10 Phần mềm giao việc cho nhân viên Miễn Phí nhiều Ưu Điểm

Ngày nay, các doanh nghiệp thường có xu hướng sử dụng các phần mềm giao việc cho nhân viên đồng thời theo dõi và  quản lý các công việc nhằm tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả cao hơn. Trong bài viết này, SimERP sẽ giới thiệu đến bạn ưu điểm, tính năng và top 10 phần mềm giao việc cho nhân viên hiệu quả  giúp nhà quản lý lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án một cách tối ưu.

Ưu điểm vượt trội của phần mềm giao việc cho nhân viên

Trong thời kỳ dịch bệnh COVID-19 đang bùng phát như hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách quản lý bằng phần mềm thay vì cách quản lý truyền thống. Vậy phần mềm giao việc cho nhân viên giúp ích gì cho doanh nghiệp? Ngoài chức năng chính là giao việc cho nhân viên thì những phần mềm này còn có những ưu điểm vượt trội nào so với cách quản lý cũ? Hãy cùng tìm hiểu ngay dưới đây!

Ưu điểm vượt trội của phần mềm giao việc cho nhân viên:

Tương thích với nhiều thiết bị khác nhau

Phần mềm giao việc cho nhân viên hiện nay đều được phát triển để tương thích với nhiều thiết bị khác nhau từ điện thoại di động , máy tính bảng, máy tính để bàn đến laptop. Đồng thời các phần mềm này đều sử dụng được trên những hệ điều hành thông dụng như: window, Android, iOS.

Quản lý và lưu trữ thông tin công việc

Các công việc được giao bằng miệng hoặc ghi chú cá nhân thường khó kiểm soát khi cần thiết. Khi sử dụng phần mềm giao việc cho nhân viên, thông tin công việc sẽ được cập nhật đầy đủ và chi tiết trên một nền tảng duy nhất, từ đó việc theo dõi và quản lý trở nên dễ dàng hơn. 

Chức năng phân quyền mạnh mẽ

Khi sử dụng phần mềm giao việc, nhân viên được phân quyền và thực hiện nhiệm vụ của mình theo cấp bậc khác nhau, mỗi cấp tự quản lý và được quản lý bởi cấp bậc trên. Với chức năng này, công việc sẽ được theo dõi và quản lý sát sao, nhà quản trị cũng sẽ có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc, ai là người hoàn thành nhiệm vụ, tỷ lệ hoàn thành là bao nhiêu…

Báo cáo

Sau mỗi ngày làm việc hay mỗi dự án, phần mềm giao việc cho nhân viên sẽ thống kê và đưa ra danh sách những đầu việc đã được hoàn thành, hoàn thành bởi ai và những đầu việc chưa xong,…  

Lên kế hoạch

Người dùng có thể tận dụng những tag có sẵn hoặc tạo tag riêng để phân chia các công việc sao cho phù hợp với mức độ. Các đầu việc có tag ưu tiên, quan trọng sẽ được sắp xếp lên vị trí đầu để thực hiện trước, được thông báo nhắc nhở nếu chưa hoàn thành. Điều này giúp nhân viên và nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc một cách sát sao và đưa ra phương án điều chỉnh ngay lập tức nếu có vấn đề phát sinh.

Liên kết nhiều công cụ khác

Tính năng nổi bật nhất của phần mềm giao việc cho nhân viên là liên kết được nhiều công cụ khác nhau, tạo ra hệ thống quản trị đầy đủ và hiệu quả hơn, từ đó giúp nhà quản lý tương tác, thông tin đến từng nhân viên.

Phần mềm giao việc cho nhân viên không chỉ giúp ích cho nhà quản lý mà còn là công cụ hỗ trợ tối ưu cho nhân viên. 

Đối với nhân viên:

• Sắp xếp thời gian, công việc một cách hợp lý, ưu tiên những công việc quan trọng.
• Cùng nhà quản lý theo dõi tiến độ dự án, dòng việc tổng quan.
• Nắm bắt công việc của cá nhân và công việc của bộ phận, hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
• Tương tác hiệu quả với những nhân viên khác nhất là những doanh nghiệp làm việc qua lại nhiều chi nhánh trong và ngoài nước.

Đối với nhà quản trị:

• Quản lý tổng quát tất cả bộ phận và dòng việc của từng dự án.
• Đánh giá năng lực của từng nhân viên đúng đắn để phân bổ công việc phù hợp.
• Thông tin nội bộ được bảo mật hơn so với việc giao tiếp qua mạng xã hội.
• Điều chỉnh và khắc phục rủi ro kịp thời nhanh chóng.

Ngoài các tính năng cơ bản thì mỗi phần mềm giao việc cho nhân viên đều có những ưu điểm riêng, vấn đề của doanh nghiệp là lựa chọn phần mềm nào phù hợp và hữu ích nhất cho mô hình kinh doanh của mình, để công việc được hoành thành nhanh chóng với kết quả tốt nhất. 

Những tính năng cơ bản cần có của một phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí thời 4.0

Khi bạn tìm kiếm cụm từ “phần mềm giao việc cho nhân viên” sẽ có hàng triệu kết quả trả về. Điều này cho thấy, hiện nay trên thị trường không thiếu các đơn vị cung cấp các công cụ để giao việc cho nhân viên. Tuy nhiên, trên thực tế không phải phần mềm nào cũng sẽ đáp ứng được các nhu cầu cơ bản. Dưới đây là bốn tính năng cần có và cơ bản nhất của một phần mềm giao việc cho nhân viên thời 4.0.

Tính năng lập kế hoạch, giao việc và điều phối công việc

Một phần mềm giao việc cho nhân viên tốt, hiện đại cần đảm bảo sự thuận tiện cho nhà quản lý trong việc lên kế hoạch công việc, giao việc và điều phối công việc một cách nhanh chóng.

Ngày nay với sự phát triển công nghệ Cloud, người dùng có thể sử dụng phần mềm mọi lúc mọi nơi trên điện thoại di động, máy tính bảng và máy tính để bàn/laptop.

Tính năng quản lý 

Tính năng thứ 2 mà một phần mềm giao việc cho nhân viên cần có nằm ở khả năng quản lý đa chiều: Quản lý công việc – Quản lý nguồn lực và Quản lý hiệu suất làm việc.

Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc như Gmail, Skype, Zalo, Excel, Drive… Nhà quản lý có thể theo dõi công việc một cách tập trung của các phòng ban, từng nhân viên trên một hệ thống phần mềm duy nhất.

Tính năng báo cáo và đo lường

Giúp nhà quản trị nắm bắt được báo cáo tổng quan, chi tiết về tiến độ, trạng thái… của tất cả các công việc trong doanh nghiệp trên nhiều giao diện.

Giúp nhà quản trị cân bằng điểm mạnh, điểm yếu của các nhân viên từ đó lên kế hoạch bồi dưỡng và phân bổ nguồn lực để giải quyết công việc hiệu quả. 

Tính năng tương tác

Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong công việc, giao tiếp giữa nhà quản lý với nhân viên hoặc nhân viên với nhân viên để hiểu rõ các luồng thông tin liên quan đến công việc nhằm giải quyết công việc một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. 

Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc cho nhân viên phù hợp cho doanh nghiệp 

Những đánh giá trên đã phần nào giúp bạn đọc có thêm những hiểu biết về phần mềm giao việc cho nhân viên. Tuy nhiên, làm thế nào để chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây, SimERP sẽ đề xuất một vài tips khi lựa chọn phần mềm giao việc cho nhân viên, hy vọng có thể giúp ích cho bạn.

• Lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp của bạn cần phần mềm có những tính năng nào, hãy tìm hiểu và liệt kê những tính năng đó ra để đảm bảo chọn được phần mềm phù hợp nhất.
• Bạn muốn sử dụng phần mềm nền tảng All-in-one (mọi dữ liệu tập trung, kết nối dễ dàng, giao diện đơn giản, chi phí sử dụng thấp) hay phần mềm chuyên biệt Microservice (dữ liệu độc lập, mỗi phân hệ đại diện cho một tính năng, chi phí sử dụng cao hơn All – in-one).
• Lựa chọn phần mềm dựa trên ngân sách.
• Tham khảo ý kiến của nhân viên doanh nghiệp xem họ có sẵn sàng sử dụng phần mềm không?
• Chính sách hỗ trợ kỹ thuật của đơn vị phát triển phần mềm đó có tốt hay không?
• Dùng thử phần mềm trước khi quyết định đăng ký sử dụng.

Top 10 phần mềm giao việc cho nhân viên hiệu quả hiện nay

Faceworks

Faceworks chuyên cung cấp các gói phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, được lập trình sẵn hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu người sử dụng. Phần mềm này được xây dựng trên cơ sở điện toán đám mây (cloud computing) và hoạt động trên nền tảng web. Mỗi thao tác triển khai, bảo trì hay nâng cấp đều diễn ra nhanh chóng, khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối mạng internet, dữ liệu được cam kết bảo mật một cách tuyệt đối.

Ưu điểm:

• Cung cấp nhiều gói phần mềm quản lý đa lĩnh vực.
• Áp dụng ERP (phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) vào quy trình quản lý giúp đạt hiệu quả cao.
• Có bộ phận kỹ thuật để thiết kế phần mềm quản lý riêng.
• Phần mềm gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính an toàn dữ liệu.

Nhược điểm:

• Tốn thời gian và chi phí khi triển khai hệ thống.
• Khó khăn xảy ra khi triển khai, thay đổi văn hóa, phong cách làm việc truyền thống.

Phần mềm SimERP và phân hệ quản lý dự án

SimERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), được phát triển dựa trên Odoo – phần mềm ERP phổ biến nhất trên thế giới với nhiều ưu điểm vượt trội. Hiện nay, SimERP đã phát triển hơn 30 phân hệ cốt lõi với rất nhiều ứng dụng tùy chỉnh linh hoạt, phục vụ hơn 15.000 khách hàng trên toàn thế giới. Những đối tác thân thiết của SimERP có thể kể đến như: 24h Visa. Drinkies by Heineken, Trung Nguyên Group, Nội thất Flexfit,…

Là một phân hệ của SimERP, phân hệ quản lý dự án giúp bạn tối đa hóa năng suất và chất lượng công việc bằng các ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp, từ đó dễ dàng theo dõi tiến độ và phân công nhân sự.

Các tính năng chính:

• Quản lý thông tin: nắm bắt các công việc với giao diện sử dụng tối giản, thân thiện.
• Xếp lịch làm việc: theo dõi tiến độ dự án để phân công nhân sự một cách phù hợp.
• Lập kế hoạch: phân bổ thời gian hợp lý và phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
• Đánh giá hiệu suất làm việc: tự động lập báo cáo và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, minh bạch.

Ưu điểm:

– Có bản tiếng Việt

– Miễn phí: bạn có thể sử dụng SimERP như một phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí

– Giao diện thông minh

Giao diện được thiết kế hiện đại cho phép các doanh nghiệp theo dõi và vận hành dự án của mình ở mọi cấp độ.

• Dễ dàng sắp xếp mức độ ưu tiên của từng công việc và dự án.
• Theo dõi tiến độ dự án mọi lúc mọi nơi, trên nhiều thiết bị.
• Tùy chỉnh trạng thái một cách chủ động, đặt thông báo cho các đầu việc quan trọng.

– Cộng tác toàn diện

Phối hợp và phân chia nhiệm vụ giữa các nhân sự và phòng ban trên một nền tảng duy nhất.

• Trực tiếp trao đổi trên từng công việc qua email và tin nhắn.
• Giao tiếp với khách hàng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
• Chia sẻ và quản lý tài liệu chung một cách thuận lợi và nhanh chóng.

– Báo cáo tự động

Giúp nhà quản lý theo dõi đầy đủ các dữ kiện về tiến độ công việc trên một bảng thông tin tổng hợp duy nhất.

• Phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả nhờ số liệu tổng quan chính xác.
• Phân tích chi tiết về doanh thu và chi phí của dự án.
• Theo dõi tiến độ công việc: tỷ lệ hoàn thành, thời gian hoàn thành, công việc nào chưa hoàn thành…

Izwork

Izwork là một công cụ giúp doanh nghiệp quản lý các quy trình – tiến độ dự án một cách tiện lợi. Với giao diện thân thiện, bố trí một cách trực quan, phần mềm giao việc cho nhân viên trực tuyến này cho phép bạn tạo lập các công việc cần làm, phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Ngoài ra, Izwork còn hỗ trợ sắp xếp công việc tự động một cách thông minh, cập nhật tình trạng công việc liên tục, chia sẻ các tệp dữ liệu trực tuyến an toàn và không giới hạn dung lượng.

Ưu điểm:

• Hoạt động đa nền tảng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Tạo và giao việc nhanh chóng.
• Lập báo cáo tiến độ công việc.
• Tệp tài liệu dự án được chia sẻ trực tuyến cho mọi người tham gia, đảm bảo an toàn và bảo mật.
• Liệt kê danh sách nhiệm vụ theo dạng bảng biểu trực quan từ đó thuận tiện người dùng.

Bitrix24

Bitrix24 là phần mềm cung cấp các công cụ giúp người dùng giao việc, quản lý công việc, hỗ trợ khách hàng, giao tiếp nội bộ và thương mại điện tử. Ưu điểm nổi bật của Bitrix24 hoạt động trên đa nền tảng từ Android, iOS trên các thiết bị di động đến Windows, macOS trên máy tính, laptop.

Bitrix24 cho phép nhà quản trị giao việc và quản lý tải trọng công việc, đồng thời theo dõi trong thời gian liên tục. Ngoài ra, phần mềm giúp đưa các công việc về dạng sơ đồ và biểu đồ gantt từ đó thuận tiện cho việc đánh giá. Ngoài tính năng lên kế hoạch và quản lý dự án, Bitrix24 còn giúp bạn giao tiếp và hợp tác với đồng nghiệp thông qua các thiết bị điện tử, email nhanh chóng.

Ưu điểm: 

• Hỗ trợ đa nền tảng: Android, iOS, Windows, macOS.
• Đầy đủ tính năng hiện đại, tối ưu cho người dùng.
• Dễ dàng quản lý công việc, tiến độ dự án, đánh giá nhân viên…

Cloudoffice

Cloudoffice là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các văn bản, tài liệu và điều hành công việc nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm quản lý và giao việc trực tuyến này được phân chia ra gồm các phân hệ chính như văn bản, công việc, tiện ích, tài liệu, quản trị và cá nhân. Ở mỗi phân hệ, Cloudoffice sẽ hỗ trợ người dùng các công cụ quản lý tương ứng.

Sử dụng Cloudoffice trong gia việc và quản lý có thể giúp người dùng làm việc và theo dõi tiến độ công việc từ xa thông qua các thiết bị điện tử có kết nối mạng internet. Việc trao đổi, chia sẻ các tài liệu, thông tin với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong phòng ban, đội nhóm cũng trở nên dễ dàng hơn.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ đa nền tảng: Android, iOS, Windows, macOS.
• Có thể quản lý tất cả các nghiệp vụ văn phòng.
• Thiết kế để có thể phù hợp nhiều tính chất công việc khác nhau.

ASANA

Asana là phần mềm quản lý dự án, hỗ trợ sử dụng trên cả giao diện ứng dụng web và thiết bị di động. Phần mềm này được thiết kế để giúp các doanh nghiệp sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc một cách hợp lý, hiệu quả và nhanh chóng.

Ưu điểm:

• Asana hỗ trợ hoàn toàn miễn phí cho các nhóm có từ 15 thành viên trở xuống.
• Giao diện thân thiện, thiết kế khoa học và chuyên nghiệp, dễ dàng sử dụng cho tất cả mọi người.
• Có thể theo dõi tổng quan dự án: Danh sách công việc, phân chia công việc theo thứ tự từ lớn đến nhỏ, giúp nhà quản lý theo dõi được tổng thể các dự án của mình.
• Báo cáo trực quan, được cập nhật theo thời gian thực giúp người dùng lập tức đánh giá được hiệu quả của dự án.

Nhược điểm:

• Không có bản tiếng Việt.
• Chi phí sử dụng: Bạn có thể sử dụng phần mềm Asana như một phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí với những tính năng như cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… và cho phép số người dùng tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu có số thành viên lớn hơn, bạn sẽ phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Như vậy để sử dụng được trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao. So với các phần mềm khác có cùng chức năng tại Việt Nam thì chi phí đó là một rào cản khá lớn.

Với các tính năng trên, phần mềm quản lý công việc Asana sẽ thích hợp nhất với các doanh nghiệp có mô hình cộng tác liên chức năng, một nhân viên cần phải tham gia nhiều dự án hoặc phòng ban khác nhau.

Trello

Trello là công cụ giao việc và quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, giúp người dùng chỉ cần nhìn qua là biết được có những đầu việc nào, ai đang làm gì và đã làm đến đâu. Trello có thể xem là một phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí. Bạn có thể sử dụng phần mềm này hoàn toàn miễn phí cho đến khi cần sử dụng những tính năng nâng cao.

Ưu điểm:

• Giao diện làm việc của phần mềm Trello giống như các tờ giấy note trên màn hình, vì vậy việc sử dụng vô cùng dễ dàng.
• Chỉ cần nhìn vào giao diện của Trello, nhà quản lý có thể nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan.
• Khả năng đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn.
• Quy trình làm việc tự động hóa, tích hợp sẵn với Butler.

Nhược điểm:

• Bản chất là một phần mềm giao và quản lý công việc nước ngoài nên Trello chưa hoàn toàn phù hợp trong công tác quản lý cho nhiều loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay. 
• Chưa có tính năng tương tác – trao đổi công việc.
• Không cung cấp báo cáo tổng quan và chi tiết về tiến độ công việc.
• Không hiệu quả nếu người dùng muốn tối ưu thời gian quản lý.

Amis

Amis – phần mềm theo dõi công việc với đầy đủ tính năng cần thiết để quản trị công việc hiệu quả theo thời gian, tiến độ và chi phí cũng như năng suất nhân viên. 

Ưu điểm

• Lên kế hoạch tổng quan và chi tiết về công việc
• Phân quyền cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc
• Cho phép giao việc, nhận việc mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động, laptop, máy tính bảng bằng thông báo trên ứng dụng hay email
• Tự động thông báo tiến độ, những thay đổi/cập nhật mới tới những người liên quan bằng email
• Tạo lập phòng ban/nhóm chức năng và các dự án linh hoạt 

Nhược điểm

• Chưa hỗ trợ điều phối nguồn lực giải quyết công việc theo mô hình phân bổ nguồn lực. 
• Chưa hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác trên cùng một nền tảng để liên kết công việc và đồng bộ dữ liệu

Monday.com

Monday.com có đầy đủ tính năng cơ bản của một phần mềm giao và quản lý công việc. Người dùng có thể dễ dàng lên kế hoạch, phân chia công việc, quản lý công việc, quản lý các tác vụ, và theo dõi thời gian,…

Phần mềm Monday.com có khả năng tích hợp các phần mềm quản lý dự án khác như Slack, Google Drive, Gmail, Trello,… và có thể truy cập thông qua Zapier. Bên cạnh đó, phần mềm này cho phép người dùng dễ dàng đăng nhập trên Monday thông qua tài khoản Google, Linkedin và dùng thử trong vòng 14 ngày.

Ưu điểm:

• Giao diện bắt mắt, thân thiện, dễ sử dụng.
• Tùy chỉnh linh hoạt.
• Cung cấp đầy đủ tính năng cho hoạt động quản lý công việc của đội nhóm.
• Có bản dùng thử miễn phí.

Nhược điểm:

• Monday.com là phần mềm giao việc của nước ngoài, vì vậy người dùng đôi khi sẽ gặp rào cản ngôn ngữ trong quá trình sử dụng.
• Bên cạnh đó, chi phí sử dụng của phần mềm này khá cao so với các phần mềm quản lý công việc khác tại Việt Nam.

Wrike

Wrike được đánh giá là phần mềm giao và quản lý công việc hiệu quả và dễ sử dụng với tệp khách hàng lên đến hơn 20.000 cơ quan, tổ chức trên toàn thế giới. Phần mềm này phù hợp để quản lý, giao việc cho các đội nhóm có từ 5 thành viên trở lên và không giới hạn người dùng.

Cũng như các phần mềm trên, Wrike có đầy đủ những tính năng cơ bản để giao việc, quản lý công việc quản lý kế hoạch kinh doanh và quản lý các dự án. Sử dụng Wrike, người dùng có thể thiết lập, tùy chỉnh quy trình làm việc, tùy chỉnh việc xác lập báo cáo,…

Phần mềm Wrike cung cấp thông tin quản lý qua bảng Kanban và  biểu đồ Gantt. Bên cạnh đó, Wrike có tích hợp sẵn với phần mềm quản lý file phổ biến nhất của Google, Microsoft, Dropbox, cùng với phần mềm tiếp thị và bán hàng từ Salesforce và Marketo.

Ưu điểm:

• Có bản dùng thử miễn phí.
• Giao diện và điều hướng trực quan, dễ dàng sử dụng với các thư mục và tác vụ riêng biệt
• Quản lý nhiều dự án, nhiều đội nhóm cùng lúc, có khả năng kết hợp với nhiều phần mềm quản trị khác, hỗ trợ hiệu quả khi nhân viên làm việc tại nhà.

Nhược điểm:

• Việc chăm sóc người dùng chưa thực sự tốt.
• Chưa hỗ trợ tiếng Việt

Ngoài bất đồng về ngôn ngữ thì Wrike được đánh giá là phần mềm quản lý công việc hiệu quả, đáng để các doanh nghiệp tham khảo và trải nghiệm.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ của SimERP về về ưu điểm, tính năng cũng như top 10 phần mềm giao việc cho nhân viên hiện nay. Hy vọng, bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm giao việc phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp để theo dõi các nhiệm vụ cũng như điều hành công việc hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công và đừng quên chia sẻ cảm nhân của bản thân ở phần bình luận bên dưới nhé!