KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI – ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN – Studocu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

MÔN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP

ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI

GIẢNG VIÊN: THẠC SĨ ĐỖ THU HIỀN

NHÓM 3

Năm 2021

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 3

TÊN

MÃ SINH VIÊN

NGUYỄN THU HƯƠNG (nhóm trưởng)

20031604

NGUYỄN THU THÀNH

20031636

DOÃN ANH THƯ

20031645

LƯU THỊ TUYẾT

20031656

LÝ HOÀI THƯƠNG

20031646

ĐINH THỊ KIM NGÂN

20031621

TRẦN TRỌNG HIẾU

20030162

TRẦN THỊ DUYÊN

20031579

I. Khái quát chung về giao tiếp:

1. Khái niệm:

Giao tiếp là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.1 (<>)Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin diễn ra giữa hai người. Quá trình đó đem lại sự thay đổi hành vi cho cả hai phía.

Kỹ năng giao tiếp là những công cụ mà chúng ta sử dụng để loại bỏ những rào cản để đạt được hiệu quả giao tiếp.2 (<>)

Giao tiếp là quá trình hình thành và phát triển sự tiếp xúc giữa người với người, được phát sinh từ nhu cầu hoạt động chung, bao gồm sự trao đổi thông tin, xây dựng chiếc lược tương tác, thống nhất tri giác và tìm hiểu người khác nhằm đạt được mục đích nào đó. 3 (<>)

Kỹ năng giao tiếp là một tập hợp những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả, thuyết phục hơn khi áp dụng thuần thục kỹ năng giao tiếp.

2. Lợi ích của kỹ năng giao tiếp tốt

Dễ dàng thuyết phục và đàm phán

Cuộc sống luôn được diễn ra và mỗi ngày chúng ta đều phải sử dụng giao tiếp để có thể đạt được mục đích nào đó. Khi sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt, chúng ta sẽ ứng xử với các tình huống xảy ra xung quanh với sự khéo léo và tế nhị.

1 ThS. Chu Văn Đức (2005). Giáo trình Kỹỹ năng giao tiếếp, Nhà xuấất bản Hà Nội, Hà Nội. 2 TS. Nguyễnễ Thị Thanh Vấn (2019). Kỹỹ năng giao tiếếp, Viện nghiễn cứu kinh tễấ ứng dụng bộ môn kyễ năng mễềm. 3 PGS.TS. Huỳnh Văn Sơn (2016). Giáo trình kĩ năng giao tễấp, Đại học Sư phạm Thành phôấ Hôề Chí Minh, TP.Hôề Chí Minh.

Kết nối với các mối quan hệ

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là một sợi dây liên kết giữa người và người. Không những thế, ngày nay con người sử dụng kỹ năng giao tiếp làm một công cụ để điều khiển mọi thứ xung quanh. Con người có thể liên kết giữa người và vật và làm chủ mọi thứ thông qua giao tiếp.

Thúc đẩy xây dựng đội ngũ

Với khả năng giao tiếp được cải thiện, các thành viên trong nhóm sẽ đoàn kết hơn. Sẽ không có một thành viên nào cảm thấy một mình họ phải gánh vác cả nhóm. Sự phân công lao động này sẽ thúc đẩy những cảm giác tích cực và mối quan hệ giữa những thành viên với nhau, giúp cải thiện tinh thần và kinh nghiệm làm việc.

Cải thiện năng suất:

Khi các thành viên trong nhóm hiểu được vai trò của họ, vai trò của những người khác và kỳ vọng của bạn, họ có thể tập trung vào công việc của họ nhiều hơn là những vấn đề khác ở nơi làm việc. Khi giao tiếp hiệu quả, xung đột được giải quyết rất nhanh, nhân viên có thể quản lý khối lượng công việc tốt hơn và giảm thiểu sự phân tâm. Lợi ích này đưa đến năng suất làm việc tuyệt vời cho bạn và cả những thành viên trong nhóm

3. Những nghiên cứu đã có:

II. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp với cấp dưới

Đối với nhà lãnh đạo quản lý, giao tiếp là một nhiệm vụ, một nội dung của công tác lãnh đạo, quản lý, trong đó họ không đơn giản chỉ là một bên tham gia mà có trách nhiệm tổ chức quá trình đó. Giao tiếp là công cụ để họ thực hiện vai trò lãnh đạo, quản lý của mình. Tất cả các hoạt động như lập kế hoạch, tổ chức kế hoạch, đánh giá việc thực hiện kế hoạch, nhà lãnh đạo, quản lý đều phải thực hiện thông qua giao tiếp. Giao tiếp là công cụ giúp cấp trên ảnh hưởng đến cấp dưới nên kỹ năng giao tiếp có vai trò rất quan trọng.

1. Tạo sự gắn bó giữa cấp trên và cấp dưới

Kỹ năng giao tiếp tốt với cấp dưới sẽ tạo sự gắn bó giữa cấp trên và cấp dưới góp phần hoàn thiện nhân cách, nâng cao uy tín, phong cách người lãnh đạo. Đồng thời qua đó hình thành kỹ năng kỹ xảo, nghệ thuật ứng xử trong công tác lãnh đạo, quản lý. Tạo sự đồng thuận, hứng khởi trong công việc, tăng cường hợp tác của cấp dưới, từ đó sức mạnh của doanh nghiệp sẽ tăng gấp nhiều lần. Giúp nhân viên có thái độ yên tâm công tác, đạt sự cân bằng công việc và cuộc sống mà không mang stress về nhà, luôn vui vẻ làm việc. Bên cạnh đó còn làm đẹp thêm hình tượng của doanh nghiệp, khi toàn thể doanh nghiệp đã đạt được sự đồng thuận về cách giao tiếp ứng xử, sức mạnh mềm của doanh nghiệp tăng lên mạnh mẽ. Đây chính là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển.

2. Dễ dàng đạt được mục tiêu trong giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp giúp nhà lãnh đạo, quản lý đạt được mục tiêu trao đổi hoặc tiếp nhận thông tin về những vấn đề của tổ chức mình một cách đầy đủ nhất. Vận dụng kỹ năng giao tiếp của cấp trên giúp đạt hiệu quả cao khi động viên, thuyết phục cấp dưới hướng về một mục đích, một nhận thức hay một thỏa thuận chung.

3. Tạo mỗi quan hệ thân thiết với cấp dưới

Kỹ năng giao tiếp giúp cấp trên tạo ra sự tin tưởng, sự ảnh hưởng đối với cấp dưới. Từ việc xây dựng quyết định đến tổ chức, đánh giá việc thực hiện quyết định, cấp trên phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp. Thông qua kỹ năng giao tiếp, cấp trên có phương thức truyền đạt hiệu quả, là công cụ quan trọng trong lãnh đạo, quản lý, vì lãnh đạo là việc đạt được mục tiêu đã định thông qua người khác. Để lãnh đạo, quản lý được cấp dưới thì cấp trên phải tạo lập các mối quan hệ, sự ảnh hưởng nhất định với cấp dưới để họ tin, hợp tác, tôn trọng, ủng hộ mình.

4. Thể hiện tốt khả năng lãnh đạo

Nhà lãnh đạo phải có một kỹ năng giao tiếp tốt, vì điều đó sẽ bộc lộ được khả năng nhiều mặt của nhà lãnh đạo và có ảnh hưởng không nhỏ tới sự thành công của công ty. Muốn thuyết phục được nhân viên tin mình, theo mình, nhà lãnh đạo phải biết cách truyền đạt thông tin. Muốn thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nhà lãnh đạo phải biết cách khuyến khích, động viên, hay muốn có các bản hợp đồng, nhà lãnh đạo cũng phải biết cách thương thuyết.

5. Dễ dàng điều khiển nhân viên cấp dưới

Giao tiếp hiệu quả cho phép các nhà quản lý đưa ra những hướng dẫn dễ hiểu cho tập thể/nhóm của họ, làm giảm nguy cơ mắc những sai lầm do hiểu lầm hoặc hiểu sai. Một nhà lãnh đạo hiệu quả là người biết cách giao tiếp một cách rõ ràng và dễ hiểu. Nói một cách dễ hiểu, bản chất của hoạt động quản lý là “dùng bàn tay của người khác để làm việc của mình”. Người quản lý giỏi không phải là người biết làm việc giỏi mà là người biết điều khiển người khác làm việc thay cho mình và làm theo ý mình. Muốn người khác làm thay mình và làm theo ý mình, người quản lý cần có kỹ năng giao tiếp. Giám đốc truyền thông Andy Cook nói: “Trong thế giới kinh doanh, các doanh nghiệp luôn đấu tranh để chiếm lĩnh thị trường và tìm kiếm một mảnh đất màu mỡ. Muốn đứng trên bục vinh quang, doanh nghiệp cần xây dựng một lực lượng hùng hậu và thúc đẩy đội ngũ của mình phát triển. Yếu tố nào sẽ giúp bạn biến lý thuyết thành hiện thực? Đó chính là giao tiếp. Giao tiếp tốt mang đến cho bạn và doanh nghiệp nhiều lợi ích hơn những gì bạn tưởng.” Để xây dựng một đội ngũ tốt đòi hỏi phải có một nhà lãnh đạo tài ba với khả năng giao tiếp “hơn người”. Bởi, người giao tiếp giỏi là người có khả năng kết nối các cá nhân, giải quyết mâu thuẫn, giúp nhân viên loại bỏ sự sợ hãi, tuyên truyền tinh thần đoàn kết và tiếp động lực thông qua ngôn ngữ trực tiếp. “Đôi khi cách diễn giải “loằng ngoằng” có thể khiến đối tác hiểu nhầm hoặc hiểu sai lệch thông tin và thông điệp bạn muốn gửi tới. Điều này sẽ thật tệ hại”. Andy nói. Sự động viên, chia sẻ của cấp trên đối với cấp dưới sẽ trở thành nguồn động lực to lớn để họ cố gắng lao động hết mình. Sự giao tiếp thông qua ngôn ngữ trực tiếp của ban quản lý với nhân viên góp phần tạo ra môi trường làm việc thân thiện và thoải mái. Điều này tác động lớn tới tâm lý làm việc của nhân viên. Một trong những điều quan trọng mà nhà quản lý phải làm là giao tiếp hiệu quả. Người quản lý giao tiếp để khuyến khích, thúc đẩy tập thể/nhóm của mình, hiến kế cho công ty và thuyết trình trong các cuộc họp.

Ứng xử với những người dưới quyền (những người quản lý cấp dưới và những người lao động) là một trong những yếu tố có tầm quan trọng hàng đầu. Ở đây nghệ thuật ứng xử là cơ sở, là nền tảng để người lãnh đạo thu phục người khác.

III. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI

Các nguyên tắc trong giao tiếp của lãnh đạo với cấp dưới

Kỹ năng giao tiếp của cấp trên đối với cấp dưới

IV. CÁCH GIAO TIẾP CỦA CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO MỸ -NHẬT -VIỆT

Nhật

Với một nền tảng văn hoá nhấn mạnh sự hoà hợp xã hội, người Nhật thường áp dụng cách lãnh đạo đặt trọng tâm vào con người chứ không phải vào công việc. Vì vậy mà trong môi trường giao tiếp giữa cấp trên hay những nhà lãnh đạo và cấp dưới luôn đề cao sự hoà hợp, xử lý khéo léo để không làm mất lòng dù trong TH phê bình cũng rất nhẹ nhàng thoả hiệp thay vì phê bình gay gắt hay quá thẳng thắn. Việc giao tiếp cũng sử dụng làm thước đo để đánh giá mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty. Trong các công ty Nhật Bản, lãnh đạo thường đóng vai trò là người bảo vệ nhân viên. Họ rất quan tâm đến lợi ích của nhân viên (cả lợi ích vật chất và tinh thần), luôn thông cảm và tìm cách hỗ trợ nhân viên trong công việc. Các nhà quản lý Nhật Bản thường thiếp lập mối quan hệ gần gũi với đồng nghiệp và nhân viên thông qua cách nói chuyện và thể hiện nhiều cảm thông hơn là giám sát. Văn hoá Nhật Bản cho rằng, một mối quan hệ tốt đẹp với mọi người là nền tảng cho sự cam kết của các bên và lãnh đạo Nhật sử dụng cách đó để giành được lòng trung thành của nhân viên. Sa thải nhân viên cũng là biện pháp cuối cùng mà lãnh đạo Nhật Bản lựa chọn và họ thường chỉ làm như vậy khi không còn con đường nào khác. Chính vì được coi trọng và bảo vệ như vậy nên nhân viên ở Nhật thường cực kỳ trung thành với công ty

Mỹ

Hoàn toàn đối lập với Nhật Bản, Mỹ áp dụng triệt để phong cách lãnh đạo tập trung vào công việc. Là một xã hội mang tính chủ nghĩa cá nhân hàng đầu trên thế giới, người Mỹ đặc biệt nhấn mạnh sự tự chủ và thành công cá nhân. Trong một cuộc đối thoại, các nhà lãnh đạo Mỹ sẵn sàng phê bình nhân viên hay cấp dưới mỗi khi mắc lỗi một cách thẳng thắn thái quá, chỉ trích không kiêng nể, đấu tranh cho sự thoả mãn cá nhân cho dù có phải hy sinh bầu không khí hoà thuận của nhóm. Bởi vì lãnh đạo các công ty Mỹ quan tâm trên hết đến thành tích công việc của cá nhân và lấy kết quả công việc làm trung tâm của sự quản lý. Cấp dưới được khuyến khích bày tỏ quan điểm, phát huy sáng kiến tại nơi làm việc nhằm tăng năng suất. Song, nhà lãnh đạo cũng đóng vai trò là người trợ giúp nhân viên: đưa ra hướng dẫn, lắng nghe ý kiến nhân viên để tìm ra vấn đề và giúp nhân viên giải quyết vấn đề. Tất cả đều nhằm mục đích đạt được kết quả công việc như mong muốn. Có thể nói rằng mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trong các công ty Mỹ hoàn toàn đơn thuần là quan hệ công việc.

Vì lý do này, trong các công ty của Mỹ, những nhân viên có kết quả lao động tốt và đóng góp ngay cho công ty thường được thưởng và cất nhắc nhanh chóng. Những người có kết quả lao động kém có thể dễ dàng bị sa thải bất cứ lúc nào.

Việt

Nhà lãnh đạo Việt đề ra những quy tắc được coi là giúp cho cuộc giao tiếp giữa sếp hay nhà lãnh đạo và nhân viên hay cấp dưới được hiệu quả Cấp trên cần gương mẫu trong việc thực hiện các chuẩn mực về văn hóa công sở nói chung, văn hóa giao tiếp, ứng xử nói riêng, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp để cấp dưới tin tưởng, tự hào, tôn trọng. Khi đơn vị có thành tích tốt, cấp trên cần chia sẻ và cảm ơn sự nỗ lực và những đóng góp của tập thể người lao động.

Trong quá trình điều hành công việc, nếu có sai sót hoặc nhân viên dưới quyền sai sót, cấp trên cần nghiêm túc nhận trách nhiệm, đồng thời nghiên cứu, tìm cách khắc phục hậu quả và ngăn ngừa tái diễn.

Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới khi họ báo cáo công việc hoặc đề xuất, tham mưu, đóng góp những ý tưởng tốt cho sự phát triển của bộ phận, đơn vị, cơ quan.Tin tưởng và biết cách phát huy những điểm mạnh của cấp dưới (dùng người như dùng mộc); phân công công việc phải dựa trên nguyên tắc: Đúng chức trách, đúng chuyên môn, phù hợp với năng lực và sở trường của từng người.

Phân biệt giữa đánh giá kết quả công việc và đánh giá bản chất con người; khen, chê, động viên kịp thời và phù hợp với từng đối tượng; hạn chế phê bình sai sót của một nhân viên ở chỗ đông người.

Quan tâm và tạo cơ hội cho cấp dưới được đào tạo và phát triển; khuyến khích những nhân viên luôn nỗ lực, cố gắng và cóý thức vươn lên trong công việc; Chia sẻ, thấu hiểu khó khăn và những cố gắng của cấp dưới; cùng tập thể tìm cách giúp đỡ nhân viên khi họ gặp khó khăn.

Tìm hiểu cấp dưới về mọi măṭ như: phẩm chất, năng lực, tình cảm, tính cách để giao viêc cho phù hợp vớị khả năng của cấp dưới.

Khi giao tiếp, trao đổi thông tin với cấp dưới, cấp trên nên và phải giải thích chi tiết về các vấn đề, đôi khi dừng lại hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoăc phản hồị như thế nào về vấn đề đó.

Nhìn nhâṇ cấp dưới môṭ cách khách quan, trung thực, cụ thể nhưng toàn diên,̣ phải hết sức công bằng, không nhìn nhâṇ cấp dưới môṭ cách hời hợt và chủ quan dẫn đến có những cách nói năng thiếu tôn trọng.

Minh bạch, rõ ràng và công bằng. Đối xử công bằng với cấp dưới, tránh định kiến, thiên vị. Không được ép cấp dưới làm theo ý thích, tình cảm của mình, không nên buôc̣ nhân viên này làm môṭ viêc̣ rất khó còn nhân viên kia lại làm môṭ viêc̣ rất dễ, măc̣ dù họ có cùng khả năng như nhau, mà phải đưa ra hai viêc,̣ đông̣ viên họ tự lựa chọn, tỏ thái đô ̣quan tâm, ưu đãi hơn đối với người làm viêc̣ khó. Đăc̣ biêt,̣ khi giao viêc̣ không được xuất phát từ ý đồ không trong sáng “giao cho viêc̣ khó, vượt quá khả năng, rồi nếu không làm được thì phê bình”…như vây sẽ gây mâu thuẫn nộ ị bô.̣

Hành vi, cử chỉ, thái đô ̣khi giao tiếp với cấp dưới phải tôn trọng, không dùng lời lẽ thiếu lịch sự.

Giao tiếp luôn phải có hai chiều. Các cấp quản lý cũng cần phải hiểu xem nhân viên phản hồi những gì. Tùy theo từng loại thông tin, có thể trao đổi trực tiếp hoặc thăm dò; Kết quả sau đó cần được trao đổi một cách thẳng thắn và cởi mở.

Với mỗi vấn đề, cần có cách trao đổi với nhân viên cho phù hợp, có thể trao đổi trực tiếp hoặc qua văn bản.

Quan trọng hơn cả, dù cấp trên có chọn cách nào để giao tiếp với nhân viên luôn biết giữ khoảng cách, không để nhân viên “lấn sân”, coi thường, nhưng cũng không quá xa cách. Một người cấp trên hoàn hảo là người luôn được nhân viên tin tưởng, tôn trọng, là nơi nhân viên tìm đến khi có khúc mắc trong công việc cũng như khi họ cần chia sẻ trong cuộc sống.

V. TỔNG KẾT

Kỹ năng giao tiếp là một phần rất quan trọng góp phần tạo nên thành công trong lãnh đạo, tạo mối quan hệ tốt giữa lãnh đạo và nhân viên từ đó đem lại lại ích cho mỗi cá nhân cũng như doanh nghiệp. Để có kỹ năng giao tiếp tốt với nhân viên bản thân mỗi người lãnh đạo luôn cần phải biết lắng nghe, quan tâm, thấu hiểu nhân viên, luôn động viên khuyến khích nhân viên đúng lúc, đúng thời điểm để kịp thời khích lệ tinh thần, tạo động lực và niềm vui trong công việc cho nhân viên. Luôn công bằng, ý chí và có tâm trong xử lý tình huống giữa nhân viên với nhân viên cũng như trong công việc, để tạo được niềm tin, sự tôn trọng, nể phục giữa nhân viên với nhà lãnh đạo. Hơn hết muốn có mối quan hệ tốt với nhân viên, năng suất công việc cao thì mỗi nhà lãnh đạo luôn cần cố gắng rèn luyện trau dồi kiến thức để ban thân trở thành tấm gương cho mỗi nhân viên của mình.

TÀI LIỆU THAM KHẢO