh giá cao và nỗ lực tối ưu, cải thiện việc thực hiện công việc
• Có khả năng đánh giá linh hoạt, điều chỉnh phù hợp theo vai trò, năng lực và nhu cầu đánh giá khác nhau
• Giúp nhà quản lý có thể nhìn nhận được về tính cách, đạo đức nghề nghiệp, kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng thích ứng của nhân viên thông qua các sự kiện quan trọng trong thực hiện công việc của họ

Nhược điểm của đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng

• Phương pháp đánh giá dựa trên sự kiện quan trọng sẽ tiêu tốn của bạn nhiều thời gian, chi phí và khó quản lý

Tự đánh giá

Phương pháp tự đánh giá là phương pháp mà trong đó người tiến hành đánh giá chính là nhân viên. Nhân viên sẽ tự đánh giá về quá trình thực hiện công việc của họ trên cơ sở biểu mẫu, tiêu chí đánh giá do công ty thiết lập. Sau khi nhân viên tự đánh giá, nhà quản lý sẽ cùng nhân viên thảo luận để đưa ra được kết quả cụ thể, sát thực tế nhất.

Ưu điểm của phương pháp tự đánh giá

• Tiết kiệm thời gian, nỗ lực của các cấp quản lý
• Kết quả đánh giá từ góc độ nhìn nhận của chính nhân viên – người trong cuộc nên phản ánh được khá rõ những vấn đề thực tại, thực tế xảy ra
• Nhà quản lý sẽ xác định được nhân viên đang nhìn nhận về quá trình thực hiện công việc của chính họ như thế
• Nhân viên có cơ hội để đóng góp ý kiến, chủ động đưa những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc
• Nhân viên tiến hành tự đánh giá và cũng thường sẽ nỗ lực, chủ động khắc phục các điểm yếu, hạn chế của họ hơn

Nhược điểm của phương pháp tự đánh giá

• Kết quả đánh giá thực hiện công việc mang đậm góc nhìn chủ quan của nhân viên, tính chính xác khá hạn chế
• Tiềm ẩn nguy cơ tô hồng kết quả hoặc nói giảm, nói tránh những vấn đề, thiếu sót trong công việc

Phương pháp quản trị mục tiêu (MBO)

MBO (Management by Objectives) là phương pháp đánh giá thực hiện công việc dựa trên việc quản lý công việc theo mục tiêu. Theo đó, nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu công việc theo từng khoảng thời gian cụ thể hay còn gọi là chu kỳ công việc.

Khi áp dụng MBO, nhân viên sẽ tập trung, nỗ lực vào các mục tiêu có tính SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan, giới hạn thời gian). Khi kết thúc chu kỳ công việc, nhà quản lý sẽ đánh giá thực hiện công việc của nhân viên so với mục tiêu ban đầu.

Những dấu mốc lịch sử của MBO:

• 1926: Những ý tưởng đầu tiên về MBO được Mary Parker Follett xây dựng và công bố trong tiểu luận “The Giving of Orders”. Sau đó, ý tưởng này được nhiều học giả khác tiếp tục phát triển, xây dựng và mở rộng.
• Những năm 1950: Thuật ngữ “quản trị theo mục tiêu MBO” được Alfred P. Sloan công bố
• 1954: Peter Drucker phát triển khái niệm MBO trong cuốn sách “Thực hành quản trị – The Practice of Management”
• 1960: George Odiorne – sinh viên của Peter Drucker tiếp tục phát triển ý tưởng về MBO trong cuốn sách “Quyết định quản lý”
• MBO sau đó được phổ biến, kiểm chứng sự phù hợp, hiệu quả quản trị tại nhiều công ty như: Hewlett-Packard, Xerox, DuPont, Intel…

OKRs – Bước phát triển đột phá của MBO

Từ gốc ban đầu là MBO, phương pháp quản trị OKRs đã được cố CEO Intel, Andy Grove phát triển và ứng dụng trong thực tế quản trị tại Intel từ những năm 1968. Sau đó, OKRs không ngừng được cải tiến và trở thành phương pháp quản trị mục tiêu được ưa thích tại hàng loạt các công ty công nghệ ở thung lũng Silicon.

OKRs (Objectives and Key Results) là viết tắt của mục tiêu và các kết quả chính. Trong đó, một mục tiêu sẽ đi kèm từ 3 – 5 kết quả chính cần đạt được, để giúp toàn tổ chức hướng tới mục tiêu chung.

Điểm khác biệt nổi bật của OKRs là mục tiêu chung được thiết lập dựa trên ý kiến của các thành viên trong team, trong công ty. Từ đó, mọi thành viên sẽ cùng nỗ lực và chủ động hướng tới mục tiêu đã đề ra.

Tìm hiểu thêm: 11+ phương pháp đánh giá công việc cho năm 2021

4 bước để đánh giá thực hiện công việc

Để đánh giá thực hiện công việc chuẩn xác, hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước đánh giá thực hiện công việc dưới đây:

Bước 1: Lựa chọn và phổ biến phương pháp đánh giá

Mỗi phương pháp đánh giá sẽ có một cách thức thực hiện, mục tiêu đánh giá, cách thức tiến hành cũng như những lưu ý khác nhau. Do đó, khi chuẩn bị tiến hành đánh giá thực hiện công việc, bạn cần lựa chọn và phổ biến phương pháp đánh giá cho tất cả các cấp quản lý và nhân viên trong tổ chức.

Tất cả các thành viên trong tổ chức cần hiểu rõ họ sẽ thực hiện đánh giá hay được đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp nào, hướng tới mục tiêu kết quả đánh giá như thế nào. Chỉ khi các thành viên hiểu rõ về phương pháp đánh giá thì quá trình đánh giá mới hiệu quả, đi vào thực chất và đúng hướng ngay từ đầu.

Bước 2: Thiết lập biểu mẫu đánh giá

Biểu mẫu đánh giá cần được quy chuẩn thống nhất sử dụng một cách rõ ràng. Đánh giá cấp quản lý dùng biểu mẫu nào, nhân viên dùng biểu mẫu nào. Bộ phận kinh doanh, nghiên cứu sản phẩm hay các bộ phận khác sẽ dùng biểu mẫu đánh giá nào. Tất cả các biểu mẫu cần được thiết lập rõ ràng trước khi việc đánh giá diễn ra.

Thực tế, đặc thù mỗi vị trí công việc, phòng ban bộ phận có nhiều điểm khác nhau. Do đó, trong biểu mẫu đánh giá, bạn cũng cần cân nhắc các điểm đặc thù này để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên một cách phù hợp. Ví dụ như nhân viên kinh doanh cần được đánh giá thực hiện công việc liên quan hoạt động kinh doanh, chốt hợp đồng… Còn nhân viên tuyển dụng lại cần được đánh giá về hoạt động tuyển dụng nhân sự chẳng hạn.

Bước 3: Tổ chức cuộc trò chuyện hiệu quả

Cuộc trò chuyện để đánh giá thực hiện công việc nên được tiến hành theo hình thức trao đổi 1 1 giữa quản lý và nhân viên. Bạn nên xem buổi trò chuyện, đánh giá công việc này như cách bạn trân trọng dành một món quà để giúp nhân viên làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn. Khi tổ chức trò chuyện 1 1, bạn và cả nhân viên được đánh giá sẽ đạt được nhiều lợi ích như:

• Bạn hiểu rõ, nhanh chóng và có thể đánh giá chính xác về quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
• Nhân viên dễ dàng tiếp nhận các phản hồi tích cực và cả phản hồi tiêu cực bạn dành cho họ. Trò chuyện riêng tư sẽ giúp nhân viên không phải “gồng mình” chống lại các phản hồi tiêu cực (nếu có).
• Cả bạn và nhân viên đều có thể tập trung cao độ cho buổi trò chuyện, đánh giá thực hiện công việc.

Bước 4: Phản hồi và ghi nhận

Lắng nghe và đánh giá về việc thực hiện công việc không nên dừng tại bước đánh giá. Nếu đánh giá chỉ nhằm đánh giá kết quả công việc thực tế của nhân viên nhiều khả năng sẽ không được cải thiện nhiều.

Nhà quản lý nên tiến hành phản hồi và ghi nhận nhân viên sau khi đã đánh giá được về quá trình thực hiện công việc của họ. Phản hồi và ghi nhận đúng cách có thể là:

• Điểm tích cực trong công việc của nhân viên được phản hồi tích cực, khuyến khích nhân viên phát huy
• Điểm tiêu cực trong thực hiện công việc thì cần phải nhận phản hồi tiêu cực, nhắc nhở nhân viên khắc phục, hạn chế
• Phản hồi chỉ nên tập trung vào công việc chứ không chuyển sang khen, chê hoặc thậm chí là công kích cá nhân nhân viên
• Nhà quản lý sau khi đánh giá và phản hồi cho nhân viên có thể tiến hành ghi nhận đánh giá kết quả công việc của nhân viên. Ghi nhận công việc không nhất thiết là bằng cách tăng lương, thưởng mà còn có thể sử dụng nhiều cách ghi nhận khác như khen ngợi công khai, tiệc chúc mừng, tặng voucher chăm sóc sức khỏe…
• Việc ghi nhận đánh giá kết quả công việc của nhân viên nên được tiến hành thường xuyên, định kỳ theo chu kỳ ngắn. Bạn không nên 6 tháng, hoặc thậm chí là 1 năm mới tiến hành đánh giá, ghi nhận công việc cho nhân viên.

*

Về tổng quan, đánh giá thực hiện công việc là hoạt động không hề mới mẻ với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Sự vận hành, phát triển của doanh nghiệp thưđánh giá thực hiện công việcờng không tách rời với hoạt động đánh giá. Chính thông qua hoạt động đánh giá thực hiện công việc này, doanh nghiệp mới có căn cứ để liên tục tối ưu hóa quá trình vận hành của mình.

Nếu bạn cần thêm thông tin, muốn trao đổi về đánh giá thực hiện công việc hay muốn nhận tư vấn về phần mềm quản lý hiệu suất liên tục, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

GoalF

• Trụ sở chính: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
• Điện thoại: 0904232369
• Email: [email protected]
• Fanpage: https://www.facebook.com/GoalF.vn