Công cụ Analyze Data – ứng dụng AI trong phần mềm Excel
Cùng với sự phát triển của ngành phân tích dữ liệu, số lượng công cụ hỗ trợ (Data Analytics Tools) theo đó cũng tăng nhanh. Một trong những công cụ phân tích dữ liệu khá phù hợp dành cho người mới làm quen với lĩnh vực này để bắt đầu nghiên cứu là bộ công cụ Analyze Data tích hợp sẵn trên Microsoft Excel.
Analyze Data là gì ?
Công cụ Analyze Data là một dịch vụ thông tin chuyên sâu, hoạt động trên nền tảng AI (viết tắt của Artificial intelligence – trí tuệ nhân tạo). Dữ liệu của bạn sẽ được phân tích bởi một dịch vụ của Microsoft trên đám mây, giúp mọi người tận dụng tối đa sức mạnh từ Microsoft Office 365. Với việc chủ động hiển thị các đề xuất dành riêng cho tác vụ đang thực hiện, Analyze Data sẽ giúp người dùng giúp xác định các xu hướng, mô hình và giá trị ngoại lệ ở bộ dữ liệu, nhanh chóng phân tích và hiểu rõ dữ liệu của người dùng.
Cách sử dụng:
Bước 1: Chuẩn hóa số liệu
Để tính năng hoạt động bình thường, dữ liệu của bạn cần phải ở định dạng phù hợp. Công cụ Analyze Data hoạt động tốt nhất với dữ liệu ở dạng Tabular table không có hàng trống hoặc cột trống. Mỗi cột phải có một tiêu đề, và không có hai tiêu đề nào giống nhau. Đối với những dữ liệu phức tạp hoặc dữ liệu lồng nhau, bạn có thể sử dụng Power Query để chuyển đổi các bảng có tiêu đề đa dòng hoặc bảng chéo (cross-tabs).
Ngoài ra, cũng không nên có các ô được hợp nhất (merged cell). Dữ liệu bao gồm trường ngày và ngày tháng cũng nên được định dạng đúng là kiểu dữ liệu ngày thay vì ở dạng văn bản. Nếu bạn có ngày ở dạng văn bản, hãy chuyển đổi chúng thành ngày thật bằng cách sử dụng công thức =DateValue(date_text). Đối với các cột dữ liệu dạng số, bạn cần kiểm tra định dạng số cho tất cả các trường và thay đổi bất kỳ định dạng nào là dữ liệu ở dạng khác trở về dữ liệu dạng số.
Bước 2: Phân tích số liệu
Để bắt đầu sử dụng, hãy chọn một ô trong dữ liệu của bạn. Chọn Analyze Data ở thẻ Home. Vài giây sau, ngăn thông tin chi tiết sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình của bạn.
Analyze Data trong Excel cho phép bạn hiểu dữ liệu của mình thông qua các truy vấn ngôn ngữ tự nhiên, cho phép bạn đặt câu hỏi về dữ liệu của mình mà không phải viết công thức phức tạp. Ngoài ra, Analyze Data cung cấp các bản tóm tắt, xu hướng và mẫu hình trực quan cao cấp.
Phân tích nhanh với các câu hỏi đề xuất có sẵn:
Thay đổi câu hỏi của bạn để phân tích theo các hướng khác:
Danh sách các loại hình phân tích hiện có như sau:
- Thứ hạng (Rank): Xếp hạng và tô sáng mục lớn hơn đáng kể so với các mục còn lại.
- Xu hướng (Trend): Tô sáng khi một mẫu hình xu hướng ổn định xuất hiện trong một chuỗi thời gian của dữ liệu.
- Giá trị ngoại lệ (Outlier): Tô sáng giá trị ngoại lệ trong chuỗi thời gian.
- Đa số (Majority): Tìm các trường hợp với đa số của tổng giá trị có thể quy cho một yếu tố duy nhất.
Hiện tại PC Kon Tum đang sử dụng công cụ Analyze Data trong excel để phân tích, đánh giá số liệu sản lượng điện thương phẩm, sản lượng điện năng theo ngày ghi chỉ số, từ đó có thể xác định được quy luật, xu hướng để dự báo điện thương phẩm trong ngắn hạn hoặc dài hạn; hoặc từ số liệu thống kê số lượng công tơ cháy hỏng theo các lý do ta có thể xác định các nguyên nhân chủ yếu làm công tơ cháy hỏng theo thời gian, địa điểm lắp đặt,…
Việc sử dụng công cụ phân tích dữ liệu hiệu quả có thể giúp người dùng đưa ra các quyết định tối ưu, từ đó góp phần cải thiện các chỉ tiêu trong lĩnh vực kinh doanh.
