I. TỔNG QUAN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN/RESORT BRAVO PMS

Giải pháp phần mềm quản lý Khách sạn/ Resort theo dạng đơn vị cơ sở BRAVO PMS được thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở”, kết hợp sức sáng tạo giữa “công nghệ lập trình” và “hệ thống quy trình quản lý luân chuyển chứng từ” cũng như “các kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ”. Với nhiều tính năng nổi bật, tối ưu hóa, liên kết dữ liệu chặt chẽ giữa các phòng ban từ Sales – FO – HK – F&B… đến BO, nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị, thích hợp đáp ứng tốt các yêu cầu hiện tại và cả tương lai cho Khách sạn/ Resort quy mô từ 3 đến 5 sao.

II. BÀI TOÁN QUẢN LÝ CỦA KHÁCH SẠN/ RESORT

Tùy thuộc vào từng đơn vị cụ thể mà những bài toán, yêu cầu nghiệp vụ cụ thể sẽ khác nhau. Tuy nhiên, với đặc điểm đặc trưng của ngành và quy trình hoạt động phổ biến, những bài toán đặc trưng chung của các đơn vị Khách sạn/ Resort là:

1. Chứng từ và luồng thông tin được luân chuyển theo sơ đồ cơ bản sau:

(1) Bộ phận kinh doanh nhận các đặt phòng, đặt dịch vụ 

(2) Bộ phận kinh doanh chuyển các đặt phòng, dịch vụ về bộ phận lễ tân. Tại đây, nhân viên lễ tân thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in, cập nhật hồ sơ khách ở

(3) Trong thời gian khách lưu trú phát sinh các chi phí (nhà hàng, spa, minibar, buồng phòng). Khách thanh toán trực tiếp tại outlet hoặc chuyển bill về phòng

(4) Kiểm toán đêm cuối ngày sẽ thực hiện kiểm tra và rà soát lại hết các đặt phòng

(5) Bộ phận thu ngân theo dõi chính xác tất cả những dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong quá trình lưu trú tại khách sạn, làm cơ sở để thực hiện thanh toán nhanh chóng

(6) Thu ngân chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán

(7) Các bộ phận khác (Spa, nhà hàng, buồng phòng, hội thảo) liên kết với kế toán qua chứng từ “Phiếu xuất kho”

(8) Các bộ phận “Quản lý vật tư” và cụm “Văn phòng” liên kết với tất cả các bộ phận. Đồng thời sẽ liên kết và chuyển các chi phí về bộ phận kế toán

(9) Bộ phận kế toán kết nối dữ liệu hữu cơ với các phân hệ khác. Là trung tâm cập nhật, xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí cũng như tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị

(10) Bộ phận chăm sóc khách hàng

2.    Phần mềm cần đưa ra được những cảnh báo thường xuyên liên quan đến các tình trạng phòng cũng như tình trạng của các dịch vụ đặc trưng của Khách sạn/ Resort. Đồng thời có khả năng truy vấn ngược lại các thông tin có trong báo cáo để xử lý kịp thời các vấn đề bất ổn.

3.    Với đặc thù là việc vận hành và quản lý kết hợp với nhiều thiết bị ngoại vi như: tổng đài điện thoại, máy chấm công, chìa khóa từ, hộc tiền, máy đọc passport…Phần mềm quản lý Khách sạn/Resort cần kết nối được cùng với hệ thống này để tạo thể thống nhất tạo thuận lợi và hiệu quả cho quản lý.

4.    Phân quyền nhập liệu và thao tác trên phần mềm. Kiểm soát được các hoạt động của nhân viên thông qua các thao tác trên phần mềm.

5.    Kiểm soát, tổng hợp được tình hình sử dụng phòng và các dịch vụ khác sau mỗi ngày để có điều chỉnh, phân phối cụ thể cho từng dịch vụ của Khách sạn/ Resort.

6.    Lên báo cáo đáp ứng được nhu cầu quản trị của Khách sạn/ Resort.