Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Đánh giá nội bộ là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về Hệ thống quản lý chất lượng. Dưới đây là thông tin về Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015.

Xem thêm Tiêu chuẩn ISO 9001

TẠI SAO CẦN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ?

Đánh giá nội bộ mang lại những lợi ích sau:

• Giúp tổ chức, doanh nghiệp tự xác định mức độ phù hợp, tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng
• Ghi nhận xác điểm không phù hợp để khắc phục, sửa chữa, phòng ngừa
• Là cơ sở để thực hiện cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng
• Kiểm tra sự sẵn sàng cho đánh gía bên thứ hai và đánh giá bên thứ ba

Xem thêm Chứng nhận ISO 9001

CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO 9001:2015 CẦN TUÂN THỦ CÁC NGUYÊN TẮC NÀO?

Nguyên tắc đánh giá nội bộ 1: Đảm bảo tính toàn vẹn

Những người chịu trách nhiệm về chương trình đánh nội bộ cần:

• Thực hiện công việc của mình một cách có đạo đức, có trách nhiệm
• Chỉ thực hiện đánh giá khi có đủ năng lực đánh giá
• Duy trì sự công bằng, không thiên vị trong bất kỳ tình huống nào
• Nhạy bén với mọi ảnh hưởng có tác động tới suy xét khi thực hiện đánh giá

Nguyên tắc đánh giá nội bộ 2: Phản ánh trung thực

• Các phát hiện đánh giá, kết luận đánh giá và báo cáo đánh giá phản ánh một cách chính xác hoạt động được đánh giá.
• Phải phản ánh những trở ngại đáng kể gặp phải trong quá trình đánh giá và những quan điểm khác biệt chưa được giải quyết giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá. Việc trao đổi thông tin giữa các bên cần kịp thời, rõ ràng và đầy đủ.

Nguyên tắc đánh giá nội bộ 3: Vận dụng sự cẩn trọng và suy xét trong đánh giá

Chuyên gia đánh giá cần:

• Có sự thận trọng phù hợp với tầm quan trọng của nhiệm vụ họ thực hiện, với sự tin cậy của khách hàng đánh giá và các bên quan tâm khác
• Có khả năng đưa ra các suy xét hợp lý trong mọi tình huống đánh giá

Nguyên tắc đánh giá nội bộ 4: Bảo mật thông tin

• Chuyên gia đánh giá cần thận trọng trong việc sử dụng và bảo vệ thông tin thu được trong quá trình đánh giá
• Không nên sử dụng thông tin đánh giá tùy tiện vì lợi ích cá nhân của chuyên gia đánh giá hoặc khách hàng đánh giá, hay theo cách làm tổn hại đến lợi ích hợp pháp của bên được đánh giá

Nguyên tắc đánh giá nội bộ 5: Hoạt động độc lập

• Các chuyên gia đánh giá cần độc lập với hoạt động được đánh giá nếu có thể thực hiện được và trong mọi trường hợp cần hành động không thiên vị và không có xung đột về lợi ích
• Chuyên gia đánh giá cần duy trì sự vô tư trong suốt quá trình đánh giá để đảm đảo rằng các phát hiện đánh giá và kết luận đánh giá chỉ dựa vào bằng chứng xác thực
• Đối với các tổ chức nhỏ, chuyên gia đánh giá nội bộ có thể không có khả năng độc lập hoàn toàn với hoạt động được đánh giá, nhưng cần thực hiện mọi nỗ lực để loại bỏ sự thiên lệch và thúc đẩy tính vô tư

Nguyên tắc đánh giá nội bộ 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng

• Bằng chứng đánh giá cần có thể kiểm tra xác nhận được.
• Cần vận dụng việc lấy mẫu một cách thích hợp vì điều này liên quan chặt chẽ tới sự tin cậy của kết luận đánh giá

TÀI LIỆU

CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO 9001:2015

1. Danh sách tài liệu đánh giá nội bộ ISO 9001

• Chương trình đánh giá nội bộ năm
• Kế hoạch đánh giá nội bộ
• Phiếu ghi chép quá trình đánh giá
• Báo cáo không phù hợp
• Báo cáo tổng kết đánh giá nội bộ
• Kế hoạch khắc phục kết quả đánh giá
• Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngữa (Nếu có)

2. Lưu ý đối với tài liệu đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015

• Các tài liệu này phải được mã hóa bằng ký hiệu để phân biệt
• Mỗi tài liệu nên làm thành 2 bản: 1 bản gốc và 1 bản copy
• Phòng ban liên quan có trách nhiệm lưu giữ các tài liệu đánh giá nội bộ
• Thời gian lưu tài liệu tuân thủ quy định hiện hành (thường là 3 năm)
• Hết thời gian lưu trữ, có thể hủy các tài liệu không còn dùng đến nữa

CÁC KỸ NĂNG CẦN DÙNG TRONG QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO 9001

1. Kỹ năng tìm kiếm thông tin

Đánh giá viên phải đảm bảo năng lực:

• Có óc quan sát
• Có khả năng phân tích, tổng hợp thông tin
• Nắm vững các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Truy tìm các bằng chứng khách quan

Để tìm kiếm thông tin đầy đủ, đánh giá viên phải có kỹ năng đặt hỏi đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đặt 1 loạt các câu hỏi về: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Bằng cách nào? Tại sao?
• Cách đặt câu hỏi rõ ràng, dễ hiểu để nhận được câu trả lời đúng
• Hỏi đúng người, đúng thời điểm tại địa điểm thích hợp với chủ đích rõ ràng
• Sử dụng luân phiên các câu hỏi mở và câu hỏi đóng

2. Kỹ năng quản lý thời gian

Để quản lý thời gian một cách hiệu quả, đánh giá viên cần lưu ý một số điều sau:

• Lập checklist đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
• Tránh tranh cãi trong quá trình phỏng vấn, đánh giá
• Ghi chép đầy đủ các thông tin ghi nhận được trong quá trình đánh giá
• Thủ thập các bằng chứng cần thiết để hạn chế việc phải xác minh lại nhiều lần

3. Kỹ năng viết báo cáo đánh giá

Một báo cáo đánh giá đầy đủ bao gồm các nội dung sau:

• Các điểm lưu ý
• Các điểm không phù hợp
• Bằng chứng cụ thể
• Chuẩn mực không phù hợp
• Các kiến nghị về cải tiến, nguy cơ tiềm ẩn

LƯU ĐỒ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO 9001:2015

Dưới đây là ví dụ về lưu đồ quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015. Lưu đồ có thể thay đổi tùy vào bối cảnh hoặc tình hình thực tế của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm để xây dựng lưu đồ quy trình đánh giá nội bộ cho riêng minh.

CÁC BƯỚC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ THEO ISO 9001:2015

Bước 1: Xây dựng kế hoạch và chương trình đánh giá nội bộ

Đình kỳ hàng năm, căn cứ vào chu kỳ đánh giá và mức độ quan trọng của hoạt động được đánh giá, Ban QMS lập kế hoạch và chương trình Đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức theo biểu mẫu đã thiết lập. Sau đó trình người đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) xem xét, phê duyệt. Trong một số tình huống, QMR có thể yêu cầu thực hiện các đợt đánh giá nội bộ đột xuất Hệ thống quản lý chất lượng

Bước 2: Phê duyệt kế hoạch và chương trình đánh giá nội bộ

Ban QMS trình Lãnh đạo chất lượng xem xét, phê duyệt kế hoạch và chương trình đánh giá nội bộ trong năm hoặc kế hoạch đánh giá đột xuất. Lãnh đạo chất lượng chỉ định Trưởng nhóm đánh giá và thành viên nhóm đánh giá theo đề xuất của ban QMS với điều kiện:

• Đánh giá viên nội bộ phải là những người có năng lực để tiến hành nhiệm vụ đánh giá được phân công.
• Đánh giá viên phải được đào tạo về đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng
• Đánh giá viên được chọn từ những phòng/ban độc lập với hoạt động được đánh giá
• Ưu tiên những người có kinh nghiệm làm trưởng đoàn

Bước 3: Thông báo cho các đơn vị liên quuan

Sau khi kế hoạch và chương trình đánh giá nội bộ được lãnh đạo phê duyệt, ban QMS có trách nhiệm thông báo cho các phòng/ban, bộ phận, đơn vị liên quan để chuẩn bị đánh giá.

Bước 4: Chuẩn bị đánh giá

• Với lãnh đạo chất lượng: Tổ chức và theo dõi cuộc đánh giá
• Với Ban QMS: Thông báo cho các phòng/ban, bộ phận, đơn vị vè thành viên đoàn đánh giá và chương trình đánh giá trước khi đánh giá chính thức một thời gian nhất định (thường là trước 1 tuần); Cung cấp nội dung đánh giá và các tài liệu liên quan cho đoàn đánh giá nội bộ
• Với đoàn đánh giá: Chuẩn bị các thông tin cần thiết cho cuộc đánh giá; Xem xét tài liệu, tìm hiểu hoạt động của bộ phận và lĩnh vực đánh giá; Chuẩn bị phiếu hỏi đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015; Chuẩn bị các biểu mẫu để ghi ghép trong quá trình đánh giá, tổng hợp các điểm không phù hợp và khuyến nghị.
• Với trưởng các bộ phận thuộc phạm vi đánh giá: Bố trí nhân sự, thời gian tiếp đoàn đánh giá theo kế hoạch đã được phê duyệt; Chuẩn bị sẵn các tài liệu, hồ sơ liên quan (Trường hợp vắng mặt với lý do chính đáng phải ủy quyền cho người thay thế thích hợp làm việc với đoàn đánh giá).

Bước 5: Tiến hành đánh giá và viết báo cáo đánh giá nội bộ

Quá trình đánh giá nội bộ sẽ được bắt đầu bằng một cuộc họp khai mạc với sự tham gia của:

• Lãnh đạo chất lượng
• Ban QMS
• Trưởng các bộ phận thuộc phạm vi đánh giá
• Đoàn đánh giá

Chuẩn mực đánh giá Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:

• Tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Hệ thống tài liệu QMS
• Các quy định hoặc văn bản quy phạm pháp luật đang sử dụng liên quan tới QMS

Trong quá trình đánh giá, đánh giá viên sẽ sử dụng các kỹ năng được đào tạo để thu thập bằng chứng đánh giá, đồng thời đối chiếu với các chuẩn mực đánh giá để xác định sự phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn. Các hình thức đánh giá có thể áp dụng:

• Rà soát các văn bản hướng dẫn xem có đúng theo yêu cầu không
• Phỏng vấn trực tiếp nhân sự xem họ có hiểu các quy định hướng dẫn liên quan đến công việc đang thực hiện hay không
• Quan sát công việc đang được thực hiện xem có đúng với quy định và hướng dẫn không

Các thông tin, kết quả phải được điền đầy đủ vào Phiếu đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Với các điểm không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá phải có bằng chứng rõ ràng và tổng hợp trong biểu mẫu.

Trước khi kết thúc hoạt động đánh giá, đánh giá viên cần tổng kết những kết quả cơ bản và phát hiện chính trong quá trình đánh giá với đại diện bên được đánh giá trong cuộc họp kết thúc. Sau khi xác minh và thống nhất kết quả với bên được đánh giá, sẽ có báo cáo đánh giá nội bộ của từng bộ phận, đơn vị và cả Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa nếu cần thiết.

→ Xem thêm Checklist đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 

Bước 6: Thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa (Nếu có)

Sau khi nhận được báo cáo đánh giá, lãnh đạo phòng/ban, bộ phận được đánh giá tiến hành triển khai các hoạt động khắc phục/phòng ngừa theo hướng dẫn tại quy trình hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng

Bước 7: Lưu hồ sơ

Ban QMS có trách nhiệm lưu giữ toàn bộ hồ sơ của quá trình đánh giá nội bộ và xem xét của Lãnh đạo theo quy định về lưu trữ hồ sơ.

→ Xem thêm Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015

—————————————————————————————————

Nếu gặp khó khăn trong việc xây dựng Chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 hoặc cần Tư vấn ISO 9001, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0948.690.698