Gratis projectmanagement tools – Top 10 beste planning tools

Gepubliceerd op 7-6-2021 door Amanda Kennedy en Quirine Storm van Leeuwen

Dit artikel dateert oorspronkelijk van 16 juni 2019

Wat bedoelen we precies met “beste”? Dit zijn de best beoordeelde gratis projectmanagement tools, of planning tools, in ons softwareoverzicht.

Gemiste deadlines, knelpunten of gespreksilo’s. Dat zijn problemen die tijd en geld kosten. Maar gelukkig hoef je niet je bankrekening te plunderen om een tool voor projectmanagement te vinden.

Als je met een klein team werkt, met een klein budget en bereid bent af te zien van enkele premium functies, zijn freemium of gratis planning tools wellicht de juiste oplossing voor jou. Freemium producten zijn gratis versies van betaalde software met beperkte functionaliteit, een beperkt aantal gebruikers, of beide.

In dit artikel staan de 10 beste gratis projectmanagement tools op Capterra, met een beschrijving van elk product en de kosten voor een upgrade.

Gratis projectmanagement tools bekijken

Je kunt deze lijst gebruik om te bepalen:

• of gratis software de juiste oplossing voor jouw organisatie is
• welke gratis oplossing het beste bij je behoeften aansluit

Wat bedoelen we met “beste”? Elk van de 10 tools op deze lijst heeft een bovengemiddelde algehele gebruikersscore in vergelijking met andere producten in dezelfde softwarecategorie. Onze volledige methodologie staat onderaan het artikel.

Dit zijn de beste 10 gratis projectmanagement tools die we bespreken

De producten staan in alfabetische volgorde:

Projectmanagement of werkmanagement: wat heb je nodig?

Project management software, of planning software, is een overkoepelende term voor een scala van oplossingen: van lichtere projectmanagement tools voor samenwerking tot krachtige oplossingen voor portfoliobeheer.

Het is belangrijk dat je de verschillen tussen beide typen software begrijpt, zodat je het beste product voor jouw organisatie kunt kiezen:

• Met software voor werkmanagement kunnen teams workflows beheren, taken en activiteiten (zoals projecten en processen) indelen en samenwerken in een gedeelde werkruimte. Deze tools leggen de uitvoering van werk vast en bieden live meldingen en weergaven die voor verschillende belanghebbenden relevant zijn. De doelgroep bestaat uit niet technisch onderlegde zakelijke gebruikers.

• Met echte PM-software kunnen projectmanagers en organisaties projecten uitvoeren: unieke initiatieven met een afgebakend toepassingsgebied (deliverables), een gedefinieerde tijdlijn en een gedefinieerd budget (resources). Met deze tools kunnen bedrijven uitgaven, schema’s en resources  plannen, controleren en beheren zodat ze  waarde kunnen creëren en  kunnen voldoen aan succescriteria voor projecten . De doelgroep bestaat uit technische professionals, zoals projectmanagers. Veel van deze softwaretools hebben ook een projectmanagementapp waarmee je statusupdates en berichten kunt bekijken en erop kunt reageren terwijl je onderweg bent.

Om te begrijpen welke oplossing het beste is voor jouw bedrijf, kan het ook helpen te weten wat de verschillende kernfuncties voor projectmanagement- en wekmanagementsoftware zijn. Kijk onderaan het artikel voor informatie over gedetailleerde functiebeschrijvingen. We beschrijven de kernfuncties van elk product in een lijst onderaan het artikel.

De 10 beste gratis projectmanagement tools

Airtable is een cloudoplossing voor werkmanagement. Teams kunnen taken bekijken in een rasterweergave (vergelijkbaar met een spreadsheet), kalender, kanbanbord of galerij. De voornaamste functies zijn taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, en tijden bijhouden.

Het centrale onderdeel van Airtable wordt gevormd door (data)bases, die alle gegevens bevatten die je voor een project nodig hebt. Databases bestaan uit een verzameling tabellen, en elke tabel heeft betrekking op een bepaald aspect van het project. Tabellen bevatten velden (bestandsbijlagen, selectievakjes, etc.) en records (met relevante gegevenspunten die je bijhoudt).

• Gratis abonnement: De gratis versie biedt een onbeperkt aantal databases, 1200 records per base, 2 GB ruimte per base voor bijlagen en twee weken revisie- en snapshotgeschiedenis, evenals samenwerking en opmerkingen in real-time.
• Betaalde abonnementen: Deze versies bieden extra records per base, meer ruimte voor bijlagen en een langere revisiegeschiedenis, naast prioriteitsondersteuning en toegang tot “blokken”, modulaire apps die de functionaliteit van bases vergroten. De betaalde abonnementen gelden per gebruiker, per maand, en de volgende tier vanaf de gratis versie bedraagt 10 dollar (ongeveer 10 euro)  per gebruiker, per maand.

Lees hier reviews van gebruikers over Airtable

De project planning tool van Airtable (bron)

Meer informatie

Asana is een cloudoplossing voor project- en taakmanagement waarmee bedrijven taken en projecten kunnen beheren en organiseren, en die ook geschikt is voor communicatie en samenwerking. Deze oplossing is handig voor teams en bedrijven die met meerdere projecten tegelijk werken en is bedoeld voor bedrijven van elke grootte.

Functies omvatten taakmanagement, rapportage, automatische meldingen, een portal voor klanten, samenwerkingstools, dashboards, een mobiele app, documentbeheer en toewijzing van taken. Asana heeft een inboxfunctie waarmee alle updates worden vastgelegd die automatisch door de software zijn gegenereerd.

Asana werkt ook op mobiele apparaten zoals laptops, tablets en Android- en iOS-smartphones.

Asana kan met diverse apps worden geïntegreerd zoals  Dropbox,  Slack,  Gmail en  Zapier. Er geldt een limiet van 100 MB per bijlage.

• Gratis abonnement: Voor 15 gebruikers, met een lijst-, board- en agendaweergave, urenregistratie en meer dan 100 gratis integraties. Het abonnement biedt bovendien een onbeperkt aantal taken, projecten en activiteitenregistratie.
• Betaalde abonnementen: Upgrades vanaf €13,49 per gebruiker, per maand. Betaalde abonnementen bieden functies zoals geavanceerde integraties, dashboards en eigen branding.

Lees hier reviews van gebruikers over Asana

Overzichtsboard in Asana (bron)

Meer informatie

Basecamp is een real-time communicatietool. De oplossing biedt takenlijsten, agenda’s, leverdatums en het delen van bestanden, zodat teams prioriteiten en actie-items kunnen bijhouden.

Gebruikers kunnen projecten maken, de voortgang vastleggen en taken beheren. De software is webgebaseerd, waardoor gebruikers zich kunnen aanmelden via een webbrowser of mobiele app.

Basecamp is geschikt voor elke organisatie die een groep moet beheren, zoals non-profits, startups en clientservicebedrijven, en zelfs freelancers. Abonnementen zijn schaalbaar, met versies voor verschillende hoeveelheden opslag en aantal gebruikers.

• Gratis abonnement: Bedoeld voor freelancers, persoonlijk gebruik, gezinnen en kleinere toepassingen en biedt 1 GB aan opslagruimte, drie projecten en 20 gebruikers.
• Betaalde abonnementen: 99 dollar (ongeveer 82 euro) vast bedrag per maand met onbeperkt aantal projecten en gebruikers, en 500 GB aan opslagruimte.

Lees hier reviews van gebruikers van Basecamp

Levertijden toewijzen in Basecamp (bron)

Meer informatie

ClickUp is een cloudoplossing voor werkmanagement, die zichzelf afficheert als “productiviteitssoftware”. Met dit product kunnen individuele personen en teams doelen stellen, taken beheren en werk onderverdelen in “projectruimtes”. De voornaamste functies zijn taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, tijden bijhouden en Gantt-grafieken.

De centrale onderdelen van ClickUp hebben betrekking op taken, aangepaste velden, doelen (gedefinieerde doelstellingen die worden onderverdeeld in en toegewezen aan een meetbare target) en portfolio’s (een totaaloverzicht van je werk, zoals bij een dashboard).

• Gratis abonnement: Het gratis abonnement biedt een onbeperkt aantal gebruikers, een onbeperkt aantal taken en projectruimtes, 100 MB aan bestandsopslag, 24/7 ondersteuning (chat, telefoon, e-mail en online helpcentrum), plus 100 maal gebruik van aangepaste velden, 100 maal gebruik van doelen, 100 maal gebruik van portfolio’s en beperkte rapportage.
• Betaalde abonnementen: De betaalde abonnementen bieden onbeperkte opslag, integraties, opties voor volledige rapportage en extra functies zoals Gantt-grafieken.

Lees hier reviews van gebruikers van ClickUp

Dashboardweergave van ClickUp (bron)

Meer informatie

Jira is een workflowmanagementtool waarmee agile teams software kunnen plannen, volgen en vrijgeven. De tool is geschikt voor teams die werken met scrum, kanban, een hybride model of andere unieke workflows.

Met Jira kunnen gebruikers projectroadmaps maken waarmee ze alle in uitvoering zijnde projecten in kaart kunnen brengen. Het projectdashboard bevat een drag-and-drop interface waarmee teams elk projectdetail kunnen beheren. Gebruikers kunnen gebruikerstrajecten en -problemen definiëren, sprints plannen en taken binnen het team verdelen. Gebruikers hebben ook toegang tot informatie in duizenden zakelijke apps, van ontwerp- en monitoringtools tot apps voor broncode en productiviteit.

Jira heeft een mobiele app voor Android- en iOS-apparaten. Support wordt geboden via een online supportportal, online documentatie en instructievideo’s.

• Gratis abonnement: Met scrum- en kanbanborden, agile rapportage, aanpasbare workflows, 2 GB aan opslagruimte en ondersteuning door de community.
• Betaalde abonnementen: Prijzen gelden per gebruiker, per maand en zijn afhankelijk van het aantal gebruikers. Voor 10 gebruikers begint de prijs gemiddeld vanaf 7 dollar (ongeveer 5,75 euro) per gebruiker, per maand, of circa 70 dollar (ongeveer 57,50 euro) per maand. Het betaalde abonnement omvat 250 GB aan opslagruimte (neemt toe naarmate het prijsniveau wordt verhoogd) en extra functies zoals een auditlog.

Lees hier reviews van gebruikers van Jira

Bordweergave in Jira (bron)

Meer informatie

MeisterTask is een visuele softwaretool voor werkmanagement waarmee teams workflows kunnen beheren en taken kunnen organiseren in een gedeeld kanbanbord. MeisterTask kan worden geïmplementeerd in de cloud of worden geïnstalleerd op iOS of Windows. De voornaamste functies zijn taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, en tijden bijhouden.

• Gratis abonnement: Het gratis abonnement biedt een onbeperkt aantal gebruikers, taken, kanbanborden, opslag en bestandsbijlagen tot 20 MB.
• Betaalde abonnementen: Betaalde abonnementen bieden prioriteitsondersteuning en extra functies zoals terugkerende taken, rapportage en aangepaste velden. De upgrade naar de eerste versie van betaalde abonnementen bedraagt €8,25 per gebruiker, per maand bij een jaarlijkse betaling.

Lees hier reviews van gebruikers van Meistertask

Bordwergave van Meistertask (bron)

Meer informatie

Citrix Podio is een tool voor projectmanagement en samenwerking. Bedrijven kunnen aangepaste apps maken die voldoen aan unieke zakelijke vereisten en gewenste workflows. Er zijn geen technische vaardigheden nodig om de software te kunnen gebruiken, zodat er geen ontwikkelaars hoeven te worden ingezet.

Gebruikers hebben toegang tot honderden gratis apps in Podio App Market, zoals voor projectportfoliomanagement, taak- en probleembeheer. Er zijn ook apps voor functies zoals Customer Relationship Management (CRM) en het volgen van sollicitanten.

In alle apps biedt Podio een scala van samenwerkingsfuncties voor social media, zoals Facebook-achtige “likes” en het delen van bestanden overal in het systeem, naast interne chat- en videochatfunctionaliteit.

Omdat er in Podio apps kunnen worden gebouwd, is het een prima oplossing voor kleinere organisaties die veel aanpassingen nodig hebben, met name voor het beheren van meerdere bedrijfsprocessen binnen een en hetzelfde systeem.

• Gratis abonnement: Voor maximaal vijf interne gebruikers. Bevat apps en projectruimtes, plus functies voor taakbeheer.
• Betaalde abonnementen: Vanaf 9 dollar (ongeveer 7,40 euro) per gebruiker, per maand, met onbeperkt aantal items, gebruikersbeheer en onbeperkt aantal externe gebruikers. Bij jaarlijkse betaling is er een korting op de prijs per gebruiker.

Lees hier reviews van gebruikers van Podio

Projecten in Podio (bron)

Meer informatie

Quire is een cloudoplossing voor projectmanagement waarmee kleine en middelgrote bedrijven takenlijsten kunnen beheren ten behoeve van samenwerking tussen teams. Enkele belangrijke functies zijn documentbeheer, real-time bewerking, communicatietools, discussieboards, delen van bestanden, mijlpalen bijhouden en projectplanning.

Teams kunnen met Quire taken ordenen en prioriteren via een kanbanbord zodat teamleden workflows kunnen visualiseren. Managers kunnen taken toewijzen aan teamleden, opdrachten sorteren op prioriteit, taken filteren en start-/leverdatums van projecten bekijken met behulp van Gantt-grafieken. Bovendien kunnen gebruikers taken volgen en in geregistreerde apparaten herinneringen ontvangen over aanstaande deadlines.

Quire heeft een Application Programming Interface (API), die integratie mogelijk maakt met diverse applicaties van derden, zoals  Slack, Outlook Agenda en iCal. Gebruikers kunnen op afstand bedrijfsactiviteiten beheren via mobiele apps voor Android en iOS. Quire biedt support via e-mail en Veelgestelde vragen.

• Gratis abonnement: Quire heeft momenteel alleen een gratis abonnement. Op de website van Quire wordt gemeld dat er aan betaalde versies wordt gewerkt, maar wat nu gratis is, blijft gratis ook nadat de betaalde versies zijn toegevoegd.

Lees hier reviews van gebruikers van Quire

Kanbanbord in Quire (bron)

Meer informatie

Teamwork is een cloudoplossing voor werkmanagement waarmee teams hun taken kunnen indelen, kunnen samenwerken aan taken en deze op tijd kunnen leveren. De voornaamste functies zijn Gantt-grafieken, kanbanborden, taakbeheer, samenwerking, rapportage en projecten volgen, tijden bijhouden en resourcemanagement.

• Gratis abonnement: Het gratis abonnement biedt toegang voor vijf gebruikers, twee actieve projecten, 100 MB opslag en verschillende ondersteuningsopties (e-mail, live chat, telefoon, online knowledge base en handleidingen).
• Betaalde abonnementen: Betaalde abonnementen bieden extra projecten, meer opslagruimte, prioriteitsondersteuning en krachtigere mogelijkheden om projecten bij te houden, zoals een portfolioweergave en een risicoregister. Een upgrade naar een betaald abonnement bedraagt 12,50 dollar (ongeveer 10,20 euro) per gebruiker, per maand. Voor jaarabonnementen geldt een kleine korting.

Lees hier reviews van gebruikers van Teamwork

Rapportage Dashboard in Teamwork (bron)

Meer informatie

Wrike is een cloudplatform voor projectmanagement voor teams van meer 20 personen voor zowel grote als kleine bedrijven. Wrike beschikt over Gantt-grafieken, agenda’s, een workloadweergave voor resourcemanagement, aangepaste dashboards en real-time updates. Je kunt structuur aanbrengen via mappen, projecten en taken. Taken worden automatisch toegewezen op basis van hun status. Wrike ondersteunt vele soorten teams, van financiën en tech tot creative en reclame.

Wrike for Marketers is een afzonderlijk product met speciale sjablonen, taalprogramma’s en een Adobe-extensie.

De software integreert met tal van tools zoals  Salesforce,  Dropbox en  Slack en is uitgerust met een API.

• Gratis abonnement: Geschikt voor 5 gebruikers. Deze versie biedt een bordweergave, taakbeheer, delen van bestanden, een real-time activiteitenstroom, basisintegratie en 2 GB aan opslagruimte.
• Betaalde abonnementen: De goedkoopste versie bedraagt 9,80 dollar (ongeveer 8 euro) per gebruiker, per maand en bevat een functie voor Gantt-grafieken, taak- en subtaakbeheer, geavanceerde integraties, gedeelde dashboards en 5 GB aan opslagruimte (opslagruimte neemt toe bij duurdere versies).

Lees hier reviews van gebruikers van Wrike

Gantt-chart in Wrike (bron)

Meer informatie

Functiebeschrijvingen

Hieronder zie je beschrijvingen van de softwarefunctionaliteit waarnaar wordt verwezen in de bovenstaande productomschrijvingen:

Voornaamste functies en mogelijkheden van PM-software

Taken maken, beschrijvingen toevoegen, start- en einddatums instellen, prioriteiten bepalen, mate van belasting inschatten (bijv. uren, punten, etc.) en taken toewijzen aan gebruikers. Gebruikers kunnen bijlagen toevoegen, opmerkingen achterlaten en de taakstatus bijwerken terwijl ze aan het item werken of taken verplaatsen in een workflow op een taakbord (kanban- of scrumbord). Extra functies omvatten: e-mails converteren naar taken, afhankelijkheden instellen, subtaken maken, terugkerende taken maken, controlelijsten voor taken maken.

Biedt een gecentraliseerde werkplek waar meerdere gebruikers met elkaar kunnen communiceren, vergaderen en het werk onderling kunnen verdelen om het werken in een groep te vergemakkelijken. Gedeelde taakborden voor teams en/of projecten maken, kalenders, agenda’s, wiki’s, dashboards, etc. maken; op de hoogte blijven van de activiteiten van andere gebruikers via activiteitenfeeds; teamleden op de hoogte stellen via @tags; bestanden delen; chatten; videovergaderen en gastgebruikers uitnodigen om deel te nemen.

Rapporten en dashboards bieden gebruikers een snelle, visuele manier om de status van een project te zien, samen met de bijbehorende kosten en andere belangrijke informatie. Voortgang van het projectplan bekijken, mijlpalen volgen, lopende taken volgen, voltooide taken bekijken, geraamde tijd vergelijken met daadwerkelijk bestede tijd, geraamde kosten vergelijken met daadwerkelijke uitgaven en teamprestaties bijhouden.

De draagwijdte van een project bepalen, tijdlijn en resources/budget definiëren. Projecten onderverdelen in mijlpalen, resultaatgebieden bepalen en cashflow voorspellen. Een structuur voor specifieke werkonderdelenmaken, het kritieke pad aangeven, afhankelijkheden en beperkingen identificeren en de belangrijkste resources plannen.

Bestede tijd aan diverse taken bijhouden, bijhouden van geraamde versus daadwerkelijk bestede werktijd aan taken, factureerbare versus niet-factureerbare uren meten, inloguren opnemen in een rooster voor facturering aan klanten.

Resource-tabel of -verslag maken met contactgegevens, salariëring, rol en vaardigheidsniveau. Medewerkers toewijzen aan projecten en werkbelasting controleren. Functies kunnen bestaan uit resourcecapaciteitplanning en prioriteitsbepaling van projecten op basis van vraag naar de belangrijkste resources.

Verlopende, horizontale staafgrafiek met datums die het begin en einde van de van elkaar afhankelijke onderdelen van een project aanduiden. Taken worden weergegeven in de volgorde waarin elk daarvan voltooid moet zijn. Vaak gebruikt om structuur aan te geven voor verschillende onderdelen van het werk en het kritieke pad tijdens de projectplanning aan te geven en vervolgens de huidige projectstatus te vergelijken met het oorspronkelijke plan tijdens de uitvoering van het project.

Kanbanborden zijn het digitale equivalent van post-its op een whiteboard en bieden een visuele weergave van een workflow of proces. Het bord is onderverdeeld in kolommen die staan voor de fasen in een workflow (bijv. “achterstand”, “in ontwikkeling” en “testfase”) of voor een status (bijv. “nog te doen”, “lopend” en “gereed”). Taken worden weergegeven als “kaarten” die kunnen worden uitgevouwen om deelnemers aan het project, taakdetails en opmerkingen te tonen. Kanbanstatistieken omvatten cumulatieve stroomdiagrammen en diagrammen voor doorloop- en cyclustijden.

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan project management software

Methodologie

Deze lijst is op 6 juni 2021 geactualiseerd. Producten op deze lijsten moesten aan de volgende criteria voldoen:

• Een gratis, zelfstandige versie van de software aanbieden (geen proefversie van de software waarbij je na een beperkte hoeveelheid tijd een product moet aanschaffen).
• Voldoen aan onze PM-marktdefinitie.

Deze definitie omvat de ontwikkeling van PM-software waarbij een scala van oplossingen wordt opgenomen, van lichtere managementtools voor samenwerking tot krachtige oplossingen voor portfoliobeheer:

• Met software voor werkmanagement kunnen teams workflows beheren, taken en activiteiten organiseren en samenwerken in een gedeelde werkruimte. Deze tools leggen de uitvoering van werk vast en bieden live meldingen en weergaven die voor verschillende belanghebbenden relevant zijn.
• Project management software helpt managers en organisaties bij het uitvoeren van projecten: initiatieven met een gedefinieerde begin- en einddatum, draagwijdte en budget, en gedefinieerde resources. Met PM-oplossingen kunnen bedrijven projectkosten en -planningen opzetten en deze controleren en beheren zodat ze waarde kunnen leveren en kunnen voldoen aan succescriteria voor projecten, zoals op tijd, binnen het budget, binnen de draagwijdte en voldaan aan bedrijfsdoelen.

Bovendien hadden softwareproducten die aan deze marktdefinitie voldeden, minimaal 10 door gebruikers geleverde reviews nodig, gepubliceerd tussen 30 november  2019 en 30 november  2020 en moesten ze een bovengemiddelde algehele gebruikersscore hebben in vergelijking met andere producten in dezelfde categorie.