Agile là gì? Áp dụng cho doanh nghiệp thế nào

Agile là gì

Agile là tư duy quản lý và phát triển doanh nghiệp linh hoạt mà Magestore đang chuyển đổi. Quá trình chuyển đổi này giúp nâng cao sức cạnh tranh và phát triển bền vững.

Agile khuyến khích mỗi nhân viên tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời khuyến khích sự thay đổi khi phát triển dự án và đưa sản phẩm đến tay người dùng sao cho nhanh nhất.

Áp dụng Agile không phải là ghi lại quá trình hoặc chia nhỏ doanh nghiệp thành các phần có thể mở rộng. Nó nói về việc thay đổi văn hóa và mindset của tổ chức, khiến mọi người có động lực để có được kết quả thực sự. Điều này mang lại kết quả cuối cùng tốt nhất cho tất cả mọi người.

Tại sao Agile

• Rút ngắn thời gian nghiên cứu và phát triển sản phẩm để ra thị trường nhanh hơn.
• Linh hoạt hơn trong việc phân phối sản phẩm đến người sử dụng.
• Nâng cao chất lượng mà sản phẩm và dịch vụ mang lại kỳ vọng cho các bên liên quan
• Hiệu quả trong hợp tác giữa phát triển và thử nghiệm, ngăn ngừa lỗi hủy hoại dự án
• Giao tiếp, tương tác rành mạch, rõ ràng, chủ động, thông suốt.
• Thay đổi, cải tiến liên tục mà không làm gián đoạn toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Tránh các sai lầm trong tương lai nhờ khả năng học hỏi, rút kinh nghiệ.
• Thúc đẩy văn hóa hợp tác lành mạnh với những nhân viên tự lực có động lực, giỏi làm việc độc lập.

Các hiểu nhầm khi áp dụng Agile

• Agile chỉ dành cho việc làm phần mềm.
• Agile nghĩa là không có quy trình.
• Agile nghĩa là không có kế hoạch.
• Agile nghĩa là tùy tiện.
• Agile nghĩa là tự do

Áp dụng Agile doanh nghiệp như thế nào

Áp dụng Agile ở cấp độ team đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp lớn có nhiều team, vấn đề sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Nguyên nhân do nếu áp dụng sai các nguyên tắc Agile sẽ kéo theo nhiều rủi ro như:

• Nguy cơ đổ vỡ do thay đổi về cơ cấu tổ chức.
• Nguy cơ suy giảm chất lượng khi trao quyền tự chủ.
• Nguy cơ bảo mật khi bị lộ các thông tin quan trọng.
• Nguy cơ tốc độ sản xuất kinh doanh bị chậm trong thời kỳ đầu khi nhân viên lúng túng với tư duy mới.

Do đó quá trình chuyển đổi doanh nghiệp sang áp dụng Agile cần phải có hướng đi cùng với sự đo lường hiệu quả rõ ràng. Theo tiêu chí đó, Intel đã giới thiệu mô hình: Capability Model: một thước đo độ dài quãng đường một tổ chức đi theo Agile. Theo mô hình này, có tổng cộng 5 cấp bậc.

Agile là gì? Áp dụng Agile tại doanh nghiệp như thế nào

Stability – Tự chủ:

Theo mức độ này, công ty sẽ phân rã quản lý thành các team tự chủ – tự quản. Các team tự chủ này cần phải đạt được mức độ ổn định tăng trưởng dần theo thời gian.

Một team trưởng thành và đạt đến sự tự chủ căn cứ theo 5 mức độ

• Thành viên team chỉ thuộc về 1 team.
• Các team ngồi cùng một chỗ.
• Team có chung một mục tiêu bàn giao sản phẩm hoặc kết quả cho người dùng.
• Trong team có sự tương tác tốt giữa các thành viên.
• Tỷ lệ nghỉ việc trong team thấp, khuyến cáo trong 6 tháng không có ai nghỉ việc.

Agile là gì – Xây dựng team tự chủ

Transparency – Minh bạch:

Ở mức độ này, các thông tin của doanh nghiệp đều minh bạch với toàn bộ nhân viên. Mọi người đều biết được hiện trạng sản xuất kinh doanh của toàn công ty, trình độ phát triển của mỗi cá nhân hay team. Các kế hoạch sản xuất kinh doanh được chia sẻ khắp nơi và nhận được sự quan tâm của tất cả nhân viên.

Có 5 câu hỏi để xác định sự minh bạch của công ty đang đi đến đâu:

• Có phải tất cả nhân viên đều có thể biết được người khác đang làm gì?
• Tiến độ sản xuất kinh doanh có dễ truy cập và dễ hiểu với tất cả nhân viên?
• Tiến độ sản xuất kinh doanh có dễ hiểu với tất người ngoài?
• Team tự tin chia sẻ các trở ngại, rủi ro và khuyết điểm. Đồng thời team tích cực chủ động xử lý?
• Các mối phụ thuộc giữa các team có được thể hiện rõ?

Agile là gì – Giai đoạn minh bạch

Delivery on Candence – Sản xuất và kinh doanh ổn định

Ở mức độ này, các rủi ro khi áp dụng Agile được loại trừ. Kết quả là tốc độ sản suất và kinh doanh của doanh nghiệp đi vào ổn định, bền vững.

Điều này có được nhờ toàn bộ thông tin về sản xuất kinh doanh như: năng suất, chu trình, hạn hoàn thành và các điểm nghẽn cổ chai được minh bạch đồng thời được phản hồi và xử lý đầy đủ, kịp thời.

Các biểu hiện cho thấy doanh nghiệp đã đạt được mức độ này được thể hiện như sau:

• Doanh nghiệp có chung một mục tiêu, tiêu chuẩn về sản xuất và kinh doanh.
• Doanh nghiệp quen thuộc với các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm và dịch vụ
• Doanh nghiệp có một backlog các công việc và được sắp xếp ưu tiên rõ ràng theo mức độ quan trọng

Agile là gì – Sản xuất kinh doanh ổn định

Empirical planning – Kế hoạch phù hợp thực tiễn

Thách thức với mọi doanh nghiệp là sự cân bằng giữa yêu cầu của thị trường và năng lực sản xuất kinh doanh.

Một doanh nghiệp áp dụng agile có thể dễ dàng cân bằng nhờ chủ động tiết giảm nhu cầu hoặc tăng khả năng sản xuất kinh doanh.

Tại mức độ này, việc lập kế hoạch được dựa trên năng lực sản xuất kinh doanh thực tế với các biểu hiện như sau:

• Doanh nghiệp có chấp nhận thỏa thuận với các công việc ngoài kế hoạch mà không phá vỡ kế hoạch?
• Doanh nghiệp có thu thập các dữ liệu về năng lực sản xuất kinh doanh không?
• Doanh nghiệp có thể dự đoán được khả năng sản xuất kinh doanh trong tương lai với mức độ chính xác tốt không?
• Doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch dựa trên dữ liệu sản xuất kinh doanh trong lịch sử không?

Agile là gì -Kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp thực tiễn

Agile Market Behavior – Hành vi thị trường

Thị trường biến động liên tục thách thức doanh nghiệp với nhiều rủi ro, sai lầm. Nhưng doanh nghiệp ở mức độ này có thể học hỏi và phản ứng linh hoạt với các đòi hỏi của thị trường dù là đến từ khách hàng hay đối thủ cạnh tranh. Các biểu hiện ở cấp độ này như sau:

• Doanh nghiệp có thể học hỏi từ sai lầm gặp phải không?
• Doanh nghiệp có thể phục hồi sau khi phạm sai lầm không?
• Doanh nghiệp có thể cung cấp giá trị thực sự đến khách hàng?
• Doanh nghiệp luôn ưu tiên làm điều quan trọng nhất?
• Doanh nghiệp có thể sản xuất, kinh doanh, chế tạo sản phẩm và dịch vụ nhanh hơn đối thủ cạnh tranh?

Thực tiễn chuyển đổi Agile tại Magestore

Từ năm 2018, khi đứng trước một số nguy cơ khủng hoảng. Các vấn đề thể hiện ở sự trì trệ trong quản lý, thiếu cải tiến và suy giảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Magestore quyết định áp dụng Agile cấp độ công ty.

Giai đoạn 1: Stability – Ổn định

Khi chính thức áp dụng, Magestore phân rã cơ cấu tổ chức của công ty thành các team tự chủ. Mô hình phân cấp truyền thống được thay bằng các team ngang hàng. Nhưng nó không đơn thuần chỉ là việc vẽ lại các phòng ban. Có rất nhiều việc khác phải làm:

• Thu hồi các chức danh Leader, Manager. Trừ CEO, tất cả nhân viên đều ngang hàng.
• Dựng các vị trí Agile Coach để tư vấn, hướng dẫn các team về tổ chức công việc.
• Các team sau khi thành lập, phải tổ chức team foundation, để quyết định hướng đi, mục tiêu, cơ cấu tổ chức, giá trị cốt lõi, quy tắc làm việc.
• Lập 1 team business operation, nhiệm vụ không phải trực tiếp control các team mà đề ra chính sách, nguyên tắc và các tool. Đây là căn cứ để trao quyền tự chủ cho team, họ được phép làm mọi thứ miễn không trái với chính sách, nguyên tắc, tool.

Tham khảo thêm các hoạt động để khuyến khích team tự chủ tại đây

Tổ chức thành các team tự chủ

Kết quả đạt được

• Sau 6 tháng, các team đi vào trạng thái ổn định theo tiêu chuẩn Intel đề ra.
• Tốc độ sản xuất kinh doanh được cải thiện so với trước thời điểm transform. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ được nâng cao, phàn nàn của khách hàng giảm.
• Các quyết định mệnh lệnh nhỏ nhặt từ CEO không còn nữa, có thời gian để xem xét các quyết định chiến lược.

Giai đoạn 2: Transperency – Minh bạch

Khi các team đi vào ổn định, Magestore tìm hiểu về khái niệm minh bạch. Các hoạt động để triển khai minh bạch được thực hiện

• Các hoạt động sản xuất kinh doanh bắt đầu được record lại và tái hiện thành các dashboard mục tiêu, kế hoạch, tình trạng các dự án và công việc.
• Toàn bộ thông tin công ty đều mở cho tất cả nhân viên có thẻ tham khảo.
• Sản phẩm lõi của công ty được tổ chức thành Internal Open Source, cho phép bất kỳ ai trong công ty cũng có thể tham gia đóng góp công sức, trí tuệ.
• Khó khăn nhất ở bước này là giúp các team có môi trường an toàn và tin tưởng đối diện với rủi ro. Tâm lý e sợ kết quả không như mong đợi cần phải loại trừ

Tham khảo thêm quan điểm của Magestore về sự minh bạch là gì ở đây

Dashboard minh bạch số liệu

Kết luận

Hiện tại Magestore mới đi được một quãng ngắn ở mức độ 2. Vẫn còn nhiều câu hỏi và kết quả chờ đợi phía trước. Mỗi một bước tiến sẽ được cập nhật trong loạt bài viết liên quan về sau.

‍