Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SMART Pro – Luật ACC - The first knowledge sharing application in Vietnam

Phần mềm kế toán là một ứng dụng hỗ trợ xử lý các công việc của nhân viên kế toán. Nói một cách dễ hiểu thì phần mềm kế toán giống như “người trợ lý” giúp các kế toán viên thực hiện các thao tác nghiệp vụ kế toán thường ngày như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, lên báo cáo, xuất dữ liệu… một cách tự động, có hệ thống với độ chính xác cao trong thời gian ngắn dựa trên dữ liệu đầu vào do nhân viên cung cấp. Mời bạn tham khảo: Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SMART Pro.

Tìm hiểu ngành Kế toán |Học Kế Toán ra trường làm gì?

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SMART Pro

Mục lục bài viết

1/ Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm cũng là công cụ đánh giá sức khỏe tài chính của một tổ chức thông qua các tính năng lập báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ hay dự báo dòng tiền.

Phần mềm kế toán có thể đáp ứng được đầy đủ mọi nghiệp vụ từ cơ bản đến chuyên sâu cũng như phù hợp cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, từ quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2/ 05 lợi ích vượt trội khi sử dụng phần mềm kế toán

Tự động hóa các thao tác kế toán thủ công

Đây là lợi ích dễ nhìn thấy nhất khi ứng dụng phần mềm vào xử lý công việc. Các thao tác nghiệp vụ đều được thực hiện một cách tự động từ các dữ liệu đầu vào do nhân viên kế toán nhập. Sau đó, các báo cáo, sổ sách… cũng sẽ tự động được tạo ra từ nguồn dữ liệu trên, giúp giảm bớt rất nhiều thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc cho kế toán viên.

Tiết kiệm được nhiều loại chi phí

Công tác kế toán được tự động hóa nhanh gọn sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn rắc rối thường thấy khi làm thủ công như: xuất – nhập dữ liệu, quản trị – tìm kiếm tài liệu, bảo quản hóa đơn… Khi đã quy trình đã được vận hành trôi chảy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản đáng kể. Bên cạnh đó, việc tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.

Giúp nhà quản lý đưa ra các dự báo và quyết định nhanh chóng, chính xác

Trong thị trường kinh doanh cạnh tranh và nhiều áp lực như hiện nay thì ai có thông tin nhanh hơn thì có khả năng chiến thắng cao hơn. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản trị sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.

Xây dựng báo cáo dễ dàng, nhanh chóng hơn

Phần mềm kế toán có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế, giúp nhân viên kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức nếu lập các báo cáo, sổ sách này theo phương pháp thủ công. Hơn nữa, các báo cáo trên phần mềm có thể xuất ra các file Excel, Word hoặc các định dạng khác thuận tiện cho việc in ấn.

Phần mềm cung cấp các báo cáo tổng quan liên quan tới tình hình doanh thu, chi phí, lợi nhuận…của doanh nghiệp

Công tác kế toán có tính kế thừa

Phần mềm kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được liên tục kể cả khi nhân sự kế toán có sự thay đổi. Nhân sự dù có mới nhưng vẫn có thể tìm lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình mà không cần sự trợ giúp của người khác.

3/ Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SMART Pro

Giao diện nhập liệu:

Nhập dữ liệu nhanh, chỉ 1 màn hình nhập liệu không chia theo nhiều phân hệ. Khi đang nhập phát sinh, bạn có thể mở nhiều danh mục hồ sơ để xem; cho phép xem, sửa nhiều chứng từ cùng lúc; mở nhiều tab cùng lúc để xem được Số dư các Danh mục.
Bạn có thể thực hiện các phép tính (cộng, trừ, nhân, chia) ngay tại TextBox mình đang nhập và dán vào sau khi đã tính toán xong hoặc copy – paster nhanh từ một Cell của Excel vào TextBox.
Cho phép Import, Export dữ liệu ngay trên màn hình nhập và trong sổ chứng từ gốc trực tiếp bằng phím tắt.
Phân hệ lưu trữ và xem dữ liệu file XML theo TT78 ngay trên phần mềm, cho phép bổ sung trực tiếp tất cả file XML theo TT78 (hóa đơn đầu vào, đầu ra) vào sổ chứng từ gốc phần mềm ngay trên phân hệ quản lý file XML.
Liên kết giữa chứng từ gốc phần mềm và phân hệ quản lý file XML để quản lý hoá đơn đã cập nhật chứng từ gốc và hoá đơn chưa cập nhật.
Kết xuất toàn bộ file XML hóa đơn đầu vào, đầu ra TT78 từ phần mềm khi làm hồ sơ quyết toán thuế.
Danh mục nghiệp vụ giúp tạo sẵn các nghiệp vụ kế toán thường xuyên xảy ra, khi nhập phát sinh chỉ cần chọn, rút ngắn thời gian nhập liệu cho kế toán.
Chức năng copy chứng từ có sẵn theo từng loại phiếu.
Chức năng lọc & thay thế dữ liệu hàng loạt trên phần mềm nhanh gọn.
Khai báo bổ sung dữ liệu từ data này qua data khác.
Nhập Mã số thuế vàThông tin doanh nghiệp.
Cho phép chọn kỳ hạch toán áp dụng cho doanh nghiệp năm khác năm dương lịch.
Liên kết tích hợp dữ liệu phần mềm với Hóa đơn điện tử qua website: EASY, BKAV, VNPT, VIETTEL, NGÔ GIA PHÁT, AZINVOICE, CYBERBILL, VIETTAK, NAM HẢI, BẾN THÀNH INVOICE, M-INVOICE, FPT, LIÊN SƠN (Báo giá theo yêu cầu).

In báo cáo:

In báo cáo tài chính, Bảng cân đối kế toán, Kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ (phương pháp trực tiếp), Bảng cân đối phát sinh, Thuyết minh báo cáo tài chính, tự động kiểm tra Báo cáo tài chính khi Bảng cân đối kế toán không cân, đối chiếu số liệu của Báo cáo kết quả kinh doanh với đối ứng TK911 trong năm, thay đổi Thuyết minh báo cáo tài chính theo từng QĐ, TT.
Đẩy trực tiếp Báo cáo tài chính qua HTKK mới, Thông tư 133 & TT200 của BTC.
Truy xuất ngược báo cáo từ Bảng Cân đối tài khoản, Sổ chi tiết TK và sửa chứng từ theo form nhập liệu.
Theo dõi và tính thuế GTGT đầu vào và đầu ra, kiểm tra chênh lệch số liệu báo cáo thuế đầu ra, đầu vào. Báo cáo chi tiết hóa đơn bị lệch tiền thuế giữa bảng kê đầu vào, đầu ra với số liệu lên BCTC.
Đánh số chứng từ tự động, In chứng từ hàng loạt (Phiếu Thu, Chi, Nhập, Xuất kho, Phiếu kế toán), in mẫu thanh toán tạm ứng có thể chọn được những phiếu chi nhân viên đã tạm ứng.
Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh tự động, chức năng kết chuyển tài khoản theo đối tượng.
Hỗ trợ kết chuyển giá vốn dịch vụ đã cung cấp chỉ bằng 1 thao tác khai báo ngày kết chuyển, phần mềm sẽ tự động tập hợp tất cả chi phí đến ngày kết chuyển đã khai.
In sổ sách kế toán hàng loạt (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ), in các loại bảng kê chi tiết và tổng hợp.
In sổ cái, sổ chi tiết hàng loạt (Có mẫu export ra excel mỗi tài khoản 1 sheet và tât cả các tài khoản 1 sheet) dễ dàng lưu trữ và in.
Báo cáo phân tích doanh thu, giá vốn, lãi gộp theo Khách hàng, nhóm khách hàng, mã hàng, nhân viên tiếp thị, nhân viên bán hàng, số hóa đơn, hợp đồng, theo từng ngày.
In Báo cáo quản trị (so sánh chi phí, doanh thu theo kỳ)

Chức năng trích & phân bổ chi phí:

Tính lương vp, trích BHXH.
Trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước và công cụ dụng cụ tự động.
Theo dõi tình hình sử dụng Tài sản cố định (TSCĐ), chi phí chờ phân bổ (CPCPB),
Báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ, CPCPB chi tiết theo từng tài sản (Ngày mua, ngày bán, nguyên giá, lũy kế khấu hao, giá trị còn lại….).
Kiểm tra khấu hao tài sản cố định, chi phí chờ phân bổ giữa danh mục và số phát sinh.

Chức năng quản lý công nợ:

Theo dõi, báo cáo chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu, phải trả theo tài khoản, từng khách hàng, từng hợp đồng, từng hóa đơn, từng công trình, thời hạn nợ.
Chức năng trừ công nợ theo số hóa đơn tự động.
Cho phép thanh toán tiền cho nhiều Hóa đơn cùng 1 lúc.
Nhắc các khoản nợ đến hạn, cảnh báo tuổi nợ từng khách hàng, ngày đáo hạn, in bảng theo dõi số ngày tuổi nợ.
In bảng đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ theo tháng, quý, năm.

Chức năng quản lý hàng tồn kho:

Theo dõi chi tiết và tổng hợp nhập xuất tồn vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm theo nhiều quy cách, theo nhiều đơn vị tính, theo nhiều kho, theo số lô, hạn dùng, nhà sản xuất, theo từng mã hàng, từng tài khoản, theo từng kho.
Chuyển hàng giữa các kho.
Chuyển mã hàng từ tài khoản này sang tài khoản khác.
Tự động tính đơn giá xuất kho theo 4 phương pháp Nhập trước- xuất trước, Thực tế đích danh, Nhập sau – xuất trước (áp dụng cho QĐ 48,15), Bình quân gia quyền (hỗ trợ tính đơn giá bình quân theo ngày, theo tháng và theo từng lần xuất), phương pháp bình quân tại thời điểm xuất.
Phần mềm tự tạo phiếu xuất kho khi nhập hóa đơn bán ra.
In báo cáo chi tiết & tổng hợp hàng tồn kho.
Thể hiện chi tiết tồn kho ngay trên màn hình nhập theo từng ngày cụ thể.
Hạch toán, theo dõi hàng bán bị trả lại.
Theo dõi chi phí mua hàng, chi phí nhập hàng nhập khẩu, tính từ thời điểm đặt hàng đến lúc nhập hàng về kho.
Theo dõi chi tiết thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu.
Phân bổ chi phí mua hàng tự động cho từng mã hàng hóa, phân bổ theo trị giá hoặc theo số lượng, phân bổ toàn phần hoặc phân bổ từng phần tùy thuộc vào thực tế phát sinh.
Phân bổ chi phí vận chuyển, chiết khấu theo từng lần nhập.
Chức năng theo dõi đơn hàng mua, tình trạng đơn hàng đã nhập kho hay đã xuất kho.
Chức năng kiểm kê và hạch toán điều chỉnh kiểm kê, so sánh giữa thực tế và sổ sách cuối kỳ.
In sổ phân tích mua hàng.
Theo dõi hàng tồn kho theo mã vạch (nếu bạn có nhu cầu thì trả thêm phí chỉnh kết nối máy quét mã vạch với phần mềm).

Chức năng lưu trữ dữ liệu, phân quyền:

Tạo cơ cở dữ liệu cho các báo cáo định kỳ (3 tháng, 6 tháng, 1 năm).
Ghi lại nhật ký truy cập, sửa xoá dữ liệu, mã hoá mật khẩu.
Tự động sao lưu dữ liệu dự phòng.
Phân quyền sử dụng theo chứng từ nhập.
Phân quyền sử dụng theo Menu, chức năng.
Phân quyền sử dụng theo tháng.
Phân quyền sử dụng theo người dùng.
Phân quyền sử dụng theo máy tính.
Phân quyền sử dụng theo Công ty.
Tạo và quản lý User.
Có thể chuyển dữ liệu cũ từ phần mềm KTSYS, WinKTSYS, excel vào Smart Pro cực nhanh và dễ dàng

Chức năng liên thông dữ liệu từ phần mềm lên trang web dược quốc gia

Cho phép người dùng liên thông dữ liệu danh mục thuốc, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn với hệ thống Dược quốc gia bằng tài khoản dược của cơ sở kinh doanh

Chức năng quản lý Hoá đơn Điện tử đầu vào – ra qua hệ thống NIBOT

Đồng bộ hóa đơn XML, PDF từ email.
Đồng bộ hóa đơn từ trang hoadondientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế
Kết xuất dữ liệu hoá đơn về file Excel/XML
Upload trực tiếp file XML/PDF
Liên kết dữ liệu hoá đơn vào phần mềm Smart Pro

4/ Phần mềm kế toán từ Công ty Luật ACC

Nắm bắt được những vấn đề mà cả kế toán và chủ doanh nghiệp gặp phải, liên tục cải tiến từng ngày nhằm đem lại phần mềm kế toán ưu việt nhất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tận dụng những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm nêu trên, hiện nay Công ty Luật ACC sắp phát hành phần mềm kế toán với các ưu điểm:

Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
Tự động nhập liệu hóa đơn mua hàng, bán hàng, nhập khẩu dữ liệu từ excel giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
Hỗ trợ kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin KH/ NCC dựa trên MST giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Cảnh báo NCC ngưng hoạt động tránh rủi ro về hoá đơn.
Giám sát tồn kho: Nắm bắt thông tin tồn kho chi tiết theo từng nhu cầu quản trị của DN như số lô, HSD, màu sắc, chủng loại giúp tránh thất thoát, lãng phí.

03 lý do doanh nghiệp nên sử dụng Phần mềm Kế toán trong hoạt động tài chính – kế toán

Dễ dàng sử dụng với bất kỳ ai: Phần mềm kế toán có giao diện thân thiện, dễ nhìn, dù nhiều tiện ích nhưng các chức năng luôn được sắp xếp khoa học giúp dễ dàng tìm kiếm.
Hệ sinh thái làm việc tiện lợi, nhanh chóng

+ Kết nối với ngân hàng điện tử để chuyển tiền, đối chiếu sổ phụ, nắm bắt số dư theo thời gian thực giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

+ Kết nối với Cơ quan Thuế giúp kế toán dễ dàng kê khai đầy đủ các loại thuế theo quy định và nộp thuế thuế điện tử ngay trên phần mềm.

+ Kết nối với hơn 100 đối tác phần mềm như Hóa đơn điện tử, Chữ ký số điện tử, Bán hàng… giúp giảm thiểu nhập liệu chồng chéo, sai lệch dữ liệu.

Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: ACC luôn có đội ngũ CSKH sẵn sàng giải đáp thắc mắc về nghiệp vụ và hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm:

Hotline: 1900.3330

Di động: 0909928884

Zalo: Công ty Luật ACC

Văn phòng: (028) 777.00.888

Hotline Chăm sóc khách hàng / Góp ý dịch vụ: 0938957737

Mail: [email protected]

✅ Dịch vụ thành lập công ty ⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh ⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình ✅ Dịch vụ ly hôn ⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn ✅ Dịch vụ kế toán ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật ✅ Dịch vụ kiểm toán ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác ✅ Dịch vụ làm hộ chiếu ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin