10 tiêu chí Đánh giá Nhà cung cấp – Phạm Thống Nhất

Đánh giá nhà cung cấp tiềm năng.

Bạn đã từng thiết lập mối quan hệ với một nhà cung cấp và sau đó nhận ra mình đã lựa chọn sai lầm?

Ví dụ, bạn tìm được một nhà cung cấp đưa ra mức giá tốt, nhưng sau đó nhận ra rằng tiêu chuẩn chất lượng của họ thấp hoặc luôn giao hàng trễ hẹn?

Nhu cầu của bạn và dịch vụ của nhà cung cấp không tương xứng – có thể làm tăng chi phí, gây chậm trễ, thậm chí làm hỏng danh tiếng của công ty. Ví dụ: nếu thiết bị hoặc nguyên liệu đầu vào không đạt tiêu chuẩn.

“10 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp” sẽ giúp bạn tránh những vấn đề trên.

Danh sách kiểm tra này giúp bạn xác định nhu cầu của công ty, hiểu được nhà cung cấp có thể đáp ứng ra sao và xác định nhà cung cấp nào phù hợp.

Mẹo:

Bạn có thể điều chỉnh danh sách 10 tiêu chí để phác thảo nhu cầu của công ty trong quá trình đấu thầu. Sử dụng mỗi tiêu chí, để đặt ra tiêu chuẩn mà bạn muốn nhà cung cấp đáp ứng.

Giới thiệu 10 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Năm 1995, Ray Carter, giám đốc của DPSS Consultants, vạch ra 7 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp lần đầu tiên trong bài báo  Purchasing and Supply Management“. Sau đó, ông đưa thêm 3 tiêu chí mới vào mô hình.

10 tiêu chí đó là:

1. Competency – Năng lực.
2. Capacity – Khả năng.
3. Commitment – Cam kết.
4. Control – Kiểm soát.
5. Cash – Tiền mặt.
6. Cost – Giá cả.
7. Consistency – Tính nhất quán.
8. Culture – Nền văn hóa.
9. Clean – Môi trường.
10. Communication – Giao tiếp.

Được sử dụng làm danh sách kiểm tra, mô hình 10 tiêu chí giúp bạn đánh giá nhà cung cấp tiềm năng bằng nhiều cách.

Trước tiên,

Bạn có thể sử dụng nó để phân tích những khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp: kiểm tra tất cả 10 tiêu chí trong danh sách sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu quả và khả năng của nhà cung cấp.

Danh sách kiểm tra cũng giúp bạn thương lượng mức giá thấp hơn với nhà cung cấp. Ví dụ,

• Bạn không thể tìm thấy một tiêu chí nào nổi trội trong cả 10 tiêu chí; tuy nhiên, một tiêu chí có thể mạnh hơn tiêu chí này và yếu hơn tiêu chí khác.
• Bạn có thể sử dụng thông tin chi tiết này để mặc cả với mức giá thấp hơn, đặc biệt nếu nhận thấy điểm yếu của nhà cung cấp gây rủi ro cho công ty bạn và nếu bạn cần đưa ra hành động để giảm thiểu rủi ro.

Mẹo:

Nếu chỉ có một vài nhà cung cấp, bạn có thể nhanh chóng loại bỏ tất cả họ, nếu bạn muốn họ đạt 100 điểm cho tất cả 10 tiêu chí. Thực tế không có hoàn hảo.

Để tránh điều này, hãy sử dụng công cụ Ma trận phân tích ra quyết định để lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất những điều kiện quan trọng của công ty.

Tuy nhiên, cũng cần kiểm tra lại những tiêu chí mà nhà cung cấp còn yếu – một số trong số này có thể khiến mối quan hệ làm ăn không thể xảy ra.

Cách sử dụng 10 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Bây giờ, hãy xem xét làm thế nào để áp dụng 10 tiêu chí để giúp bạn tìm nhà cung cấp phù hợp nhất.

Mẹo 1:

Khi đặt câu hỏi cho nhà cung cấp, hãy đưa ra những câu hỏi thăm dò – tiết lộ mức độ chi tiết mà bạn cần để đưa ra quyết định chính thức.

Mẹo 2:

Đối với những nguồn lực quan trọng trong doanh nghiệp, trường hợp bạn tiêu tốn rất nhiều tiền hoặc muốn có mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, thì nên làm thật kỹ khi đánh giá nhà cung cấp.

1. Năng lực

Trước tiên, hãy xem xét năng lực của nhà cung cấp.

Đánh giá kỹ lưỡng những năng lực cần được đo lường theo nhu cầu của bạn.

Bạn cũng cần xem xét phản hồi của những khách hàng khác. Mức độ hài lòng của họ với nhà cung cấp? Họ có gặp phải vấn đề gì không? Tại sao khách hàng cũ lại thay đổi nhà cung cấp?

Tìm những khách hàng có nhu cầu và giá trị tương tự với công ty của bạn, đảm bảo thông tin bạn thu thập có liên quan đến tổ chức.

2. Khả năng

Nhà cung cấp cần có đủ khả năng xử lý yêu cầu của công ty bạn. Ví dụ: Mức độ nhanh chóng đáp ứng yêu cầu, khả năng đáp ứng với sự biến động nguồn cung như thế nào?

Nhìn vào tất cả nguồn lực của nhà cung cấp. Liệu nhà cung cấp có nguồn lực đáp ứng nhu cầu của bạn? Đặc biệt xem xét cam kết của họ với những khách hàng khác? (Những nguồn lực này bao gồm nhân viên, thiết bị, kho bãi và vật liệu sẵn có.)

3. Cam kết

Nhà cung cấp của bạn cần đưa ra bằng chứng cam kết tiêu chuẩn chất lượng. Nếu thích hợp, hãy tìm kiếm những sáng kiến có chất lượng trong tổ chức, chẳng hạn như ISO 9001 và 6 Sigma.

Nhà cung cấp cũng cần cho thấy họ cam kết với bạn, với tư cách là khách hàng, trong khoảng thời gian mà bạn muốn hai bên làm việc cùng nhau. (Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang lên kế hoạch giữ mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.)

Bạn sẽ cần bằng chứng cam kết đáp ứng liên tục yêu cầu, bất kể nhu cầu của khách hàng khác.

4. Kiểm soát

Truy vấn mức độ kiểm soát hệ thống mà nhà cung cấp có, thông qua tìm hiểu chính sách, quy trình, thủ tục và chuỗi cung ứng của họ.

Làm thế nào nhà cung cấp đảm bảo rằng họ sẽ cung cấp một cách nhất quán và đáng tin cậy, đặc biệt khi nguồn lực khan hiếm và nếu những yếu tố này bị kiểm soát bởi một doanh nghiệp khác (công ty chi phối)?

5. Tiền mặt

Nhà cung cấp của bạn nên có “sức khỏe” tài chính tốt. Những công ty có lượng tiền mặt tích cực sẽ có vị thế tốt hơn, vượt qua thăng trầm khi nền kinh tế bất ổn.

Vậy liệu nhà cung cấp này có nhiều tiền mặt trong tay hay nó quá căng thẳng về mặt tài chính? Những thông tin nào mà nhà cung cấp có thể đưa ra để chứng minh sức mạnh tài chính của mình?

6. Chi phí

Xem xét giá sản phẩm của nhà cung cấp. Hãy so sánh với những nhà cung cấp khác mà bạn đang xem xét.

Hầu hết mọi người xem chi phí là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp. Tuy nhiên, chi phí nằm ở giữa danh sách 10 tiêu chí vì lý do: những yếu tố khác, ví dụ như cam kết chất lượng và sức khoẻ tài chính, có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn nhiều hơn là chi phí đơn lẻ, đặc biệt nếu bạn muốn hợp tác liên tục, lâu dài.

7. Tính nhất quán

Làm thế nào nhà cung cấp đảm bảo luôn cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ chất lượng cao?

Không ai có thể luôn hoàn hảo. Tuy nhiên, nhà cung cấp phải có quy trình để đảm bảo sự nhất quán. Hỏi nhà cung cấp này về cách tiếp cận của họ, chứng minh và thử nghiệm sản phẩm nếu có thể.

8. Văn hóa

Những mối quan hệ kinh doanh tốt nhất đều dựa trên sự tương xứng chặt chẽ về giá trị tại nơi làm việc. Đây là lý do tại sao xem xét văn hoá kinh doanh của nhà cung cấp là rất quan trọng.

Ví dụ: điều gì sẽ xảy ra nếu giá trị quan trọng nhất trong tổ chức bạn là chất lượng, nhưng với nhà cung cấp chính lại quan tâm tới việc đáp ứng thời hạn hoặc chi phí thấp? Điều này có thể không phù hợp với công ty của bạn.

Hãy sử dụng mạng lưới văn hóa làm hướng dẫn cho văn hoá tổ chức.

9. Môi trường

Điều này đề cập đến cam kết của nhà cung cấp về tính bền vững, tuân thủ luật môi trường và thực tiễn tốt nhất. Nhà cung cấp làm gì để giảm nhẹ tác động đến môi trường? Yêu cầu được xem bằng chứng về giấy chứng nhận bảo vệ môi trường mà nhà cung cấp có.

Ngoài ra, nhà cung cấp đối xử với nhân viên và những người xung quanh có tốt không; có danh tiếng là một doanh nghiệp có đạo đức không?

10. Giao tiếp

Nhà cung cấp lên kế hoạch giữ tương tác với bạn ra sao. Liệu các phương pháp tiếp cận được đề xuất có phù hợp với phương pháp ưa thích của bạn? Ai sẽ là người liên lạc của bạn tại công ty này?

Tìm hiểu cách thức nhà cung cấp xử lý thông tin liên lạc trong trường hợp xảy ra khủng hoảng là rất quan trọng.

• Liệu họ có thông báo nhanh cho bạn nếu gặp phải gián đoạn?
• Quá trình giao tiếp đó sẽ diễn ra thế nào?
• Liệu bạn có thể tiếp cận được với quản lý cấp cao khi cần thiết?

Mẹo:

Hãy đảm bảo tất cả thông tin thu thập được trong quá trình nghiên cứu của bạn đều được trình bày bằng văn bản. Điều này có nghĩa là thông tin được “lưu trữ” và bạn có thể sử dụng chúng một cách dễ dàng nếu gặp phải vấn đề.

Những điểm chính

Ray Carter đã phát triển 7 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp năm 1995. Sau đó, ông đã bổ sung thêm ba tiêu chí.

10 tiêu chí đó là:

1. Năng lực.
2. Khả năng.
3. Cam kết.
4. Kiểm soát.
5. Tiền mặt.
6. Giá cả.
7. Tính nhất quán.
8. Nền văn hóa.
9. Môi trường.
10. Giao tiếp.

Bạn có thể sử dụng mô hình này để đánh giá năng lực và khả năng của những nhà cung cấp tiềm năng. Nó có thể giúp bạn lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất nhu cầu và phù hợp với giá trị của tổ chức.