[CẬP NHẬT] Quy trình đánh giá nhà cung cấp chuẩn xác nhất!

1. Xây dựng quá trình kiểm soát sơ bộ

Một doanh nghiệp, trước khi tìm đến nhà cung cấp thì việc đầu tiên mà họ cần phải làm đó là liệt kê các vấn đề có thể phát sinh trong khi thực hiện dự án đầu tư, kinh doanh hay sản xuất.

Một số vấn đề được chú trọng đến như là chất lượng, số lượng, giá thành, công tác giao hàng, khả năng cung ứng, trách nhiệm xã hội,…

Xây dựng quá trình kiểm soát sơ bộ

Trong đó doanh nghiệp nhất định phải nêu lên được các vấn đề xoay quanh chúng và đào sâu hơn về những rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện, ví dụ đơn vị cung ứng có đảm bảo cung cấp đủ số lượng cũng như chất lượng mà bạn mong muốn hay không, các vấn đề về môi trường liệu có thể giải quyết ổn thoả được hay không, những ai là người chịu trách nhiệm chính trong mỗi dự án kinh doanh được diễn ra hay đối tác sẽ vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp bạn như thế nào,…

Tất cả đều phải được xem xét và lên kế hoạch thật rõ ràng và cụ thể, dự vào đó bộ phận chuyên trách sẽ sẵn sàng tiếp nhận nhiệm vụ trong thế chủ động.

Xem thêm: Việc làm quản lý văn phòng

2. Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng

Bạn sẽ tìm nhà cung cấp tiềm năng như thế nào?

Vấn đề này thực sự là gây khó khăn cho biết bao nhiêu người, tuy nhiên dựa vào kinh nghiệm và sự chỉ dẫn của cấp trên mà mỗi người sẽ có những cách thức riêng để thực hiện.

Chúng ta đang sống dưới thời đại công nghệ 4.0, việc vận dụng triệt để những ưu điểm của internet sẽ là giải pháp tối ưu mà hiệu quả nhất. Một số kênh có thể giúp doanh nghiệp tìm đối tác là nhà cung cấp tiềm năng như các trang mạng xã hội, thông qua tờ rơi quảng cáo, tìm kiếm qua thông tin được quảng cáo trên truyền hình hoặc một số đơn vị đã chào hàng,…

Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng

Dù là hình thức nào thì doanh nghiệp khi tiếp cận vẫn phải chuẩn bị một số mục tiêu quan trọng để dựa vào đó mà đặt ra câu hỏi liên quan đến đối tác.

Hãy lựa chọn những câu hỏi khéo léo để khai thác thông tin một cách triệt để nhất từ phía đối tác. Một số câu hỏi mà bạn có thể đưa ra như là:

“Anh/chị vui lòng cung cấp thông tin chi tiết về chức năng, sản phẩm để em tham khảo được không?”

Hoặc là:

“Chào anh/chị, em đang muốn tham khảo một số dòng sản phẩm bên mình, anh/chị vui lòng cung cấp cho em một số thông tin về sản phẩm như là chất lượng, thông số kỹ thuật được không?”

…

Tuỳ vào thông tin mà bạn muốn khai thác mà hãy đưa ra những câu hỏi phù hợp nhất, với lại nên kết hợp 1 câu hỏi với mục đích khai thác được nhiều thông tin nhất có thể để tránh việc phải hỏi nhiều lần, mất thời gian của cả 2 bên.

3. Gửi thư yêu cầu bảng báo giá sản phẩm

Trước khi chưa lập được danh sách nhà cung cấp tiềm năng thì bạn đừng vội gửi thư báo giá tới họ. Việc này không những gây mất thời gian của bạn mà còn chiếm nhiều thời gian của phía nhà cung cấp nữa.

Gửi thư yêu cầu bảng báo giá sản phẩm

Hãy tìm hiểu thật kỹ các nhà cung cấp tiềm năng sau đó ghi lại những tên tuổi, địa chỉ mà bạn cho là ấn tượng và có tiềm năng nhất. Tiếp theo là gửi thư yêu cầu báo giá tới họ.

Với những nhà cung ứng tiềm năng này, bạn đang phân vân chưa biết nên chọn lựa đơn vị nào, chính bản báo giá sẽ là căn cứ hấp dẫn để doanh nghiệp tiến hành đưa ra quyết định lựa chọn đơn vị hợp tác.

4. Đánh giá và sàng lọc đơn vị cung ứng tiềm năng

Một nhà cung ứng tiềm năng nhất được doanh nghiệp lựa chọn ngoài chất lượng và uy tín trên thị trường thì họ còn phải đảm bảo được yếu tố về giá thành hợp lý, phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp, đó mới là quan trọng.

Đánh giá và sàng lọc đơn vị cung ứng tiềm năng

Tất cả những đơn vị nằm trong danh sách nhà cung ứng tiềm năng dường như đã được chọn lọc rất kỹ về độ uy tín, chất lượng sản phẩm,… tuy nhiên điều mà mọi doanh nghiệp mong chờ hơn cả đó là mức giá thành hợp lý. Vậy nên, đơn vị nào có giá thành thấp hơn sẽ có cơ hội trở thành đối tác lâu dài mà doanh nghiệp bạn lựa chọn.

5. Đàm phán về hợp đồng kinh tế

Lựa chọn được nhà cung cấp tiềm năng chưa phải là bước cuối cùng trong quá trình này. Trước khi 2 bên đồng ý bắt tay nhau hợp tác thì họ cần phải trải qua công cuộc đàm phán và thương lượng về hợp đồng kinh tế.

Trên thực tế, có rất nhiều cuộc giao dịch tưởng chừng diễn ra tốt đẹp nhưng nó bỗng chấm dứt ngay ở thời điểm bàn bạc về hợp đồng. Vậy nên đừng coi thường công tác này nếu như không muốn thất bại nhé.

Đàm phán về hợp đồng kinh tế

Ở đây, cả 2 bên sẽ đưa ra những quyền lợi và trách nhiệm thuộc về mình, sau đó sẽ cùng nhau thảo luận và chốt vấn đề bằng bản hợp đồng chính thức. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay sự không thoả đáng nào thì bản hợp đồng này sẽ không được hình thành.

6. Ký hợp đồng chính thức

Từ những thoả thuận vừa rồi thì cả 2 bên sẽ cùng nhau đi đến kết quả cuối cùng là ký vào bản hợp đồng này. Ngay sau khi hoàn tất hợp đồng bằng chữ ký của ca 2 đại diện thì hợp đồng chính thức có hiệu lực.

Ký hợp đồng chính thức

Đây gần như là công đoạn cuối được thực hiện trong quy trình đánh giá nhà cung cấp rồi, vậy còn những bước nào chưa được thực hiện nữa đây? Tiếp tục theo dõi phần sau để hiểu hơn bạn nhé.

7. Giám sát quy trình thực hiện cung cấp

Cả nhà cung cấp lẫn đơn vị thu mua đều chịu sự ràng buộc lẫn nhau kể từ khi bản hợp đồng kinh tế thương mại chính thức có hiệu lực. Do đó bên thu mua sẽ phải tiến hành giám sát quy trình thực hiện của phía đối tác để đảm bảo sản phẩm được cung ứng đạt chất lượng tốt nhất.

Giám sát quy trình thực hiện cung cấp

Tuy công tác này không thể diễn ra thường xuyên thế nhưng doanh nghiệp cũng cần có kế hoạch để thực hiện giám sát theo định kỳ, việc giám sát bất ngờ cũng khiến doanh nghiệp yên tâm hơn về nguồn cung cấp.

Xem thêm: mẫu thư xin việc

8. Tái đánh giá nhà cung cấp

Đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ hàng năm sẽ là nguồn động lực để phía đối tác cải thiện chất lượng sản phẩm tốt hơn. Đồng thời cũng thông qua đánh giá này, đơn vị thu mua cũng sẽ nắm bắt được đâu là nhà cung cấp chất lượng thực sự mà họ có thể hợp tác lâu dài. 

Với những trường hợp thường xuyên chậm tiến độ, chất lượng không được đảm bảo thì sẽ xem xét để ngừng hợp tác trong giai đoạn sắp tới.

Tái đánh giá nhà cung cấp

Với 8 bước trong quy trình đánh giá nhà cung cấp trên đây bạn đã hiểu rõ hơn về vấn đề này, đặc biệt nếu là nhân viên phụ trách mảng này tại doanh nghiệp nào đó thì hãy ghi nhớ để có lựa chọn cho mình một đơn vị phù hợp nhất.