10 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất 2023 | ACheckin

Phần mềm chấm công là ứng dụng ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên (giờ đi, giờ về) giúp lãnh đạo theo dõi và quản lý nhân viên tốt hơn. Dưới đây các tiêu chí đánh giá và Top 15 phần mềm chấm công tốt nhất giúp các bạn có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình

Tiêu chí
Hình thức chấm công hỗ trợ
Tính năng nổi bật
Hỗ trợ tính lương
Ghi chú

Wise Eye

• Vân tay
• Thẻ từ
• Khuôn mặt (hạn chế)

Tính năng cơ bản

✖️

Từ 2.000.000 VND đến 5.000.000 VND

TÍnh năng cơ bản, phù hợp cho doanh nghiệp công ca đơn giản

FTA

• Vân tay
• Thẻ từ
• Khuôn mặt (hạn chế)

Tính năng cơ bản

✖️

Từ 2.500.000 VND

TAS – ERP
Vân tay
Tính năng cơ bản

✖️

Từ 500.000 VND/ phần mềm

1Office

• Vân tay
• Wifi
• GPS
• Khuôn mặt

Quản lý Công ca

Hệ thống đơn báo (xin nghỉ, đổi ca)

✔️

40.000 VND/nhân sự/tháng

T-Sheets

• Vân tay
• Wifi
• GPS
• Khuôn mặt

Tính năng cơ bản

✔️

Miễn phí hoặc $20/tháng ở bản trả phí

Hubstaff
GPS
Tính năng cơ bản

✔️

Miễn phí hoặc $7/tháng ở bản trả phí

AMIS – MISA

• Vân tay
• GPS
• Khuôn mặt

• Tự động tổng hợp bảng công
• Sử dụng linh hoạt hệ thống đơn báo

✔️

Từ 800.000 VND/tháng

Base Checkin

• Vân tay
• Thẻ từ
• Face ID

• Tổng hợp dữ liệu công
• Dễ dàng quản lý quỹ nghỉ

✖️

Từ 1.000.000 VND/tháng

Không tối ưu cho SME

ACheckin

• Vân tay
• GPS
• QR code
• Wifi
• Camera AI

• Xếp ca, đổi ca linh hoạt
• Tổng hợp dữ liệu công
• Hệ thống đơn báo đa dạng

✔️

Từ 15.000 VND/nhân sự/tháng

Tối ưu cho công ty có công ca phức tạp

1. Phần mềm chấm công là gì & lợi ích của phần mềm chấm công?

Phần mềm chấm công là phần mềm tổng hợp, ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên thông qua các các thiết bị khác nhau như máy đọc vân tay, thẻ từ, camera, một số phần mềm hỗ trợ ghi nhận thời gian chấm công thông qua GPS, Wifi. Giúp quản lý theo dõi việc đi làm của nhân viên (đi muộn, về sớm, nghỉ làm) và tổng hợp lại tính lương và cuối tháng.

Lợi ích của phần mềm chấm công

Theo sự phát triển của xã hội, các hình thức quản lý giờ làm của nhân viên cũng phát triển từng ngày. So với các hình thức chấm công sơ khai như điểm danh hay dùng sổ, việc ra đời của các máy chấm công và phần mềm chấm công đã giúp việc quản lý thời gian trở nên tiện lợi hơn rất nhiều.

• Tiết kiệm thời gian, hạn chế gian lận: Phần mềm chấm công có thể chấm công nhiều nhân viên cùng một lúc. Dữ liệu được ghi nhận tự động, các thay đổi đều được ghi dấu hạn chế gian lận của nhân viên. Ngoài ra một số phần mềm có thể đẩy dữ liệu chấm công trực tiếp để có thể tính lương chỉ với 1 vài thao tác đơn giản.
• Theo dõi & quản lý dễ dàng: các phần mềm chấm công đều có thể xuất được file excel chi tiết giờ ra vào ca của nhân viên, một số phần mềm có thể tạo báo cáo trực tiếp online giúp quản lý có thể theo dõi mọi lúc mọi nơi thông qua điện thoại hoặc trình duyệt web.
• Tự động hóa quy trình, loại bỏ giấy tờ: Hầu hết các phần mềm chấm công dạng Saas hiện tại cho phép việc xin nghỉ, xin tăng ca, đổi ca và phê duyệt trực tiếp trên phần mềm giúp giảm tối đa các thủ tục rườm rà mà vẫn đảm bảo về bảo mật và quy trình của công ty.

2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công

Để đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp trong thời kì hiện tại, ngoài những yêu cầu cơ bản như ghi nhận thông tin chính xác, nhập xuất dữ liệu dễ dàng, phần mềm chấm công cần đáp ứng 1 số tiêu chí:

• Lưu trữ thông tin nhân viên: Các thông tin cơ bản (tên, năm sinh, số điện thoại, địa chỉ, vị trí, cấp bậc, …) các thông tin nâng cao như giờ làm cần được lưu trữ trên hệ thống để có thể theo dõi và phân tích dễ dàng
• Hỗ trợ đa dạng hình thức chấm công: Với việc phát triển của lực lượng lao động, các hình thức chấm công ngày càng đa dạng, ngoài máy chấm công vân tay, thẻ từ hiện tại nhiều doanh nghiệp đã dùng CameraAI, GPS, wifi, QR code để chấm công nên một phần mềm hỗ trợ các hình thức chấm công này là một điều bắt buộc để tránh những khó khăn có thể phát sinh khi mở rộng doanh nghiệp.
• Có thể tự động hóa quy trình (xếp ca, đổi ca, xin nghỉ, tính công): một phần mềm chấm công tốt nên có thể tự động hóa các quy trình cơ bản, giúp giảm tải cho nhân sự và dễ dàng cho quản lý.
• Tính lương trực tiếp trên phần mềm: Với việc chấm công được tự động hóa, việc đẩy dữ liệu chấm công để tính lương tự động là điều bắt buộc tránh việc sai sót và gian lận khi tính lương.
• Quản lý quỹ ngày nghỉ: Quản lý ca làm, quản lý quỹ nghỉ, cho phép đặt lịch nghỉ ngay trên phần mềm, các thao tác, đơn từ đều được lưu lại để dễ dàng tra cứu
• Được cập nhật liên tục và hỗ trợ kịp thời: trong khi sử dụng phần mềm việc sảy ra lỗi hoặc doanh nghiệp có thay đổi về hệ thống vận hành việc thay đổi trên phần mềm là điều không thể tránh khỏi. Một phần mềm được cập nhật liên tục và nhân viên hỗ trợ kịp thời sẽ là một lựa chọn tốt.

3. Một số chức năng nâng cao nên có

Trên thị trường hiện nay, có không ít các sản phẩm về phần mềm chấm công ra đời, mỗi phần mềm đều có những chức năng và điểm riêng biệt. Tuy nhiên, chúng vẫn phải đảm bảo có một số chức năng chính sau đây:

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự từ thông tin cơ bản đến những thông tin nâng cao, phân chia phòng ban theo sơ đồ nhân sự của tổ chức để quản lý thuận tiện, dễ dàng.
• Thống kê được giờ đi làm, người đi muộn về sớm, tình trạng đi làm theo từng phòng ban chi nhánh để thuận tiện quản lý
• Quản lý quỹ nghỉ với hệ thống đơn báo đa dạng: xin nghỉ, làm thêm, đến muộn, làm việc từ xa,…
• Sắp xếp lịch làm việc theo ca linh hoạt, dễ dàng truy xuất thông tin theo ngày, phòng ban

• Sử dụng được online, giúp quản lý và nhân viên giao tiếp dễ dàng, quy trình nhân sự không bị gián đoạn tại bất kì điểm nào.
• Có hệ thống phân quyền rõ ràng để bảo đảm tính bảo mật. Nếu phần mềm chấm công có chức năng tính lương đây là chức năng bắt buộc do dữ liệu về ngày công và về lương là dữ liệu có mức độ nhạy cảm cao nếu để lộ có thể ảnh hưởng bất lợi tới doanh nghiệp.
• Truyền thông nội bộ: một số phần mềm chấm công như Acheckin cung cấp giải pháp truyền thông nội bộ thông qua bản tin trên phần mềm và tùy chỉnh lời chào cho nhân viên trên điện thoại để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ.
• Hỗ trợ đa dạng hình thức quản lý nhân viên: hiện tại hình thức làm việc ngày càng đa dạng không chỉ tại văn phòng mà còn ở mọi nơi, work from home, hybrid working, ngoài ra một số doanh nghiệp đang triển khai hình thức quản lý tổng giờ công theo tháng thay vì theo ngày.
• Tích hợp một số tính năng khác để tối ưu hóa công năng sử dụng như: tính lương tự động, truyền thông nội bộ, quản lý công việc,…

4. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công

• Chuẩn hóa dữ liệu: Phần mềm chấm công giúp các nhà quản lý giảm tải áp lực khi phải xử lý những khiếu nại về công lương. Với nhiều hình thức chấm công đa dạng và ghi nhận chính xác thời gian ra vào của nhân viên, dữ liệu sẽ được tổng hợp chính xác cũng như hạn chế gian lận.
• Quản lý khoa học, dễ dàng: Nhà quản trị có thể nắm bắt dễ dàng tình trạng làm việc của cá nhân và bộ phận qua hệ thống dữ liệu khoa học, chính xác. Không những vậy, việc trực quạn hóa báo cáo, thống kê bằng biểu đồ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý cũng như đưa ra những nhận định chính xác về tinh trạng hiện tại.
• Tiết kiệm thời gian: Dữ liệu công được liên kết với lịch làm việc, hồ sơ nhân sự và bảng lương, loại bỏ được nhiều thao tác thủ công. Phần mềm chấm công không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn đảm bảo dữ liệu chính xác cao.

Dưới đây là top 10 phần mềm được các công ty, doanh nghiệp đánh giá tốt nhất hiện nay để bạn tham khảo. Chúng tôi tạm phân 10 phần mềm này làm 2 loại: Phần mềm truyền thống và Phần mềm dạng SaaS (thế hệ mới) để bạn đọc tiện theo dõi

5. Phần mềm dạng truyền thống

5.1 Phần mềm chấm công WiseEye

Phần mềm chấm công WiseEye có thiết kế đơn giản với giao diện tiếng Việt dễ sử dụng. Các chức năng được gom nhóm lại theo từng phân hệ khác nhau do đó người dùng không cần mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm. 

Tuy nhiên ngôn ngữ thiết kế giao diện của phần mềm theo người viết là hơi “củ chuối” không có sự liền mạch – chắp vá, nhưng hiện tại đây là phần mềm chấm công được sử dụng có lẽ là nhiều nhất tại Việt Nam hiện nay do nó đã được ra đời từ khá lâu công với việc phần mềm đã bị crack nên rất nhiều đơn vị nhập khẩu máy chấm công về Việt Nam và cung cấp kèm theo máy.

Giá cả: cung cấp miễn phí theo máy chấm công (~2.000.000 VND – 5.000.000VND)

Nền tảng hỗ trợ: Windows.

Hình thức chấm công hỗ trợ: Vân tay, thẻ, khuôn mặt (tương đối hạn chế)

Ưu điểm:

• Phần mềm cài đặt nhanh chóng, thêm nhân viên dễ dàng
• Được bán miễn phí kèm với máy chấm công

Nhược điểm:

• Phần mềm cài đặt offline trên máy tính nên không thể theo dõi online
• Thông tin nhân sự được lưu trữ giới hạn (chỉ bao gồm thông tin cơ bản) và lưu trữ phân tán tại các máy tính.
• Buộc phải xuất dữ liệu chấm công ra excel rồi tính toán lương thủ công
• Không có hệ thống phân quyền, bảo mật thấp. Bất kì ai có thông tin về tài khoản máy tính hoặc máy chấm công đều có thể truy cập, sửa đổi thông tin chấm công dễ dàng
• Có nhiều lỗi vặt
• Khả năng mở rộng giới hạn do chỉ lưu được khoảng 1000 dấu vân tay và dữ liệu người dùng và chỉ có thể sử dụng theo máy chấm công nên khi công ty mở rộng nhân sự hoặc mở rộng về chi nhánh cần phải cài đặt thêm máy chấm công và dữ liệu chấm công sẽ bị phân tán

5.2 Phần mềm chấm công FTA

Một trong những điểm cộng lớn của phần mềm chấm công FTA là giao diện tương đối khoa học, dễ sử dụng và dung lượng khiêm tốn chỉ khoảng 11MB. Không những vậy, các thao tác đơn giản, dễ sử dụng cùng với tốc độ tính toán và xử lý dữ liệu nhanh chóng. Ngoài ra, nhiều máy chấm công có thể được kết nối cùng một lúc qua các địa chỉ IP và chủ yếu được nhúng trên môi trường Windows.

Giá cả: Chi phí bản quyền được cung cấp cùng máy chấm công (từ 2.500.000 VND)

Nền tảng hỗ trợ: Windows

Hình thức chấm công hỗ trợ: Vân tay, thẻ từ, khuôn mặt (hạn chế)

Ưu điểm:

• Dữ liệu được xử lý nhanh chóng
• Phần mềm dễ sử dụng, thân thiện với người dùng
• Bảo mật thông tin tốt

Nhược điểm:

• Hạn chế trong việc tính nhiều ca phát sinh: ca đêm, ngày nghỉ lễ, làm thêm giờ
• Chỉ tính được 1 ngày công
• Cung cấp không đầy đủ bảng công
• Chỉ có thể hoạt động ổn định khi số lượng nhân viên ít

5.3 Phần mềm chấm công TAS-ERP

Một trong những phần mềm đầu tiên của các kỹ sư Việt Nam phát triển là phần mềm chấm công TAS-ERP và giải Sao Khuê năm 2006 đã dành cho sản phẩm này. Là sản phẩm thuộc thế hệ đầu nên phần mềm được thiết kế khá đơn giản và “cũ” kết hợp với giao diện Tiếng Việt thuận tiện cho người dùng. Do đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm.

Giá cả: Chi phí thay đổi theo yêu cầu từng doanh nghiệp, từ 500.000 VNĐ/phần mềm.

Nền tảng hỗ trợ: Windows

Hình thức chấm công hỗ trợ: Vân tay

Ưu điểm:

• Hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt
• Phần mềm TAS-ERP có thể được cài đặt ở nhiều máy tính khác nhau
• Các phân hệ được chia rõ ràng ứng với từng nhóm chức năng

Nhược điểm:

• Xảy ra nhiều lỗi vặt: không tải được dữ liệu, ngày tháng bị lệch,…
• Font chữ đôi khi bị lỗi
• Bảo mật thông tin kém do phần mềm dễ bị crack

6. Phần mềm dạng SaaS (thế hệ mới)

6.1 App chấm công 1Office

Phần mềm chấm công 1Office là phần mềm thuộc thế hệ mới dạng SaaS, được phát triển dựa trên phương pháp tư duy khoa học.  Thêm vào đó, phần mềm giúp tiết kiệm thời gian tổng hợp và đồng bộ dữ liệu công của nhân sự. Hơn nữa, quy trình triển khai đơn giản và hệ thống bảo mật tốt cũng là điểm cộng của phần mềm chấm công 1Office.

Giá cả: ~40.000 VND/ nhân sự

Nền tảng hỗ trợ: Android, IOS

Hình thức chấm công hỗ trợ: Vân tay, Wifi, GPS, khuôn mặt

Ưu điểm:

• Linh hoạt trong việc cài đặt chính sách chấm công
• Đồng bộ dữ liệu chấm công và bảng công
• Hệ thống báo cáo đa dạng, tiết kiệm thời gian tổng hợp công

Nhược điểm:

• Phần mềm chưa hỗ trợ ngôn ngữ khác ngoài Tiếng Việt
• Giá thành sản phẩm cao, mất thêm chi phí khởi tạo
• Đội ngũ chăm sóc khách hàng chưa nhiệt tình

6.2 Ứng dụng chấm công chuyên dụng – TSheets

Phần mềm chấm công TSheets mang đến trải nghiệm mới mẻ và trực quan, giúp người dùng dễ quan sát, theo dõi. TSheets cung cấp giải pháp quản trị nhân sự, là công cụ hỗ trợ đắc lực và mạnh mẽ giúp số hóa phòng nhân sự, hạn chế sai sót và nhầm lẫn. Phần mềm cũng phù hợp với những công ty có nhiều nhân viên làm việc từ xa hoặc thường xuyên công tác, chuyển đổi vị trí làm việc.

Giá cả: Miễn phí hoặc $20/ tháng ở phiên bản trả phí

Nền tảng hỗ trợ: Windows, MacOS, IOS, Android

Hình thức chấm công hỗ trợ: Vân tay, Wifi, GPS, khuôn mặt

Ưu điểm:

• Vẫn có thể theo dõi ngay cả khi Offline
• Công cụ xử lý dữ liệu nhanh chóng và mạnh mẽ
• Dễ dàng quản trị và sắp xếp thời gian cho nhân viên

Nhược điểm:

• Phần mềm chỉ có hỗ trợ ngôn ngữ Tiếng Anh
• Chi phí sử dụng phần mềm cao
• Không đồng bộ dữ liệu chấm công với bảng lương

6.3 Phần mềm chấm công, tính giờ làm – Hubstaff

Hubstaff là phần mềm chấm công có khả năng quản lý số lượng lớn nhân sự về thời gian và theo dõi định vị bằng GPS. Với tính năng này, người quản lý thậm chí có thể biết được nhân viên đang ở đâu, họ dành bao nhiêu thời gian để di chuyển và bao nhiêu thời gian để làm việc tại một địa điểm cụ thể. Vì vậy, phần mềm đặc biệt phù hợp và hiệu quả với những nhân viên thường xuyên phải đi công tác, di chuyển.

Giá cả: $7/ tháng ở phiên bản trả phí

Nền tảng hỗ trợ: Windows, MacOS

Hình thức chấm công hỗ trợ: GPS

Ưu điểm:

• Tạo bảng công, bảng lương tự động
• Cung cấp bảng chấm công trực tuyến
• Theo dõi và giám sát năng suất làm việc của nhân viên

Nhược điểm:

• Chỉ phù hợp để quản lý nhân viên ở các công ty có quy mô vừa và lớn.
• Giao diện chỉ hỗ trợ ngôn ngữ Tiếng Anh, chưa hỗ trợ Tiếng Việt

6.4 Phần mềm chấm công AMIS

AMIS là một phần mềm quản lý nhân sự của MISA với nhiều tính năng nổi bật, trong đó không thể không kể đến tính năng chấm công. Phần mềm cũng giúp thông tin minh bạch, giảm thiểu sai sót và cung cấp cái nhìn trực quan qua hệ thống báo cáo rõ ràng. Đặc biệt với công nghệ điện toán đám mây, AMIS có khả năng bảo mật dữ liệu và thông tin rất cao.

Giá cả: Miễn phí 1 tháng, sau đó là 800.000VND/ tháng

Nền tảng hỗ trợ: Windows, MacOS

Hình thức chấm công hỗ trợ: Vân tay, GPS, Khuôn mặt

Ưu điểm:

• Tự động tổng hợp bảng công, ca
• Hệ thống phân quyền lập, duyệt đơn rõ ràng, linh hoạt
• Dữ liệu chấm công đồng bộ với hệ sinh thái của AMIS HRM

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng cao
• Để tối ưu hiệu quả sử dụng, phải sử dụng cả bộ AMIS HRM

6.5 Phần mềm chấm công Base Checkin

Ứng dụng Base Checkin là phần mềm chấm công của Base.vn, được thiết kế để quản lý thông tin chấm công cho doanh nghiệp. Tổng hợp dữ liệu công nhanh chóng và chính xác với hệ thống bảo mật cao, Base Checkin được rất nhiều các doanh nghiệp lớn tin dùng.

Giá cả: 

• Gói Starter: Từ 1.000.000 VND/tháng (tối đa 30 tài khoản)
• Gói Growth: Từ 1.800.000 VND/tháng (tối đa 60 tài khoản)
• Gói Business: 30.000 VND/tài khoản/ tháng (trên 60 tài khoản)
• Gói Enterprise: Liên hệ

Nền tảng hỗ trợ: Windows, MacOS

Hình thức chấm công: Vân tay, thẻ từ, Face ID

Ưu điểm: 

• Tự động cập nhật thông tin chấm công
• Dễ dàng quản lý và kiểm soát thông tin nhanh chóng

Nhược điểm:

• Chỉ bán từ 30 tài khoản trở lên. Không phù hợp với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Chi phí cao
• Nhiều tính năng nhỏ lẻ, rời rạc
• Để tối ưu hiệu quả, phải sử dụng cả bộ giải pháp

6.6 ACheckin – Phần mềm chấm công đa dạng kịch bản

ACheckin là một ACheckin hỗ trợ chấm công, checkin, checkout nhanh trên máy tính PC, Mobile đảm bảo chính xác 100% hoàn toàn bằng mã QR theo dữ liệu thời gian thực mỗi ngày. Sau khi tải app về, bạn được cấp Workspace của nơi đang làm việc và bắt đầu check dễ dàng. Nhờ đó, người dùng có thể kiểm soát số ngày lao động, số ngày nghỉ dễ dàng trên ứng dụng một cách minh bạch.

Giá cả: Miễn phí 3 tháng sử dụng, sau đó 15.000/nhân sự/tháng

Nền tảng hỗ trợ: Windows, MacOS, Android, iOS

Hình thức chấm công hỗ trợ: Vân tay, GPS, Khuôn mặt, QR code, Wifi, Camera AI

Ưu điểm:

• Tự động tổng hợp bảng công, ca
• Hệ thống phân quyền lập, duyệt đơn rõ ràng, linh hoạt
• Tối ưu cho doanh nghiệp sử dụng ca xoay, ca gãy. Xếp ca đơn giản, đổi ca dễ dàng
• Chi phí tối ưu cho doanh nghiệp dạng chuỗi (do tính phí trên nhân sự)

Nhược điểm:

• Phần mềm mới nên ít người biết đến
• Chỉ có thể sử dụng khi có mạng

Bên cạnh đó, ACheckin còn tạo mã code riêng để nhân viên “checkin” trong các sự kiện sinh nhật, lễ, tết của công ty, doanh nghiệp.

Ngoài ra, phần mềm chấm công trên điện thoại và máy tính này còn giúp bạn làm việc tại nhà, làm việc từ xa hiệu quả khi vẫn được tính ngày lương đi làm bình thường.

Trang chủ: https://acheckin.vn/

7. Kết luận

Trong những phần mềm chấm công trên máy tính, ACheckin là một cái tên nổi bật vì sự tiện lợi và khả năng hỗ trợ công việc tối đa. Nếu các phần mềm khác tập trung chính vào tiện ích chấm công thì ACheckin tích hợp trong phần mềm các chức năng quan trọng khác của doanh nghiệp như quản lý dự án (phân công, theo dõi, đánh giá, báo cáo), quản lý tài sản, quản lý tài nguyên hiệu quả. 

Đặc biệt, gói Basic – không tính phí của ACheckin cho phép doanh nghiệp trải nghiệm toàn bộ tính năng liên quan đến nhân sự. Doanh nghiệp chỉ cần phải nâng cấp khi muốn sử dụng các tính năng nâng cao liên quan đến IoT và hệ thống. 

Tải ứng dụng chấm công free cho iOS và Android tại đây

Trên đây chúng tôi đã tổng hợp các phần mềm để chấm công online trên máy tính được đánh giá tốt nhất và phổ  biến nhất hiện nay mà bạn nên tham khảo sử dụng.