Phần mềm quản lý vận tải Logistics – vận chuyển hàng hóa

Giới thiệu về phần mềm quản lý vận tải

Ngành logistics đang ngày càng được mở rộng tại Việt Nam. Các doanh nghiệp tham gia ngành này cần đảm bảo một hệ thống từ hậu cần, vận chuyển, bố trí cơ sở vật chất rất lớn. Vì vậy mà làm việc trong ngành này không những cần khối lượng nhân công mà cần một bộ máy quản lý chặt chẽ.

Doanh nghiệp không chỉ làm việc với khách hàng mà còn phải với nhà cung ứng, doanh nghiệp thứ ba. Khối lượng giấy tờ và dữ liệu cũng vì vậy mà trở nên khổng lồ. Hơn những thế để cả hệ thống vận hành tốt thì mọi khâu trong quy trình cũng phải được giám sát tỉ mỉ.

Tất cả những yếu tố này chính là bánh răng để một cỗ máy lớn có thể hoạt động. Với khối lượng công việc và dữ liệu như thế, công tác quản lý không thể quá phức tạp. Phần mềm quản lý logistics chính là công cụ giúp doanh nghiệp vận hành bộ máy tổ chức hiệu quả và tránh sai lầm hết mức có thể.

Phần mềm quản lý vận tải – vận chuyển là gì?

Phần mềm quản lý vận tải – vận chuyển hay còn được gọi với hai tên gọi là TMS (Transport Management System) và FMS (Fleet Management System). TMS là quản lý vận chuyển còn FMS là quản lý đội xe. Tất cả những định nghĩa này có thể được tích hợp trong app quản lý logistics.

App quản lý logistics dùng cho các doanh nghiệp trong ngành như đã trình bày. Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý sát sao và chính xác tình trạng đơn hàng, chuỗi cung ứng và việc vận tải.

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản trị một cách trực quan. Liên tục cập nhật để doanh nghiệp nắm vững tình trạng vận chuyển. Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì công việc vận tải đòi hỏi tính chính xác cao. Vì thế mà app quản lý logistics thích hợp với tất cả doanh nghiệp đang hoạt động trong ngành vận tải.

Phần mềm hoạt động ra sao?

App quản lý logistics tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý. Phần mềm hoạt động bao gồm nhiều khía cạnh, đảm bảo một cách toàn diện nhất.

Chương trình lưu trữ tất cả các thông tin cần thiết. Từ thông tin chủ doanh nghiệp, các chính sách và thông tin cá nhân. Đến thông tin của khách hàng và đối tác. Thông tin của các nhà phân phối, chuỗi cung ứng và đơn hàng, lịch sử giao dịch,… tất cả mọi thông tin đều được lưu trữ và dễ dàng kiểm tra.

Nếu như trước đây khi các quản lý phải xử lý một lần nhiều file excel, giấy tờ từ các đối tác và khách hàng. Mọi thông tin này đều được lưu trữ bằng app quản lý, tiện dụng và đơn giản.

Hệ thống quản lý cũng được tích hợp giữa đơn hàng, kho hàng và vận chuyển. Cách tích hợp này giúp doanh nghiệp rút gọn thời gian kiểm tra tình trạng các đơn hàng và xử lý nhanh chóng.

Ngoài ra một app quản lý còn tích hợp một số tính năng khác hỗ trợ doanh nghiệp như: xác thực đơn hàng, tự lập kế hoạch cho việc vận tải, giám sát, thanh toán và ghi nhận báo cáo, xuất hoá đơn.

Lý do tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý logistics?

Sau đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp cần một app quản lý vận tải cũng như những lợi ích mà phần mềm mang lại cho hoạt động doanh nghiệp.

Lợi ích cho chủ doanh nghiệp

Thứ nhất, đơn giản toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Thay vì các doanh nghiệp sử dụng cách quản lý thủ công bằng bảng tính, file mềm,… Mỗi khi có đơn hàng thì doanh nghiệp phải tốn công để gọi điện, xếp lịch trình. Tất cả những công đoạn trên sẽ bị kéo dài, tốn chi phí nhân công mà lại dễ bị sai sót. Khi sử dụng app quản lý logistics, tất cả công đoạn trên sẽ được đơn giản. Từ đó việc quản lý sẽ tránh sai sót và hiệu quả hơn.

Lợi ích thứ hai chính là các dữ liệu được thống kê kỹ lưỡng. Khi mọi thứ đều được số hoá, tức các dữ liệu được lưu trữ một cách chính xác. Khi ấy các doanh nghiệp không chỉ kiểm soát được đơn hàng toàn diện mà còn xem được báo cáo, số lượng, doanh thu, chi phí,…

Cuối cùng là đối với các doanh nghiệp làm việc với những đơn hàng xuyên quốc gia. App quản lý sử dụng thuật toán đám mây, điều này giúp cho việc đăng nhập hay sử dụng, lưu trữ phần mềm dễ dàng hơn. Khi ấy việc theo dõi các đơn hàng từ quốc gia khác cũng không bị gặp khó khăn.

Phần mềm còn để việc ship hàng nội địa hay quốc tế được thuận lợi. Mọi quy trình đều được đơn giản hoá. Tính năng sắp xếp lịch trình, gợi ý cho việc điều phối không để chủ doanh nghiệp gặp tình trạng hàng bị ùn tắc, xe vận chuyển bị trùng lịch dẫn đến delay hay thay đổi cả chuỗi. Các tài xế hay đơn vị thứ ba cũng dễ dàng được quản lý hơn.

Ngoài ra, app cũng sẽ báo cáo về kho hàng, tình trạng đơn, thứ tự của khách hàng, ngày giờ nhập – xuất hàng cũng như tình trạng các xe vận chuyển. Mọi vấn đề mà một doanh nghiệp logistics cần quan tâm đều được xử lý bằng phần mềm quản lý vận tải.

Lợi ích cho khách hàng

Khi làm việc với khách hàng hay còn gọi là các chủ hàng, họ sẽ luôn mong muốn bám sát đơn hàng của mình. Đôi lúc việc này sẽ gây khó khăn khi chủ doanh nghiệp liên tục phải cập nhật tình hình cho khách bằng cách truyền thống. Các lỗi giao tiếp và khiến khách hàng hiểu sai ý hoặc không hiểu hết ý cũng thường xuyên diễn ra. Điều này gây trở ngại cho việc cộng tác lâu dài.

Vì thế nên khi sử dụng app quản lý, các khách hàng có thể chủ động theo dõi tình trạng đơn hàng của họ. Hay ít nhất doanh nghiệp cũng có một bản báo cáo đầy đủ và chính xác để cập nhật cho khách hàng.

Các vấn đề về chi phí vận tải và cơ sở vật chất cũng sẽ được theo dõi. Từ đó khách hàng sẽ có cơ sở đánh giá về hiệu quả công việc mà doanh nghiệp mang lại. Các đối tác bên thứ ba cũng sẽ được đánh giá hiệu suất để cân nhắc về việc hợp tác dài lâu.

Lợi ích cho bên hậu cần thứ 3 (3PL)

Doanh nghiệp 3PL hay còn gọi là “Hậu cần bên thứ 3” (Third Party Logistics). Trong hoạt động vận tải thì đây là khái niệm hay gặp và các doanh nghiệp chính cũng sẽ hay hợp tác với các 3PL.

Làm việc với các bên thứ ba thường diễn ra khi công việc liên quan đến chuyên môn hoá. Ví dụ như vận chuyển một lô hàng bằng đường tàu thuỷ hay máy bay, bạn cần những doanh nghiệp 3PL chuyên môn để xử lý vấn đề này.

Cũng tương tự như các lợi ích cho các bên phía trên. Lợi ích về hướng 3PL chính là giúp các doanh nghiệp này minh bạch được các hoạt động của minh. Tiến trình đơn hàng cũng được cập nhật sớm nhất và liên tục. Từ đó sẽ ghi nhận được hiệu quả kinh doanh.

Ngoài ra, app quản lý cũng giúp các 3PL kiểm soát được nhân lực, trang thiết bị và lộ trình. Các 3PL có thể thúc đẩy tăng doanh thu trong việc khai thác vòng xe bởi phần mềm quản lý này.

Đó là toàn bộ lợi ích dành cho hoạt động các bên trong logistics. Tiếp theo bài viết sẽ giới thiệu các tính năng cụ thể của phần mềm sử dụng trong ngành này.

Những tính năng của phần mềm quản lý logistics

Sau đây là một số tính năng nổi bật của một phần mềm logistics. Tuy nhiên tuỳ vào đặc tính của mỗi doanh nghiệp mà các phần mềm được thiết kế sao cho phù hợp. Các tiêu chí sau mang giá trị tham khảo. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn và được tư vấn về thiết kế phần mềm quản lý theo yêu cầu hãy liên hệ với Mona Media trực tiếp tại hotline: 1900 636 648 hoặc Email: [email protected].

Tính năng vận đơn từ nước ngoài về Việt Nam

Ưu điểm lớn của phần mềm chính là vận đơn quốc tế. Việc lưu thông hàng hoá ra vào Việt Nam đã phổ biến từ trước đến nay. Tuy vậy các hình thức đôi lúc vẫn còn thô sơ ví dụ như xách tay, đặt mua trước hàng từ nước ngoài và đợi một khoảng thời gian dài mới về Việt Nam. Do các doanh nghiệp nước ngoài cần gom đủ số lượng rồi mới ship một lần qua.

Nhìn chung thì ít doanh nghiệp nào có hệ thống công nghệ xử lý. Tuy nhiên điều đó đã không còn là khó khăn đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.

Khi doanh nghiệp sở hữu app quản lý vận tải tức đã chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình. Việc sắp xếp, nắm quy trình khi gửi và nhận hàng quốc tế được đơn giản hơn. Điều này thúc đẩy hiệu quả kinh doanh cao. Nhất là những doanh nghiệp nhập hàng ngoại về để mua bán.

Theo dõi tình trạng đơn hàng

Sau khi xử lý toàn bộ giấy tờ và văn bản cần thiết, bạn chỉ cần chờ đơn hàng được vận chuyển. Tuy vậy đó là một quá trình của khâu khác mà rất khó để bạn theo dõi sát sao.

Phần mềm này không chỉ để bạn sắp xếp cho lịch trình và đơn hàng mà còn giúp bạn theo dõi tiến độ. Bên cạnh đó, phía đối tác cũng sẽ cập nhật kịp thời đến bạn nếu đơn hàng có sự thay đổi. Qua việc theo dõi tình trạng đơn hàng bạn sẽ kiểm soát được đội xe và cả kho hàng. Giúp chuỗi cung ứng hoạt động thuận lợi.

Thống kê các số liệu

Toàn bộ số liệu đều được thống kê lại, bạn chỉ việc kiểm tra. Các số liệu từ số lượng đơn hàng để bạn theo dõi. Chi phí, doanh thu cũng sẽ được ghi nhận lại. Bao gồm cả số lượng xe, đội xe.

Khi toàn bộ hoạt động đều được thống kê dưới dạng số liệu doanh nghiệp sẽ đánh giá được tình hình kinh doanh. Số lượng nhân lực mà mình có. Từ đó doanh nghiệp có thể lập chiến lược, kế hoạch để thúc đẩy tăng trưởng hơn nữa.

Không những vậy, công tác kế toán cũng được hỗ trợ thực hiện tốt hơn. Các doanh thu, chi phí được thống kê lại và công việc kế toán được đơn giản hoá. Giúp các kế toán không mất nhiều thời gian kiểm tra tài liệu, giảm tình trạng sai sót.

Nắm bắt quy trình logistics đơn giản

Đây là tính năng mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Khối lượng công việc và độ phức tạp của logistics đôi lúc sẽ gây khó khăn cho người quản lý. Khi sở hữu app logistics, mọi quy trình đều được thiết kế đơn giản dễ dàng sử dụng, tối ưu công việc.

Mọi quy trình được báo cáo và hiển thị rõ ràng. Các nhân viên cũng sẽ nắm rõ tình trạng đơn hàng và quy trình. Nếu có bất kỳ trục trặc xảy ra, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định được vấn đề ở khâu nào và nhanh chóng xử lý.

Lập trình phần mềm quản lý vận tải tại Mona Media

Khi sử dụng dịch vụ lập trình phần mềm quản lý vận tải phải đáp ứng đủ các tiêu chí sau:

• Phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
• Sử dụng đa nền tảng và phương tiện.
• Công nghệ cải tiến và cập nhật liên tục.

Mona Media chính là một trong những công ty lập trình đảm bảo được ba yếu tố đó. Hơn thế nữa, công ty lập trình phần mềm Mona Media còn sở hữu lực lượng nhân sự có chuyên môn cao. Những dự án của chúng tôi luôn hoàn chỉnh và tối ưu. Các khách hàng của Mona Media đánh giá tốt về những hoạt động hợp tác. Mona Media cung cấp dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý logistics tốt nhất với chi phí hợp lý. Tìm hiểu về điểm nổi bật khi sử dụng dịch vụ thiết kế app quản lý vận tải tại Mona Media.

Phần mềm web-app sử dụng được đa nền tảng

App quản lý vận tải được thiết kế theo dạng web-app, tức sử dụng thuật toán đám mây. Dạng thiết kế này giúp người dùng thuận tiện đăng nhập vào hệ thống dù sử dụng bất kỳ phương tiện nào. Không chỉ hoạt động tốt trên website, màn hình desktop mà còn ứng dụng và giao diện trên điện thoại.

Dù đang ở đâu, bất cứ khi nào đều có thể thực hiện việc quản lý.

Công nghệ cập nhật và nghiên cứu xu hướng người dùng

Sử dụng những công nghệ cải tiến nhất. Kết hợp nghiên cứu, phân tích về cả hoạt động doanh nghiệp và xu hướng người dùng.

Thiết kế app chuẩn UX còn hỗ trợ doanh nghiệp gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. Thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Phần mềm thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp

Không chỉ được thiết kế riêng một ứng dụng cho phù hợp với hoạt động của mình. Mà với việc được tạo ra bởi một đội ngũ am hiểu về ngành nghề, về hoạt động doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ được sở hữu phần mềm quản lý hoàn toàn thuần Việt phù hợp với nhu cầu người Việt.

Tổng kết

Như vậy để hoạt động kinh doanh hiệu quả, đặc biệt là trong ngành vận tải. Việc có một phần mềm quản lý logistics là cần thiết. Bởi không chỉ giúp cho bộ máy hoạt động thuận lợi. Đơn giản hoá các quy trình mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Thúc đẩy doanh thu và đánh giá hoạt động.

Đây cũng là yếu tố giúp các doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh. Phát triển lớn mạnh hơn trong tương lai khi mọi hoạt động đều được quản lý số hoá.