5 tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhà cung cấp mà nhà quản lý cần biết

2022-12-06

Nhà cung cấp là một mắt xích rất quan trọng trong quy trình mua bán hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Vậy để lựa chọn được nhà cung cấp tốt và đảm bảo uy tín, doanh nghiệp mua hàng cần đánh giá nhà cung cấp của mình như thế nào? Hãy để Nhanh.vn gợi ý 5 tiêu chí quan trọng nhất lựa chọn nhà cung cấp mà nhà quản lý cần biết cho doanh nghiệp. 

1. Nhà cung cấp là gì? 

Nhà cung cấp là một cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho một thực thể khác. 

Vai trò của nhà cung cấp trong doanh nghiệp là cung cấp các sản phẩm chất lượng cao từ nhà sản xuất với giá tốt cho nhà phân phối hoặc nhà bán lẻ để bán lại. Nhà cung cấp trong doanh nghiệp là người đóng vai trò trung gian giữa nhà sản xuất và nhà bán lẻ, đảm bảo rằng thông tin liên lạc sắp diễn ra và nguồn hàng có đủ chất lượng.

Các nhà cung cấp có một vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi giai đoạn của vòng đời sản phẩm. Từ việc tìm nguồn cung ứng nguyên liệu thô để giúp tăng cường sản xuất và tìm kiếm các lựa chọn tốt hơn cho nguyên liệu thô khi thị trường bắt đầu trở nên bão hòa, các công ty cần phải hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp của họ để có được sản phẩm tốt nhất.

Đánh giá nhà cung cấp (hay thẩm định nhà cung cấp) là quá trình thẩm định và đánh giá các nhà cung cấp hiện tại, tiềm năng bằng cách định lượng theo nhiều tiêu chí, giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhằm đảm bảo việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn và tiến tới thúc đẩy cải tiến liên tục.

2. Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp

Nhằm giúp cho doanh nghiệp nắm bắt và đánh giá được tình hình hiện tại của đối tác cũng như là có thể dự báo trước rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong tương lai trong toàn bộ chuỗi cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Nhà quản lý phải đưa ra các tiêu chí xem xét hợp tác từ ban đầu, sau đó đưa ra các quyết định và biện pháp hợp lý để giảm thiểu tối đa các rủi ro, không gây ảnh hưởng đến nguồn cung và gián đoạn trong quá trình cung ứng.

Kinh doanh hiệu quả hơn với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn – Quản lý chặt chẽ tồn kho, đơn hàng, khách hàng và dòng tiền 

3. 5 tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung cấp

3.1. Đánh giá dựa trên uy tín của nhà cung cấp

Là yếu tố đầu tiên khi doanh nghiệp của bạn có quyết định nên hay không nên chọn nguồn cung ứng này. Thường thì đối với những doanh nghiệp đã hoạt động một trong một thời gian lâu dài thì đã có những tệp nhà cung cấp lâu dài, còn với những doanh nghiệp mới hoặc nhỏ sẽ tìm nhà cung cấp bằng cách qua giới thiệu của bên thứ ba, tìm kiếm bằng google bằng các từ khóa, truy cập website của họ hoặc tham gia các triển lãm thương mại,… Vì vậy ban đầu cần xem xét đối tác của bạn qua các khía cạnh như:

Thông tin rõ ràng: Nhà cung cấp phải đưa ra được sự tồn tại của họ là có thật nếu có địa chỉ, phương thức liên lạc, giấy phép kinh doanh. 

Sự minh bạch trong hợp tác: Phải đảm bảo được các điều khoản như hai bên đã ký ban nhau ban đầu như: đảm bảo nguồn cung ổn định, giao đúng hàng đúng hạn, cơ chế bảo hành vận chuyển, khả năng hợp tác và làm việc lâu dài…

Tìm hiểu và phân tích các vấn đề pháp lý và thủ tục liên quan của đối tác: Giấy phép hoạt động kinh doanh hợp lệ, kinh doanh đúng mặt hàng đã đăng ký hoặc xem xét nhà cung cấp trong quá khứ và hiện tại có đang gặp các vấn đề về pháp luật nghiêm trọng hoặc khả năng tài chính khác

Uy tín của đối tác là yếu tố quan trọng quyết định việc hợp tác lâu dài

3.2. Đánh giá dựa trên chất lượng hàng hóa

Đây là tiêu chí quan trọng nhất khi bất kì một doanh nghiệp nào muốn đưa ra quyết định lựa chọn bên cung cấp. Khi tìm được nguồn cung sản phẩm, doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa ra các tiêu chí về báo giá, chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu, độ bền, tính thẩm mỹ,… để từ đó thực hiện đánh giá chi tiết và rút ra kết luận rằng sản phẩm này có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn đang cần tìm hay không. Bạn nên xây dựng biểu mẫu, phiếu theo dõi dạng thang đo để nhận xét hoàn chỉnh các khía cạnh về chất lượng hàng hóa của đối tác cung cấp.

Ngoài ra doanh nghiệp của bạn cũng nên nhớ xem xét về tỷ lệ hư hỏng của hàng hóa. Quy định một mức độ hay chỉ tiêu rủi ro cụ thể, sau thời điểm nhập hàng và tiến hành kiểm kê thì căn cứ vào tỷ lệ đó để theo dõi số lượng, truy cứu xem nguyên nhân hàng bị hỏng là do quá trình vận chuyển hay do lỗi từ nhà cung cấp. Thậm chí bạn cũng có thể nắm vững được chất lượng hàng hóa của nhà cung cấp có tốt hay không qua quá trình bán và sử dụng. 

Cần xem xét chất lượng sản phẩm từ các nhà cung cấp trước khi quyết định giao dịch

3.3. Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán

Yếu tố giá cả của sản phẩm đầu vào cũng liên quan rất nhiều đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá được lãi lỗ hay hòa vốn. Tuy nhiên giá cả thường sẽ đi kèm với chất lượng, vì vậy tùy vào chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp bạn sẽ đưa ra lựa chọn mức giá như thế nào hoặc qua đàm phán hai bên deal được mức phù hợp với lợi ích chung.

Kinh nghiệm là bạn có thể xem xét xem nhà cung cấp của bạn chấp nhận phương thức thanh toán là trả một lần hay chia nhỏ công nợ, điều này nghe có vẻ không quan trọng nhưng trên thực tế, khi bạn đứng ra buôn bán thì rất cần nguồn vốn quay vòng, khoản thanh toán này doanh nghiệp của bạn có thể đầu tư vào lĩnh vực khác trước hoặc ngược lại nếu nhà cung cấp có chính sách thanh toán trong một lần thì bạn sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán, cho phép hình thức thanh toán tiền mặt kết hợp chuyển khoản hoặc tài sản thế chấp,… Nhà cung ứng với những giải pháp đa dạng cho thanh toán được đánh giá là một nhà cung cấp rất tiềm năng.

Đánh giá các phương thức thanh toán của nhà cung cấp chấp nhận 

3.4. Thời gian giao hàng

Bên cạnh yếu tố chất lượng và giá thành thì việc nhà cung cấp phải đảm bảo sẵn sàng việc giao hàng đúng hạn, hệ thống tổ chức vận chuyển khoa học cho doanh nghiệp của bạn là rất cần thiết. Vì nếu giao hàng muộn hơn thời hạn thì sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình kinh doanh. Hoặc nếu nhà cung cấp tự ý giao hàng sớm hơn dự kiến hay không biết khi nào sẽ giao hàng, doanh nghiệp bạn sẽ bị bị bị động trong khâu nhận hàng và bố trí kho lưu hàng. Ngoài ra đây chính là yếu tố thể hiện uy tín của đối tác của bạn. Bí quyết dành cho bạn là phải quan tâm và kiểm soát chặt chẽ đối với thời gian giao hàng. Một nhà cung cấp luôn cam kết đúng hẹn, thời gian giao hàng nhất quán, năng lực bền vững chính là một đơn vị chuyên nghiệp mà bạn nên hợp tác.

Nhà cung cấp cần đảm bảo đúng thời gian giao hàng

3.5. Dịch vụ khách hàng 

Khi hợp tác với bất kỳ nhà cung cấp nào thì doanh nghiệp của bạn cũng nên xem xét tới các dịch vụ của nhà cung cấp đối tác, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm được kha khá chi phí như: mua hàng với số lượng lớn sẽ được hưởng chiết khấu thương mại, thanh toán một lần để được hưởng chiết khấu thanh toán, chăm sóc khách hàng sau bán hoặc các chính sách đổi trả, bảo hành của nhà cung cấp. Khái niệm dịch vụ khách hàng của đối tác cung cấp có rõ ràng hay không sẽ quyết định đến có nên làm việc lâu dài hay không. Một chuyên viên chăm sóc khách hàng với khả năng giao tiếp, tư vấn mạnh mẽ, chăm soc khách hàng tận tình chu đáo sẽ đem đến hiệu suất đáng kể trong việc thảo luận về hợp đồng cung cấp.

Dịch vụ của nhà cung cấp có thể giúp bạn có thêm nhiều lợi ích 

Xem ngay: Hướng dẫn tạo bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp trên Excel vô cùng đơn giản

Tổng kết, với danh sách các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp như trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp sàng lọc được các nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu của mình, từ đó để chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Song để đánh giá được chính xác thì cần những người có chuyên môn trong từng tiêu chí, cũng cần lưu ý cân nhắc đến các tiêu chuẩn trong ngành cũng như của các đối thủ cạnh tranh và thay đổi tiêu chuẩn đã xây dựng sao cho cập nhật với thời gian và thực tiễn môi trường kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam. Hy vọng bạn có thể ứng dụng những kiến thức cơ bản trên trong việc xác định nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Hãy theo dõi Nhanh.vn để liên tục cập nhật những tài liệu phục vụ cho kinh doanh mới nhất nhé! Nếu có câu hỏi gì về đề tài này hãy gửi lại cho chúng tôi qua phần bình luận.