Quản trị rủi ro dự án & giải pháp phòng tránh cho Project Manager
Quản trị rủi ro dự án giúp doanh nghiệp lường trước phát sinh có thể xảy ra để chuẩn bị phương án phòng tránh kịp thời, tránh tình trạng tắc nghẽn, trong trường hợp xấu nhất là phải kết thúc dự án sớm vì không thể giải quyết triệt để rủi ro và hậu quả nó gây ra.
1. Hiểu chính xác về quản trị rủi ro dự án
Viện Quản lý dự án (PMI) định nghĩa rủi ro là bất kỳ sự kiện bất ngờ nào xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực hoặc tích cực đến dự án của bạn bao gồm: con người, quy trình, công nghệ và tài nguyên,…
Hãy lưu ý rằng rủi ro khác hoàn toàn với vấn đề. Nếu như vấn đề là những công việc bạn biết mình sẽ phải giải quyết ở một thời điểm nhất định có thể dự đoán thì rủi ro xảy ra một cách bất ngờ và ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Rủi ro dự án về cơ bản được xác định dựa trên 5 yếu tố:
- Sự kiện rủi ro
- Khung thời gian rủi ro
- Khả năng xảy ra
- Tác động tích cực/ tiêu cực
- Nhân tố ảnh hưởng
Quản lý rủi ro cũng tương tự như việc bạn luôn mang theo 1 chiếc ô trong túi xách bất kể trời nắng hay mưa. Hãy luôn có sự chủ động cho những rủi ro nghiêm trọng có thể xảy ra để tự tin đối mặt, xử lý triệt để mà không gây bất kỳ ảnh hưởng tiêu cực nào đến dự án đang diễn ra.
Quản trị rủi ro dự án với phần mềm chuyên biệt? Tham khảo 7 phần mềm quản lý dự online, hỗ trợ giảm rủi ro dự án
2. Những rủi ro có thể gặp phải trong quản lý dự án
Xác định và có phương án chuẩn bị cho càng nhiều rủi ro, dự án của bạn càng suôn sẻ với kết quả như mong đợi.
Dưới đây là một số ví dụ về rủi ro dự án phổ biến rất nhiều các doanh nghiệp đã – đang và sẽ gặp phải:
- Ước tính thời gian và chi phí quá lạc quan
- Chu kỳ đánh giá và phản hồi của khách hàng quá chậm
- Cắt giảm ngân sách bất ngờ
- Vai trò và trách nhiệm từng cá nhân, phòng ban không rõ ràng
- Không hiểu rõ nhu cầu của các bên liên quan
- Các bên liên quan thay đổi yêu cầu sau khi dự án bắt đầu
- Các bên liên quan bổ sung các yêu cầu mới sau khi dự án đã bắt đầu
- Thiếu sự tương tác, trao đổi đa chiều dẫn đến hiểu lầm, bất đồng quan điểm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án
- Thiếu cam kết về nguồn lực
Cách quản trị rủi ro dự án thông thường của các doanh nghiệp là sử dụng một file Excel theo dõi rủi ro đơn giản, ghi lại tất cả những rủi ro bạn xác định có thể sẽ gặp phải và phương án giải quyết cho từng trường hợp. Bổ sung các rủi ro mới tùy vào quá trình triển khai dự án.
Cách này về cơ bản có đem lại hiệu quả nhưng khá mất thời gian và tính bảo mật kém, bạn không thể kiểm soát chính xác những ai đã xem file tài liệu đó và chỉnh sửa những gì?
3. 3 bước đánh giá mức độ rủi ro dự án
Để có sự chuẩn bị tốt nhất cho tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai, thực thi dự án, bạn cần đánh giá chính xác các loại rủi ro bạn phải đối mặt và tác động của chúng đến nguồn lực và kết quả dự án qua 3 bước:
Mục lục bài viết
Bước 1: Xác định rủi ro, cơ hội tiềm ẩn
Đừng chỉ tập trung vào những mối đe dọa, những rủi ro có thể xảy ra mà bỏ qua những cơ hội mang lại giá trị bất ngờ cho doanh nghiệp hoặc khách hàng/ đối tác của bạn.
Đừng lập kế hoạch một mình mà hãy yêu cầu sự đóng góp ý kiến của toàn bộ các thành viên trong nhóm của bạn về rủi ro và cơ hội tiềm ẩn họ nghĩ đến vì biết đâu họ lại có những ý tưởng đột phá mà bạn đã bỏ qua.
Bước 2: Xác định xác suất
Đánh giá từng rủi ro với xác suất cao, trung bình hoặc thấp. Ví dụ như thành viên chủ chốt của nhóm phải nghỉ trong 1 tuần vì bệnh cúm sẽ dễ xảy ra hơn việc thành viên đó xin nghỉ việc để chuyển sang 1 công việc mới.
Bước 3: Xác định tác động
Điều gì sẽ xảy ra nếu mỗi rủi ro ập đến? Deadline dự án liệu có bị lùi lại không? Bạn có vượt quá ngân sách không? Xác định ảnh hưởng của những rủi ro với tác động cao, trung bình hoặc thấp tương tự khi xác định xác suất.
4. Hướng dẫn xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro dự án từ A-Z
Sau khi hoàn thành đánh giá rủi ro, bạn cần lên kế hoạch quản trị rủi ro để sẵn sàng ứng phó với bất kỳ rủi ro nào dù với xác suất nhỏ nhất. Lưu ý rằng quản trị rủi ro không phải là thứ bạn đánh dấu vào danh sách việc cần làm trong dự án, đó là một quá trình đòi hỏi nghiêm túc thực hiện một cách liên tục và dài hạn.
Bạn có thể tham khảo đề xuất xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro dưới đây.
Bước 1: Xác định “khả năng chấp nhận rủi ro” của bạn
Bạn có thể chịu bao nhiêu rủi ro trước khi cân nhắc từ bỏ dự án? Đây là vấn đề quan trọng cần bàn bạc giữa các cá nhân phụ trách và giữa các bên liên quan. Có rất nhiều thứ cần thảo luận như: Họ muốn được thông báo về tất cả rủi ro hay sẽ phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng? Nếu rủi ro nào đó xảy ra có thể làm chệch hướng dự án, họ muốn được tư vấn trước hay bạn có thẩm quyền hành động ngay lập tức? Đảm bảo rằng mọi người đều biết kế hoạch xử lý rủi ro và đồng ý về chiến lược đó.
Việc bàn bạc kỹ lưỡng giữa các bên liên quan cũng là 1 cách để tránh rủi ro xảy ra do xung đột ý kiến.
Bước 2: Quyết định những rủi ro nào cần quản lý
Khi bạn đã xác định được mức độ chấp nhận rủi ro của dự án, bạn có thể bắt đầu xác định những rủi ro nào đáng để bạn dành thời gian và chú ý. Ngay cả khi rủi ro có khả năng xảy ra cao, nếu tác động của nó là nhỏ – giả sử nó sẽ thêm 200 đô la vào chi phí dự án của bạn trong khi ngân sách của bạn là 50 triệu đô la – bạn có thể lựa chọn bỏ qua nếu việc giải quyết rủi ro đó tốn kém thời gian, nguồn lực mà không đem lại hiệu quả.
Biểu đồ đánh giá xác suất rủi ro và mức độ ảnh hưởng
Bước 3: Xác định các yếu tố kích hoạt rủi ro dự án
Những dấu hiệu nào cho thấy một rủi ro cụ thể sắp xảy ra? Nếu ai đó trong văn phòng bắt đầu hắt hơi và ho, đó có thể là “nguyên nhân” khiến nhóm của bạn sắp bị nhiễm cúm. Phân luồng công việc cụ thể chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân và các vị trí thay thế để ứng phó ngay khi rủi ro xảy ra.
Bước 4: Tạo kế hoạch hành động
Có thể làm gì để giảm xác suất rủi ro xảy ra hoặc giảm thiểu tác động tiêu cực của nó? Nếu rủi ro xảy ra, cách ứng phó hiệu quả nhất là gì? Nhóm của bạn sẽ làm gì và ai chịu trách nhiệm về việc gì? Hãy chắc chắn rằng kế hoạch chi tiết cho từng rủi ro đều đã được tính toán và thông báo chi tiết đến từng thành viên trong nhóm của bạn.
Bước 5: Đánh giá
Sau khi dự án của bạn kết thúc, hãy ngồi lại và xem xét phần nào trong chiến lược của bạn đã thành công. So có thực hiện đúng như kế hoạch đã xây dựng và ngăn chặn thành công mọi rủi ro ảnh hưởng đến kết quả dự án không? Bạn rút ra những bài học gì cho những dự án tiếp theo?
5. Mẫu Excel quản lý và đánh giá rủi ro dự án
Dưới đây FastWork tổng hợp một số mẫu Excel quản lý & đánh giá rủi ro dự án (có tham khảo từ nguồn Smartsheet) gồm:
6. Hạn chế rủi ro dự án nhờ kiểm soát chặt chẽ nguồn lực, tiến độ công việc, thu chi
FastWork Project cho phép doanh nghiệp quản lý một dự án và đa dự án đồng thời trên một nền tảng chung trực tuyến. Kiểm soát chặt chẽ về thời gian, nguồn lực, chi phí nhằm hạn chế tối đa rủi ro thiếu/thừa nguồn lực, chậm tiến độ, dự án lỗ… có thể xảy ra.
Một số tính năng của FastWork Project hỗ trợ kiểm soát rủi ro dự án gồm:
- Lập kế hoạch dự án
- Phân rã công việc theo cấu trúc WBS (Work Breakdown Structure)
- Giao việc nhanh chóng – đúng người – đúng thời gian
- Quản lý tập trung các dự án trên một màn hình
- Quản lý tổng quan 1 dự án với giao diện dashboard
- Theo dõi các công việc thuộc một dự án trên 1 màn hình duy nhất
- Theo dõi trực quan tiến độ dự án, bám sát tình trạng công việc mọi lúc mọi nơi trên điện thoại hoặc laptop
- Kiểm soát hiện trạng công việc của từng cá nhân để có sự sắp xếp nguồn lực phù hợp ngay khi có rủi ro xảy ra
- Hỗ trợ phân cấp mức độ quan trọng cho từng công việc
- Quản lý minh bạch chi phí dự án, giảm thiểu các rủi ro tài chính
- Quản lý chi tiết biến động dòng tiền trong dự án, ngân sách còn bao nhiêu, đã vượt quá hay chưa.
- Quản lý nguồn nhân lực – đơn vị cộng tác – tài nguyên hiệu quả
- Đa dạng mô hình báo cáo công việc dự án hỗ trợ công tác quản lý dự án hiệu quả
- Tương tác – chia sẻ tài liệu trực tuyến, gắn liền với công việc ngay trên hệ thống phần mềm
- Tạo môi trường làm việc nhóm hiệu quả với giao diện Kanban (giao diện giúp các thành viên năm bắt được công việc của nhau, từ đó tương tác và giải quyết công việc hiệu quả hơn)
Việc sử dụng một phần mềm công nghệ trong quản lý dự án không chỉ giúp tối ưu năng suất, kiểm soát chi phí còn ngăn chặn tối đa các rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó, giảm thiểu áp lực, nguồn lực cho công tác xây dựng, quản trị rủi ro thủ công thường thấy ở các doanh nghiệp trước đây.
Tìm hiểu tổng quan về tính năng và giao diện phần mềm quản lý dự án FastWork Project
Nếu quý doanh nghiệp đang quan tâm đến Giải pháp quản trị rủi ro dự án FastWork, vui lòng liên hệ qua hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây!
Đăng ký tư vấn
