Cách gửi tin nhắn hàng loạt trên messenger tiện lợi, nhanh chóng

Trong tiếp thị bán hàng, một trong những hoạt động thường xuyên và quan trọng của doanh nghiệp là gửi thông tin khuyến mại, chương trình ưu đãi đến từng khách hàng thân thiết. Trước đây, hoạt động này tiêu tốn một quỹ thời gian lớn của bộ phận chăm sóc khách hàng, không hiệu quả, dễ gây sai sót bởi phải thao tác thủ công. Nhằm giải quyết bài toán hóc búa này, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách gửi tin nhắn hàng loạt trên messenger tiện lợi, nhanh chóng.

1. Gửi tin nhắn hàng loạt từ facebook cá nhân

Có 2 cách phổ biến được sử dụng để các cá nhân có thể gửi tin nhắn hàng loạt đến đối tượng mục tiêu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Cách 1: Tạo nhóm

• Bước 1: Mở Messenger, ấn vào biểu tượng cây bút và nhập tài khoản muốn tạo nhóm.​

• Bước 2: Gửi tin nhắn bất kỳ đến nhóm chat để hoàn thành việc tạo nhóm.

Cách 2: Gửi tin nhắn chuyển tiếp

• Bước 1: Mở tin nhắn chat rồi nhập và tiến hành gửi như bình thường

• Bước 2: Nhấn giữ vào tin nhắn muốn chuyển tiếp tới những người khác rồi chọn Chuyển tiếp ở ngay bên dưới.

• Bước 3: Tìm kiếm người nhận và nhấn GỬI đối với đối tượng mục tiêu. Như vậy là bạn đã hoàn thành thao tác.

Kết luận: Cách làm thủ công này rất dễ dàng, tuy nhiên gặp nhược điểm như: Mất nhiều thời gian; Tin nhắn không được cá nhân hoá (ai trong nhóm cũng đọc được 1 nội dung). Cũng vì thế mà nội dung tin nhắn cũng như quy trình thực hiện không chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, trong trường hợp tài khoản của bạn gửi tin nhắn hàng loạt bị Facebook quét được, tài khoản của bạn có thể bị khóa trong 24h, 48h, thậm chí 72h tùy vào mức độ vi phạm.

2. Gửi tin nhắn hàng loạt từ fanpage với VinBase Chatbot

Về VinBase Chatbot: 

VinBase Chatbot là giải pháp hoàn chỉnh cung cấp nền tảng tạo lập và quản lý chatbot cho doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo và xử lý ngôn ngữ tự nhiên, VinBase Chatbot có thể tích hợp đa kênh và tự động hóa quy trình hội thoại giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc nội bộ doanh nghiệp.

Chi tiết các bước thực hiện

Hiện tại, nền tảng AI VinBase Chatbot đang là một trong top những nền tảng thông minh hỗ trợ gửi tin nhắn hàng loạt trên fanpage. Ngoài ra, sản phẩm này có khả năng phân tích tệp khách hàng có sẵn, nhận diện ý định, cảm xúc để đưa ra phản hồi phù hợp, và hơn thế nữa.

Dưới đây là chi tiết cách gửi tin nhắn hàng loạt trên Chatbot được tạo lập bởi nền tảng AI VinBase Chatbot.

Lưu ý: Tính năng này chỉ thực hiện được khi khách hàng tương tác với Chatbot trong vòng 24h.

• Bước 1: Vào giao diện quản lý Chatbot, ấn vào Manage Customer/Broadcast

• Bước 2: Ấn vào “New Broadcast” để tạo tin nhắn mới, gửi đi hàng loạt
• Bước 3: Điền thông tin vào bảng tạo lập Step 1 và ấn Next

Name: tên của Broadcast

Message by Text: nội dung sẽ được gửi đi (độ dài tối đa: 2000 từ)

Message by skill: chọn một nội dung được tạo trong bot đã gửi đi trước đó (được lưu lại như một skil)

Lưu ý: Bắt buộc phải chọn skill hoặc điền nội dung (có thể dùng cả 2). Không được bỏ trống thông tin ở phần này.

• Bước 4: Điền thông tin vào bảng tạo lập Step 2 và ấn Save. Có 3 trường hợp tồn tại.

Trường hợp 1: Chọn Run Once (Gửi một lần duy nhất)

Nếu gửi ngay lập tức, bấm Send now

Nếu gửi vào một ngày khác sẽ được lên lịch, ấn Later

Trường hợp 2: Chọn Run multiple times (Gửi nhiều lần)

Cần điền các thông số sau:

Start from
Thời điểm sẽ bắt đầu gửi tin nhắn hàng loạt

Repeat
Gửi lại tin nhắn hàng loạt mỗi: giờ, ngày, ngày trong tuần, tuần,…

Hourly: gửi lập lại sau mỗi “x“ giờ
x là khoảng thời gian hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt (tính từ thời gian bắt đầu chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt)

Ví dụ: Repeat sending every 2 hour và start from = 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 4 Mar 2022 4:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

Daily: gửi lập lại sau mỗi “x” ngày
x là số ngày hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt (tính từ thời điểm bắt đầu chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt)

Ví dụ: Repeat sending every 2 day và start from = 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 6 Mar 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

Weekdays: gửi lập lại sau mỗi “x” tuần

x là số tuần hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt (tính từ thời điểm bắt đầu chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt)

Ví dụ: Repeat sending every 2 week và start from = 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 18 Mar 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

Weekly: gửi lập lại mỗi tuần

Các lựa chọn (checkbox) tương ứng với các thứ trong tuần, cho phép người dùng chọn các ngày trong tuần muốn chạy broadcast

Nếu thời điểm bắt đầu là Thứ khác với Thứ được cài đặt để gửi tin nhắn hàng loạt, tin nhắn hàng loạt sẽ được gửi đi vào Thứ được cài đặt gần nhất ngay sau ngày “Start from”.

Ví dụ: Repeat sending every Sunday and Monday và start from = 4 Mar 2022 2:05 PM (Friday) → Vào 6 Mar 2022 2:05 PM (Sunday) hệ thống sẽ gửi tin nhắn lần thứ 1, lần thứ 2 sẽ vào ngày 7 Mar 2022 2:05 PM (Monday).

Monthly: gửi lập lại mỗi tháng

Khi người dùng chọn → Hệ thống hiển thị hiển thị 2 lựa chọn lặp lại:

On x day:

• x là ngày trong tháng trùng với ngày bắt đầu (Lưu ý: Thông tin lúc này sẽ không thể bị chỉnh sửa)

Ví dụ: Start from 4 Mar 2022 2:05 PM → x = 4

• Nếu tạo lệnh gửi tin nhắn hàng loạt thành công → Hệ thống sẽ tự động triển khai lệnh vào ngày x hàng tháng

Ví dụ: Start from 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 4 Apr 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

On the y z

• Trong đó y = first, second, third, fourth, last; z = T2 – CN
• Nếu Thứ bắt đầu khác với thứ được cài đặt chạy lặp lại, hệ thống sẽ không gửi tin nhắn hàng loạt vào ngày bắt đầu mà sẽ gửi vào ngày tương ứng với thứ gần nhất ngay sau ngày “Start from”

Ví dụ: Repeat sending every on the first Sunday và start from:  4 Mar 2022 2:05 PM (Friday) → Vào 6 Mar 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 1, lần thứ 2 sẽ vào ngày 3 Apr 2022 2:05 PM.

Yearly

Khi người dùng chọn → Hệ thống hiển thị hiển thị 2 lựa chọn lặp lại:

On x month y day:

• x là ngày tháng trong năm trùng với ngày bắt đầu (Thông tin sẽ không thể chỉnh sửa)
• Nếu tạo lệnh gửi tin nhắn hàng loạt thành công → Hệ thống sẽ tự động triển khai lệnh vào ngày x tháng y hàng năm

Ví dụ: Start from 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 4 Mar 2023 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

On the y z t

Trong đó y = first, second, third, fourth, last; z = T2 – CN; t = Tháng 1-12

• Nếu Thứ bắt đầu khác với Thứ được cài đặt gửi tin nhắn hàng loạt, hệ thống sẽ gửi tin nhắn vào ngày tương ứng với Thứ được chọn gần nhất ngay sau ngày “Start from”.

Ví dụ: Repeat sending every on the first Sunday of June và start from 4 Mar 2022 2:05 PM (Friday) → Vào 5 Jun 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi tin nhắn hàng loạt lần thứ 1, và lần thứ 2 sẽ vào ngày 4 Jun 2023 2:05 PM

End
Kết thúc chiến dịch vào:

On Date: Ngày kết thúc chiến dịch

After x occurrence(s): Dừng sau khi chạy bao nhiêu lần

When an event occur: Khi doanh nghiệp thực hiện 1 sự kiện (event) cụ thể, ví dụ như hoàn thành 1 nghiệp vụ x nào đó.
Ví dụ: Lệnh gửi tin nhắn hàng loạt kết thúc nếu khách hàng kết thúc nghiệp vụ A → Nếu người dùng Chabot thực hiện nghiệp vụ A thì hệ thống sẽ ngừng gửi tin nhắn đến loạt khách hàng được cài đặt.

Trường hợp 3: Run when customer trigger

Lưu ý: Người dùng chọn trường hợp này khi có nhu cầu gửi cho tệp khách hàng nhất định (có điều kiện áp dụng)

Evaluate New Record Only
Nếu người dùng chọn “Evaluate New Record Only“ thì: Ở lần chạy gửi tin nhắn hàng loạt trên fanpage đầu tiên, hệ thống sẽ tiến hành gửi tin theo 1 trong 2 cách thức sau:

• (1) Nếu người dùng chọn “All records“: Ở lần đầu tiên, hệ thống sẽ gửi tin cho tất cả các địa chỉ liên hệ hợp lệ và những liên hệ mới được thêm vào. Những lần sau, hệ thống chỉ gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng được thêm kể từ lúc khởi tạo chiến dịch.
• (2) Nếu người dùng chọn “Only records added after create broadcast“ → Hệ thống sẽ chỉ gửi tin nhắn tới những khách hàng mới được thêm vào kể từ lúc chạy chiến dịch.

Evaluate All Records
Nếu người dùng chọn “Evaluate All Records“ → Hệ thống sẽ gửi tin nhắn đến tất cả các địa chỉ liên lạc hợp lệ không phân biệt khách hàng cũ và mới ở tất cả các lần chạy.

Ưu điểm khi sử dụng VinBase Chatbot

• Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: Công nghệ phân tích cảm xúc (sentiment analysis) hỗ trợ doanh nghiệp phân tích cảm xúc khách hàng (tích cực / tiêu cực / trung tính), từ đó đưa ra các nghiệp vụ phù hợp.
• Nhận diện ý định chính xác tới 90%: VinBase Chatbot sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên để nhận biết các ý định từ câu nói của người dùng (hỗ trợ có dấu/không dấu và sai chính tả) và các thực thể được nhắc tới trong câu chat của người dùng
• Phản hồi, tương tác thời gian thực 24/7: VinBase Chatbot hỗ trợ doanh nghiệp tương tác trực tiếp với khách hàng trên nhiều kênh, trong thời gian thực. Từ đó rút ngắn thời gian đợi phản hồi của khách, tăng trải nghiệm của khách với dịch vụ chăm sóc khách hàng.
• Giao tiếp tự nhiên theo ngữ cảnh: Công nghệ Nhận diện ngữ cảnh cho phép Vinbase Chatbot hiểu được rõ hơn các câu hỏi của khách hàng để đưa ra phản hồi và đề xuất nghiệp vụ phù hợp, giúp giải quyết “đúng, trúng” vấn đề của khách hàng.

Lưu ý quan trọng khi gửi tin nhắn hàng loạt trên messenger

• Về nội dung tin nhắn

Theo báo cáo vào năm 2021 của McKinsey & Company cho thấy 76% người tiêu dùng có xu hướng quay lại tiêu dùng các thương hiệu thực hiện tiếp thị cá nhân hóa (Marketing personalization). Doanh nghiệp cần xây dựng kịch bản tin nhắn bán hàng phù hợp, cá nhân hoá với từng đối tượng khách hàng.

Ví dụ, đối với các khách hàng quay lại Fanpage để xem sản phẩm lần 2, bộ phận marketing nên gửi thêm thông tin ưu đãi nhằm thúc đẩy hành động mua hàng. Đối với khách hàng mới, danh mục sản phẩm “best seller” của quán sẽ khiến họ thích thú hơn cả.

• Về thời gian gửi tin

Mỗi nền tảng mạng xã hội sẽ có thời gian tương tác hiệu quả nhất. Theo tổng hợp của trang Social Examiner, thời điểm tốt nhất để tương tác với khách hàng trên Facebook nằm trong khoảng từ 8 giờ sáng đến trưa. Theo ông Brayden Cohen – Social Marketing Strategist tại Hootsuite, đây là khoảng thời gian người dùng mạng thường rảnh rỗi và lướt mạng xã hội nhiều nhất.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần nghiên cứu kỹ hành vi của khách hàng mục tiêu. Ví dụ, người trẻ thường có xu hướng mua sắm và lướt mạng về đêm nhằm xả hơi sau một ngày dài căng thẳng.

• Về tần suất gửi tin

Không nên spam quá nhiều tin nhắn cùng 1 nội dung khiến fanpage bị khoá. Bên cạnh đó, tin nhắn của bạn có thể không là spam nhưng sẽ biến thành spam nếu như bạn gửi tin nhắn quảng cáo đến sai đối tượng, dễ gây khó chịu cho khách hàng khi nhận được tin nhắn họ không quan tâm.

Theo nghiên cứu của Hootsuite, doanh nghiệp được khuyến khích tương tác ít nhất mỗi lần một ngày với khách hàng trên Facebook. Hãy thử làm mới nội dung và gửi đến những nhóm đối tượng mục tiêu khác nhau để duy trì mối quan hệ với khách hàng mỗi ngày nhé.

Facebook hiện vẫn đang là kênh bán hàng được người mua yêu thích nhất với 33% thị phần (Statista 2022). Việc thuần thục cách gửi tin nhắn hàng loạt trên messenger qua việc sử dụng Chatbot cho khách hàng của đội ngũ tiếp thị bán hàng là điều vô cùng quan trọng. Hi vọng rằng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã nắm rõ trong tay những công cụ “hái ra tiền” này.

Ngoài ra, nếu còn băn khoăn về việc ứng dụng Chatbot trong hoạt động bán hàng tiếp thị, doanh nghiệp có thể liên hệ với VinBigData để được tư vấn chi tiết và xây dựng Chatbot thông minh được tính hợp những tính năng riêng biệt, hỗ trợ hiệu quả quá trình gửi tin nhắn hàng loạt trên messenger.

Liên hệ tư vấn ngay tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/VinBigData
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/vin-big-data/
• Website: https://vinbigdata.com/
• Email: [email protected]m