Base.vn Là Gì? Có Nên áp Dụng để Quản Trị Doanh Nghiệp?

Base Platform

Base Platform được thể hiện như trang homepage tổng hợp để làm việc trên phần mềm Base.vn. Tại đây chứa toàn bộ ứng dụng liên quan của Base.vn và người dùng có thể tìm kiếm các ứng dụng liên quan.

Ngoài ra, người dùng có thể nhận thông báo từ hệ thống, chat nhanh tại hộp chat chung, tìm kiếm người trong công ty. Đặc biệt tạo To Do List (Công việc cần làm) để theo dõi công việc.

Base Account – Quản lý tài khoản và phân quyền

Tài khoản của nhân viên trên Base.vn thường được đăng nhập bằng email do công ty cung cấp. Sau khi đăng nhập thành công người dùng cần cập nhập các thông tin cá nhân lên để quản lý. Các thông tin đó bao gồm:

• Họ tên nhân viên

• Ngày tháng năm sinh

• Chức vụ trong công ty

• Thông tin liên hệ: Email, số điện thoại, địa chỉ…

• Ảnh đại diện

Theo thời gian có sự thay đổi, người dùng có thể chọn chỉnh sửa thông tin để cập nhật tài khoản chính xác hơn. 

Đối với admin là người quản lý sau đó có thể phân quyền ứng dụng của Base.vn (Base Work, Base Info, Base HRM) trong hệ thống cho người dùng.

Base Drive – Quản lý và lưu trữ tài liệu

Tổ chức và cộng tác các loại tài liệu

Với Base Drive, dữ trên hệ thống cloud nên người dùng có thể truy cập dữ liệu ngay trên trình duyệt của máy tính. Bạn cũng có thể tìm kiếm nhanh tài liệu được chia sẻ trên đây.

Ngoài ra, có thể cộng tác tài liên trên Base Drive của Base.vn và thực hiện các hoạt động như:

• Chia sẻ quyền truy cập và chỉnh sửa cho các thành viên bên trong công ty

• Chỉnh sửa và update thêm vào các tài liệu đã có

• Đưa ra nhận xét, bình luận đối với tài liệu

Tích hợp Google Drive và Dropbox

Base Drive giúp kết nối dữ liệu với dữ liệu từ Google Drive và Dropbox. Từ đó mở rộng không gian lưu trữ, tạo kho tài liệu cho nội bộ.

Base Note – Ghi chép nhanh

Base Note giúp tạo các ghi chú nhanh dưới dạng text, checklist, hình ảnh. Phân loại Note với các Notebook có sẵn. Bên cạnh đó, bạn có thể chia sẻ note cho đồng nghiệp trong công ty cùng xem.

Đặc biệt Base.vn tạo Base Note vẫn có thể hoạt động ghi chép khi offline và sẽ đồng bộ ngay khi online trở lại.

Base Work

Base Request – Quản lý phê duyệt

Phần tính năng giúp số hóa để xử lý toàn bộ các yêu cầu và đề xuất trong nội bộ. 

Số hóa quy trình xử lý yêu cầu

Đầu tiên trong quy trình giúp tạo các form mẫu cho các loại yêu cầu – Đề xuất như Xin nghỉ, Phí Công tác, Hợp đồng,… Phân nhóm các loại đề xuất và cho phép phòng ban/bộ phận sử dụng. Sau đó có thể tiến hành phê duyệt lần lượt hoặc đồng thời nhiều mẫu.

Base Request của Base.vn còn hỗ trợ phân luồng đề xuất. Các đề xuất cùng loại sẽ có cùng trường thông tin để người quản lý dễ tìm kiếm và phê duyệt. 

Phân quyền nhiệm vụ

Mỗi nhóm Yêu cầu – Đề xuất sẽ được phân rõ ai là người xử lý. Điều này giúp quản lý nắm bắt và chủ động xử lý công việc. Còn phía nhân viên tự biết ai là người giải quyết đề xuất đó cho mình mà không phải tự đi hỏi.

Xử lý đề xuất và tương tác

Để xử lý các Yêu cầu – Đề xuất bạn có thể phê duyệt ngay bằng cách lựa chọn Đồng ý, Từ chối hoặc Forward đến một người khác nếu không thuộc quyền của bạn.

Ngoài ra, người dùng được phép trao đổi, upload file và comment trong mỗi đề xuất. Với tất cả những Yêu cầu – Đề xuất đã thực hiệu đều được lưu lại lịch sử và có thể tìm kiếm lại khi cần thiết bằng bộ lọc có sẵn. 

Base Wework – Quản lý công việc và dự án

Lập kế hoạch công việc 

Base Wework của Base.vn giúp bạn lên kế hoạch công việc cho mỗi cá nhân. Tạo các dự án mẫu và khởi tạo ban đầu danh sách các công việc cần thực hiện. Phân bổ nguồn lực cho từng việc và theo dõi tiến độ thông qua biểu đồ.

Phối hợp, phân chia công việc

Trong dự án cần sự phối hợp của nhiều phòng ban, tính năng này sẽ giúp phân chia công việc giữa các bộ phận liên quan. Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng công việc hoặc dự án. Đồng thời chia sẻ tài liệu liên quan đến công việc ngay trên hệ thống

Báo cáo công việc

Trên nền tảng Data Driven giúp theo dõi tình trạng công việc nhanh gọn. Các báo cáo công việc được thể hiện dưới dạng biểu đồ và hỗ trợ kiểm soát mức độ thành công của mỗi Dự án/Công việc.

Base Workflow – Quản lý quy trình

Tính năng giúp thiết lập và chuẩn hóa các loại quy trình của một doanh nghiệp. Các quy trình hoàn thành sẽ được quản lý tại một nơi để theo dõi từng tiến độ của quy trình. 

Ngoài ra Base Workflow giúp liên kết các quy trình với nhau và đo lường hiệu suất. Cụ thể gồm các hoạt động như:

• Tự động chuyển giao công việc sang quy trình khách khi hoàn thành.

• Trách các công việc lặp lại trong quy trình

• Phát hiện các điểm tắc nghẽn trong quy trình để đảm bảo hiệu suất

Base Square – Hỏi đáp và tri thức

Đặt câu hỏi và tương tác

Người dùng có thể đặt các câu hỏi liên quan theo chủ đề và chờ người giải đáp. Thông qua đây trong nội bộ có thể chia sẻ kiến thức với nhau. Thực hiện các hoạt động tương tác như theo dõi câu trả lời, bình chọn cho câu trả lời yêu thích. 

Kho tri thức doanh nghiệp

Quản lý có thể xây dựng các kho tri thức theo lĩnh vực chuyên môn hoặc theo phòng ban thông qua các bài viết hoặc tài liệu được chia sẻ lên. Base Square sẽ sắp xếp chúng theo tên chủ đề, danh mục, câu hỏi để nhân viên có thể tìm kiếm và đọc khi cần thiết.

Ngoài ra sẽ có bảng xếp hạng các thành viên có đóng góp tích cực cho kho tri thức. Mỗi câu hỏi hay câu trả lời sẽ được tích điểm và cập nhật vào bảng xếp hạng.

Base Meeting – Quản lý và tổ chức cuộc họp

Tổ chức cuộc họp

Tính năng giúp tạo các cuộc họp nhanh trong công ty với đầy đủ các thành phần như:

• Thông tin cuộc họp: Tên buổi họp, thời gian, người khởi tạo…

• Các hành động cần chuẩn bị trước buổi họp

• Thành viên tham gia cuộc họp

Sau khi tạo thành công, hệ thống tự động nhắc nhở về cuộc họp cho các thành viên liên quan qua thông báo trên phần mềm và email.

Quản lý cuộc họp

Base Meeting của Base.vn giúp phân loại các cuộc họp ngay từ bước tạo đầu tiên. Các nhiệm vụ, công việc sẽ được phân công cho nhân viên cụ thể. 

Bên cạnh đó, người dùng có thể trò chuyện và trao đổi trực tiếp trong cuộc họp trên ứng dụng. Tạo các ghi chú và chia sẻ ghi chú cho toàn bộ thành viên khác để cùng nắm thông tin.

Base Booking – Đặt phòng họp và Quản lý tài nguyên nội bộ

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các tài nguyên nội bộ dùng chung như phòng họp, xe ô tô,… Base Booking của Base.vn sẽ giúp bạn khởi tạo danh sách tài nguyên này, phân loại tài nguyên. Đặc biệt lập báo cáo, hoạch định thời gian sử dụng của mỗi loại.

Để sử dụng tài nguyên chung nhân viên cần thông qua kênh booking của doanh nghiệp. Quy trình đặt trước để có quyền sử dụng như sau:

• Đăng ký tài nguyên: Tạo đăng ký mới và điền thông tin về Mục đích sử dụng, nhóm tài nguyên, chọn tài nguyên nào, người theo dõi, thời gian sử dụng…

• Phê duyệt đăng ký tự động thông qua hệ thống đã thiết lập sẵn

• Nhắc nhớ lịch booking và thông báo khi gần đến thời gian

Base Wiki – Wikipedia nội bộ

Wikipedia là nơi chứa tất cả tài liệu, kiến thức nội bộ có thể áp dụng cho công việc của nhân viên. Base Wiki của Base.vn giúp tổ chức sắp xếp các nguồn tri thức theo thể loại/phòng ban để dễ dàng tìm kiếm. Nhân viên có thể chia sẻ cho nhau và trao đổi thảo luận trên nội dung tri thức.

Ngoài ra, bạn có thể phân quyền xem từng mục kiến thức để đảm bảo tính bảo mật cho các loại tài liệu.

Base Infor

Base Office – Thông báo và công văn

Base Office giúp tổ chức, sắp xếp và phân chia các loại văn bản của doanh nghiệp theo 2 nhóm để dễ dàng tìm kiếm. Cụ thể:

• Phân theo theo nhóm, mỗi nhóm có thể thêm các folder 

• Phân theo keyword và thể loại như báo cáo, quyết định, tờ trình,…

Hệ thống cũng hỗ trợ tự động hóa quá trình phê duyệt các loại văn bản. Sau khi phê duyệt thành công sẽ ban hành văn bản đến toàn công ty hoặc nhóm đối tượng có liên quan đến văn bản.

Base Inside – Mạng truyền thông nội bộ

Tạo Homepage của doanh nghiệp

Tính năng giúp tạo trang Homepage (Trang chủ) của riêng doanh nghiệp. Tại đây chia sẻ những thông tin của doanh nghiệp cho mọi nhân viên đều nắm bắt được. Giúp nhất quán thông tin và không bị mất tập trung bởi các nền tảng bên ngoài.

CEO Letter

Đây là thông điệp truyền thông từ lãnh đạo công ty. Nội dung của nó sẽ thường bao gồm các nguyên tắc làm việc chung. Khi CEO Letter được gửi sẽ có thông báo trên hệ thống và đến email cho nhân viên.

Base Message – Team chat và Video Call

Ứng dụng này giúp người dùng bắt đầu cuộc trò chuyện với các thành viên khác trong tổ chức dưới các hình thức:

• Trò chuyện (chat) trực tiếp

• Trò chuyện (chat) nhóm

• Gọi điện và video call thông qua ứng dụng

Trong các nhóm trao đổi tập trung có thể lập kế hoạch và tạo các cuộc thăm dò ý kiến. Đồng thời bạn có thể sắp xếp và tìm kiếm các thông tin quan trọng trong cuộc trò chuyện.

Base Meetup – Hỗ trợ tổ chức sự kiện

Tính năng của Base Meetup giúp tạo phần hỏi đáp cho các sự kiện. Bạn có thể đặt câu hỏi online tại bất kỳ thời điểm nào của sự kiện và theo dõi chúng. Hệ thống còn giúp bạn đặt câu hỏi ẩn danh.

Cùng với đó, bạn có thể tương tác với phần hỏi đáp của sự kiện thông qua các hoạt động như 

• Bình chọn câu hỏi muốn được trả lời

• Tương tác với người đặt câu hỏi qua phần bình luận

• Đặt câu hỏi cho diễn giả và theo dõi câu trả lời

Base Sign – Chữ ký điện tử

Doanh nghiệp có thể đăng ký chữ ký điện tử với FPT-CA và tích hợp chữ ký với hệ thống của Base. Qua đó người dùng có thể ký chữ ký điện tử vào văn bản thông qua ứng dụng. Để hoàn thiện chữ ký cần thông qua các bước như:

• Chọn chữ ký đã đăng ký trên hệ thống và thực hiện thao tác ký

• Xác thực chữ ký qua SMS hoặc Mã xác nhận

• Xem lịch sử chữ ký và lịch sử văn bản để kiểm tra và đảm bảo ký chính xác

Base HRM

Base E-Hiring – Quản trị tuyển dụng

Tạo website tuyển dụng

Base E-Hiring của Base.vn giúp tạo mới các website chuyên dụng cho công việc tuyển dụng. Tại đây có sẵn kho giao diện. Để tạo web người dùng chọn mẫu giao diện phù hợp, thay đổi các thông tin.

Phần mềm sẽ hỗ trợ tích hợp luôn với Domain chính thức của công ty (Ví dụ là tuyendung.tencongty.com) và các Application form hay còn gọi là mẫu đơn ứng tuyển cho từng vị trí đang tuyển dụng. 

Đồng thời, Base E-Hiring cũng tích hợp với các trang mạng tuyển dụng hiện tại như Vietnamworks, Vieclam24h, Timviecnhanh, Jobstreet, CareerBuilder, Talent Solution để đồng bộ thông tin ứng viên.

Talent Pool – Quản lý nguồn ứng viên

Đây là công cụ giúp quản lý hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau đổ về. Hỗ trợ phân khúc các ứng viên và tìm kiếm các ứng viên phù hợp. Bên cạnh đó tính năng còn giúp gửi email hàng loạt đến các ứng viên theo các tiêu chí được thiết lập sẵn. 

Trao đổi và Phỏng vấn ứng viên

Base E-Hiring của Base.vn sẽ giúp bạn gửi và nhận email từ ứng viên. Tích hợp gọi điện (Call Center) và Video call ngay trên trình duyệt. Từ đó hỗ trợ tối đa các công việc liên quan đến phỏng vấn như:

• Gửi email lịch phỏng vấn cho ứng viên và người phỏng vấn

• Thông báo lịch phỏng vấn sắp đến mỗi ngày

• Ghi chú thông tin và đánh giá trực tiếp ngay trong buổi phỏng vấn

• Hỗ trợ bộ câu hỏi phỏng vấn

Báo cáo đo lường hiệu quả

Qua quá trình tuyển dụng, hệ thống sẽ có những đo lường và báo cáo để quản lý nắm bắt tình hình và có những giải pháp để gia tăng hiệu quả công việc. Báo cáo dưới dạng danh sách hoặc biểu đồ và có thể xuất ra file Excel.

Những báo cáo Base E-Hiring hiện có thể kể đến gồm:

• Báo cáo đo lường chi phí các kênh tuyển dụng

• Báo cáo số lượng ứng viên từ các nguồn

• Báo cáo về trạng thái và tỉ lệ chuyển đổi của các vị trí tuyển dụng

Base HRM – Quản trị thông tin nhân sự

Ứng dụng hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Base HRM của Base.vn có thể sử dụng bằng trình duyệt trên máy tính hoặc app trên điện thoại thông minh. 

Dữ liệu nhân sự

Tính năng giúp tập trung toàn bộ dữ liệu nhân sự tại 1 màn hình quản lý. Phân quyền từng đối tượng nhân viên để quản lý chặt chẽ và bảo mật dữ liệu. Bạn có thể lọc xem, tìm kiếm nhân sự theo các bộ lọc định sẵn.

Cơ cấu tổ chức

Base HRM của Base.vn giúp tạo sơ đồ tổ chức của công ty theo nhóm và phòng ban. Mỗi vị trí công việc trong sơ đồ sẽ được hệ thống hóa, phân tích khối lượng công việc để kịp thời điều phối hoặc tuyển dụng. Đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu nhân lực để hoàn thành mọi công việc.

Quy định và Chính sách

Tính năng giúp thiết lập các quy định và chính sách của công ty lên phần mềm. Điều này nhằm giúp tất cả nhân viên đều nắm bắt được và thống nhất chung với nhau. Các loại quy định bao gồm:

• Quy định làm việc: Giờ làm việc, Quy định họp hành…

• Chính sách nhân sự: Lương, Thưởng, Phụ cấp…

• Quy định bảo mật thông tin của công ty 

Lộ trình sự nghiệp

Base HRM của Base.vn phát triển tính năng này nhắm quản lý lộ trình thăng tiến của nhân viên trong doanh nghiệp. Cụ thể có những phần như:

• Kế hoạch thăng tiến cho từng nhân sự, cần đạt mục tiêu gì để được tăng tiến. 

• Chính sách thăng tiến (Thăng cấp, Tăng lương, Hạ cấp, Luân chuyển, PIP) và quy định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ đi kèm với chính sách.

• Đánh giá thăng tiến thông qua mục tiêu và chính sách đã đề ra. Quản lý có thể duyệt đề xuất ngay trên phần mềm.

Thành tựu & Cống hiến

Một trong những cách thúc đẩy sự phát triển và đóng góp cho công ty là ghi nhận những thành tựu và cống hiến của nhân viên. Base.vn đưa ra những Quy định ghi nhận thành tựu (Giải thưởng, Chứng chỉ, Thành tích,…)

Từ đó tự động đề cử, thông báo và tổng hợp các thành tích nhân sự đạt được. Sau cùng, quản lý hay giám đốc có thể khen thưởng dựa trên những thành tựu này.

Chính sách C&B

Chính sách C&B (Compensation & Benefits) liên quan đến lương thưởng và phúc lợi của nhân viên. Tính năng này giúp tích hợp với các ứng dụng khác của Base.vn để thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Tự động hóa quy trình chấm công, tính lương

• Quản lý lịch làm việc và ngày nghỉ

• Quản lý và hệ thống hoá các chính sách Nghỉ phép, Phúc lợi, Bảo hiểm, Thuế…

Base Referral – Giới thiệu ứng viên

Ứng dụng do Base.vn phát triển để hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhân sự mới từ việc giới thiệu ứng viên từ nội bộ công ty.

Tracking tự động người giới thiệu

Hệ thống tạo ra đường dẫn tracking cho mỗi tin tuyển dụng được đăng trên Base E-Hiring của Base.vn. Từ đó nhân viên trong công ty có thể chia sẻ với bạn bè thông qua Facebook, Email… Kết quả giới thiệu sẽ được cập nhật thường xuyên để biết ai là người giới thiệu. 

Tạo chính sách thưởng cho người giới thiệu

Thông thường với mỗi sự giới thiệu ứng viên thành công sẽ có những chính sách thưởng riêng. Chính sách này do công ty tự quy định (có thể là tiền mặt hoặc hiện vật). Điều này thúc đẩy sự giới thiệu nhân sự và tạo thêm thu nhập cho riêng mỗi nhân viên.

Tổng hợp báo cáo kết quả

Phần tính năng giúp kích hoạt và thiết kế chương trình điểm thưởng cho các đối tượng như ứng viên apply, ứng viên được phỏng vấn, được offer hoặc được nhận. 

Ngoài ra, hệ thống Base.vn giúp bạn tổng hợp chi tiết kết quả giới thiệu ứng viên và điểm tương ứng cho mỗi tin tuyển dụng. Kết quả được thể hiện dưới dạng biểu đồ để theo dõi.

Tích hợp theo dõi ứng viên với Base E-Hiring

Toàn bộ quá trình tuyển dụng của ứng viên sẽ được quản trị và cập nhật từ Base E-Hiring qua Base Referral. Chi tiết thông tin ứng viên apply sẽ được chia sẻ tự động cho người giới thiệu để họ tự chủ động theo dõi tiếp trình.

Base Payroll – Tính lương trực tuyến

Xây dựng công thức để tính lương

Sử dụng các biến mặc định trên hệ thống hoặc tạo mới biến cùng với công thức Excel để đưa ra bảng lương cho nhân viên. Cứ như vậy trong từng tháng chỉ cần có ngày công phần mềm sẽ tự động ra bảng lương mà không phải tính thủ công.

Quản lý bảng lương nhân viên

Base Payroll của Base.vn hỗ trợ tạo chu kỳ tính lương và chu kỳ thanh toán lương cho doanh nghiệp. Qua đó hiển thị thông tin chi tiết bảng lương theo từng chu kỳ. Bảng lương được tính dựa trên công thức đã thiết lập trước đó. 

Trong trường hợp gặp lỗi không xác định được, phần mềm vẫn điều chỉnh bảng lương thủ công. Tất cả lịch sử và lý do điều chỉnh đều được ghi nhận lại và thông báo đến nhân viên về những điều chỉnh đó. 

Gửi thông tin bảng lương tự động đến nhân viên

Những bảng lương đã được phê duyệt sẽ được gửi đến email và Paslip của từng nhân viên để kiểm tra lại. Nếu đủ và không có phản hồi nhân viên chọn Confirm (xác nhận) để kế toán gửi lương đúng chu kỳ.

Base Checkin – Quản lý thời gian checkin

Chấm công online cho cá nhân

Base Checkin của Base.vn giúp nhân viên chấm công giờ làm việc nhanh chóng. Người dùng chỉ cần truy cập vào bảng chấm công. Chọn Checkin điền mã, ID theo yêu cầu là có thể hoàn thành chấm công. 

Với tính năng này, nhân viên có thể tự theo dõi dữ liệu chấm công hằng ngày. Hiển thị thời gian chấm công, thông tin ngày nghỉ trên 1 màn hình. 

Hệ thống logs chấm công

Hệ thống trên Base.vn hiển thị tất cả thông tin chấm công trên bảng chung. Quản lý có thể xem chi tiết bằng cách click vào phần detail chấm công của nhân viên. Nếu có thay đổi hoặc sai sót có thể comment trao đổi ngay dưới từng ngày chấm công.

Cập nhật thông tin chấm công

Base Checkin của Base.vn hỗ trợ cập nhật thông tin chấm công tại web checkin. Người dùng tạo các đề xuất và điền đủ thông tin theo mẫu. Quản lý sẽ nhận được thông báo về đề xuất và sẽ phê duyệt/ từ chối đề xuất tùy theo từng trường hợp.

Base Timesheet – Tính toán ngày công

Theo dõi thông tin ngày công trong tháng

Kết hợp với ứng dụng Base Checkin, Base Timesheet hỗ trợ theo dõi ngày công của từng nhân viên, import dữ liệu chấm công lên để quản lý và chỉnh sửa thông tin chấm công để tính công. 

Khóa Timesheet và gửi mail cho nhân viên

Sau khi hỗ trợ hoàn thiện thông tin bảng công, Base Timesheet của Base.vn sẽ khóa Timesheet lại. Đây là lúc chốt lại bảng công cuối cùng và trong trạng thái khóa thông tin chấm công sẽ không được cập nhật.

Timesheet tự động gửi thông tin bảng công chính thức đến nhân viên trong công ty thông qua email đã đăng ký trước đó.

Base Timeoff – Phê duyệt nghỉ phép

Thiết lập và tùy chỉnh loại ngày nghỉ phép

Base Timeoff của Base.vn giúp công ty quy định các loại nghỉ phép được áp dụng trong công ty. Đó có thể là Nghỉ không lương, nghỉ có lương, nghỉ phép năm… Hệ thống có sẵn loại nghỉ phép. Tuy nhiên bạn có thể chọn thêm mới phù hợp 

Tạo yêu cầu nghỉ phép

Nhân viên trong công ty có thể tạo yêu cầu nghỉ phép theo chính sách của công ty. Để tạo yêu cầu mới chọn phần dấu cộng (+) ngay màn hình chính, điền các thông tin theo mẫu. Bao gồm:

• Thời gian xin nghỉ phép

• Nhóm thời gian nghỉ phép: Công tác, Phép năm, Nghỉ không phép

• Mô tả chi tiết về lý do xin nghỉ phép

• Tag tên quản lý trực tiếp và người sẽ phê duyệt phép: Theo sơ đồ công ty

• Chọn người theo dõi: Thường là bộ phận nhân sự

• File đính kèm mô tả (nếu có)

Xét duyệt nghỉ phép

Tất cả các yêu cầu của nhân viên về việc nghỉ phép được tự động chuyển đến quản lý để phê duyệt. Người quản lý có thể chấp nhận hoặc từ chối bằng cách nhập các nút chọn. Ngoài ra, Base Timeoff của Base.vn cho phép bạn cài đặt phê duyệt lần lượt hoặc đồng thời.

Thống kê và báo cáo

Ứng dụng này cũng cung cấp các thống kê và báo cáo để quản lý nắm được tình hình thời gian nghỉ phép của nhân viên. Từ đó chủ động điều chỉnh/phân bổ công việc cho hợp lý. Các loại thống kê và báo cáo đang có trên Base Timeoff gồm có:

• Thống kê thông của các đề xuất nghỉ phép

• Thống kê số ngày đã nghỉ ở mỗi loại phép

• Báo cáo cập nhật tình trạng nghỉ phép của nhân viên

Base Asset – Quản lý, lưu trữ dữ liệu tài sản

Quản lý tài sản 

Mỗi doanh nghiệp có những tài sản để cấp cho nhân viên sử dụng hoặc dùng mục đích chung. Ví dụ: Máy tính, sổ sách, kệ để bàn, bút viết, sổ sách… Thường tài sản do bộ phận nhân sự quản lý. 

Base Asset (Base.vn) sẽ giúp tạo và cập nhật thông tin tài sản bằng 2 cách là nhập thủ công từng tài sản hoặc import file excel. Sau đó tiến hành phân loại các tài sản theo từng kho, model và category để dễ quản lý. 

Bên cạnh đó, người dùng có thể xem và tìm kiếm tài sản theo các bộ lọc có sẵn hoặc thông qua mã QR Code.

Cập nhật Transaction với tài sản

Tính năng này chỉ có Owner hoặc người được phân công là quản lý kho của Base.vn mới thực hiện được. Transaction ở đây là đang loại hành động (Action) có thể thực hiện với các tài sản. Cụ thể:

• Bàn giao, thu hồi tài sản

• Lưu trữ template biên bản và tập tin đính kèm (attachment)

• Tìm kiếm nhanh transaction theo từng loại hành động (type action) 

Xây dựng Chính sách tài sản (Policies)

Chính sách tài sản ở đây là các lưu ý khi sử dụng tài sản, nghĩa vụ và trách nhiệm của người dùng khi được bàn giao và sử dụng tài sản đó. Bạn tạo các chính sách này tại phần cài đặt của Base Asset (thuộc Base.vn).

Kiểm kê tài sản 

Tính năng này giúp doanh nghiệp xác định số lượng và trạng thái tài sản đang sở hữu. Việc kiểm kê được thực hiện thông qua phiếu kiểm kê. Để hoàn thành phiếu kiểm kê và bắt đầu công việc tiếp theo cần nhập thông tin như:

• Tên phiếu kiểm kê

• Người sẽ kiểm kê tài sản

• Người theo dõi công việc kiểm kê

• Cửa hàng/Trụ sở thực hiện kiểm kê

• Thời gian thực hiện

• Mô tả chi tiết về lần kiểm kê tài sản

Base Goal – Quản trị mục tiêu

Tạo chu kỳ cho mục tiêu

Base Goal từ Base.vn hỗ trợ tạo chu kỳ mục tiêu theo tháng, quý phù hợp với tình hình phát triển của công ty. Sau đó thiết lập mục tiêu chính trong chu kỳ và cuối cùng liên kết với mục tiêu chung của công ty, đội nhóm.

Tạo mục tiêu cho doanh nghiệp

Từ mục tiêu chính của chu kỳ, Base.vn tách xuống giúp thiết lập mục tiêu lớn cho doanh nghiệp, tiếp đến cho từng bộ phận, đội nhóm riêng. Để tạo mục tiêu đầu tiên cần theo các bước sau:

1. Tạo chỉ số hiệu suất(KPI)

2. Thiết lập “metric” phù hợp với từng đối tượng

“Metric” là các số liệu có thể đo lường được để đánh giá hiệu quả của một công việc. Điểm khác biết là KPI có thể bao gồm nhiều metric và được đo lường trong thời gian cố định.

Xây dựng mục tiêu cá nhân

Tính năng này được Base.vn tạo ra để giúp tạo các danh sách các mục tiêu cá nhân cần hoàn thành. Nhà quản lý có thể thiết lập các tiêu chí để đánh giá tiến độ hoàn thành mục tiêu. Lưu ý mục tiêu cá nhân cần liên kết với mục tiêu công ty. 

Quản lý mục tiêu

Base Goal của Base.vn giúp chủ doanh nghiệp và nhân viên tự quản lý và theo dõi tiến trình hoàn thành mục tiêu của mình. Tất cả mục tiêu được quản lý tập trung tại một nơi và hiển thị phần trăm đã hoàn thành của công việc đó.

Thống kê báo cáo kết quả mục tiêu

Phần mềm Base.vn sẽ có những thống kê và báo cáo để nắm bắt tình hình theo dõi mục tiêu. Nhằm kịp thời điều chỉnh và có các giải pháp để hoàn thành mục tiêu đó. Các báo cáo Base Goal đang có gồm: 

• Báo cáo tiến độ mục tiêu theo từng chu kỳ

• Báo cáo tiến độ hoàn thành theo nhóm, phòng ban

• Đánh giá hiệu suất làm việc giữa các nhóm, cá nhân

Base Run – Tổ chức giải chạy bộ

Tổ chức giải chạy bộ

Base.vn phát triến ứng dụng Base Run hỗ trợ tổ chức giải chạy bộ cho các nhân viên trong công ty. Chủ doanh nghiệp có thể tổ chức giải chạy cá nhân hoặc nhóm. Bạn có thể tùy chỉnh tên, ảnh và thêm các thành viên tham gia.

Bảng xếp hạng Real-time

Bạn cần liên kết với tài khoản Strava để cập nhật kết quả chạy real-time. Khi kết nối thành công sẽ có bảng xếp hạng ngay khi cuộc chạy kết thúc. Kết quả chạy sẽ được theo dõi thông qua ứng dụng trên điện thoại hoặc đồng hồ thông minh.

Base Onboard – Hội nhập nhân sự

Tạo quy trình Onbroard

Base Onboard giúp tạo quy trình onboard (quy trình nhân sự mới gia nhập công ty) nhanh chóng với đầy đủ các bước mặc định như:

• Thông tin về công ty

• Quy định của công ty

• Hồ sơ nhân sự cần điền

• Người quản lý của nhân viên đó là ai

• Những tài liệu cần đọc và tìm hiểu khi mới vào công ty

Tính năng này Base.vn giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian và nhân sự mới có thể chủ động tìm hiểu về công ty và công việc của mình mà không cần người hướng dẫn.

Quản lý thông tin nhân viên mới

Base.vn sẽ kết nối Base Onboard và Base HRM để lưu trữ và xử lý thông tin của nhân sự mới cung cấp trong quá trình gia nhập. Từ đó, hoàn thiện bộ hồ sơ nhân sự của công ty nhanh chóng.

Theo dõi quá trình onboard

Phần tính năng này Base.vn giúp doanh nghiệp theo dõi quá trình Onboard của nhân viên mới. Cụ thể hỗ trợ các công việc sau:

• Nhắc nhở bộ phận nhân sự về các hoạt động onboard cho nhân viên mới.

• Tự động gửi email thông báo thông tin onboard cho nhân viên.

• Cập nhật thông tin hồ sơ nhân sự và trạng thái onboard sau khi nhân sự điền đầy đủ thông tin.

• Theo dõi quá trình nộp hồ sơ, giấy tờ của nhân viên mới.

Base Visitor – Quản lý quy trình tiếp đón đối tác

Tạo lời mới và gửi cho đối tác

Base Visitor (Base.vn) tích hợp sẵn những mẫu email để người dùng có thể sử dụng gửi đến các đối tác. Bạn chọn email template, cập nhật thông tin trên đó phù hợp với nội dung thư mời. 

Sau đó nhập email của khách để bắt đầu. Đặc biệt có thể xem trước email sẽ hiện thị như thế nào rồi mới gửi đi.

Chăm sóc đối tác khi đến văn phòng

Tính năng được Base.vn xây dựng giúp tự động hóa quy trình đón tiếp khách hàng khi đến công ty. Khi đối tác đến văn phòng theo thư mới có thể tiến hành checkin theo các cách sau:

• Checkin thủ công

• QR code

• Business card

• Chứng minh thư

Sau đó, thông báo sẽ được gửi đến người đón tiếp khi đối tác hoàn thiện thông tin. Mọi thông tin khách hàng cung cấp trong khi đến văn phòng đều được lưu trữ lại thành bộ thông tin. 

Base Case – Quản lý sự vụ, sai phạm trong công việc

Báo cáo sai phạm

Trong quá trình làm việc công ty sẽ có những chính sách riêng mà nhân viên không được sai phạm. Base Case của Base.vn giúp báo cáo các sai phạm được phát hiện. Để báo cáo cần thêm mới và điền thông tin liên quan. Bao gồm:

• Loại sai phạm: Ví dụ như tiết lộ thông tin bảo mật của công ty, Đi làm trễ nhiều lần…

• Mô tả chi tiết sai phạm: Có thể theo nhiều hình thức như văn bản, hình ảnh…

• Thêm người sai phạm và những người có liên quan vào theo dõi

Giải trình và xử lý sai phạm

Bước tiếp theo sau khi báo cáo sai phạm cần có giải trình về sự việc đó là tìm hướng xử lý.

• Giải trình sai phạm:

  Những người có liên quan cần giải trình sai phạm đó ngay trên phần báo cáo cáo rõ ràng và cụ thể.

• Xử lý sai phạm:

  Người vi phạm cần chủ động đưa ra được hành động sẽ làm để xử lý sai phạm

Xây dựng quy chế

Để thống nhất trong công ty, Base Case của Base.vn sẽ giúp người quản lý xây dựng và quy định và loại sai phạm tại công ty. Đồng thời đưa ra và thống nhất quy trình xử lý và người xử lý cho mỗi loại sai phạm.

Base Vision – Nhận diện khuôn mặt

Checkin bằng nhận diện khuôn mặt

Ứng dụng công nghệ AI, Base.vn phát triển Base Vision giúp kiểm tra nhận diện khuôn mặt hằng ngày ra vào công ty. Khi nhận diện thành công hệ thống sẽ gửi thông báo cho nhân viên ngay. Tránh các trường hợp mất checkin.

Đầu tiên, nhân viên cung cấp hình ảnh để hệ thống ghi nhận và cập nhật thông tin. Người dùng có thể upload, chụp ảnh hay sử dụng avatar trên hệ thống để thiết lập thông tin cho bản thân.

Báo cáo hệ thống

Để đảm bảo tính chính xác và hoạt động tốt có hiệu quả thì Base Vision của Base.vn cũng cung cấp các báo cáo về hệ thống để admin theo dõi và điều chỉnh. Cụ thể có 2 loại báo cáo là:

• Tổng quan về các hoạt động checkin trong tháng

• Báo cáo tổng kết về độ chính xác khi sử dụng sản phẩm trong chính doanh nghiệp