Chỉ số KPI là gì? Xây dựng chỉ tiêu KPIs hiệu quả cho các bộ phận

KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng thang đo KPI hiệu quả và phù hợp nhất cho từng vị trí công việc? Bạn hãy cùng 1Office tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

1. Chỉ số KPI là gì?

Với mỗi doanh nghiệp, khi hoạt động đều cần có một mục tiêu phải đạt được nếu muốn tồn tại và phát triển (ví dụ như doanh thu, lợi nhuận,…). Để đạt được các mục tiêu này, các CEO, nhà quản lý thường phải vạch ra được các kế hoạch, chiến lược khác nhau gồm những chiến thuật lớn nhỏ để giúp đến gần hơn với các mục tiêu đó.

Trong quá trình thực hiện một kế hoạch, dù đó là chiến thuật hay chiến lược thường sẽ phải trải qua nhiều bước và cần một thời gian mới thấy được kết quả của việc thực hiện công việc đó. Sau khi có kết quả, điều quan trọng là cần phải có một chuẩn mực nhất định để đánh hiệu quả của quá trình và kết quả thực hiện công việc đó.

Từ đó, chỉ số KPI ra đời.

KPI là một chỉ số dùng để đo lường, đánh giá  hiệu quả thực hiện công việc của mỗi nhân viên, cá nhân và toàn doanh nghiệp. KPI chính là viết tắt của Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá thực hiện công việc.

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng chỉ tiêu KPI?

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá thành công của họ khi đạt được mục tiêu đề ra.

KPI cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, bên cạnh đó KPI cấp thấp tập trung vào hiệu suất của các quy trình hoặc nhân viên trong các phòng ban như bán hàng và tiếp thị. Một khi doanh nghiệp đề ra KPI cho các hoạt động của công ty, của từng nhân viên nhằm giúp cho toàn tập thể hoặc các cá nhân có nhiều động lực cố gắng hơn trong quá trình làm việc.

KPI chính là công cụ hiện đại giúp các quản lý biến các chiến lược thành các mục tiêu quản lý cho từng phòng ban, bộ phận với từng lĩnh vực như nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, lương, đánh giá công việc,..) tài chính, kinh doanh, quảng cáo và từng cá nhân.

KPIs áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như quản lý hệ thống công việc của một nhóm, tổ chức, tự quản lý công việc của từng cá nhân. Thông thường, mỗi vị trí đều có một bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng, nhà quản lý sẽ áp dụng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của vị trí đó. Dựa trên mức KPI của từng nhân viên, các nhà quản lý có thể xác định được:

• Mức độ khen thưởng
• Cơ sở để xác định nội dung đào tạo
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp
• Nguồn lực của doanh nghiệp
• Cơ sở mở rộng quy mô
• Định hướng phát triển
• …

3. Phương pháp xác định KPI 

Việc xác định KPI là gì rất quan trọng bởi nếu thiết lập không đúng, doanh nghiệp cũng không thể vận hành thành công được hệ thống KPIs.

Các CEO, các nhà quản lý nên bắt đầu những điều cơ bản, hiểu được mục tiêu của tổ chức là gì, cách lên kế hoạch đạt được chúng và có những ai tham gia thực hiện các kế hoạch này trước khi bắt tay vào xây dựng được KPI phù hợp cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như hoạt động của nhân viên.

Đây là một trong những quá trình đòi hỏi các nhà phân tích, trưởng bộ phận và nhà quản lý luôn theo dõi và bám sát các quy trình của công ty để có thể hiểu rõ và đưa ra được các KPI phù hợp và ai là người chịu trách nhiệm với KPI này.

KPI trong sale khác KPI trong nhân sự hay KPI trong kinh doanh nên việc xác định KPI cần phải dựa theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng hoặc cốt lõi:

• Kết quả mong muốn đạt được là gì?
• Tại sao kết quả này quan trọng?
• Ai là người chịu trách nhiệm về kết quả công việc
• Làm thế nào để biết rằng bạn đã đạt được mục tiêu?
• Bạn thường xuyên đánh giá tiến độ của kết quả công việc không và bạn thực hiện nó như thế nào?

Dựa trên một số câu hỏi thông thường, bạn đã có thể xác định một cách đơn giản nhất và đây cũng là thang điểm giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc, là động lực giúp bạn cố gắng và phấn đấu hơn trong công việc.

Xem thêm: TOP 12 Phần mềm KPI hàng đầu hiện nay được nhiều doanh nghiệp ứng dụng

4. 5 Bước xây dựng chiến lược KPIs cho doanh nghiệp hiệu quả

Việc xây dựng chỉ số đánh giá KPIs cho một doanh nghiệp, tổ chức rất quan trọng, đôi khi việc đặt ra KPI không phù hợp sẽ khiến cho nhân viên trong doanh nghiệp cảm thấy khó chịu, mệt mỏi và áp lực rất nhiều trong công việc, và sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chung của công ty.

Tổ chức có thể tiếp cận phương pháp xây dựng KIP theo 5 bước sau đây:

Bước 1: Xác định bộ phận hoặc người quản xây dựng KPIs

Thông thường các bộ phận hoặc phòng, ban chức năng sẽ xây dựng KPI cho chính phòng ban của mình. Người quản lý sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo hoặc điều chỉnh KPI sao cho phù hợp với nguồn lực mình có. Ngoài ra, KPI có thể được các nhà quản lý cấp cao xây dựng và chuyển xuống các phòng ban để thực hiện. 

Bước 2: Xác định các chỉ số của KPIs

Để xây dựng KPI cần phụ thuộc vào các yếu tố:

KPI bộ phận: được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó. Người quản lý sẽ đặt ra các chỉ số chung của KIP và đây là cơ sở để xây dựng KPI cho từng nhân sự.

KPI cho từng nhân sự: dựa trên mô tả công việc của từng người. Mô hình SMART được sử dụng nhiều khi xây dựng KPI nhân sự để đảm bảo khả năng thực hiện cũng như dễ dàng trong việc đánh giá.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi xây dựng được các chỉ số KPI thích hợp thì việc tiếp theo chính là ứng dụng nó vào hoạt động của từng phong/ban/chức năng trong tổ chức.

Vì các chỉ số KPI đã được xây dựng rõ ràng trước khi ứng dụng vào hoạt động, do đó, việc quản trị sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Bạn có thể phân nhóm để đánh giá hiệu quả hoạt động của KPI như sau:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian thức hiện – tác động đến hoạt động chung
• Nhóm B: tốn nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung/hoặc tốn nhiều thời gian thực hiện và ảnh hưởng ít đến hoạt động chung. 
• Nhóm C: tốn ít thời gian và ảnh hưởng ít đến hoạt động chung.

Bước 4: Đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành nhân viên sẽ được nhận một khoản thưởng tương ứng để khích lệ họ nỗ lực hơn trong công việc.

Bước 5: Điều chỉnh KPIs

KPI được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian để đảm bảo các chỉ số được đảm bảo thực hiện. 

Cách xây dựng thang KPI là gì?

Đọc thêm: OKR và KPI: Sự khác biệt giữa 2 giải pháp và cách áp dụng OKR và KPI hiệu quả

5. Ví dụ các mẫu KPI cho các bộ phận trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số mẫu KPI cho các bộ phận trong doanh nghiệp:

Xem thêm các mẫu KPI cho các bộ phận khác: TẠI ĐÂY

6. Một số nguyên nhân khiến doanh nghiệp không thể đạt được chỉ số KPI

Khi nhắc đến các phương pháp đánh giá năng lực nhân viên, người ta sẽ nghĩ ngay đến việc xây dựng chỉ số đánh giá, tuy nhiên KPI vẫn là một khái niệm khá mới mẻ đối với doanh nghiệp.

Tuy nhiên không phải là doanh nghiệp nào áp dụng KPI cũng đều thành công, một số nguyên nhân khiến cho doanh nghiệp đạt được KPI như mong muốn:

• Thiết lập các mục tiêu trong hệ thống đánh giá KPI không rõ ràng, các chỉ tiêu đánh giá không phù hợp và đảm bảo với các yếu tổ SMART.
• Nhận thức về chỉ số KPI chưa đúng bởi việc truyền thông chưa rộng rãi, chưa nhận được sự đồng thuận với các cán bộ nhân viên khi triển khai đánh giá KPI. Một số nhân viên còn làm việc theo kiểu đối phó với chỉ số đánh giá công việc, gây ra hệ lụy không tốt cho cả hệ thống.
• Một số doanh nghiệp chỉ xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cho có, máy móc và xa rời mục tiêu chiến lược của các doanh nghiệp.
• Không có một người hay một nhóm chuyên trách đủ năng lực để theo dõi, tổng hợp và đưa ra những cảnh báo kịp thời khi triển khai KPI.
• Xây dựng chỉ tiêu KPI với quá nhiều quy trình nhưng lại không chú trọng thiết lập hệ thống mục tiêu của các quy trình đó.
• Đội ngũ nhân viên còn yếu, không đủ khả năng để đạt được chỉ số KPI đã đặt ra.

Vì thế chúng ta có thể thấy rằng, KPI được đặt ra cho người khác thực hiện phải thực sự phù hợp và bám sát với hệ thống mục tiêu được đặt ra. Các KPI khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực đến doanh nghiệp và tổ chức đó.

7. Làm thế nào để xây dựng chỉ tiêu KPI phù hợp nhất?

Khi đề ra chỉ số KPI cho một hoạt động, công việc nào đó, chúng ta cần phải đánh giá và xem xét xem KPI của mình đã có đầy đủ các tính chất sau theo yếu tố SMART ở trên hay chưa:

• Cụ thể, rõ ràng:

KPI cần được xác định và định nghĩa rõ ràng, cần hướng đến một mảng/yếu tố nào đó cần cải thiện. KPI vô giá trị là khi chỉ số này không cụ thể và rõ ràng, không có một đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả công việc

• Đo lường được:

Nếu một chỉ số KPI không thể đo lương được hoặc không có một tiêu chuẩn, chuẩn mực hiệu quả để đánh giá thì nghĩa là KPI đó vô giá trị. Vì vậy cần phải có khả năng đo lường và đánh giá được bằng số liệu và báo cáo.

• Làm được, thực thi được:

Nên giao KPI cho nhân viên có thể làm được và chịu trách nhiệm được. Nếu không thể tìm được nhân viên để chịu trách nhiệm công việc có KPI thì có nên xây dựng hệ thống KPI không?

• Thực tế:

Điều quan trọng nhất là KPI cần phải mang tính thực tế. Ta không nên đặt KPI cho chân viên dựa trên niềm tin hay một giả thuyết nào đó.

• Có thời hạn cụ thể và nhất định:

phải đặt ra được mốc thời gian cụ thể để biết được rằng khi nào công việc hoàn thành để có thể dễ dàng đánh giá được mức độ hoàn thành công việc đó. Không nên giao KPI hay công việc nào đó nếu nhân viên của bạn không thể xác định được deadline hoàn thành xong công việc.

8. Quản lý và đánh giá KPIs nhân viên hiệu quả với phần mềm 1Office

Xây dựng chỉ tiêu KPI ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp công việc này vẫn gặp phải một số những vướng mắc đến từ con người dùng như chưa có được một công cụ quản lý phù hợp. Nhân thức được tầm quan trọng của giải pháp đánh giá KPI, phần mềm quản lý KPI được 1Office tác thành phân hệ riêng trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể của mình.

Đây là phần mềm giúp nhà quản trị có thể tạo được khung KPIs cho từng bộ phận, theo dõi chỉ số KPI, đánh giá hiệu quả làm việc, quản lý thời gian thực hiện,… Với hơn 3500 doanh nghiệp đang sử dụng, có khả năng tích hợp với phân hệ bán hàng, chăm sóc khách hàng, tuyển dụng, nhân sự, Marketing,… đây là một công cụ hỗ trợ tự động và mạnh mẽ giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan trong việc quản lý tiến độ cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhân viên.

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của 1Office hi vọng có thể mang đến cho các bạn một góc nhìn sâu hơn và rõ ràng hơn KPI là gì và cách để tạo ra chỉ số KPI phù hợp. Ngoài ra, nếu bạn cần tư vấn kỹ hơn về cách xây dựng KPI cho từng phòng ban, giám sát đo lường KPI như thế nào, bạn có thể để lại thông tin tư vấn tại nút dưới đây.

Từ khóa liên quan: kpis, kpis là gì, kpi la gi

Kết nối với chúng tôi: