7+ tiêu chí ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn phần mềm kê khai BHXH cho doanh nghiệp

Để có thể chọn mua được một phần mềm kê khai BHXH phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp, người dùng cần phải có sự cân nhắc kỹ càng về các tiêu chí như tính hợp lệ, tiện ích, độ bảo mật hay chi phí khi ứng dụng phần mềm. Thông tin chi tiết cho từng tiêu chí này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Phần mềm được triển khai chính thức theo mô hình IVAN từ đơn vị uy tín

IVAN – Insurance Value Added Network là tên dịch vụ giá trị gia tăng của các hoạt động giao dịch Bảo hiểm xã hội trên nền tảng điện tử. Nói một cách đơn giản hơn, IVAN là mô hình bao gồm việc nhận, truyền, lưu trữ và phục hồi dữ liệu về những giao dịch điện tử liên quan đến BHXH giữa đơn vị tham gia các loại hình bảo hiểm xã hội – BHXH, bảo hiểm y tế – BHYT, bảo hiểm thất nghiệp – BHTN (thường chỉ các doanh nghiệp) với cơ quan BHXH phụ trách.

Mô hình IVAN đóng vai trò quan trọng đối với các hoạt động giao dịch trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội bởi nó có thể giúp đơn giản hóa, lược bớt những thủ tục hành chính rườm rà cũng như công sức, chi phí đi lại cho các đơn vị doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm. 

Mô hình này được chấp thuận hoạt động dưới sự cho phép của Thủ tướng chính phủ và cơ quan BHXH Việt Nam. Các đơn vị doanh nghiệp nếu muốn thực hiện các giao dịch điện tử cho thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN hay đề nghị cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho nhân viên phải thực hiện trên các nền tảng phần mềm được triển khai chính thức theo mô hình IVAN.

Hiện tại, Cơ quan bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban bố công văn 3020/BHXH-PC cho phép cung cấp và sử dụng dịch vụ IVAN trong các giao dịch điện tử về BHXH. Đồng thời, quyết định kết hợp triển khai chính thức mô hình này cùng một số đơn vị uy tín như VNPT, BkavCA, THAISONSOF, Viettel,… Khách hàng doanh nghiệp có thể chủ động liên hệ đăng ký đặt mua sử dụng dịch vụ thông qua các kênh này để đảm bảo tính chính thống và hiệu quả.

2. Phần mềm được cài đặt đơn giản, dung lượng nhỏ gọn

Doanh nghiệp nên hướng đến chọn các phần mềm kê khai BHXH có thiết lập cài đặt đơn giản với ít bước thực hiện, có thể dùng ngay sau khi cài vào máy mà không đòi hỏi cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ tương thích. 

Trên từng thao tác cũng cần có hướng dẫn cụ thể bằng tiếng Việt để bất cứ người dùng nào biết sử dụng máy tính đều có thể làm theo. Các ứng dụng kê khai BHXH cho phép truy cập và sử dụng trên nền tảng website cũng có thể là lựa chọn tốt bởi không cần phải cài đặt mà vẫn dùng được. Như vậy doanh nghiệp không cần lo tốn chi phí và thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm.

Bên cạnh đó, cũng không nên chọn phần mềm có dung lượng quá cao bởi nó sẽ làm gánh nặng cho hệ điều hành trên máy tính, thậm chí còn làm chậm tốc độ của máy và hiệu suất của các ứng dụng khác trong cùng máy tính. 

Các phần mềm kê khai được sử dụng phổ biến hiện nay có dung lượng cài đặt khoảng 100 – 150MB (ví dụ như VNPT – BHXH 122MB, vBHXH – Viettel 114MB, EFY 150MB,…)  doanh nghiệp lấy thông tin này làm cơ sở để cân nhắc lựa chọn.

3. Lựa chọn phần mềm có đầy đủ tính năng cơ bản

Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng và thao tác các nghiệp vụ liên quan đến thủ tục BHXH, người dùng cần chú ý chọn phần mềm được tích hợp đầy đủ các tính năng cơ bản. Bao gồm:

• Hỗ trợ việc đăng ký, kê khai, tạo lập và nộp hồ sơ BHXH

• Quản lý, tra cứu, lưu trữ hồ sơ BHXH của người lao động đã lập

• Ký và nộp hồ sơ tham gia BHXH theo hình thức trực tuyến (online)

• Tự động nhanh chóng nhận kết quả trả về từ phía cơ quan bảo hiểm

• Có tính năng quản lý cho quá trình tham gia BHXH của người lao động.

Ngoài những tính năng này, doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của đơn vị để lựa chọn phần mềm cung cấp thêm tính  năng phù hợp.

4. Phần mềm có giao diện thân thiện và dễ sử dụng

Phần mềm kê khai BHXH cần có sự đồng nhất giữa các giao diện chức năng của trang web/ứng dụng. Những danh mục quan trọng cần được thể hiện to và rõ ràng và đặt ở vị trí dễ nhìn, cho phép người dùng thực hiện thao tác nghiệp vụ phổ biến một cách dễ dàng hơn. Đồng thời, mỗi thao tác nên có thông tin chỉ dẫn kèm theo để thuận tiện cho việc sử dụng dễ dàng hơn.

Với các doanh nghiệp đa quốc gia, nên lựa chọn ứng dụng cần được tích hợp cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh. Như vậy sẽ tăng độ linh hoạt và phù hợp với môi trường hoạt động quốc tế của đơn vị.  

5. Tích hợp nhiều tiện ích giúp quá trình nộp hồ sơ, quản lý và lưu trữ hồ sơ kê khai BHXH thuận tiện

Nếu muốn quá trình nộp – quản lý – lưu trữ hồ sơ diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn, người dùng nên hướng đến sản phẩm được trang bị thêm một số tiện ích như:

• Cho phép ký và nộp hồ sơ BHXH qua hình thức trực tuyến (online).

• Cho phép chuyển đổi file nguồn sang định dạng theo quy định (file xlsx) của phần mềm hệ thống.

• Tích hợp với tất cả các loại chữ ký số như USB Token, HSM, SmartCA,… đang được doanh nghiệp sử dụng hiện nay.

• Có thể kết xuất file theo nhiều định dạng phù hợp với yêu cầu người dùng.

• Tiện ích đồng bộ để việc quản lý hồ sơ được thuận tiện, dễ dàng.

6. Lưu trữ bảo mật, an toàn thông tin tốt

Thông tin của doanh nghiệp và cá nhân người lao động làm việc trong doanh nghiệp vô cùng quan trọng và cần được bảo mật tốt. Nếu công tác này không được đảm bảo, có thể dẫn đến việc hacker dễ dàng xâm nhập, làm rò rỉ hay thay đổi thông tin cá nhân và mang đến nhiều hậu quả khôn lường. 

Để ngăn chặn từ sớm tình trạng đó, doanh nghiệp cần đạt được những thỏa thuận cam kết về khả năng bảo mật và an toàn thông tin từ phía nhà cung cấp dịch vụ kê khai.

Các phần mềm đã thông qua kiểm định theo tiêu chuẩn quốc tế về khả năng bảo mật sẽ mang đến độ tin cậy cao hơn. Bởi thế nên doanh nghiệp cũng nên lưu ý đến một số chứng nhận uy tín giúp đánh giá độ an toàn của ứng dụng như:

• Tiêu chuẩn ISO/IEC 27001

  – tiêu chuẩn đánh giá chung của quốc tế về thông tin và các khả năng quản lý an toàn thông tin của các phần mềm, ứng dụng,…

• Chứng nhận của CyStack

  – đơn vị thẩm định, đánh giá chuyên nghiệp có thể công nhận các tiêu chuẩn cho dịch vụ an ninh mạng.

7. Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt

Bên cạnh chất lượng về tính năng và các tiện ích mà dịch vụ hỗ trợ kê khai BHXH mang lại, khách hàng cũng nên chú ý đến các chính sách hậu mãi và chế độ chăm sóc khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp. 

Chỉ nên chọn mua phần mềm tại các đơn vị đối tác sẵn sàng cam kết đầy đủ những yêu cầu này. Bởi như vậy, người dùng sẽ được đảm bảo đầy đủ quyền lợi khách hàng của mình. Trong trường hợp cần được hướng dẫn hay khắc phục sự cố phát sinh, người dùng sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, tránh gián đoạn công việc của đơn vị.

8. Chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp

Hiện tại trên thị trường có không ít các nhà cung cấp ứng dụng kê khai BHXH cho doanh nghiệp theo các mức giá khác nhau. Khách hàng khi lựa chọn ngoài việc cân nhắc tính năng phù hợp thì cũng nên tham khảo báo giá của một số đơn vị để chọn ra sản phẩm phù hợp nhất với định mức ngân sách của mình.

OneSME là nền tảng trực tuyến chuyên hỗ trợ dịch vụ tiện ích các đối tượng khách hàng do chính Tập đoàn VNPT phát triển. Hiện tại, oneSME đang áp dụng chính sách ưu đãi lên đến 20% cho mọi khách hàng lựa chọn đăng ký và mua phần mềm kê khai BHXH trên hệ thống. Khách hàng toàn quốc hoàn toàn có thể tham khảo để có được lựa chọn tiết kiệm tối ưu với ngân sách của đơn vị thông qua oneSME.

Phần mềm kê khai BHXH VNPT – Giải pháp tối ưu thủ tục BHXH cho doanh nghiệp

Được Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam phát triển và chính thức phát hành, phần mềm kê khai BHXH – VNPT được trang bị nhiều tính năng, tiện ích có thể đáp ứng tốt cho mọi giao dịch về BHXH của các đơn vị khách hàng tổ chức – doanh nghiệp sử dụng lao động ở mọi miền lãnh thổ Việt Nam. Với những ưu điểm nổi bật, VNPT – BHXH đang ngày một được đánh giá cao và lựa chọn sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp trong thời đại kỷ nguyên số.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm kê khai BHXH VNPT

So với các nền tảng ứng dụng khác, phần mềm kê khai BHXH do VNPT phát triển thể hiện rõ thế mạnh của mình qua:

• Công nghệ ElectronJS:

  phần mềm kê khai BHXH của VNPT được tích hợp công nghệ ElectronJS mang đến khả năng sử dụng thuận tiện của sản phẩm trên mọi nền tảng hiện có (máy tính, điện thoại, máy tính bảng,…). Đặc biệt, sản phẩm được thiết kế với giao diện hiện đại, thông minh và đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ.

• Cập nhật tự động:

  Có khả năng tự động cập nhật một cách thường xuyên, nhanh chóng các biểu mẫu kê khai BHXH điện tử mới nhất theo đúng quy định.

• Cho phép tự động đồng bộ hóa các trường dữ liệu

  từ phiên bản 2.0 lên 5.0

  đầy đủ và nhanh chóng giúp cho việc quản lý thống nhất dễ dàng và hiệu quả hơn.

• Dễ sử dụng:

  Thao tác tải (download), cài đặt đơn giản, nhanh chóng. Phần mềm cũng có khả năng tự động cập nhật phiên bản mới sau mỗi lần hệ thống phát hành nâng cấp.

• Tối ưu hóa nhập liệu:

  Đảm bảo cho việc nhập dữ liệu nhanh chóng khi tiến hành kê khai, điền thông tin vào các biểu mẫu trên hệ thống.

• Cảnh báo lỗi:

  Tích hợp khả năng tự phát hiện lỗi sai sót ngay trong quá trình thực hiện kê khai và thông báo cho người dùng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp, tổ chức tránh được việc bị phạt hay xử lý sai phạm do lỗi trong khai báo hồ sơ. Đồng thời cũng giúp quá trình tạo lập, đăng ký hồ sơ BHXH thuận lợi hơn.

• Bảo mật, an toàn:

  Khả năng bảo mật cao, đảm bảo an toàn tối ưu cho thông tin của tổ chức, doanh nghiệp và người lao động.

• Tích hợp đa dạng chữ ký số:

  Phần mềm kê khai BHXH – VNPT cho phép người dùng sử dụng tất cả các loại chữ ký số nhà cung cấp.

• Dung lượng thấp:

  Thiết kế gọn nhẹ nên không chiếm nhiều dung lượng lưu trữ trên máy cũng như không tạo áp lực lên quá trình hoạt động của hệ điều hành.

Bảng giá dịch vụ phần mềm kê khai BHXH VNPT

Khách hàng quan tâm về các gói sản phẩm dịch vụ kê khai, nộp hồ sơ tờ khai BHXH điện tử VNPT-BHXH có thể tham khảo ngay thông tin bảng giá bên dưới:

Đơn vị tính: VNĐ

Lưu ý:

• Giá cước trên chưa bao gồm 10% VAT.

• Giá cước áp dụng cho cả đăng ký mới và gia hạn sử dụng dịch vụ.

• Gói đăng ký mới sẽ được nhân viên kỹ thuật VNPT đến tận nơi hỗ trợ doanh nghiệp cài đặt, hướng dẫn đăng nhập và sử dụng phần mềm.

• Khi gia hạn dịch vụ, thời hạn còn lại của gói cước cũ sẽ được cộng dồn vào thời gian sử dụng của gói cước gia hạn mới.

Tham khảo thêm thông tin về giá cước dịch vụ kê khai BHXH điện tử tại ĐÂY. 

Hướng dẫn đăng ký sử dụng phần mềm kê khai BHXH – VNPT

Khách hàng tổ chức, doanh nghiệp đã được cơ quan thuế cấp mã có nhu cầu sử dụng phần mềm kê khai BHXH của Tập đoàn VNPT có thể thực hiện đăng ký theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập ứng dụng để đăng ký sử dụng dịch vụ

Sau khi đăng nhập vào ứng dụng, trên menu chọn mục [Đăng ký giao dịch]. Màn hình sẽ chuyển sang giao diện hộp thoại đăng ký. 

Bước 2: Điền thông tin đăng ký

Tại hộp thoại yêu cầu thông tin, người dùng cần nhập đầy đủ chính xác các trường thông tin theo yêu cầu.

Bước 3: Nhấn xác nhận đăng ký

Sau khi nhấn xác nhận [Đăng ký giao dịch BHXH], thông tin sẽ được hệ thống duyệt và gửi thông báo về email của người dùng. 

Bước 4: Truy cập email lấy thông tin kích hoạt tài khoản

Người dùng sau khi đăng ký thành công thì truy cập vào địa chỉ email dùng để đăng ký để lấy thông tin mã kích hoạt để hoàn tất đăng ký và sử dụng dịch vụ.

Tham khảo chi tiết về hướng dẫn từng bước đăng ký kê khai BHXH tại đây:19 – phần mềm kê khai BHXH VNPT 5.0

Với những tiện ích và tính năng thông minh được thiết lập, phần mềm kê khai BHXH VNPT có thể mang đến sự hỗ trợ tuyệt vời giúp cho các thủ tục BHXH tại tổ chức, doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, thuận tiện.

Chính vì lẽ đó nên ngày càng có nhiều đơn vị hoạt động trong mọi lĩnh vực, ngành nghề xem VNPT – BHXH như một người bạn đồng hành đắc lực giúp cho quá trình quản lý và vận hành tại doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Nếu cần có thêm thông tin chi tiết về dịch vụ, quý khách có thể liên hệ trực tiếp để được hỗ trợ tư vấn MIỄN PHÍ theo các kênh sau:

Website: https://onesme.vn 

Hotline: 1800 1260

Email: [email protected]

Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs