Alles over OCR-software

OCR: betekenis en uitleg

OCR betekent Optical Character Recognition (optische tekenherkenning). Deze technologie zet tekst om in digitale informatie. Zo kun je papieren documenten zonder enige moeite omzetten naar een digitale versie. Deze digitale versie kun je verder bewerken of archiveren in AFAS SB+ of in je bedrijfssoftware.

Deze techniek is altijd de basis van OCR-software. Maar intussen kun je veel meer met deze software. Slimme OCR-software zet de tekens niet alleen om in een bewerkbaar formaat, maar herkent ook hun betekenis. En dát is de software die wij gebruiken. Je gebruikt OCR-technologie met AFAS SB+, of in je ERP-systeem met een naadloze koppeling met een van onze partners.

Hoe werkt OCR precies?

De papieren tekst wordt eerst gescand als afbeelding. De OCR-software ‘leest’ deze scan, herkent patronen als tekst en zet die om van afbeelding naar tekens. In de praktijk kan dit zo gaan:

• De papieren tekst wordt gescand
• De papieren tekst wordt omgezet naar JPG of PDF
• De JPG of PDF wordt omgezet naar Word

OCR is niet gebonden aan documentformaten. Je kunt met deze techniek bijvoorbeeld ook ‘papieren’ tekst in een digitaal formulier zetten.

Slimme OCR-software die de betekenis van tekens herkent, kun je slim inzetten voor je administratieve processen. Zo verwerk je inkomende facturen volledig automatisch!

Waarom is OCR zo handig?

AFAS SB+ kan standaard al je inkoopfacturen uit de mail halen en automatisch matchen en verwerken. Het lastige was dat lang niet iedereen werkt met e-facturen (ook wel UBL). Er zijn nog veel bedrijven die alleen een pdf of papieren factuur sturen. Daar kon software vroeger niets mee.

De oplossing? OCR-technologie. Bij AFAS noemen we dit Scan & Herken. Nu kunnen we papieren facturen of pdf’s automatisch laten inlezen. Je medewerkers hoeven de gegevens alleen nog eventueel te corrigeren en te accorderen.

Digitaal inkomende facturen verwerken

OCR zit standaard in AFAS SB+. Wanneer een factuur binnenkomt, wordt het bestand herkend, uit je mail gehaald en gescand. De gegevens worden vervolgens automatisch ingevuld in het digitale formulier. De software herkent alle informatie: van bedragen tot aan btw-nummers en factuurnummers. Het originele bestand wordt ook geüpload, ter referentie.

Een gewone papieren factuur wordt met Scan & Herken omgezet in een e-factuur. En als er een e-factuur wordt gestuurd, zet de software de gegevens uiteraard direct op de juiste plek. Het mooiste is dat je medewerkers niets merken van dit proces: alles gebeurt automatisch en razendsnel. Het enige wat ze nog hoeven te doen, is de informatie checken en goedkeuren.