Các mẫu và phương pháp đánh giá KPI hiệu quả trong doanh nghiệp

Tìm hiểu các phương pháp đánh giá KPI trong doanh nghiệp hiện là vấn đề được các chú lao động rất quan tâm. Bởi có thể nói, KPI là cách lượng hóa các chỉ tiêu đo lường và đánh giá người lao động hiệu quả nhất. Tuy nhiên, để xây dựng và áp dụng thành công, doanh nghiệp cần thấu hiểu tính chất, đặc trưng và quy trình đánh giá KPI khoa học. 

KPI trong đánh giá kết quả công việc là gì?

KPI là tên viết tắt của Key Performance Indicators, được dùng để biểu thị một hệ thống đo lường và đánh giá kết quả công việc của nhân viên, thể hiện qua số liệu, chỉ tiêu định lượng, các tỷ lệ so với mục tiêu đặt ra để phản ánh đúng hiệu quả hoạt động của cá nhân, một bộ phận chức năng hay cả tổ chức trong một khung thời gian nhất định. 

KPIs được nhà quản lý đặt ra căn cứ vào vị trí, chức danh và trách nhiệm của nhân viên dựa trên bản mô tả công việc, từ đó thiết lập các thông số mục tiêu để yêu cầu nhân viên đó thực hiện. Dựa trên kết quả KPI, công ty sẽ có chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân, đội nhóm. 

Như vậy, nhìn chung KPI là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá thành tựu của nhân viên, từ đó hoạch định chiến lược phát triển doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên phát triển tiềm năng của mình. Những vai trò này sẽ được miêu tả kỹ hơn trong phần sau. 

Tại sao cần sử dụng mẫu đánh giá nhân viên theo KPI?

Tại sao việc tìm hiểu các phương pháp đánh giá KPI trong doanh nghiệp lại được quan tâm tại hầu hết môi trường lao động hiện đại? Việc phân tích số liệu này giúp các nhà quản lý, nhà lãnh đạo nhìn nhận điều gì từ nhân viên và công ty của họ? 

Đứng ở góc độ chủ lao động, đánh giá năng lực nhân viên là một vấn đề khía cạnh và phải nhìn nhận từ nhiều yếu tố: nội cạnh (kỹ năng làm việc, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, thái độ, khả năng xử lý công việc,…), ngoại cảnh (sự tác động từ quan hệ đồng nghiệp, đội nhóm phù hợp,…). Bất cứ sự thiếu hụt khía cạnh nào trong các yếu tố trên cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của nhân viên đó. 

Chính vì thế, đánh giá năng lực nhân viên theo KPI là công việc cần thiết. Bởi dựa vào các thông số định lượng, các lãnh đạo sẽ khám phá được tài năng tiềm ẩn bên trong mỗi nhân viên. Nếu nhân viên có năng lực tốt nhưng chưa bộc lộ ra bên ngoài thì nhà quản lý phải kích thích sự phát triển đó bằng cách khích lệ, đặt nhân viên tại đúng vị trí làm việc, cung cấp cho họ điều kiện phù hợp, chính sách đãi ngộ hợp lý thì nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng và đem đến các giá trị tuyêt vời cho doanh nghiệp.

Ngược lại, khi nhân viên không đạt được KPI, nhà quản lý lại cần tìm hiểu những yếu tố nào khiến họ chưa đạt chỉ tiêu, từ đó đặt ra kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp giúp nhân viên hoàn thiện kỹ năng, hay sắp xếp một vị trí phù hợp hơn với một số điểm tốt của họ.

Không chỉ vậy, đánh giá năng lực nhân viên thông qua KPI còn là cơ sở để nhà quản lý, lãnh đạo hoạch định chiến lược nguồn nhân lực phu hợp. Khi đánh giá chính xác năng lực của nhân viên, doanh nghiệp sẽ đưa ra được dự báo về khả năng hoàn thiện mục tiêu cuối kỳ, làm cơ sở để trả đúng lương với năng lực của nhân viên từ sớm mà không cần để dồn vào cuối thời kỳ khi đã có số liệu KPI cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh những sai phạm trong quy trình trả lương hay trả chậm lương cho nhân viên. 

Đặc biệt, đánh giá KPI của từng cá nhân cũng giúp nhà quản lý đánh giá KPI của toàn bộ doanh nghiệp để thiết lập mục tiêu chung của mình. Tùy vào mục tiêu, chiến lược mà doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho lĩnh vực mà họ tập trung, liên quan đến thị trường, quản lý nhân sự, chất lượng văn hóa, hiệu quả tài chính. Các dữ liệu là cơ sở để doanh nghiệp so sánh giá trị bản thân họ với các công ty khác trong cùng một ngành, từ đó vạch ra chiến lược phát triển chi tiết cho tương lai. 

Quy trình đánh giá KPI

Trước khi tìm hiểu các phương pháp đánh giá KPI trong doanh nghiệp, hãy tìm hiểu qua về quy trình đánh giá KPI khoa học.

Bước 1: Xác định bộ phận, nhân viên phụ trách xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính để xác định nhân sự phụ trách: 

Thứ nhất, các bộ phận/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống đánh giá KPIs cho từng nhân viên trong phòng ban đó. Trong đó, đội ngũ quản trị nhân sự chỉ đóng vai trò hỗ trợ các trưởng phòng, chỉ dẫn phương pháp để đảm bảo đánh giá theo KPIs tuân thủ nguyên tắc của công ty. 

Như vậy, vấn đề đặt ra là người xây dựng KPIs – cụ thể là các trưởng bộ phận – phải là người thấu hiểu các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí trong phòng ban của họ nhất. Nếu bộ phận/Phòng/Ban lớn thì các trưởng phòng có thể chia nhỏ công việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới. 

Phương pháp này có các ưu, nhược điểm như sau: 

• Ưu điểm: các chỉ số KPIs sẽ có tính khả thi cao, phản ánh rõ nét và chính xác chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bởi người thiết lập là người gần gũi nhân viên nhất. 

• Nhược điểm: nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì có thể xuất hiện tình trạng thiếu khách quan, cả nể, đặt mục tiêu cho nhân viên khá thấp. Chính vì thế, vai trò của quản trị nhân sự như là một nhà cố vấn và kiểm định lại càng được đề cao. 

Thứ hai, bộ phận nhân sự hoặc đội ngũ quản lý cấp cao sẽ thiết lập bộ đánh giá KPIs cho các phòng ban chức năng. Khác với phương pháp trên khi các nhà quản lý hay quản trị nhân sự chỉ đóng vai trò là nhân tố cố vấn, kiểm định, trong phương pháp này họ sẽ trực tiếp thực hiện đánh giá KPIs để đảm bảo sự khách quan, khoa học hơn. Tuy nhiên, điểm trừ của phương pháp này là chỉ số KPIs có thể không thực tế, không phản ánh đúng nhiệm vụ, chức năng của nhân viên. Như vậy, các trưởng phòng ban sẽ là nhà thẩm định đưa lời khuyên đúng đắn cho đội ngũ quản lý cấp cao.

Bước 2:

Xác định các chỉ số KPIs

Sau khi đã xác định các chỉ số KPIs phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng bạn, thì công việc tiếp theo doanh nghiệp cần xây dựng những tiêu chí đánh giá SMART cho các công việc: 

S   –  Specific: Mục tiêu cụ thể: Mục tiêu cụ thể được phản ánh ở chỗ các thông số đánh giá cần được tách rõ ràng: tên chỉ số, công thức tính, trọng số, đơn vị tính, nguồn dữ liệu, số thực hiện,… Nếu trộn các yếu tố này, phần mềm đánh giá sẽ gặp khó khăn. Tên chỉ số cũng phải ngắn gọn, song phản ánh đúng bản chất chỉ số. Ví dụ như: doanh thu xuất khẩu. Việc đặt tên rõ ràng sẽ giúp người thực hiện tìm kiếm thông tin dễ dàng, tránh mất thời gian hoặc sai sót không đáng có. 

M –  Measurable: Mục tiêu đo lường được: Mục tiêu đo lường định lượng có thể được đánh giá bằng các phần mềm quản lý sẵn có, nếu không phải chỉ rõ nguồn dữ liệu. Một số mục tiêu cụ thể như: số lượng set hàng bán ra trong thời điểm, tỷ lệ khách hàng hài lòng, sản phẩm được yêu thích nhất,… Nếu các dữ liệu hiện tại chưa đủ để đo lường thì người thực hiện có thể bổ sung khảo sát khách hàng. 

A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được: Mặc dù nên đặt mục tiêu thách thức vượt quá mức thông thường của nhân viên, song chỉ số đánh giá KPIs cần nằm trong khả năng của công ty, bộ phận hay mỗi cá nhân..

R – Relevant: Mục tiêu thực tế: Cần tính đến các yếu tố ngoại cảnh ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng mục tiêu KPIs cuối kì, ví dụ như đại dịch COVID19, hay biến động kinh tế thị trường cũng ảnh hưởng đến việc đặt kế hoạch của doanh nghiệp. 

T  –  Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể: KPIs phải được đặt trong thời gian cụ thể – theo tuần, tháng, năm – thì mới phát huy đúng tác dụng là đánh giá năng lực của cá nhân/tổ chức. 

Bước 3:

Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Mức độ hoàn thành KPIs của các đầu việc nhìn chung đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung.

• Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung

• Nhóm C: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung hoặc/và tốn nhiều thời gian để thực hiện nhưng ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau tùy thuộc vào mức độ quan trọng, chẳng hạn có thể phân chia như sau: A: 40%; B: 10% và C: 50%. Cần phải gộp cả ba yếu tố A, B, C này khi đánh giá mức độ hoàn thành KPI của người lao động. 

Bước 4:

Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, nhân viên sẽ đạt được mức lương thưởng nhất định. Chính sách lương thưởng sẽ được quy định bởi lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp, kết hợp với đề xuất của quản lý cấp cao nhất phụ trách ban chức năng, người xây dựng dánh giá KPIs hoặc do nhân viên thống nhất với lãnh đạo. 

Thông thường, vào cuối mỗi kỳ đánh giá sẽ có một buổi nghiệm thu công việc để lãnh đạo nắm rõ về cách thức thực hiện và thành quả công việc của nhân viên. Buổi gặp gỡ này sẽ có sếp, đồng nghiệp, nhân viên và căn cứ theo đánh giá khách hàng để đảm bảo việc đánh giá khách quan, toàn diện.

Bước 5:

Điều chỉnh và tối ưu KPI 

KPIs không bao giờ là một giá trị bất biến, nó phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian dựa trên mức độ phát triển của nhân viên thực hiện, hoặc tác động của yếu tố ngoại cảnh trong từng thời kì. Còn trong giai đoạn bình thường, có thể mất vài tháng để công việc đạt mức tối ưu, một khi có được KPIs cuối cùng thì cần duy trì trong ít nhất một năm. 

Ngày nay việc đánh giá KPI cho nhân viện có thể nhờ đến sự sử dụng của các phần mềm quản lý công việc. Phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, theo dõi và xem báo cáo công việc tức thời.

Mẫu KPI trong doanh nghiệp 

Các phương pháp đánh giá KPI trong doanh nghiệp là vô số, và có thể dễ dàng tìm kiếm trên google. Mỗi phương pháp đánh giá đều cần phụ thuộc vào từng lĩnh vực, vị trí, mục tiêu và mô hình kinh doanh khác nhau. Và ví dụ điển hình về những cách thức này sẽ được trình bày trong phòng dưới đây, theo hai khía cạnh – mẫu đánh giá KPI dành cho phòng ban và mẫu đánh giá KPI dành cho cá nhân. 

Mẫu KPI dành cho phòng ban

Các phương pháp đánh giá KPI trong doanh nghiệp đối với các phòng ban chức năng có thể không giống nhau tùy vào môi trường làm việc. Tuy nhiên, bất cứ mẫu nào cũng phải tuân theo những yếu tố quan trọng sau đây:

• Thứ nhất, việc dánh giá KPI phụ thuộc vào chuyên môn của từng phòng ban. Mỗi chuyên ngành, lĩnh vực có phương pháp đánh giá KPI khác nhau. Phòng content marketing có cách tính KPI khác với phòng nhân sự, bộ phận chăm sóc khách hàng lại có cách đánh giá khác với phòng kế toán tài chính …

• Thứ hai, chỉ số KPI phụ thuộc vào vai trò từng phòng ban chức nắng với mục tiêu chiến lược cụ thể. Trong từng khâu khác nhau sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.

Tham khảo một số mẫu đánh giá KPI cho các phòng ban

Các phương pháp đánh giá KPI trong doanh nghiệp đối với các phòng ban sẽ được mô tả cụ thể trong phần sau đây:

Chỉ số đánh giá KPI với phòng nhân sự là gì?

• Với ban tuyển dụng: Số lượng CV nhận được qua các kênh, tỷ lệ nhân viên trúng tuyển so với số lượng đơn đăng ký, tỷ lệ nhân sự mới trên tổng số nhân sự công ty, mức lương trung bình cho mỗi vị trí,… 

• Với phòng đào tạo: Chi phí đào tạo trên tổng số quỹ công ty, tỷ lệ nhân sự đào tạo trên tổng số nhân lực, số lượng nhân viên hài lòng sau các buổi đào tạo, những khía cạnh cần cải thiện,…

• Các chỉ số khác: trình độ chuyên môn các phòng ban, chế độ lương thưởng, mức độ trung thành trong công việc, mức độ hài lòng của nhân sự,…

Mẫu đánh giá KPI cho phòng IT

• Cho việc vận hành hệ thống: thời gian trung bình xử lý sự cố, số lần hệ thống gặp trục trặc, tỷ lệ lặp lại sự cố sau khi vận hành,… 

• Cho công việc hỗ trợ: Tỷ lệ số lần than phiền nội bộ, tỷ lệ nhân viên hài lòng với hỗ trợ của phòng IT, số lượng máy đã được nâng cấp phần mềm trong chỉ tiêu so với toàn bộ hệ thống doanh nghiệp,…

• Liên quan đến chỉ số tài chính: Mức độ phải chăng của giá cả khi vận hành máy móc thiết bị/sau các lần sửa đổi

Mẫu đánh giá KPI cho bộ phận SEO marketing 

• Rank từ khóa: Top các từ khóa theo tháng, số lượng từ khóa tăng giảm, từ khóa lên top, mốc thời gian để đạt top,…

• Tỷ lệ Website leads: Thời gian khách hàng truy cập thực tế tại website, tỷ lệ truy cập theo thời gian (ngày, tháng), tỷ lệ người dùng quay lại website,…

• Tỷ lệ chuyển đổi: Là KPI quan trọng trong SEO. 

• Lợi nhuận ròng trên đầu tư: Là chỉ số KPI quan trọng bậc nhất trong SEO.

• Nội dung website: số lượng bài viết trong một ngày, số từ mỗi bài viết, số từ khóa gài cắm trong bài, tỷ lệ chuyển đổi, lượt tương tác trong bài viết,…

• Tương tác trên website: Lượt khách truy cập website, lượt bày tỏ cảm xúc, bình luận, chia sẻ.

• Mức độ liên kết Website: Lượng backlink website trong một ngày ngày,  lượng backlink index mỗi ngày trên web,…

Mẫu KPI dành cho cá nhân

Khác với các phương pháp đánh giá KPI trong doanh nghiệp, KPI dành cho cá nhân sẽ được đánh giá theo mức độ như sau: 

• KPI cấp độ trưởng phòng: Thông thường, 10 – 15 KPI là mức độ mà một cấp trưởng phòng đảm nhiệm để hoàn thiện mục tiêu chiến lược. Sau đó KPI sẽ được phân chia cho nhân viên cấp thấp hơn.

• KPI cho cấp độ nhân viên: Thường đảm nhiệm khoảng 3 – 5 KPI chiến lược và KPI chính phải được đo lường định lượng thuộc về chuyên môn.

Bạn có thể tham khảo Mẫu KPI cơ bản dành cho vị trí trưởng phòng kinh doanh như sau (chú ý mẫu KPI này có thể còn cần sửa đổi đối với nhiệm vụ mà trưởng phòng đảm nhiệm trong công ty xác định):

Lĩnh vực
KPI
Chỉ số/        tháng        

Mở rộng hệ thống 

Thiết lập các đại lý bán lẻ, nhà phân phối, các sản phẩm mới, các hình thức bán hàng tại đại lý,…

 

Mức độ ổn định của hệ thống kinh doanh

Chỉ số doanh thu/ tháng

 

Báo cáo 

Các số liệu liên quan đến kinh doanh, tiêu thụ, tình trạng kho, mức độ hài lòng của khách hàng, các sản phẩm mắc lỗi…

 

Ý tưởng

Những sáng kiến góp phần phát triển hệ thống và sản phẩm 

 

Đánh giá nhân viên

Bảng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hàng tháng

 

Mức độ hoàn thành báo cáo

Số lần hoàn thành chậm hoặc không hoàn thành báo cáo; hoặc báo cáo có lỗi sai không đáng có,..

 

Nội quy công ty

Vi phạm nội quy bao nhiêu lần, cụ thể lỗi sai là gì và xử lý vi phạm ra sao

 

Các hoạt động đội nhóm chung của công ty

Tỷ lệ tham gia các hoạt động chung của công ty: Tham gia hay không tham gia hoặc đi muộn, trừ trường hợp có lí do chính đáng

 

 

Các phương pháp đánh giá KPI trong doanh nghiệp trên chỉ mang tính chất tham khảo, khi áp dụng vào từng doanh nghiệp cụ thể phải có sự điều chỉnh thực tế. Hãy luôn nhớ rằng, KPI phải được xác định đúng thời điểm, thống nhất để hướng tới mục tiêu chung.

Ngoài ra, song song với việc áp dụng KPI để đánh giá hiệu suất, thì doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý nhân sự bài bản, để tối ưu hiệu quả quản trị nguồn nhân lực. Hiện nay, tại thị trường Việt Nam, AMIS HRM được biết đến là một hệ sinh thái phần mềm, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách toàn diện nhất, với đầy đủ các nghiệp vụ như:

• Hỗ trợ tuyển dụng
• Chấm công tự động
• Tính lương tự động
• Quản lý, liên thông toàn bộ hồ sơ, thông tin nhân sự
• Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN, BHXH
• Hỗ trợ tổ chức đào tạo, đánh giá nhân viên

Với AMIS HRM, các anh chị HR có thể tiết kiệm lên tới 50% thời gian cho các nghiệp vụ nhân sự, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự lên tới 80%.

Nếu anh chị quan tâm, hãy đăng ký thông tin để trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí

Dùng ngay miễn phí

 2,032 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

3

Trung bình:

5

]