7 phần mềm quản lý du lịch lữ hành đa chức năng – đa lợi ích nhất

Phần mềm quản lý du lịch giúp doanh nghiệp nhanh chóng kết nối, theo dõi và kiểm soát các thông tin khách hàng, quá trình đặt chỗ, book tour… Toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp du lịch – lữ hành được triển khai trên một hệ thống chung, đem lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Theo dõi bài viết ngay sau đây để biết các chức năng, lợi ích và 7 phần mềm phổ biến nhất trong lĩnh vực này.

1. Phần mềm quản lý du lịch là gì?

Dành cho doanh nghiệp, công ty thuộc lĩnh vực du lịch, OTA (Online Travel Agent) online…, phần mềm quản lý du lịch hiện này được xem là giải pháp công nghệ toàn diện nhất, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian xử lý công việc, tiết kiệm ngân sách. Điều này đồng nghĩa với việc thu được lợi nhuận lớn hơn và chất lượng dịch vụ được chú trọng hơn.

Khác với các ngành kinh doanh thường thấy, du lịch có đặc thù cần sự kết nối về thông tin và liên lạc nên việc ứng dụng công nghệ trong vận hành là nhu cầu tất yếu. Phần mềm quản lý du lịch là công cụ giúp thu thập dữ liệu, xử lý và cập nhật thông tin nhanh chóng, thậm chí chỉ trong vài giây. Đặc biệt, từ nguồn dữ liệu đầu vào chuẩn xác, phần mềm tự động lưu trữ có hệ thống, cho phép nhà quản lý trích xuất thông tin khách hàng, nhà cung cấp, các loại báo cáo khi cần.

2. 7 chức năng cơ bản của phần mềm quản lý du lịch

Phần mềm quản lý du lịch gồm 7 chức năng quan trọng chính, xoay quanh các dịch vụ như: quan hệ khách hàng, vé máy bay, khách sạn, visa… cho đến việc tích hợp với các bên thứ 3, hỗ trợ quản lý, báo cáo. Chi tiết mỗi chức năng, mời doanh nghiệp theo dõi thông tin dưới đây:

2.1. Quản lý quan hệ khách hàng

Phần mềm quản lý du lịch giúp người quản lý theo dõi, cập nhật thông tin khách hàng chỉ với vài cú nhấp chuột. Quy trình đặt lịch chăm sóc khách hàng cũng đơn giản hơn, từ đó chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. So với các hình thức quản lý khác, bởi tính tự động hóa cao nên mỗi công việc đều được số hóa và thực hiện theo quy trình, giảm thời gian xử lý nhưng gia tăng chất lượng công việc đáng kể.

2.2. Quản lý dịch vụ vé máy bay

Hiện nay, chức năng quản lý dịch vụ vé máy bay đã tích hợp trong một số phần mềm quản lý du lịch cao cấp. Bằng hệ thống GDS (Global Distribution System – Mạng lưới đặt chỗ toàn thế giới), hoạt động đặt vé máy bay được kiểm soát dễ dàng, hạn chế tối đa sai sót. Tại Việt Nam, chức năng này tích hợp tự động lấy vé từ hệ thống quản lý vé máy bay của các hãng hàng không lớn như Vietnam Airline, Vietjet Air…

2.3. Quản lý dịch vụ khách sạn

Ở phân hệ quản lý dịch vụ khách sạn, phần mềm cho phép cập nhật, xử lý thông tin từng khách hàng, hỗ trợ tạo mới request booking từ mẫu có sẵn hoặc tự tạo mẫu mới. Ngoài ra, phần mềm quản lý du lịch cũng cho phép lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, các thông tin liên lạc (phương thức, thời gian, nội dung liên lạc…). Đặc biệt nhiều hệ thống còn được tích hợp với các kênh booking khách sạn trực tuyến như Agoda, Trip Source, SAP Concur… rất tiện lợi cho người dùng.

2.4. Quản lý dịch vụ visa

Với nhu cầu đi du lịch quốc tế, phần mềm quản lý du lịch toàn diện sẽ giúp ghi nhận và quản lý giao dịch làm Visa theo tiêu chuẩn của từng nước. Đảm bảo các tính năng như: theo dõi tình trạng hồ sơ, hiệu lực visa, các thông tin liên quan đến visa trực tiếp hay nhập dữ liệu đầu vào… Không chỉ cung cấp dịch vụ visa cho người dân trong nước mong muốn du lịch tới nước bạn mà người ngoại quốc cũng có thể dùng ứng dụng này để quản lý tình trạng visa, thủ tục trình tự cấp thời hạn.

2.5. Quản lý khách hàng – nhà cung cấp

Trên một hệ thống duy nhất, thông tin của đối tác, khách hàng, nhà cung cấp được lưu trữ đồng bộ và được cập nhật liên tục. Nhờ vậy việc tra cứu thông tin trở nên tiện lợi hơn, tiết kiệm thời gian hơn. Hơn thế, điểm nổi bật của phần mềm quản lý du lịch còn nằm ở khả năng hỗ trợ theo dõi, lưu trữ hợp đồng với từng nhà cung cấp, đưa ra thông báo khi hợp đồng hết hạn.

2.6. Tích hợp với hệ thống của bên thứ 3

Phần mềm quản lý du lịch cho phép tích hợp với: Dịch vụ vận chuyển, Dịch vụ ăn uống, Bảo hiểm,… Đây là các kênh hỗ trợ du lịch trực tuyến, giúp các giao dịch book dịch vụ, hành trình chuyến đi diễn ra suôn sẻ hơn. Đồng thời hệ thống có khả năng đồng bộ dữ liệu vào cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, kiểm soát.

2.7. Đưa ra các báo cáo thông minh (BI)

Sau một chu kỳ kinh doanh, việc thu nhận, báo cáo kết quả hoạt động là vấn đề không thể thiếu trong bất cứ tổ chức nào, không chỉ riêng lĩnh vực du lịch. Một số phần mềm quản lý du lịch hiện nay cho phép lập các báo cáo thông minh (Business Intelligence) để gửi thông báo, báo cáo tự động cho khách hàng chỉ với vài thao tác.

3. 6 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý du lịch

Doanh nghiệp được chuẩn hóa quy trình vận hành, dữ liệu, hệ thống báo cáo, từ đó mang lại lợi ích về cả trong quản lý tổ chức, tối ưu chi phí cũng như lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh… Cụ thể các lợi ích của phần mềm quản lý du lịch gồm có:

3.1. Bộ dữ liệu chuẩn xác giúp kết nối các phòng ban

Nếu trước đây, các phòng ban trong tổ chức du lịch chủ yếu hoạt động riêng rẽ thì việc sử dụng chung trên một nền tảng quản lý giúp tăng tính kết nối giữa các phòng ban. Bởi hệ thống là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu nên các cá nhân trong doanh nghiệp, trong từng phòng ban có thể truy cập và sử dụng các thông tin liên quan khi cần.

3.2. Dễ dàng quản lý, kiểm soát công việc

Theo quy trình làm việc đã được chuẩn hóa trên phần mềm, người trưởng phòng, quản lý ở các cấp độ khác nhau có thể theo dõi được quá trình, kết quả công việc của nhân viên cũng như tình hình kinh doanh trong tổ chức. Từ đó giúp cấp trên hiểu công việc của nhân viên và đưa ra những đánh giá có tính xác thực.

3.3. Bảo mật bộ dữ liệu tối đa

Để giải quyết vấn đề bảo mật, vốn “nhạy cảm” đối với các tổ chức, phần mềm quản lý du lịch ngày nay thường lưu trữ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, yêu cầu có tài khoản đăng nhập và phân quyền người dùng. Việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban theo đó trở nên an toàn, tránh tối đa việc thông tin bị rò rỉ gây bất lợi cho doanh nghiệp.

3.4. Nắm được bức tranh toàn cảnh về tình hình hoạt động

Đây là điểm nổi bật hàng đầu của phần mềm quản lý du lịch. Ngay trong quá trình kinh doanh, hay sau mỗi chu kỳ tổng kết tình hình hoạt động, hệ thống sẽ giúp nhà quản lý có được các báo cáo một cách nhanh chóng, minh bạch. Dựa vào đó, ban lãnh đạo trong tổ chức sẽ nắm được bức tranh toàn cảnh về tình hình doanh nghiệp của mình, từ đó đưa ra các phương án, chiến lược phát triển hợp lý theo thời đại.

3.5. Điều hành công việc mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý du lịch cho phép người dùng: nhân viên, nhà điều hành, quản lý được truy cập theo chức danh, sử dụng, kiểm soát công việc trên cả máy tính và điện thoại di động. Từ đó giúp cập nhật thông tin, tình hình hoạt động theo thời gian thực, tránh tình trạng thông tin không được truyền đạt đúng người, đúng thời điểm.

3.6. Hỗ trợ tăng tối đa lợi nhuận

Bằng việc quản lý khoa học theo từng phân hệ có mối liên kết chặt chẽ với nhau, có thể khẳng định rằng phần mềm quản lý du lịch – điều hành tour giúp tăng tối đa lợi nhuận của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ như quản lý booking, đặt tour online, quản lý thông tin đối tác, khách hàng, giao dịch với bên thứ 3… hoạt động trên một nền tảng duy nhất, tự động hóa các quy trình đơn giản, cắt giảm được các khâu trung gian, tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực.

4. Top 7 phần mềm quản lý du lịch hiệu quả nhất hiện nay

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một hệ thống phần mềm quản trị du lịch đáp ứng được các chức năng quan trọng và đem lại hiệu quả vượt trội thì dưới đây là top 7 phần mềm quản lý du lịch hiệu quả đang được tin dùng:

4.1. Bee OneTravel – giải pháp du lịch lữ hành tích hợp

Bee OneTravel là giải pháp được tích hợp sẵn trên SAP Business One, được Beetech Solutions nghiên cứu và phát triển dựa trên đặc thù ngành nghề du lịch. Một số chức năng chính của Bee OneTravel bao gồm:

• Quản lý dịch vụ vé máy bay
• Quản lý dịch vụ khách sạn
• Quản lý dịch vụ vận chuyển (xe bus, taxi, xe lửa, tàu biển…)
• Quản lý dịch vụ Visa
• Quản lý giao dịch vụ cho Sự kiện/ Tour du lịch
• Quản lý quan hệ khách hàng
• Quản lý hệ thống kế toán – tài chính
• Tính năng ưu việt khác (tạo báo cáo thông minh (BI), tích hợp đặt vé hàng không, hóa đơn điện tử, ngân hàng, cảnh báo,…)
• Quản lý dịch vụ khác (Nhà hàng, Bảo hiểm, Hướng dẫn viên…)

Tích hợp sẵn với hệ thống SAP Business One, Bee OneTravel đem đến hiệu quả toàn diện trong quản lý ở mọi khía cạnh. Không chỉ đảm bảo 7 chức năng cơ bản nêu trên của một phần mềm quản lý du lịch, Bee OneTravel còn tuân theo quy trình vận hành khép kín nên doanh nghiệp có thể nhìn từ tổng quan đến chi tiết tình hình hoạt động của mỗi phòng ban một cách minh bạch, có tổ chức.

Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp phần mềm quản lý du lịch Bee OneTravel, vui lòng tham khảo thông tin tại đây.

4.2. Phần mềm quản lý du lịch Mona Travel

Mona Travel là phần mềm quản lý du lịch của công ty Mona Media, được tích hợp nhiều giải pháp công nghệ mới. Thông qua việc truy cập website hoặc ứng dụng, doanh nghiệp có thể thực hiện các công việc như: Quản lý tour, quản lý thông tin, chăm sóc khách hàng, quản lý công nợ, các loại hợp đồng, thống kê báo cáo… một cách dễ dàng.

4.3. Phần mềm quản lý du lịch VISOFT Travel

Sau nhiều năm triển khai, VISOFT TRAVEL là một phần mềm quản lý đáp ứng được nhu cầu của nhiều doanh nghiệp trong ngành. Hệ thống gồm nhiều công cụ với các tính năng như: quản lý dịch vụ, quản lý công nợ, chăm sóc khách hàng, quản lý tour, email tự động… Phần mềm đã được đưa vào ứng dụng tại doanh nghiệp nhờ tính chính xác, linh hoạt mà không cần thao tác ghi chép thủ công.

4.4. Phần mềm quản lý du lịch Tour Plus

Hỗ trợ quản lý du lịch 24/7, Tour Plus cho phép người quản lý kết nối, xử lý công việc nhanh chóng. Phần mềm gồm nhiều phân hệ quản lý khác nhau như: quản lý sản phẩm, điều hành tour, marketing, chăm sóc khách hàng, quản lý visa… Nhờ vậy, người quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình các hoạt động kinh doanh, đưa ra phương án, chiến lược đúng đắn cho doanh nghiệp.

4.5. Phần mềm quản lý du lịch Bizapps

Bizapps cũng là một trong các phần mềm quản lý du lịch hiệu quả khác. Các tính năng nổi bật của phần mềm có thể kể đến như: quản lý và chăm sóc khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, quản lý booking/request, quản lý báo cáo… Vì thế, khi sử dụng phần mềm, công việc quản lý sẽ được diễn ra hiệu quả hơn, rút ngắn thời gian, đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành.

4.6. Phần mềm quản lý du lịch TravelMaster

Phần mềm TravelMaster là sản phẩm của công ty VietISO, dành cho doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn. Phần mềm cung cấp công cụ quản trị nhiều phần liên quan đến sổ tour, sổ dịch vụ, báo cáo công nợ, quản trị điều hành tour… đến các nghiệp vụ phức tạp hơn như booking online, booking offline, điều hành từ xa… TravelMaster đem đến trải nghiệm chuyên nghiệp hơn và hiệu quả hơn phương pháp quản trị thông thường.

4.7. Phần mềm quản lý du lịch Faceworks

Phần mềm quản lý du lịch Faceworks giúp điều hành nghiệp vụ quản lý du lịch toàn diện từ khâu tiếp nhận request booking của khách hàng, quản lý thông tin và các giao dịch, trao đổi từ đối tác và nhà cung cấp, quản lý các vấn đề tài chính – lương nhân sự… Cơ chế hoạt động chặt chẽ của Faceworks giúp người quản lý luôn kiểm soát được chi phí hoạt động, tình hình kinh doanh một cách kịp thời và chính xác.

Hy vọng bài viết đã gửi đến doanh nghiệp từ tổng quan đến chi tiết về các phần mềm quản lý du lịch, cụ thể là đặc điểm, tính năng cũng như lợi ích khi sử dụng phần mềm trong thời đại công nghệ số ngày nay. Có thể thấy Bee OneTravel tích hợp sẵn cùng SAP Business One là một trong những giải pháp toàn diện, chuyên nghiệp, xứng đáng để doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn.

Khách hàng có nhu cầu tư vấn và tìm hiểu thêm về sản phẩm phần mềm quản lý du lịch, vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Dịch vụ – Giải pháp – Công Nghệ Ong Vàng Beetech Solutions

• Địa chỉ: Lầu 5, 361 Lê Trọng Tấn, phường Sơn Kỳ, quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh
• Website: http://beetechcom.vn/
• Facebook: Beetech
• Email: [email protected]

Rate this post