Quản lý rủi ro chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
Quản lý rủi ro chất lượng theo ISO giúp các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và mở ra nhiều cơ hội phát triển.
QUẢN LÝ RỦI RO CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ?
Quản lý rủi ro chất lượng được hiểu là việc xem xét, nhận diện, đánh giá, quản lý và có hành động ứng phó với những yếu tố có thể gây ra các kết quả khác so với dự tính ban đầu. Kết quả này có thể theo hướng tích cực hoặc tiêu cực. Kết quả theo hướng tiêu cực gọi là “Rủi ro”, kết quả theo hướng tích cực gọi là “Cơ hội”.
CÁC TIÊU CHUẨN ISO YÊU CẦU QUẢN LÝ RỦI RO CHẤT LƯỢNG
Một số tiêu chuẩn ISO yêu cầu các tổ chức, doanh nghiệp khi áp dụng phải thực hiện quản lý chất lượng bao gồm:
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (Hệ thống quản lý chất lượng)
- Tiêu chuẩn ISO 13485:2016 (Hệ thống quản lý chất lượng dành cho trang thiết bị y tế)
- Tiêu chuẩn ISO 17025:2017 (Hệ thống quản lý chất lượng cho phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn)
- Tiêu chuẩn ISO 22000:2018 (Hệ thống quản lý chất lượng an toàn thực phẩm)
- …
CÁC TÌNH HUỐNG CẦN XEM XÉT RỦI RO VÀ CƠ HỘI
- Các cuộc họp chiến lược
- Đánh giá của Ban lãnh đạo
- Đánh giá nội bộ
- Các cuộc họp khác nhau về chất lượng
- Các cuộc họp để thiết lập các mục tiêu chất lượng
- Các giai đoạn lập kế hoạch cho việc thiết kế và phát triển sản phẩm, dịch vụ mới
- Các giai đoạn lập kế hoạch cho các quy trình sản xuất
MỘT SỐ LƯU Ý KHI QUẢN LÝ RỦI RO CHẤT LƯỢNG
- Hiểu bản chất của rủi ro
- Sử dụng các phương pháp tiếp cận giảm thiểu rủi ro đã được thiết lập làm cơ sở cho quá trình hành động ứng phó
- Hành động phải dựa trên tác động có thể xảy ra đối với sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ hoặc đối với sự hài lòng của khách hàng
- Đảm bảo kết hợp hành động vào hệ thống quản lý chất lượng và cả các quá trình của nó, nếu thích hợp
- Tận dụng tư duy dựa trên rủi ro để phát triển văn hóa chủ động và phòng ngừa
- Tập trung làm mọi thứ tốt hơn và cải thiện quy trình thực hiện công việc
- Quyết định phương pháp hoặc công cụ quản lý rủi ro nào sẽ sử dụng và nhớ rằng những phương pháp hoặc công cụ này có thể khác nhau giữa các quy trình.
- Áp dụng cách tiếp cận dựa trên rủi ro cho các quá trình cần thiết trong Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức
LƯU ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO VÀ CƠ HỘI
Bước 1: Phân tích bối cảnh
Bối cảnh bên ngoài bao gồm các thông tin sau:
- Môi trường pháp lý bao gồm chính sách pháp luật nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan đến hoạt động của cơ quan và các lĩnh vực, quá trình nằm trong phạm vi áp dụng hệ thống.
- Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội trong và ngoài nước, tại tỉnh, thành phố hoặc địa phương.
- Sự đổi mới trong hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin, các phương pháp cải cách hành chính của các cơ quan cùng cấp ở các tỉnh, địa phương khác hoặc trong tỉnh, địa phương mình.
- Sự tác động của các vấn đề có liên quan khác bên ngoài.
Bối cảnh bên trong nội bộ bao gồm các thông tin sau:
- Kết quả hoạt động trong nội bộ cơ quan, có thể bao gồm: cơ cấu tổ chức, phân công chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn, sự phối kết hợp từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, liên phòng, bộ phận, những vấn đề bất cập nổi bật… tác động vào các quá trình, hoạt động, hiệu quả công việc.
- Sự đầy đủ của các nguồn lực bao gồm (nhân lực, vật lực, tài lực). – Tình hình văn hóa công sở. – Tri thức của nguồn nhân lực (cán bộ, công chức, viên chức, người lao động).
- Các quá trình của HTQLCL
Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm:
- Các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. – Sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên, cơ quan chủ quản, chính quyền địa phương.
- Các yêu cầu của các cơ quan phối hợp trong giải quyết công việc, giải quyết thủ tục hành chính.
Bước 2: Nhận diện rủi ro
Cần xác định các rủi ro mà có tác động bất lợi, tiêu cực, không mong muốn ảnh hưởng đến:
- Định hướng chiến lược phát triển HTQLCL
- Mục đích của HTQLCL
- Các kết quả dự kiến của HTQLCL
- Sự phù hợp của kết quả hoạt động
Kết quả nhận diện sẽ được ghi nhận vào Bảng nhận diện, đánh giá, giải quyết rủi ro và cơ hội mẫu theo biểu mẫu đã thống nhất và việc mô tả rủi ro phải đảm bảo các nội dung sau đây:
- Bản chất của rủi ro
- Nguyên nhân và tác động tiêu cực của chúng; Với các rủi ro có tác động tích cực có thể dẫn đến cơ hội thì ghi vào mục CƠ HỘI
- Không nên mô tả như một quá trình, một biện pháp kiểm soát tiêu cực hoặc một hoạt động kiểm soát không xảy ra
Bước 3: Đánh giá rủi ro
Rủi ro được đo bằng công thức: R (Risk – Rủi ro) = P (Probability – Khả năng xảy ra) x S (Severity – Hậu quả nếu xảy ra)
Đánh giá rủi ro nhằm xác lập mức độ ưu tiên giải quyết các rủi ro quan trọng và chỉ ra các cơ hội cho việc cải tiến đối với các hoạt động hiện tại. Đánh giá rủi ro giúp thấu hiểu các rủi ro cố hữu từ bối cảnh thực tế và kết nối tới các mục tiêu, các chiến lược và các quá trình của HTQLCL.
Tiêu chí đánh giá Khả năng xảy ra (P):
Phân loại
Định nghĩa
Điểm
Hiếm khi xảy ra
Hầu như không bao giờ xảy ra hoặc có thể xảy ra trong trường hợp hy hữu
1
Ít khả năng xảy ra
Xảy ra 1 lần trong nhiều năm
2
Có khả năng xảy ra
Có thể xảy ra 1 lần trong 1 năm
3
Nhiều khả năng xảy ra
Xảy ra nhiều lần trong 1 năm
4
Chắc chắn xảy ra
Đã từng xảy ra thường xuyên trong năm/quý/tháng
5
Tiêu chí đánh giá Hậu quả xảy ra (S)
Phân loại
Định nghĩa
Điểm
Không đáng kể
Tác động không nhìn thấy
1
Nhẹ
Có tác động những dễ khắc phục
2
Vừa phải
Tác động dễ nhận thấy hoặc khiến một số mục tiêu nhỏ không đạt
3
Nghiêm trọng
Tác động mạnh tới tổ chức hoặc khiến mục tiêu chính khồng đạt
4
Rất nghiêm trọng
Có thể dừng hoạt động, quá trình
5
Phân loại rủi ro:
- Từ 01 – 10 điểm: rủi ro thấp
- Từ 10 – 15 điểm: rủi ro cao
- Từ 16 – 25 điểm: rủi ro rất cao
Bước 4: Nhận diện cơ hội
Nhận diện cơ hội là nhận diện các rủi ro mà có tác động có lợi, tích cực ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của HTQLCL.
Bước 5: Giải quyết rủi ro và cơ hội
Các biện pháp giải quyết rủi ro và cơ hội bao gồm:
- Đưa ra các hành động để giảm thiểu các tác động tiêu cực, bất lợi, không mong muốn ảnh hưởng đến khả năng cơ quan đạt được các định hướng chiến lược, mục đích, mục tiêu và các kết quả dự kiến của HTQLCL
- Đưa ra các hành động để thúc đẩy các tác động tích cực, có lợi để đạt được các định hướng chiến lược, mục đích, mục tiêu và các kết quả dự kiến của HTQLCL
Cụ thể:
Biện pháp
Mô tả
Né tránh rủi ro
Không thực hiện các hoạt động gây ra rủi ro
Chọn 1 hành động khắc phục thay thế
Chọn một phương pháp hoặc quá trình kém rủi ro hơn
Chấp nhận rủi ro
Khi các hành động kiểm soát không khả thi
Khi các biện pháp kiểm soát áp dụng đòi hỏi chi phí nhiều hơn lợi ích
Khi rủi ro nằm trong khả năng chịu được của tổ chức
Khi rủi ro mang lại một cơ hội nào đó
Giảm thiểu rủi ro
Khi mà việc chấm dứt tốn nhiều thời gian và chi phí
Giảm thiểu ở đây là giảm khả năng xảy ra và giảm thiểu hậu quả
Tăng khả năng phát hiện nguyên nhân và hậu quả
Chia sẻ rủi ro
Chuyển giao rủi roc ho một bên thứ ba (Ví dụ: Công ty bảo hiểm,…)
Loại bỏ rủi ro
Chấm dứt nguồn phát sinh rủi ro
Bước 6: Đánh giá hiệu lực của hành động giải quyết
Sau khi đã lựa chọn và thực hiện biện pháp ứng phó với rủi ro và cơ hội, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kết quả thực hiện để xem mức độ hoàn thành cũng như hiệu quả của những hành động này.
FORM MẪU ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Xây dựng biểu mẫu đánh giá rủi ro cho doanh nghiệp
Form mẫu đánh giá rủi ro
STT
Quá trình
Mối nguy chất lượng
Rủi ro chất lượng
Cơ hộI
Mức độ rủi ro
Biện pháp giải quyết rủi ro (X)
A1 – Tránh rủi ro
A2 – Chấp nhận rủi ro để tìm kiếm cơ hội
A3 – Loại bỏ nguồn gốc của rủi ro
A4 – Thay đổi khả năng xảy ra hoặc nhận hậu quả
A5 – Chia sẻ rủi ro
A8 – Giữ lại rủi ro (Có quyết định của người có thẩm quyền)
Mô tả biện pháp kiểm soát
Tài liệu liên quan
A1
A2
A3
A4
A5
A6
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
————————————————————————————————————————————————————————————————–
Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu xây dựng Hệ thống quản lý rủi ro chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo thông tin dưới đây:
- Số hotline:
0969.555.610 / 0914.791.188
- Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
- Email:
- Website:
