Tất cả những điều cần biết về tổ chức sự kiện MICE (Cập nhật 2020)

Tổ chức sự kiện MICE đang trở thành một xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Trong bài viết này, mời bạn cùng FS Event khám phá những điều cần biết về loại hình sự kiện này.

Tổ chức sự kiện MICE là gì?

MICE là gì? Đây là một loại hình tổ chức sự kiện tương đối mới mẻ tại Việt Nam. MICE là từ viết tắt tiếng anh của “Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions“ (Hội họp, khen thưởng, hội nghị/ hội thảo, hội chợ triển lãm). Có thể hiểu một cách đơn giản MICE là sự kết hợp giữa du lịch và tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức dành cho nhóm nhân viên hoặc khách hàng/ đối tác.

Xu hướng tổ chức sự kiện MICE

Những năm gần đây, hình thức tổ chức sự kiện kết hợp với du lịch đang ngày càng trở nên phổ biến và được ưa chuộng trên toàn thế giới. Đặc biệt tại những điểm đến du lịch mới nổi như Singapore, Việt Nam, Thái Lan, … đây là loại hình kinh doanh tiềm năng và còn nhiều dư địa để khai phá.

Theo một nghiên cứu từ Allied Market Research, thị trường du lịch MICE toàn cầu được dự báo sẽ mang lại doanh thu 1.439 tỷ đô la vào năm 2025, hứa hẹn mang đến cơ hội khổng lồ cho những doanh nghiệp có khả năng nắm bắt.

Tại Việt Nam, với lợi thế có nhiều điểm đến du lịch hấp dẫn cùng cơ sở hạ tầng đang được chú trọng đầu tư, đây sẽ là một ngách thị trường đầy hấp dẫn đang chờ được khai phá.

Quy trình tổ chức sự kiện MICE

1. Xác định các yêu cầu tổ chức 

Ở bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện MICE, cần xác định được mục đích và mục tiêu cần đạt được cũng như loại hình sự kiện cần tổ chức. Đó có thể là sự kiện hội nghị khách hàng, hội thảo, year end party, … Tùy vào loại hình sự kiện cần tổ chức để lựa chọn địa điểm cho phù hợp.

Bên cạnh đó, dự trù ngân sách cũng là một vấn đề cần được xem xét. Dựa trên ngân sách, nhà tổ chức sẽ quyết định chọn lựa địa điểm tổ chức trong hay ngoài nước, resort 4 sao hay 5 sao, phương án di chuyển (máy bay, ô tô…).

2. Lên danh sách địa điểm tổ chức phù hợp

Từ ngân sách và mục tiêu đề ra, nhà tổ chức sẽ lên một danh sách các địa điểm phù hợp nhất với các tiêu chí đã đề ra. Địa điểm tổ chức sự kiện MICE thường là các điểm du lịch lớn, nổi tiếng và có cơ sở hạ tầng tương đối hoàn chỉnh.

Trong nước, bạn có thể lựa chọn các resort ở Phú Quốc, Nha Trang, Đà Nẵng, Hội An, Vũng Tàu, … Ở nước ngoài, đặc biệt là với các hội nghị, hội thảo quốc tế của các tập đoàn, công ty đa quốc gia thì Singapore, Hàn Quốc, Đài Loan, Thái Lan, … là những địa điểm thường được lựa chọn để tổ chức.

3. Khảo sát & lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện MICE

Đây là một bước cực kì quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện MICE. Sau khi lập được danh sách những địa điểm tổ chức, cần nghiên cứu thông tin và chọn ra một hoặc một số địa điểm tiềm năng để bắt đầu tiến hành khảo sát địa điểm.

Đặc biệt với các sự kiện ở nước ngoài, còn liên quan đến các vấn đề về xuất nhập cảnh, quy định tại quốc gia được chọn để tổ chức sự kiện MICE. Do đó, nhà tổ chức cần khảo sát kỹ lưỡng, làm việc với các bên liên quan và lựa chọn đại điểm một cách cẩn thận.

4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện MICE

Dựa trên thông tin nghiên cứu và dữ liệu khảo sát, nhà tổ chức bắt đầu phác thảo kế hoạch tổ chức sơ bộ. Thông thường, các hoạt động MICE sẽ bao gồm các hạng mục hội thảo chuyên môn hoặc họp nội bộ, team building, gala dinner, tour tham quan… Các hạng mục của sự kiện cần được sắp xếp và bố trí hợp lý, cân bằng, tạo sự thoải mái và hứng thú cho người tham dự.

Sau khi kế hoạch sơ bộ được thông qua thì bắt tay vào lập kế hoạch chi tiết với các nhân sự đã được thảo luận và sắp xếp sao cho tối ưu.

5. Sắp xếp nhân sự phụ trách & điều phối

Sau khi đã lập được kế hoạch, bước tiếp theo cần làm là bố trí nhân sự phụ trách các hạng mục sự kiện. Do có rất nhiều hoạt động nên việc bố trí nhân sự là vô cùng quan trọng. Từ việc lo đưa đón (bằng xe ô tô, hoặc đưa đón tại sân bay), check in tại khách sạn, ăn tại nhà hàng, hướng dẫn viên tham quan, nhân sự tổ chức team building, gala dinner…

6. Làm việc với nhà cung cấp & triển khai các hạng mục chi tiết

Căn cứ vào kế hoạch chi tiết, đội ngũ tổ chức sẽ tiến hành triển khai các hạng mục và theo dõi theo timeline để đảm bảo các hoạt động được vận hành theo đúng kế hoạch.

Do tính chất sự kiện MICE thường có quy mô tương đối lớn nên nhà tổ chức sẽ làm việc với hàng loạt các đơn vị cung ứng cho sự kiện, bao gồm: di chuyển, lưu trú, điểm đến tham quan, F&B, tổ chức sự kiện, …

7. Điều phối các hoạt động theo lịch trình sự kiện

Để sự kiện MICE diễn ra được thành công, đội ngũ tổ chức cần phải giải quyết một khối lượng lớn công việc trong khoảng thời gian ngắn. Từ khâu chuẩn bị cho sự kiện đến việc vận hành và điều phối sự kiện theo lịch trình.

Khi tổ chức, cũng cần chuẩn bị trước các phương án dự phòng và xử lý rủi ro trong sự kiện để hạn chế tối đa những sự cố bất ngờ. Bên cạnh đó, đội ngũ tổ chức cũng cần có sự năng động và linh hoạt, cũng như kinh nghiệm nhất định để xử lý ngay khi có sự cố xảy ra.

8. Tổng kết, đánh giá kết quả

Sau khi sự kiện diễn ra, ban tổ chức cần tiến hành họp để rà soát, đánh giá lại kết quả đã đạt được so với các mục tiêu ban đầu đã đề ra. Việc đánh giá nên dựa trên những số liệu cụ thể hoặc các KPIs đã đặt ra trong kế hoạch, không nên chỉ dựa trên các cảm nhận chủ quan. Từ đó, góp ý và rút kinh nghiệm trong khâu tổ chức.

Để có một sự kiện thành công và ấn tượng

Không bó hẹp trong những không gian sự kiện quá quen thuộc và nhàm chán, tổ chức sự kiện MICE mang đến làn gió mới không chỉ cho ngành sự kiện mà cả ngành du lịch. Việc liên tục thay đổi điểm đến và thiết kế chương trình sự kiện tạo nên sự mới lạ và háo hứng khi tham dự các sự kiện của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện MICE đòi hỏi rất nhiều nỗ lực và kinh nghiệm từ đội ngũ tổ chức. Doanh nghiệp nên lựa chọn các agency chuyên về tổ chức sự kiện hoặc du lịch để sự kiện đạt hiệu quả tốt nhất.

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cùng đội ngũ chuyên gia năng động, giỏi nghề, FS Event sẽ là sự lựa chọn tối ưu dành cho sự kiện của doanh nghiệp. Việc thiết kế và tổ chức một sự kiện ấn tượng và độc đáo sẽ đơn giản hơn bao giờ hết, bạn chỉ cần liên hệ hotline 0353 357 775 và FS Event sẽ giúp bạn hoàn thành phần còn lại.

 Thành Công