Công tác bảo vệ bí mật nhà nước và văn thư, lưu trữ: Mối quan hệ khăng khít – Xuất bản thông tin
Như chúng ta đã biết, trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước (BVBMNN) để bảo vệ những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung. Do đó, BVBMNN là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng.
Và sản phẩm hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chủ yếu là văn bản, tài liệu, do đó phần lớn các nội dung thuộc bí mật nhà nước đều được văn bản hóa, được phản ánh cụ thể trong các văn bản, tài liệu. Do đó, những bí mật về nội dung, thông tin trong văn bản thuộc danh mục bí mật nhà nước nếu được bảo vệ tốt, sẽ là yếu tố quyết định trong việc thực hiện nhiệm vụ BVBMNN.
Trong khi đó, các nội dung công việc liên quan đến văn bản, tài liệu như: soạn thảo, ban hành văn bản, vận chuyển, giao nhận, quản lý, bảo quản, sử dụng văn bản, tài liệu… lại chính là các nội dung công việc chủ yếu của công tác văn thư, lưu trữ. Nếu công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm, thực hiện đúng quy định sẽ góp phần bảo được bí mật nhà nước có trong văn bản, tài liệu; ngược lại, nếu các quy định của công tác văn thư, lưu trữ không được thực hiện đúng thì có thể dẫn đến lộ, lọt, mất thông tin bí mật nhà nước có trong văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Từ đó cho thấy rằng giữa công tác BVBMNN và công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ khăng khít, không thể tách rời.
Chính vì mối quan hệ khăng khít giữa hai công tác này nên tại các văn bản quy định về công tác BVBMNN luôn đề cập đến nội dung của công tác văn thư và ngược lại. Các văn bản quy định về công tác BVBMNN (như: Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, Thông tư 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ…) và các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ (như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan…) đều quy định:
– Không sử dụng máy vi tính nối mạng để soạn thảo, in và đăng ký văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (văn bản mật);
– Đăng ký văn bản mật: Được văn thư đăng ký theo một hệ thống số riêng, sổ riêng (hoặc sơ sở dữ liệu trên máy vi tính không nối mạng riêng) so với các loại văn bản khác để theo dõi và quản lý các thông tin liên quan đến văn bản mật như: Số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, người nhận (riêng văn bản độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý);
– Khi soạn thảo văn bản mật, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản có trách nhiệm “xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo” và đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách niệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành của văn bản mật.
– Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận. Những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.
– Quản lý văn bản mật đến: Văn bản mật gửi đến từ các nguồn đều phải làm thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư trước khi chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp văn bản mật đến mà bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ, số đến ghi ngoài bì (không được bóc bì) và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp phát hiện văn bản mật gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng… thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
– Việc in, sao, chụp văn bản mật: Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn. Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước hoặc người được ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp văn bản mật và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng; Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, sao, chụp tài liệu.
– Bì gửi văn bản mật: Văn bản mật phải làm bì riêng (giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được), văn bản độ “Tuyệt mật” phải gửi bằng hai bì.
– Lưu giữ, bảo quản, sử dụng văn bản mật: Mọi văn bản, tài liệu mật phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích, sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, phải được lưu giữ riêng, có phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.
Như vậy, các văn bản quy phạp pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và văn thư, lưu trữ quy định rất chi tiết, cụ thể việc soạn thảo, lưu hành, quản lý, sử dụng, lưu giữ văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước. Từ đó cho thấy rằng công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc BVBMNN. Công tác văn thư, lưu trữ là “người gác cổng” cho công tác BVBMNN. Nếu thực hiện đúng các quy định về văn thư, lưu trữ sẽ thực hiện tốt công tác BVBMNN. Nếu công tác văn thư, lưu trữ không được quan tâm, chú trọng, không thực hiện đúng quy định sẽ là đầu mối đầu tiên làm lọ lọt bí mật nhà nước. Do vậy, các cơ quan, tổ chức cần tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ nhằm bảo vệ an toàn các nội dung bí mật nhà nước chứa đựng trong văn bản, tài liệu, góp phần vào việc bảo vệ và xây dựng cơ quan, tổ chức nói riêng và Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa nói chung.
Sưu tầm theo nguồn tin của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
