Bắt tay vào công cuộc xây dựng: “Văn hóa tổ chức”

Thay đổi văn hoá tổ chức có thể là trách nhiệm thử thách và khó khăn nhất bạn từng nhận lãnh. Văn hoá của công ty là kết quả của cả một quá trình tương tác lẫn nhau giữa tất cả mọi thành viên trong tổ chức xuyên suốt một thời gian dài. Thay da đổi thịt cả một nền tảng ăn sâu bám rễ như vậy chẳng khác gì việc hì hụi đẩy hòn đá tảng ngược lên trên núi.

Bất kỳ văn hoá tổ chức nào cũng xuất phát từ một nền tảng nhất định. Rất có thể văn hoá công ty hiện thời phù hợp với phong cách lãnh đạo cũng như “bảo vệ” lãnh địa an toàn của người thành lập công ty. Văn hoá thường phản ánh phong cách quản lý đang thống trị trong môi trường làm việc. Vì các nhà quản lý thường có xu hướng tuyển dụng những con người giống họ, do đó muốn thiết lập nên một nền văn hoá mới đòi hỏi phải mời gọi và mở cửa chào đón những con người với đầu óc, với các tính hoàn toàn mới mẻ.

Văn hoá tổ chức được bồi đắp ngày ngày qua năm tháng, và người ta sẽ có cảm giác an toàn khi trú ẩn trong lớp kén ấm cúng ấy. Khi ai đó cân nhắc đến việc dỡ tung cái tổ quen thuộc này tức là đã có một sự kiện hệ trọng nào đó xảy ra; một biến cố lớn nào đó làm đảo lộn cả thế giới yên bình và đánh thức mọi người nhìn thẳng vào thực tế, chẳng hạn như suýt vỡ nợ, tổn thất doanh thu đáng kể, vụt mất những khách hàng quan trọng hay cả triệu đô la bỗng không cánh mà bay…

Thậm chí những giai đoạn sau có thể truy tìm ra nguồn gốc sự cố nằm ở văn hoá công ty cũng như việc từng bước bóc dỡ nền móng văn hoá ấy là cả một hành trình khó khăn. Tôi không có ý định xuề xòa hay tránh né thực tế khó khăn bạn phải đương đầu trong quá trình thay đổi văn hoá công ty; một bài viết ngắn gọn này không phải là giải pháp trọn gói, đơn giản cho quá trình chuyển đổi này; tôi không chỉ góp nhặt và tổng kết các ý tưởng theo tôi là hiệu quả nhất để giúp tổ chức bạn có thể thay đổi thành công và vững bước phát triển.

Khi những con người trong tổ chức đã ý thức được đòi hỏi phải thay đổi văn hoá công ty để tiếp tục tồn tại và phát triển, lúc đó thay đổi bắt đầu có thể bước qua cánh cửa kiến cố để tiến vào bên trong tổ chức. Những chặng đường để thay đổi thực sự “bắt rễ” thì không hề đơn giản và nhanh chóng chút nào.

Nhưng tin tốt lành ở đây là thay đổi văn hoá tổ chức là một điều khả thi, đòi hỏi sự thấu hiểu, cam kết và sự hỗ trợ từ những công cụ đặc biệt.

1. Từng bước trong quy trình thay đổi văn hóa tổ chức 

Có ba bước chính trong quá trình thay đổi văn hoá doanh nghiệp:

1. Trước khi muốn thay đổi bạn nhất thiết phải hiểu tường tận văn hóa hiện tại đang thống trị trong môi trường công ty.
2. Khi đã hiểu rõ vị trí đang đứng hiện nay, tổ chức phải tiến tới quyết định mục tiêu đặt ra cho nền văn hóa mới để bảo đảm văn hóa này sẽ thúc đẩy sự phát triển theo hướng mong muốn của tổ chức. Câu hỏi đặt ra là tầm nhìn tương lai của tổ chức như thế nào và cần phải thay đổi điều gì về văn hoá để hỗ trợ doanh nghiệp chinh phục được mục tiêu đó?
3. Cuối cùng, các cá nhân trong tổ chức phải quyết định thay đổi hành vi của chính họ để kiến tạo nên nền văn hoá mới cho cả tập thể. Đây chính là bước khó khăn nhất trong quá trình “lột xác” này.

2. Lên kế hoạch cho nền văn hóa ước mơ 

Tổ chức cần phải lên lịch trình và xác định điểm đến mong muốn trước khi bắt tay thực hiện bất cứ thay đổi nào trong văn hoá tổ chức. Khi đã có cái nhìn rõ ràng về điểm đứng hiện tại, tổ chức có thể lên kế hoạch cho các bước tiếp theo.

Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị để thiết lập một cơ sở đánh giá nền văn hoá hiện tại, tổ chức cần phác thảo một bức tranh về tiền đồ mong muốn trong tương lai. Tổ chức muốn kiến tạo điều gì? Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cần phải được xem xét chi tiết về những khía cạnh chiến lực lẫn giá trị của doanh nghiệp. Ban quản lý cần trả lời những câu hỏi sau:

– Hãy liệt kê 5 giá trị quan trọng nhất bạn muốn thấy trong nền văn hoá doanh nghiệp?

– Các giá trị này có tương thích với hệ thống văn hoá hiện tại của công ty bạn không? Có giá trị nào hiện đang tồn tại không? Nếu không thì tại sao nếu các giá trị này quan trọng như vậy thì tại sao công ty bạn lại chưa thể đạt được chúng?

Tiếp theo hãy xem xét câu hỏi quan trọng sau: “Cần phải thực hiện những gì để xây dựng được nền văn hoá mong muốn?”. Bạn không thể thay đổi văn hoá nếu bạn không nắm được đích đến rõ ràng cũng như không biết rõ cách thức để đi đến đó từ vị trí xuất phát hiện tại của bạn. Nhưng yếu tố văn hoá nào thúc đẩy hay kiềm hãm sự phát triển của tổ chức?

Ví dụ đội nhóm của bạn nhận thấy rằng hầu hết trường hợp bạn đều hùa theo ý kiến của người khác thay vì truy vấn, thách thức lại những dự báo hoặc giả định thiếu căn cứ của các đồng nghiệp. Ví dụ thứ 2 là những thành viên cốt cán trong ban quản lý thay vì dẫn dắt định hướng cho tổ chức thì lại tốn phần lớn thời gian cho việc cố công xây dựng đội ngũ dựa trên những mối quan hệ cá nhân, làm tổn hại đến tính kết nối chức năng trong toàn bộ đội ngũ. Ví dụ thứ 3 là các nhân viên trong công ty có vẻ độc lập trong việc đưa ra quyết định nhưng thực chất luôn trông đợi cái gật đầu từ ban giám đốc mới dám mạnh dạn đi tới với kế hoạch hành động của mình.

Trong những tình huống trên, chính những thành phần “tiêu cực” cấu tạo nên văn hoá tổ chức là vật cản níu chân công ty bạn vươn đến thành công mơ ước. Bạn cần tỉnh táo nhận thức những trở ngại văn hoá và quyết tâm thay đổi chúng.

Tuy nhiên việc xác định mục tiêu vẫn chưa đủ. Quan trọng là bạn cần xây dựng một kế hoạch thực hiện chặt chẽ nhằm bảo đảm ý tưởng biến thành hành động trong thực tế.

3. Thay đổi văn hóa tổ chức

Để thay đổi văn hoá ngự trị lâu dài trong một tổ chức vốn khó khăn hơn nhiều so với việc xây dựng văn hoá trong một công ty mới. Khi một nền văn hoá đã cắm rễ sâu thì trước hết người ta phải học cách miễn nhiễm với những giá trị cũ, những giả định, hành vi cũ trước khi bắt đầu mở cửa tiếp nhận những cái mới.

2 nhân tố quan trọng nhất thúc đẩy và bảo đảm quá trình thay đổi văn hoá tổ chức chính là sự hỗ trợ từ phía lãnh đạo và việc đào tạo.

– Sự hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao: Các lãnh đạo cấp cao trong công ty cần phải hỗ trợ, khuyến khích sự thay đổi văn hoá. Sự hỗ trợ này không chỉ đơn thuần bằng lời nói mà nhất thiết phải được minh chứng bằng hành động. Các nhà lãnh đạo phải là người dẫn dắt thay đổi thông qua sự thay đổi hành vi của chính họ. Sự ủng hộ kiến trì bằng hành động nhất quán của các vị lãnh đạo có vai trò quan trong trong việc nuôi dưỡng, ươm mầm cho hạt giống thay đổi nảy nở.

– Đào tạo: Thay đổi văn hoá phụ thuộc vào thay đổi hành vi. Tất cả các thành viên trong tổ chức cần phải hiểu rõ ràng những kỳ vọng, trọng trách đặt vào họ, cũng như cần phải biết rõ cách thức thực hiện những hành vi mới. Việc đào tạo có thể phát huy tác dụng đáp ứng cả mục tiêu truyền đạt kỳ vọng cũng như phổ biến những hành vi được trông đợi.

Xem thêm: Tại sao đào tạo phải là “quốc sách của doanh nghiệp”?

4. Những yếu tố bổ sung để thay đổi văn hóa 

Các yếu tố khác không kém phần quan trọng trong việc thay đổi văn hoá tổ chức:

– Viết câu tuyên ngôn giá trị và niềm tin: tổ chức những buổi phỏng vấn nhóm theo từng phòng ban để truyền tải sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị thành những tác động trực tiếp lên công việc của từng thành viên. Chẳng hạn một nhân viên có thể tuyên ngôn như sau: “tôi sẽ thể hiện giá trị của việc chăm sóc bệnh nhân ân cần bằng cách luôn lắng nghe chăm chú bất cứ khi nào bệnh nhân lên tiếng”. Từ đây tất cả nhân viên đều có hiểu biết thống nhất về nền văn hoá mong muốn nói chung cũng như ứng dụng với từng cam kết cụ thể.

– Truyền thông hiệu quả: bảo đảm tất cả nhâ viên luân cập nhập diễn biến của quá trình thay đổi văn hoá tổ chức sẽ nâng cao tình cam kết và khả năng thành công. Việc truyền đạt rõ ràng cho nhân viên về những kỳ vọng trao gửi vào họ là rất quan trọng cho quá tình thay đổi này.

– Xem xét lại cơ cấu tổ chức: thay đổi cơ cấu tổ chứ đôi khi cũng cần thiết để thay đổi văn hoá tổ chức. Ví dụ trong một công ty nhỏ 4 bộ phận kinh doanh khác nhau cạnh tranh với nhau về sản phẩm, khách hàng và các nguồn lực hỗ trợ nội bộ. Như vậy thì không thể kiến tạo một nền văn hoá tổ chức lành mạnh; các bộ phận không thể đồng chí đồng lòng hướng về thành công chung của toàn công ty.

– Điều chỉnh lại chính sách khen thưởng, công nhận của công ty: có thể bạn cần phải thay đổi hệ thống khen thưởng để khuyến khích những hành vi chi phối sự thành bại của công ty.

– Xem xét lại toàn bộ hệ thống làm việc, chẳng hạn như khuyến khích nhân viên, hệ thống lương thưởng, quản lý hiệu quả hoạt động và tuyển chọn nhân viên đảm bảo các hệ thống này thống nhất tinh thần chung với nền văn hoá mới. Chẳng hạn bạn không thể chỉ thưởng cho cá nhân nếu muốn phát triển văn hoá đội nhóm hợp tác.

Bạn có thể thay đồi văn hoá tổ chức nhằm thúc đẩy công ty đi lên nhằm chinh phục những mục tiêu kinh doanh mới. Quá trình bóc dỡ nền móng và xây một công trình kỳ vĩ mới sẽ đòi hỏi thời gian, sự cam kết, việc lên kế hoạch chặt chẽ và khâu tiến hành lớp lang; sẽ rất nhiều thách thức nhưng bạn hoàn toàn có thể chinh phục được hành trình này nếu quyết tâm và hành động đúng đắn.

Xem thêm: 3 văn hóa không thể bỏ qua để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả

Susan M.Healthfield, About.com Guide

Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY