5 phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ tốt nhất 2023

Với những hệ thống, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ mà WEONE giới thiệu dưới đây, việc quản lý tài liệu và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ trong doanh nghiệp sẽ được đơn giản hóa hơn bao giờ hết!

Quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ là gì?

Tài liệu là toàn bộ dữ liệu bảo đảm thông tin cho vấn đề sản xuất và quản lý. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội con người, nó giúp con người ghi nhớ những thông tin quan trọng, có giá trị trong quá trình hoạt động. Và dù ở lĩnh vực nào, tài liệu cũng nắm giữ một vai trò quan trọng.

Quản lý tài liệu là công việc lưu trữ, phân loại dữ liệu nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc kinh doanh, sản xuất. 

Quản lý tài liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức sắp xếp, tổ chức tài liệu hợp lý hơn, tiết kiệm chi phí bảo quản và thời gian tìm kiếm.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống, phần mềm quản lý tài liệu?

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Trước khi xuất hiện các phần mềm quản lý tài liệu, doanh nghiệp cần có những kho lưu trữ và sử dụng số lượng lớn giấy tờ, sổ sách để quản lý và lưu trữ tài liệu. Doanh nghiệp phải chi trả một số tiền không nhỏ cho chi phí vận hành các kho tài liệu như thế (in ấn, xây dựng kho, nhân sự quản lý,..) Hơn nữa, việc sắp xếp và tìm kiếm các tài liệu cũng tốn rất nhiều thời gian. 

Phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp hỗ trợ số hóa, lưu trữ các tài liệu từ bản cứng thành các file tài liệu số, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn rất nhiều.

Sử dụng mọi lúc mọi nơi

Xu thế làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến, tuy nhiên nếu trong quá trình làm việc, nhân sự cần sử dụng đến tài liệu nhưng không thể trực tiếp đến văn phòng hoặc cần gấp thì việc sử dụng các tài liệu giấy mang lại rất nhiều bất tiện. Các phần mềm lưu trữ tài liệu sẽ khắc phục những bất tiện này, nhân sự có thể sử dụng và tra cứu tài liệu mà không bị giới hạn về không gian và thời gian.

Tránh hư hỏng, thất lạc tài liệu

Ở một số doanh nghiệp, việc lưu trữ tài liệu cũng như bảo quản không tốt sẽ dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng tài liệu sau nhiều năm hoặc nếu không quản lý tốt sẽ dễ dẫn tới thất lạc, ảnh hưởng đến vấn đề bảo mật thông tin. Việc lưu trữ số hóa trên các hệ thống quản lý tài liệu có thể loại bỏ hoàn toàn tình trạng này cũng như quản lý, chia sẻ quyền sử dụng tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Top 5 phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hot nhất hiện nay

Phân hệ Quản lý kho tài liệu của phần mềm WEONE

Là một trong những phân hệ hữu ích của Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE, hệ thống Quản lý tài liệu của WEONE mang đầy đủ những tính năng của một phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp:

• Quản lý tài liệu tập trung: Mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được số hóa, lưu trữ tập trung ngay trên phần mềm. 
• Tìm kiếm, truy xuất tài liệu nhanh chóng: Cấu trúc kho quản lý được phân chia rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm bằng từ khoá. Người dùng cũng có thể download tài liệu về thiết bị cá nhân. 
• Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban và nhân viên: Với việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, người quản lý, nhân viên có thể kết nối dễ dàng và nhanh chóng với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối Internet. Ngoài ra, tính năng phân quyền chi tiết được tích hợp, giúp thông tin được bảo mật an toàn hơn.
• Cắt giảm 30% chi phí vận hành nhờ việc thông tin luôn được cập nhật và chính xác trên cùng một hệ thống, không tốn không gian lưu trữ và các chi phí liên quan đến bảo tồn tư liệu, từ đó gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE còn sở hữu những tính năng tiện dụng cho doanh nghiệp như:

Với WEONE, bạn sẽ có được mọi thông tin tài liệu chỉ qua một cú click chuột.

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:

• Quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
• Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê.
• Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …).
• Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.

Hệ thống quản trị tài liệu thông minh DocEye – sản phẩm đạt giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Rubex

Hệ thống sử dụng cấu trúc lưu trữ hồ sơ theo kiểu tủ đựng tài liệu truyền thống và cung cấp một số cách để tìm kiếm tài liệu. Tháng 2 năm 2021: Rubex đã công bố cấu trúc giá mới. Hiện có ba mức giá dao động từ $55 đến $199 cho mỗi người dùng/tháng khi thanh toán theo năm. Nếu bạn thanh toán hàng tháng, giá bắt đầu từ 66 đô la và tăng lên 239 đô la cho mỗi người dùng/tháng. Các gói khác nhau về không gian lưu trữ bao gồm và các tính năng và công cụ.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Rubex là giải pháp lưu trữ đám mây (Cloud) cho phép nhân viên làm việc từ xa đăng nhập từ bất kỳ máy tính nào có truy cập internet

Microsoft SharePoint: Hệ thống quản lý tài liệu tổng thể

Tháng 10/2020, Microsoft đã giới thiệu SharePoint Syntex, sản phẩm đầu tiên của họ từ Project Cortex sử dụng công nghệ AI để scan dữ liệu của công ty bạn và thu thập thông tin chi tiết và có thể được tự động hóa thành các quy trình. Microsoft mô tả Syntex là một “AI có thể huấn luyện” xử lý ba loại nội dung chính: hình ảnh kỹ thuật số, biểu mẫu có cấu trúc hoặc bán cấu trúc và tài liệu phi cấu trúc.

Các tính năng của SharePoint bao gồm khả năng thiết lập các nội dung trọng tâm hoặc sắp xếp các kho lưu trữ theo nhóm. Hệ thống cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh, sắp xếp tài liệu theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nó đặc biệt thuận tiện cho các doanh nghiệp đã sử dụng các sản phẩm khác của Microsoft, chẳng hạn như Office 365.

SharePoint cung cấp một nền tảng linh hoạt và có thể mở rộng để tổ chức của bạn cộng tác trong việc tạo và chỉnh sửa. Tuy nhiên, đó là một hệ thống rộng rãi và có quá nhiều tính năng, vì vậy nhóm của bạn cần được đào tạo và một thời gian để làm quen với hệ thống.

Phần mềm lưu trữ tài liệu Microsoft SharePoint có khả năng hỗ trợ cộng tác khi làm việc và quản lý tài liệu.

Phần mềm lưu trữ tài liệu Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google. Nó cho phép người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính, và bài thuyết trình với cộng tác viên.

Google cho mỗi người dùng 15GB để lưu trữ, có thể lưu trữ qua ba dịch vụ cùng một lúc Google Drive, Gmail, và Google Photos (nếu người dùng muốn giữ dung lượng gốc để không ảnh hưởng chất lượng của hình ảnh), trước đây là Picasa Web Albums. Người dùng có thể nâng cấp dung lượng 15GB theo chi phí gói trả hàng tháng để tăng dung lượng lưu trữ. Tài liệu sử dụng Google Docs theo định dạng (kể cả.gdoc,.gslides, và.gsheet) không tính bị giới hạn. Trong Google+ Photos, hình ảnh phải nhỏ hơn 2048 x 2048 pixel và video phải ngắn hơn 15 phút sẽ không giới hạn. Tải tệp tin trong Microsoft Office và có định dạng mở (với thay đổi định dạng) sẽ định dạng theo Google và có thể lưu trữ không bị giới hạn.

Bài viết trên đã kể tên 5 phần mềm quản lý tài liệu cực hot, sẽ tiếp tục trở thành xu hướng và lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trong năm 2022. Mỗi loại phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay trên thị trường đều có mức giá, tính năng riêng biệt. Để lựa chọn được những phần mềm phù hợp với thực tế doanh nghiệp cần có sự xem xét kỹ càng về các ưu, nhược điểm cũng như nhu cầu của mình.