Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm Kiotviet, Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Phổ Biến Nhất

Đây là tính năng trên ứng dụng Quản lý 

I. Tạo phiếu nhập hàng

giúp người dùng theo dõi được các giao dịch nhập hàng qua các thao tác: tạo mới, cập nhật, xem danh sách, xem chi tiết, tìm kiếm/lọc, sắp xếp. Cụ thể như sau:

– Trên menu Nhiều hơn (1), bạn chạm Nhập hàng (2)

– Tại màn hình Nhập hàng, bạn chạm vào biểu tượng

Tạo phiếu nhập, bạn thao tác nhập hàng hóa theo các cách: tìm kiếm và chọn hàng nhập (4.1) /chọn nhóm hàng(4.2)/ thêm mới hàng hóa (4.3)/ quét mã vạch (4.4)

(3 -> trên màn hình, bạn thao tác nhập hàng hóa theo các cách: tìm kiếm và chọn hàng nhập (4.1) /chọn nhóm hàng(4.2)/ thêm mới hàng hóa (4.3)/ quét mã vạch (4.4)

Tìm kiếm và chọn hàng nhập (4.1) -> sau khi tìm kiếm hàng hóa, hệ thống chuyển đến màn hình chi tiết hàng hóa, bạn nhập thông tin hàng hóa cần nhập bao gồm: Số lượng, Đơn giá, Giảm giá, Ghi chú (5) -> chạm Xong để ghi nhận tiếp hàng hóa khác (nếu cần) (6)

Nếu bạn(4.1) -> sau khi tìm kiếm hàng hóa, hệ thống chuyển đến màn hình chi tiết hàng hóa, bạn nhập thông tin hàng hóa cần nhập bao gồm: Số lượng, Đơn giá, Giảm giá, Ghi chú (5) -> chạmđể ghi nhận tiếp hàng hóa khác (nếu cần) (6)

Nếu bạn chọn(4.2) -> hệ thống chuyển đến màn hình Chọn nhóm hàng, bạn chạm vào nhóm tương ứng cần nhập hàng (5)

Thêm mới hàng hóa, bạn chạm để chuyển đến màn hình Thêm hàng hóa (5) -> bạn điền thông tin hàng hóa (6) -> chạm Lưu (7.1) hoặc Lưu và thêm mới (8)

Nếu bạn chọn(4.3) -> hệ thống hiện chức năng, bạn chạm để chuyển đến màn hình(5) -> bạn điền thông tin hàng hóa (6) -> chạm(7.1) hoặc(7.2) để(8)

Quét mã vạch, bạn đặt mã vạch vào trong khung để quét (5)

Nếu bạn chọn(4.2) -> hệ thống chuyển đến màn hình, bạn đặt mã vạch vào trong khung để quét (5)

– Hệ thống hỗ trợ thay đổi đơn giá hoặc nhập giảm giá cho từng hàng nhập, thao tác cụ thể như sau:

Thay đổi đơn giá: bạn chạm vào ô Đơn giá để điền giá trị nhập hàng

Thay đổi đơn giá: bạn chạm vào ô Đơn giá để điền giá trị nhập hàng

Giảm giá: Bạn có thể giảm giá cho hàng hóa theo Số tiền hoặc % bằng cách chạm vào VNĐ/% (1), sau đó điền giá trị giảm giá vào ô bên cạnh (2)

– Để chỉnh sửa thông tin chung trên phiếu nhập, bạn chạm vào biểu tượng

Tạo phiếu nhập (3)

(1) -> thay đổi thông tin (2) -> chạm vào biểu tượngđể trở lại màn hình(3)

– Để nhập thông tin nhà cung cấp, bạn chạm Chọn nhà cung cấp (1) -> Tìm và chọn nhà cung cấp (2)

Lưu (3)

Nếu nhà cung cấp chưa được tạo trên phần mềm, bạn chạmđể thêm thông tin (1) -> điền thông tin của nhà cung cấp (2) -> chạm(3)

– Để chuyển sang màn hình Thanh toán phiếu nhập hàng, bạn chạm vào góc dưới bên phải màn hình (1) -> nhập thông tin thanh toán (2) -> chạm Hoàn thành (3) hoặc Lưu tạm nếu chưa nhập xong.

Bạn đang xem: Cách sử dụng phần mềm kiotviet

– Nếu phiếu nhập hàng được nhà cung cấp giảm giá, trên ô Giảm giá bạn có thể giảm giá cho hàng hóa theo Số tiền hoặc % bằng cách chạm vào VNĐ/% (1), sau đó điền giá trị giảm giá vào ô bên cạnh (2)

– Lưu ý:

Hệ thống mặc định phương thức thanh toán theo tiền mặt, để thay đổi phương thức thanh toán, bạn chạm vào Tiền mặt (1) -> chọn Thẻ/Chuyển khoản (2) -> chạm để Chọn tài khoản nhận (3) -> chọn tài khoản (4)

Hệ thống mặc định phương thức thanh toán theo tiền mặt, để thay đổi phương thức thanh toán, bạn chạm vào(1) -> chọn(2) -> chạm để(3) -> chọn tài khoản (4)

Chi phí nhập trả NCC (1) -> chọn loại chi phí (2) -> chạm Áp dụng (3) -> hệ thống quay trở về màn hình Thanh toán

Nếu phiếu nhập hàng có chi phí nhập hàng ngoài tổng tiền hàng cần trả cho nhà cung cấp, bạn chạm vào ô(1) -> chọn loại chi phí (2) -> chạm(3) -> hệ thống quay trở về màn hình

Chi trên phiếu (1) và điền giá trị theo VNĐ hoặc theo % (2) -> chạm Lưu (3)

Lưu ý: Nếu bạn cần thay đổi giá trị chi phí nhập trả NCC, bạn chạm vào ô(1) và điền giá trị theohoặc theo(2) -> chạm(3)

Chi phí nhập khác (1) -> chọn loại chi phí (2) -> chạm Áp dụng (3) -> hệ thống quay trở về màn hình Thanh toán

Nếu phiếu nhập hàng có chi phí nhập hàng khác ngoài tiền cần trả cho nhà cung cấp, bạn chạm vào ô(1) -> chọn loại chi phí (2) -> chạm(3) -> hệ thống quay trở về màn hình

Chi trên phiếu (1) và điền giá trị theo VNĐ hoặc theo % (2) -> chạm Lưu (3)

Lưu ý: Nếu bạn cần thay đổi giá trị chi phí nhập khác, bạn chạm vào ô(1) và điền giá trị theohoặc theo(2) -> chạm(3)

II. Cập nhật phiếu nhập hàng

– Hệ thống chỉ hỗ trợ cập nhật thông tin phiếu nhập hàng ở trạng thái Phiếu tạm (1)

– Để cập nhật thông tin, bạn chạm vào biểu tượng

Hoàn thành hoặc Lưu tạm nếu chưa nhập xong (4)

(2) -> thay đổi thông tin (3) -> chạmhoặcnếu chưa nhập xong (4)

III. Xem danh sách

– Trên menu Nhiều hơn (1), bạn chạm Nhập hàng (2)

– Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu nhập hàng (3)

IV. Xem chi tiết

– Trên màn hình danh sách phiếu nhập hàng, chạm vào phiếu nhập hàng cần xem nội dung chi tiết (1)

– Hệ thống hiện thông tin chi tiết của phiếu nhập hàng (2)

V. Hủy phiếu nhập hàng

Hệ thống hỗ trợ 2 cách hủy phiếu nhập hàng

– Cách 1:

Trên màn hình Nhập hàng -> tại Phiếu nhập cần hủy vuốt sang trái -> chọn Hủy (1)Chạm Đồng ý để xác nhận hủy (2)

Trên màn hình-> tại Phiếu nhập cần hủy vuốt sang trái -> chọn(1)Chạmđể xác nhận hủy (2)

– Cách 2:

Tại màn hình chi tiết phiếu nhập hàng, bạn chạm vào biểu tượng (1) -> chạm Hủy phiếu (2)Chạm Đồng ý để xác nhận thông tin (3)

Tại màn hình chi tiết phiếu nhập hàng, bạn chạm vào biểu tượng (1) -> chạm(2)Chạmđể xác nhận thông tin (3)

VI. In phiếu nhập hàng

– Nếu bạn thiết lập Sử dụng máy in trong Cài đặt ứng dụng, hệ thống hỗ trợ in phiếu nhập hàng.

– Để in phiếu nhập hàng, trên màn hình thông tin chi tiết, bạn chạm vào biểu tượng  (1) -> chọn In (2)

– Hệ thống chuyển sang màn hình Xem trước. Bạn chọn số liên cần in (3), sau đó chạm nút In (4).

– Trường hợp có nhiều mẫu in mà ứng dụng thiết lập cho phép chọn mẫu trước khi in, sau khi chọn In, hệ thống sẽ hiển thị pop-up chọn mẫu in, bạn chạm vào Mẫu cần in ra (1) -> chạm In (2) để chuyển sang màn hình xem trước mẫu in như trên.

VII. Trả hàng nhập

– Hệ thống hỗ trợ trả hàng nhập theo phiếu nhập ở trạng thái Đã nhập hàng với các hàng hóa thường.

– Trên chi tiết phiếu nhập, bạn chạm

(1) -> nhập số lượng hàng cần trả (2) -> thay đổi thông tin chung về Mã phiếu trả, Người nhận trả, Ngày trả, Ghi chú (3) (nếu cần) -> chạm Thanh toán (4)

Thông tin phiếu trả như sau:

Màn hìnhnhư sau:

– Bạn tiếp tục nhập thông tin thanh toán (5) -> chạm Hoàn thành (6) nếu chắc chắn trả hàng nhập hoặc Lưu tạm nếu đang soạn thảo.

VIII. Tìm kiếm/lọc

– Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm/lọc phiếu trả hàng nhập theo các điều kiện: Thời gian, Chi nhánh, Mã phiếu nhập, Tên hoặc mã hàng Serial/IMEI hoặc Lô, hạn sử dụng (tương ứng với từng gian hàng), Tên hoặc mã NCC, Ghi chú, Trạng thái, Loại chi khác

– Lọc theo thời gian:

– Lọc theo chi nhánh:

– Tìm kiếm theo Mã phiếu, Tên hoặc mã hàng (có hỗ trợ quét mã vạch), Serial/IMEI (có hỗ trợ quét mã vạch) hoặc Lô, hạn sử dụng (tương ứng với từng gian hàng), Tên hoặc mã NCC, Ghi chú, Trạng thái, Loại chi khác

VIII. Sắp xếp

– Để sắp xếp các phiếu nhập hàng, bạn chạm vào biểu tượng

(1)

– Tùy theo trình tự cần sắp xếp, bạn chạm vào Mới nhất hoặc Cũ nhất (2)

IX. Tùy chọn hiển thị

– Hệ thống hỗ trợ tùy chọn hiển thị số tiền theo Tổng tiền hàng, Giảm giá, Tổng đã GG, Chi phí nhập trả NCC, Cần trả NCC, Đã trả NCC, Chi phí nhập khác của phiếu nhập hàng, để chọn kiểu hiển thị, bạn chạm vào góc dưới bên phải màn hình danh sách Nhập hàng (1) -> chọn thông tin cần hiển thị (2)

Như vậy, Kiot
Viet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng quản lý giao dịch Nhập hàng trên mobile.

I. Tạo phiếu nhập hàng

– Tại màn hình Quản lý, vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng

– Trên màn hình Phiếu nhập hàng, kích + Nhập hàng để tạo phiếu nhập hàng mới

– Màn hình Nhập hàng hiện ra như sau:

– Các bước thực hiện nhập hàng như sau:

Bước 1: Chọn hàng hóa, số lượng cần nhập và sửa giá bán nếu cần.

Hệ thống hỗ trợ 3 cách để thêm hàng hóa vào phiếu nhập

– Tìm kiếm và chọn hàng hóa bằng công cụ tìm kiếm

Với màn hình nhập hàng, hệ thống vẫn hỗ trợ người dùng 2 phương thức nhập nhanh và nhập thường.

Chế độ nhập thường:

Chế độ nhập thường:

Với chế độ nhập thường, khi tìm kiếm và chọn sản phẩm hoặc sử dụng máy quét mã vạch quét chọn sản phẩm thì con trỏ chuột tự động chuyển sang ô số lượng để nhập số lượng nhập của hàng hóa, sau đó nhấn Enter để thêm vào phiếu nhập.

Chế độ nhập nhanh:

Với chế độ nhập nhanh, khi sử dụng máy quét mã vạch thì mỗi lần quét sản phẩm hoặc khi tìm kiếm được sản phẩm mỗi lần nhấn phím Enter thì số lượng sản phẩm đó sẽ tăng thêm 1.

Có thể chuyển nhanh giữa 2 chế độ nhập bằng cách kích biểu tượng

hoặc kích phím F6.

– Nhập hàng theo nhóm

Để thực hiện việc chọn hàng loạt hàng hóa vào phiếu nhập theo nhóm hàng, thực hiện như sau:

Tại màn hình Nhập hàng, kích vào nút

Tại màn hình, kích vào nút

Thêm hàng hóa từ nhóm hàng, bạn chọn nhóm hàng và kích Xong

Trên màn hình, bạn chọn nhóm hàng và kích

Sau khi chọn xong hàng hóa sẽ được hiển thị trong phiếu nhập hàng như sau:

– Import từ file excel

Để thực hiện việc chọn hàng loạt hàng hóa vào phiếu nhập từ file excel có sẵn, thực hiện như sau:

Tại màn hình Nhập hàng, chọn tải về file excel mẫu nhập hàng

Tại màn hình, chọn tải về file excel mẫu nhập hàng

Mã hàng, Tên sản phẩm, Đơn vị tính, Giá nhập, Giảm giá, Số lượng, Giảm giá (%)

Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin:

Chọn file dữ liệu và tìm đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống

Nhập và lưu thông tin trên file excel mẫu, trở về màn hình nhập hàng, kíchvà tìm đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống

– Thêm mới hàng hóa chưa có trên hệ thống

Đối với các hàng hóa mới chưa có trên hệ thống, Kiot
Viet hỗ trợ người dùng thêm nhanh hàng hóa tại màn hình Nhập hàng. Bạn kích vào nút

Thêm hàng hóa nhập thông tin và kích Lưu

Trên màn hìnhnhập thông tin và kích

Sau khi chọn xong hàng hóa sẽ được hiển thị trong phiếu nhập hàng như sau:

– Khi nhập hàng, nếu nhà cung cấp khuyến mại tặng hàng hoặc giảm giá sản phẩm như: Mua 10 tặng 1 hoặc Mua 10 giảm giá 1…, hệ thống hỗ trợ việc nhập nhiều giá khác nhau với 1 hàng hóa. Thao tác như sau:

Kích vào biểu tượng

Kích vào biểu tượngtại hàng hóa, nhập số lượng và giá ưu đãi

(Lưu ý: Hệ thống cho phép thêm tối đa 3 loại giá của 1 hàng hóa/lần nhập).

– Để xóa hàng hóa ưu đãi kích vào biểu tượng

Bước 2: Chọn nhà cung cấpNhập thông tin nhà cung cấp bằng cách tìm kiếm nhà cung cấp đã có vào ô Tìm nhà cung cấp (F4). Hoặc thêm nhà cung cấp mới bằng cách kích vào nút

Nhập thông tin nhà cung cấp bằng cách tìm kiếm nhà cung cấp đã có vào ô. Hoặc thêm nhà cung cấp mới bằng cách kích vào nút

Lưu để hoàn tất.Bước 3: Nhập thông tin thanh toán

Nhập thông tin của nhà cung cấp sau đó kíchđể hoàn tất.

Thông tin thanh toán bao gồm: Tổng tiền hàng, Giảm giá, Tiền cần trả nhà cung cấp, Tiền trả nhà cung cấp, Tính vào công nợ.

– Tổng tiền hàng: Tổng tiền hàng nhập.

Xem thêm: Hợp âm chuyện tình yêu ngỡ như không cách xa bao giờ, chuyện tình yêu, ngỡ như không cách xa bao giờ

– Giảm giá: Số tiền Nhà cung cấp giảm giá cho lần nhập hàng.

– Cần trả nhà cung cấp: bằng Tổng tiền hàng trừ đi phần tiền Giảm giá.

– Tiền trả nhà cung cấp: Số tiền trả cho nhà cung cấp. Có thể chọn một trong các phương thức thanh toán như: Tiền mặt, Chuyển khoản hoặc Thẻ bằng cách kích biểu tượng

– Tính vào công nợ: Trường hợp nhà cung cấp cho nợ tiền hàng hoặc chỉ yêu cầu trả trước một phần tiền hàng thì phần còn lại sẽ được tính vào công nợ với nhà cung cấp.

– Ghi chú: ghi chú cho lần nhập hàng.

– Hệ thống cho phép thay đổi ngày/giờ nhập hàng.

– Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin của phiếu nhập, kích Hoàn thành để hoàn tất quá trình tạo phiếu nhập hàng. Hoặc kích Lưu tạm để lưu lại thông tin của phiếu nhập và thực hiện sau.

II. Cập nhật thông tin phiếu nhập hàng

Hệ thống chỉ cho phép thay đổi các thông tin: Thời gian, nhân viên nhập, ghi chú cho các phiếu nhập hàng ở trạng thái Đã nhập hàng, thao tác như sau:

– Vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng

– Tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng muốn thay đổi thông tin

– Sau khi thay đổi thông tin, kích Lưu.

– Lưu ý: hệ thống chỉ cho phép cập nhật lại thông tin Nhà cung cấp khi trên phiếu nhập chưa có tên nhà cung cấp.

III. Hủy phiếu nhập hàng

Để hủy phiếu nhập hàng ở trạng thái Đã nhập hàng thao tác như sau:

– Bạn vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng -> tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng muốn hủy -> kích Hủy bỏ (1) -> kích chọn Đồng ý (2) để xác nhận hủy phiếu.

– Với phiếu nhập có phiếu thanh toán liên quan à hệ thống sẽ hiển thị pop-up “Bạn có muốn hủy những phiếu thanh toán liên quan?”.

Kích chọn Đồng ý để xác nhận hủy phiếu thanh toán.Kích chọn Bỏ qua nếu không muốn hủy bỏ phiếu thanh toán.

Kích chọnđể xác nhận hủy phiếu thanh toán.Kích chọnnếu không muốn hủy bỏ phiếu thanh toán.

– Sau khi hủy thành công, phiếu nhập hàng sẽ chuyển sang trạng thái Đã hủy, hệ thống sẽ trừ tồn kho của các hang hóa trong phiếu nhập, cập nhật lại công nợ nhà cung cấp và không thể thay đổi thông tin.

IV. Sao chép phiếu nhập hàng

– Bạn vào menu Giao dịch à chọn Nhập hàng -> tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng -> kích Sao chép

– Hệ thống chuyển sang màn hình nhập hàng để chỉnh sửa thông tin phiếu nhập mới (nếu cần) trước khi hoàn thành

V. Xem lịch sử thanh toán phiếu nhập hàng

Một phiếu nhập hàng có thể được thanh toán nhiều lần nếu cửa hàng ghi nợ với nhà cung cấp. Hệ thống hỗ trợ xem lịch sử thanh toán đối với từng phiếu nhập hàng như sau:

– Vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng

– Tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng cần xem lịch sử thanh toán

– Kích chọn vào tab Lịch sử thanh toán

VI. Xuất danh sách phiếu nhập hàng ra file Excel

– Để xuất danh sách phiếu nhập hàng ra file Excel, bạn vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng, sau đó kích Xuất file

– Bạn chọn File tổng quan hoặc File chi tiết cần xuất

– Hệ thống sẽ xuất ra file excel chứa danh sách phiếu nhập hàng

VII. In mã vạch

– Để in mã vạch của hàng hóa trong phiếu nhập hàng, bạn vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng -> kích chọn phiếu nhập hàng -> chọn In mã vạch.

VIII. Xem/in/xuất file từng phiếu nhập hàng

– Để xem/in/xuất ra file excel phiếu nhập hàng, bạn vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng -> tìm kiếm và chọn phiếu nhập hàng cần xem/in hoặc xuất file

IX. Tìm kiếm, sắp xếp phiếu nhập hàng

– Để xem danh sách tất cả các phiếu nhập hàng, cũng như thông tin về từng phiếu nhập hàng, vào menu Giao dịch, chọn Nhập hàng

– Hệ thống hiển thị ra danh sách phiếu nhập hàng, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách

– Tìm kiếm phiếu nhập hàng (1)

Tìm kiếm theo mã phiếu nhập.Tìm kiếm theo tên hoặc mã hàng hóa.Tìm kiếm theo tên hoặc mã nhà cung cấp.Tìm kiếm theo ghi chú.Tìm kiếm theo nhân viên tạo.Tìm kiếm theo tài khoản tạo
Tìm kiếm theo trạng thái: Phiếu tạm, Đã nhập hàng, Đã hủy.Tìm kiếm theo chi nhánhTìm kiếm theo thời gian tạo phiếu nhập hàng
Tìm kiếm theo chi phí nhập hàngKết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm.

Tìm kiếm theo mã phiếu nhập.Tìm kiếm theo tên hoặc mã hàng hóa.Tìm kiếm theo tên hoặc mã nhà cung cấp.Tìm kiếm theo ghi chú.Tìm kiếm theo nhân viên tạo.Tìm kiếm theo tài khoản tạoTìm kiếm theo trạng thái: Phiếu tạm, Đã nhập hàng, Đã hủy.Tìm kiếm theo chi nhánhTìm kiếm theo thời gian tạo phiếu nhập hàngTìm kiếm theo chi phí nhập hàngKết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm.

– Sắp xếp danh sách phiếu nhập hàng (2)

Trong màn hình danh sách phiếu nhập hàng, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột như: Mã nhập hàng, Thời gian, Nhà cung cấp, Tổng cộng, Trạng thái theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.Để sắp xếp danh sách phiếu nhập hàng theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

Trong màn hình danh sách phiếu nhập hàng, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột như: Mã nhập hàng, Thời gian, Nhà cung cấp, Tổng cộng, Trạng thái theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.Để sắp xếp danh sách phiếu nhập hàng theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

– Để hiển thị các cột thông tin trên phiếu nhập hàng, bạn kích chọn biểu tượng Tùy chọn

và tích vào các thông tin

Như vậy, Kiot
Viet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Nhập hàng