8 Mẫu quản lý công việc bằng Excel hiệu quả mới nhất 2023 [DOWLOAD]

Bạn chưa có điều kiện sở hữu một phần mềm quản lý công việc? Đừng lo vì đã có CoffeeHR, dưới đây là những file quản lý công việc bằng Excel mà bạn có thể ứng dụng ngay vào công việc.

Quản lý công việc bằng Excel là gì?

Quản lý công việc bằng Excel là hình thức làm việc sử dụng công cụ Excel để ghi lại quá trình làm việc dưới dạng bảng tính và số liệu. Cách làm này sẽ hỗ trợ bạn theo sát được tiến độ công việc và thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, hình thức làm việc với số liệu sẽ giúp người quản lý kiểm soát được mức độ hoàn thiện của công việc, giúp xây dựng bảng đánh giá và dễ dàng đưa ra giải pháp thúc đẩy khi công việc bị chậm.

Quản lý công việc bằng Excel có lợi ích gì?

Excel là công cụ rất hữu dụng trong việc hỗ trợ người dùng giải quyết vấn đề theo dõi tiến độ làm việc. Do đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel sẽ đem lại hiệu quả cao. Cụ thể:

• Kiểm soát tiến độ công việc
• Phân bổ công việc hợp lý
• Đánh giá tiến độ công việc

Kiểm soát tiến độ công việc

Nội dung của bảng quản lý Excel cần có một số thông tin về: Tình trạng công việc hiện tại; Hạn deadline;… Tất cả những thông tin có trong Excel đều cần được điền chính xác và chi tiết. Nhờ đó, việc theo dõi và giám sát tiến trình công việc sẽ không còn khó khăn khi làm việc.

Phân bổ công việc hợp lý

Quản lý công việc bằng Excel là cách thức làm việc giúp bạn dễ dàng phân việc, và đảm bảo thời gian hoàn thành công việc với từng thành viên. Bên cạnh đó, bạn còn có thể phân bổ lượng thời gian theo từng nhiệm vụ cụ thể, và đưa ra phương án dự phòng khi có vấn đề xảy ra đột xuất.

Đánh giá tiến độ công việc

Quản lý tiến độ công việc dựa vào những dữ liệu, thông tin trong bảng Excel sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình hoàn thiện nhiệm vụ của từng nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể biết được những cá nhân nào chưa hoàn thành hoặc đang bị chậm tiến độ trong quá trình làm việc. Qua đó, bạn sẽ đưa ra được những phương án tốt nhất để hỗ trợ kịp thời các thành viên. 

Như vậy, ứng dụng phương thức làm việc với Excel sẽ giúp người quản lý phân chia thời gian, công việc và nhân sự một cách hợp lý. Đồng thời, khi có những vấn đề phát sinh cần thêm thời gian hay nhân sự, bạn cũng có thể điều chỉnh nhanh chóng thông tin chi tiết trong bảng Excel. Hơn thế, người quản lý sẽ nắm bắt được quá trình thực hiện công việc của từng thành viên, giúp công tác kiểm soát được bao quát và dễ dàng hơn. 

>>> Xem thêm: [Đánh giá] Top 10 phần mềm quản lý KPI hiệu quả nhất năm 2022

8 Mẫu quản lý công việc bằng Excel mới nhất

Mẫu biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một trong những cách thức làm việc thông dụng khi công việc liên quan đến lập danh mục theo thứ tự thực hiện, người phụ trách và thời gian tiến hành. Đây chính là công cụ hữu dụng nhất cho những công việc đơn giản, ít chồng chéo và dễ dàng tạo lập.

Bên cạnh đó, biểu đồ Gantt còn cung cấp bảng tính với các khung thời gian và công việc chi tiết. Người quản lý có thể đánh dấu được khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc, sau đó theo dõi và giám sát quá trình thông qua mốc thời gian trọng điểm. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ tóm tắt các phần việc quan trọng, hạng mục của dự án vào biểu đồ, để thành viên biết được công việc mình sẽ làm và thời gian thực hiện trong bao lâu.

Để có được kết quả tốt nhất, người quản lý cần tạo một biểu đồ thời gian chung và gửi đến các thành viên trong đội.

Mẫu to do list

Mẫu to do list là một danh sách công việc mà các thành viên trong nhóm cần hoàn thành, vị trí của nhiệm vụ thường được xếp theo thứ tự ưu tiên.

Cách làm này sẽ giúp mọi người trong team nhớ được phần việc mình làm và phân chia lượng thời gian phù hợp cho những nhiệm vụ quan trọng. 

Đặc biệt khi kết hợp danh sách việc cần làm với biểu đồ Gantt sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất. Người trưởng nhóm khi thực hiện cách làm này cần dựa trên năng lực của từng nhân viên, hay cũng như tình trạng của dự án để có thể phân bổ nhiệm vụ hợp lý.

Mẫu thẻ thời gian hàng tuần

Phương pháp áp dụng thẻ thời gian hàng tuần sẽ khá hữu dụng khi quản lý các thành viên trong nhóm thực hiện dự án.

Ngoài lợi thế theo dõi các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, người quản lý còn ghi lại những mốc thời gian tiến hành công việc. Việc làm này sẽ hỗ trợ người trưởng nhóm đánh giá mức độ hoàn thiện của nhiệm vụ.

Mẫu quản lý thời gian

Ứng dụng mẫu Excel quản lý dòng thời gian, hay thời gian biểu sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình hoạt động, và khoảng thời gian nhất định để hoàn thành từng công đoạn. Nhờ đó, bạn sẽ chú ý vào những việc quan trọng tại một thời điểm.

Cụ thể, khi thiết lập bảng Excel quản lý công việc dạng timeline này, cả người trưởng nhóm, thành viên hay cũng như đối tác đều sẽ nắm bắt được từng giai đoạn khi tiến hành công việc.

Xây dựng quy trình trên Excel theo dòng thời gian sẽ là cách làm tốt giúp nhóm theo sát tiến trình thực hiện công việc một cách xuyên suốt. Bên cạnh đó, mọi thành viên đều sẽ nắm bắt được nhiệm vụ của mình, từ đó tập trung vào đúng công việc mình cần làm.

Mẫu theo dõi dự án

Mẫu quản lý công việc bằng Excel thông qua việc theo dõi dự án sẽ giúp nhà quản lý đánh giá và kiểm soát tiến độ công việc. Qua đó, xem xét dự án có diễn ra đúng thời gian và phạm vi ngân sách đã được tính toán trước đó hay không.

Mẫu theo dõi KPI

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của cá nhân hoặc tổ chức. Và đối với người lãnh đạo, nhiệm vụ quan trọng là theo dõi và đánh giá được KPI của nhân viên, bộ phận.

Việc làm này sẽ giúp người quản lý đo lường được hiệu suất công việc, và nhận định được tiến độ làm việc của đội nhóm có đang hiệu quả hay không. Từ đó, đưa ra giải pháp khắc phục tình trạng thiếu sót, nhằm đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của công việc.

Mẫu theo dõi vấn đề

Rất khó để thực hiện một dự án mà không xảy ra sai sót. Do vậy, người quản lý cần ghi lại vấn đề đó nhằm rút kinh nghiệm cho lần sau, đồng thời tìm ra những giải pháp cho tình trạng đó.

Như vậy, để theo dõi những vấn đề không thuận lợi trong khi thực hiện công việc, người quản lý cần thiết lập bảng Excel ghi lại nhật ký giám sát tiến độ công việc. Nhờ đó, tránh được những lỗi tương tự lặp đi lặp lại. 

Nội dung bảng Excel theo dõi vấn đề sẽ có những thông tin như: Thời điểm vấn đề xảy ra, nguyên nhân, hậu quả và cá nhân xử lý vấn đề. Qua đó, đề ra phương án giải quyết triệt để vấn đề.

Mẫu quản lý sự kiện

Biểu mẫu này sẽ giúp lập kế hoạch cụ thể cho các sự kiện thể hiện qua số lượng khách, thông tin khách mời, các khoản chi phí cho sự kiện,.. giúp bạn kiểm soát các vấn đề trong các sự kiện, tiệc tùng.

Cách quản lý công việc bằng Excel hiệu quả nhất

Phác thảo mẫu quản lý công việc

Trước khi xây dựng bảng quản lý trên Excel, bạn cần phác họa trước để tránh thiếu thông tin. Một file quản lý tiến độ công việc trên Excel cần có những nội dung cơ bản như: tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện, tên nhiệm vụ thực hiện, thời gian bàn giao, thời gian hoàn thành và số ngày thực hiện.

Lập bảng Excel cho cụ thể từng công việc

Để sắp xếp lịch làm việc cụ thể bằng Excel, bạn cần hoàn thiện bảng dự án mà nhóm đang làm. Tiếp theo đó, hãy tạo một trang tính mới ghi lại lượng công việc mà nhóm thực hiện.

Tạo bảng danh sách tương ứng với từng người phụ trách

Bạn hãy ứng dụng bảng Excel để tạo bảng ghi tên, thông tin của tất cả các thành viên trong nhóm. Trường hợp nếu có nhiều thành viên, bạn hãy tô màu tên của mọi người để dễ dàng tìm kiếm và phân biệt.

Có tiêu đề cho từng nội dung công việc

Hãy nhập tên của công việc mà nhóm đang tiến hành và sắp xếp ở dưới tên người phụ trách. Và bạn cũng có thể lập nhiều công việc dưới tên thành viên được bàn giao.

Thiết lập thời hạn cho từng công việc

Việc thiết lập thời hạn cụ thể cho từng phần việc của mỗi thành viên sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiến độ làm việc của mọi người. Bạn cũng nên chia nhỏ phần việc ở mỗi cột mốc, như vậy việc quản lý sẽ nhẹ nhàng hơn. Bên cạnh đó, phần thời gian hoàn thiện các phần việc như ngày bắt đầu, ngày kết thúc,… cần được tính toán phù hợp.

Tìm hiểu thêm mẫu quản lý công việc bằng Excel

Thường xuyên quan sát, đánh giá tiến độ các công việc

Để có thể đánh giá chính xác năng lực của một người, bạn cần thường xuyên quan sát tiến độ công việc của họ. Qua đó, bạn sẽ nhận biết được ai đang làm tốt, ai đang gặp khó khăn, để đưa ra hướng giải quyết kịp thời và giúp công tác quản lý công việc trở nên chuyên nghiệp hơn.

Một số lưu ý khi quản lý tiến độ công việc bằng Excel

Trước khi lập bảng kế hoạch công việc, bạn cần đề ra được những nhiệm vụ cần thực hiện, nhân sự, thời gian thực hiện.

Ngoài ra, bạn cần đưa ra các nội dung liên quan đến công việc để dễ dàng trong công tác theo dõi, quan sát tiến trình công việc. Bảng Excel càng có nhiều mục thì bạn càng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đồng thời khi cần thay đổi sẽ không mất quá nhiều công sức.

Bên cạnh đó, khi có những lời đánh giá, nhận xét trong bảng quản lý bằng Excel, người quản lý sẽ dựa vào đó để đưa ra những nhận định về năng lực làm việc của nhân viên.

Một số điều cần lưu ý để quản lý công việc bằng Excel đạt hiệu quả:

• Lập danh sách các công việc cần làm
• Lập danh sách các công việc sẽ làm
• Đưa ra mục tiêu cho công việc
• Đề ra các thông tin chi tiết về công việc
• Xác định lượng thời gian hoàn thiện công việc
• Đề ra lượng thời gian dự phòng cho mỗi phần việc
• Sắp xếp công việc diễn ra đúng thời điểm
• Chỉ rõ thành viên đảm nhận
• Đưa ra đánh giá nếu cần thiết.

Những khó khăn khi quản lý tiến độ công việc bằng Excel

Không thể phủ nhận phần mềm Excel hỗ trợ thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, Excel không phải là công cụ mà người dùng dễ dàng thao tác khi sử dụng.

Khó sử dụng

Phần mềm Excel chưa từng là công cụ hỗ trợ quản lý công việc phù hợp với nhiều người, đặc biệt với những người không thông thạo tin học văn phòng. Excel đòi hỏi nhiều về kỹ năng, cùng với thủ thuật cao. Như vậy, rất ít người có thể tự thiết lập một trang tính quản lý công việc. Do đó, phần lớn mọi người đều sẽ chỉ sử dụng những bảng quản lý công việc có sẵn và miễn phí trên internet.

Bị động, không có tính cộng tác

Trong quá trình thực hiện công việc, số liệu luôn phải cập nhập thường xuyên, và phải qua một hoặc nhiều trung gian mới có thể hoàn chỉnh kết quả tại file quản lý tổng, dẫn đến mất nhiều thời gian. Đặc biệt, trong tình huống phải báo cáo tiến độ công việc nhiều lần trong ngày, việc điền số liệu một cách thủ công vào Excel sẽ hoàn toàn không phải là phương án hay.

Vấn đề lưu trữ dữ liệu

Một hạn chế của Excel là không có tính năng tự động lưu trữ, vì vậy dữ liệu sẽ dễ dàng bị mất nếu quên chưa lưu mà nhấn thoát hay sập nguồn. Ngoài ra, dung lượng lưu trữ của Excel không đủ lớn, khiến nhiều doanh nghiệp phải lưu trữ nhiều file cho mỗi dự án. Như vậy, trung bình một tháng 3 dự án, số file cần lưu trong một năm là 36 file. Việc lưu trữ như này không phải là phương án lâu dài.

Chưa hỗ trợ lưu trữ kết quả công việc

Tuy bảng Excel có thể hỗ trợ quản lý công việc một cách tiện lợi, nhưng giao diện trong bảng tình còn giới hạn, khiến bạn chỉ thấy được quá trình thực hiện công việc một cách tổng quan. Ngoài ra, bạn còn khó có thể xem chi tiết vào từng nội dung và xem kết quả công việc.

Bài viết đã giới thiệu đến bạn đọc các bảng mẫu quản lý công việc bằng Excel và những cách ứng dụng Excel vào công việc hiệu quả nhất. Bạn có thể tham khảo và chọn cho mình một mẫu bảng phù hợp nhất. Tùy theo tính chất và mục đích công việc, nếu bạn áp dụng thành công thì chắc chắn quá trình làm việc sẽ trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn.

Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

Hotline: (+84) 97 306 0459

Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự