Truyền thông nội bộ là gì? Chìa khóa để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả

Truyền thông là một trong những công cụ quan trọng để doanh nghiệp làm quen, tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Một doanh nghiệp làm truyền thông tốt sẽ khiến khách hàng vui vẻ và muốn gắn bó với mình lâu dài hơn. Truyền thông nội bộ cũng vậy, khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong. Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh đến khách hàng. Vậy bạn đã thực sự hiểu truyền thông nội bộ là gì? Thông điệp truyền thông nội bộ quan trọng như thế nào.

Truyền thông nội bộ là gì ? Truyền thông nội bộ là một trong những công cụ hữu hiệu kết nối nhân viên cấp dưới. ( Nguồn : Internet )

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ tiếng anh là Internal communications là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Truyền thông nội bộ tiếng anh là gì ? Truyền thông nội bộ là làm gì ? Khái niệm truyền thông nội bộ
Trong quá trình trộn lẫn, biến cố đặc biệt quan trọng ở những doanh nghiệp đang tăng trưởng, việc thiếu kết nối giữa những nhân viên cấp dưới sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường. Vì vậy, việc công khai minh bạch những tiềm năng chung, tầm nhìn, thiên chức của doanh nghiệp trên mọi phương diện nội bộ là điều thiết yếu. Doanh nghiệp của bạn có những mẫu sản phẩm nội bộ nào ? Tạp chí, bản tin, email …. ? Hãy bảo vệ tiềm năng chung của doanh nghiệp được Open trên mọi công cụ này. Khi đó, mỗi cá thể, bộ phận trong doanh nghiệp đều ý thức được trách nhiệm của bản thân trong tiến trình chèo lái doanh nghiệp tiến về phía trước. Từ đó, ngày càng tăng sự kết nối, cải tổ hiệu suất cao thao tác của mỗi nhân viên cấp dưới .

Vai trò của truyền thông nội bộ

Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ giữ vai trò củng cố tầm nhìn cùng những giá trị, văn hóa truyền thống của doanh nghiệp cho nhân viên cấp dưới, để nhân viên cấp dưới hiểu được và hoàn toàn có thể truyền tải nó ở ngay trong nội bộ cũng như bên ngoài .
Truyền thông nội bộ thường bám sát những hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại của doanh nghiệp và tiến hành trên những kênh thông tin để nhân viên cấp dưới nắm được tình hình nơi thao tác của mình, đồng thời cũng liên kết thông tin giữa nhân viên cấp dưới và những cán bộ quản trị .

Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng

Thông qua những hoạt động giải trí truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, rất đầy đủ, giúp những nhân viên cấp dưới nắm rõ tiềm năng và trách nhiệm của mình .
Đồng thời, hoạt động giải trí này còn giúp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp thống nhất hơn, những phòng ban phối hợp uyển chuyển trong việc làm, hạn chế tối đa những xích míc nội bộ .
Ngoài ra, đây cũng là thời cơ để lan tỏa thông tin, kết nối những bộ phận, thôi thúc tăng trưởng những giá trị tích cực, tốt đẹp .

Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Tính đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong một tập thể, yếu tố này góp thêm phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông nội bộ sẽ tạo ra sợi dây kết nối những nhân viên cấp dưới, phòng ban với nhau, để mọi người cùng nhận thức được tiềm năng chung .

Vai trò của truyền thông nội bộ là gì ? Mục tiêu của truyền thông nội bộ ( Ảnh : Robinet )
Tinh thần đoàn kết còn tạo ra sự đồng cảm và san sẻ lẫn nhau, giúp mọi người biết tương hỗ và cùng nhau đi lên .

Thu hút và giữ chân nhân viên

Thực hiện tốt hoạt động giải trí truyền thông nội bộ sẽ khiến những thành viên thương mến thiên nhiên và môi trường thao tác của mình hơn, họ cảm thấy được tôn trọng và chăm sóc đến. Do đó sẽ dữ thế chủ động thao tác nhiệt huyết, tích cực và gắn bó lâu bền hơn với công ty, thậm chí còn ra mắt bạn hữu, người thân trong gia đình cùng vào làm .
Ngoài ra, một môi trường tự nhiên thao tác được chính những nhân viên cấp dưới nhìn nhận tốt sẽ là điểm cộng cho doanh nghiệp lôi cuốn nhân tài .

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai?

Công việc truyền thông nội bộ trong tâm lý của nhiều người thường thuộc bộ phận hành chính nhân sự hoặc phòng PR .

Truyền thông nội bộ là nghĩa vụ và trách nhiệm chính của ai là câu hỏi của rất nhiều người ( Ảnh : Base. vn )
Trên trong thực tiễn, phòng PR có trình độ để thôi thúc công tác làm việc truyền thông đạt hiệu suất cao. Còn phòng hành chính nhân sự lại trực tiếp quản trị những nhân viên cấp dưới nên hoàn toàn có thể nhắm được nhu yếu, xúc cảm của nhân viên cấp dưới .

Truyền thông nội bộ là gì và liệu nó và nhân sự có mối liên hệ chặt chẽ với nhau hay không mà những hoạt động truyền thông nội bộ là một phần công việc của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, bộ phận hành chính nhân sự thôi chưa đủ, các doanh nghiệp vẫn nên có nhân viên truyền thông nội bộ để tập trung phát triển các kế hoạch của mình.

Nhân viên truyền thông nội bộ sẽ phải hiểu về rõ tình hình nhân sự trong doanh nghiệp, phối hợp với bộ phận nhân sự để tổ chức triển khai hoạt động giải trí và quản trị, điều hành nhân viên theo mục tiêu, hướng đi của doanh nghiệp .

Các phương tiện truyền thông nội bộ bao gồm những gì

Các phương tiện đi lại truyền thông nội bộ là gì, nó gồm có những gì ( Ảnh : Base. vn )

Bảng tin nội bộ: Phương tiện truyền thông nội bộ này xuất hiện sớm trong các doanh nghiệp, cho đến nay vẫn là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị, có hiệu quả cao.

Các ấn phẩm nội bộ như: Tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang cùng các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền các thông tin nội bộ.

Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ: Những công cụ truyền tải bằng hình ảnh này thường dễ dàng thu hút sự chú ý của các nhân viên.

Bản tin qua Email: Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thông báo về sự kiện, chính sách kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…

Radio: Sản xuất các chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong doanh nghiệp có thể gửi gắm tâm sự, khích lệ lẫn nhau hoặc phát các bài hát được yêu cầu để nâng cao tinh thần làm việc.

Các chương trình tổng kết tuần/tháng: Trong những chương trình này, hoạt động tổng kết, thông báo tin mới, vinh danh cá nhân hoặc phòng ban xuất sắc sẽ được triển khai. Đây là động lực để các nhân viên, phòng ban nỗ lực phấn đấu hơn.

Giải đấu, cuộc thi, trò chơi nội bộ: Những hoạt động ngoài lề công việc như một công cụ giải tỏa căng thẳng cho nhân viên, đồng thời những phần thưởng nhỏ kèm theo cũng góp phần khích lệ tinh thần mọi người.

Tham gia các sự kiện cộng đồng: Với phương pháp này, doanh nghiệp không tốn công tổ chức chương trình mà sẽ trực tiếp đăng ký cho mọi người tham gia những sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,…

Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Để kiến thiết xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu suất cao, doanh nghiệp cần tuân thủ thực thi theo 6 bước sau đây :

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Việc nhìn nhận tình hình cụ thể, đơn cử sẽ giúp doanh nghiệp thiết kế xây dựng được tiềm năng và những kế hoạch tiếp theo .
Trong trường hợp doanh nghiệp lần đầu tiến hành hoạt động giải trí truyền thông nội bộ, người đảm nhiệm cũng phải nhìn nhận được tình hình chung và tình hình khi không có hoạt động giải trí truyền thông nội bộ .

Bước 2: Xác định đối tượng – Truyền thông gì? Nhắm tới ai?

Công đoạn này nhằm xác định những thông tin cần đưa ra và đưa tới ai.

Thông thường, truyền thông nội bộ sẽ triển khai thoáng rộng trong khắp doanh nghiệp, tuy nhiên ở những thời gian then chốt như sắp có sự đổi khác về nhân sự, doanh nghiệp cần chăm sóc hơn đến những đối tượng người dùng bị ảnh hưởng tác động bởi biến hóa này .

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông

Đây là bước quan trọng và cốt lõi của những kế hoạch truyền thông nội bộ. Để lên tiềm năng hiệu suất cao, người đảm nhiệm nên tuân theo nguyên tắc SMART .

Nguyên tắc SMART:

• S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.
• M – Measurable: Đo lường được
• A – Attainable: Có thể đạt được
• R – Relevant: Thực tế
• T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành

Mô hình nguyên tắc SMART để xác lập tiềm năng truyền thông ( Ảnh : OLKA )

>>> Có thể bạn quan tâm: Mô hình SMART là gì

Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ

Bạn cần xác định rõ chiến lược truyền thông nội bộ là gì và hiểu rõ chiến lược truyền thông nội bộ bao gồm các phương pháp, cách tiếp cận nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Chiến lược và kế hoạch hành động hoàn toàn khác nhau, lên chiến lược sẽ giúp hạn chế những sai sót không đáng có.

Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể

Sau khi xác lập giải pháp ở bước 4, việc tiếp theo cần làm là lập kế hoạch hành vi gồm những việc làm đơn cử mà doanh nghiệp sẽ phải tiến hành .

Bước 6: Đo lường hiệu quả chiến dịch truyền thông nội bộ

Để biết được doanh nghiệp đã đạt được tiềm năng truyền thông nội bộ hay chưa, cần có khâu thống kê giám sát và nhìn nhận hoạt động giải trí, từ đó đưa ra những giải pháp điều chỉnh hợp lý hơn cho những hoạt động giải trí tiếp theo .

Chìa khóa để truyền thông nội bộ đạt hiệu quả

Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu

Truyền thông nội bộ là gì mà được cho là một trong những diễn đàn nội bộ hữu ích cho phép nhân viên gửi các đề xuất, ý kiến của họ theo cách giấu tên. Để rồi những vấn đề đó được truyền tải đến cấp trên một cách khéo léo, phù hợp. Bằng cách này, nhân viên sẽ tích cực hơn trong việc đóng góp ý kiến với lãnh đạo, sẵn sàng đưa ra quan điểm, ý kiến cá nhân của mình, góp phần vào sự phát triển chung của cả công ty. Để nắm bắt hiện trạng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà quản lý nên thường xuyên khảo sát ý kiến của nhân viên. Từ đó, sẽ có phương thức truyền thông phù hợp.

Lắng nghe thường quan trọng hơn cả việc truyền thông. Khi những nhà quản trị biết cách lắng nghe nhân viên cấp dưới của mình, hiệu suất cao truyền thông sẽ được cải tổ đáng kể. Để việc lắng nghe đơn thuần và hiệu suất cao với ngân sách thời hạn thấp, thì một mạng xã hội nội bộ danh nghiệp luôn là cách chọn hiệu suất cao nhất .

Ví dụ về truyền thông nội bộ “ Mõ Làng ” – một trong những kênh truyền thông nội bộ doanh nghiệp hiệu suất cao của VCCorp. ( Nguồn : Fanpage VCCorp )

Xác định đúng kênh truyền thông

Để làm được điều này không cách nào khác là bạn phải thấu hiểu được nhân viên của mình. Nếu nhân viên của bạn là những người chủ động trong công việc, luôn tự giác tìm thông tin và nắm bắt tin tức, thì kênh truyền thông tốt nhất là website nội bộ, là những trang tin trên cổng tin tức doanh nghiệp. Vì đó là nơi họ hay truy cập để tìm kiếm công việc nhất. Nếu nhân viên của bạn là những người năng động, vui vẻ, hãy tổ chức cho họ những buổi team building hay thậm chí là những buổi tiệc, qua những câu chuyện, trò chơi lồng ghép vào thông điệp bạn muốn xây dựng. Điều đó sẽ khiến nhân viên cảm nhận được rõ ràng nhất.

Truyền thông nội bộ là gì ? Team building là một chiến dịch truyền thông nội bộ nên sử dụng .. ( Nguồn : Paranoiaquest. com )

Công khai các mục tiêu chung, giúp nhân viên hiểu được vai trò quan trọng của họ

“ 48 % những doanh nghiệp không hiệu suất cao trong việc giúp nhân viên cấp dưới hiểu rõ tiềm năng và kế hoạch kinh doanh thương mại, Internal communications trên xuống không hiệu suất cao, không làm cho nhân viên cấp dưới hiểu và “ sống ” với những kế hoạch ấy trong hoạt động giải trí hàng ngày ” .

Bởi vậy, việc công khai minh bạch những tiềm năng của công ty, nhóm và cá thể trong doanh nghiệp là vô cùng thiết yếu. Mỗi cá thể, bộ phận trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy mối quan hệ tương hỗ giữa những tiềm năng của cá thể, bộ phận mình, qua đó hiểu được làm thế nào để đạt được tiềm năng chung, tăng tính tương tác. Chúng chính là chìa khóa giúp nâng cấp cải tiến sự gắn bó, yêu quý việc làm và thao tác hiệu suất cao của mỗi nhân viên cấp dưới .

Công khai tiềm năng chung cho nhân viên cấp dưới biết cũng chính là một trong những công cụ truyền thông nội bộ điển hình nổi bật và cũng là xu thế truyền thông nội bộ 2019 được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Gia tăng tương tác hai chiều

Chính sách truyền thông nội bộ không chỉ giúp kết nối những nhân viên cấp dưới, mà còn là công cụ giúp chỉ huy và nhân viên cấp dưới lắng nghe, đồng cảm lẫn nhau. Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiệu suất cao là phải có sự tiếp xúc, tương tác hai chiều, khuyến khích nhân viên cấp dưới và chỉ huy có những trao đổi cởi mở, rút ngắn khoảng cách. Đối với những doanh nghiệp gặp khó khăn vất vả trong việc tìm ra công cụ tương thích để tạo ra khoảng trống cho chỉ huy và nhân viên cấp dưới trao đổi cởi mở thì một mạng xã hội nội bộ là một ý tưởng sáng tạo không tồi. Mạng xã hội cũng là công cụ giúp giảm thiểu tối đa thời hạn tương tác theo cách truyền thống cuội nguồn trong doanh nghiệp. Qua đó những nhà chỉ huy cần nắm được kỹ năng và kiến thức truyền thông nội bộ để qua đó hiểu rõ hơn mong ước, nguyện vọng của nhân viên cấp dưới mình để có những kiểm soát và điều chỉnh tương thích cho sự tăng trưởng chung .

>> Đọc thêm: Cách lập kế hoạch truyền thông

Kết luận

Như vậy trên đây là những chia sẻ về khái niệm truyền thông nội bộ là gì cũng như các cách để có thể truyền thông nội bộ thành công. Việc truyền thông nội bộ tốt không những thúc đẩy động lực tinh thần làm việc trong mỗi nhân viên mà còn giúp văn hoá doanh nghiệp phát triển, thương hiệu vững mạnh. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một câu chuyện riêng của mình và cần sử dụng linh hoạt truyền thông nội bộ cho mỗi trường hợp. Doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ thế mạnh công ty cũng như đặc điểm của nội bộ để có chiến lược truyền thông nội bộ đúng đắn và hợp lý nhất.

Huyền Nguyễn – Marketing AI

Tổng hợp

4.2 / 5 – ( 21 bầu chọn )

Source: https://mix166.vn
Category: Sách