Điều hành tour du lịch là gì? Quy trình điều hành tour du lịch cơ bản

Ngành du lịch ngày càng phát triển kéo theo đó là yêu cầu của khách hàng đối với một tour du lịch cũng ngày càng cao. Để tạo nên sự thành công của một tour du lịch thì công tác hậu cần là không thể thiếu. Trong đó, người Điều hành tour du lịch là vị trí rất quan trọng giúp chuyến đi diễn ra một cách thuận lợi và thành công. Vậy Điều hành tour du lịch là gì? Quy trình điều hành tour du lịch cơ bản diễn ra như thế nào?

1. Điều hành tour du lịch là gì?

– Điều hành tour du lịch là một trong những công việc thuộc lĩnh vực du lịch.

– Nhân viên điều hành tour du lịch là người có trách nhiệm lên kế hoạch tổ chức chuyến du lịch mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

– Điều hành tour phụ trách tất cả những công việc cần thiết cho một chuyến đi. Bao gồm các hoạt động như: thu xếp, kết nối các tour đã được bán thông qua các đại lý du lịch hoặc trực tiếp bởi điều hành tour. Các tour du lịch có thể bao gồm một phần hoặc toàn bộ các nội dung: vận tải, dịch vụ lưu trú, ăn uống, tham quan các điểm du lịch như bảo tàng, di tích lịch sử, di sản văn hóa, nhà hát, ca nhạc hoặc các sự kiện thể thao…

2. Công việc của nhân viên điều hành tour du lịch

Tuy không theo sát khách du lịch như hướng dẫn viên, nhưng nhân viên điều hành tour là những người thực hiện công tác hậu cần, đóng vai trò vô cùng quan trọng mang đến sự thành công cho tour du lịch. Công việc của nhân viên điều hành tour thường bao gồm:

– Chịu trách nhiệm việc lên kế hoạch, thiết kế tour du lịch tại những địa điểm khác nhau, mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách du lịch.

– Tư vấn và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng du lịch.

– Trực tiếp làm việc với các đại lý bán vé máy bay, tàu, xe; các đại diện của Nhà hàng, khách sạn… để đàm phán về cách thức, chất lượng và mức giá.

– Điều chỉnh và phân công trách nhiệm cho hướng dẫn viên du lịch phụ trách chuyến đi.

– Cùng hướng dẫn viên kiểm soát lịch trình, chịu trách nhiệm giải quyết những vấn đề phát sinh.

– Thự hành, thực địa để khảo sát các địa điểm du lịch.

– Khảo sát những công ty đối thủ để đưa ra các chương trình phù hợp nhằm thu hút khách hàng.

– Lập báo cáo để nêu những thuận lợi và khó khăn của điều hành tour trong thực hiện hoạt động du lịch.

– Đề xuất những giải pháp để giải quyết những vấn đề còn thiếu sót để tăng hiệu quả hoạt động, làm hài lòng khách hàng.

3. Quy trình điều hành một tour du lịch cơ bản

– Chuẩn bị tour:

Bước chuẩn bị luôn đóng vai trò quan trọng nhất trước khi bắt đầu tour du lịch. Muốn điều hành tour tốt thì phải luôn chuẩn bị kỹ lưỡng. Bên cạnh việc lên lịch trình rõ ràng thì nhân viên cần thực hiện những điều sau để thể hiện sự chuyên nghiệp:

• Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và giấy tờ cần thiết

• Ưu tiên lập danh sách bảo hiểm để đề phòng rủi ro và những tình huống bất ngờ (ví dụ: tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay delay…)

• Lập các hợp đồng liên quan

• Liên hệ kỹ với bên dịch vụ ăn uống, khách sạn, điểm vui chơi,…

• Sắp xếp điểm đón và trả khách du lịch

• Chuẩn bị xe cộ với đầy đủ thông tin về thời gian đi lại, số điện thoại liên lạc hãng xe,…

• Chuẩn bị phiếu thanh toán tạm ứng, chứng từ dịch vụ, bảng xác nhận dịch vụ…

– Thực hiện tour:

Trong quá trình thực hiện tour, người điều hành luôn phải theo sát để xử lý mọi vấn đề liên quan. Tất cả công đoạn đều phải đảm bảo hoàn hảo nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Sau đây là những gì nhân viên điều hành tour cần ghi nhớ:

• Kiểm tra lại mọi thông tin liên quan trước giờ khởi hành 4 tiếng

• Kiểm tra lại các thủ tục tạm ứng

• Làm việc với hướng dẫn viên du lịch

• Theo dõi quá trình tour diễn ra

• Hỗ trợ giải quyết các trường hợp cấp bách

• Dự tính hoạch thay thế trong trường hợp phát sinh sự cố

– Tổng hợp và báo cáo:

Cuối cùng, người điều hành tour phải làm công tác tổng hợp và báo cáo đến cấp trên. Thông thường, nhân viên phải báo cáo về tài chính và mức độ hài lòng của du khách. Từ đánh giá gần đây nhất, bạn sẽ nhận được lời khuyên và chỉ đạo mới từ ban lãnh đạo.

Sau khi kết thúc hành trình du lịch, nhân viên điều hành tour cần:

• Lập bảng tổng kết chuyến đi, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí thực tế

• Làm nhật ký tour

• Thực hiện quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai

• Lập bảng thu thập phản hồi của khách hàng

Như vậy, điều hành tour đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong ngành du lịch. Đây cũng là một ngành học đang rất hot hiện nay với cơ hội việc làm và mức thu nhập hấp dẫn. Học nghề này bạn thể ứng tuyển vào các công ty, doanh nghiệp du lịch hay các đại lý chuyên sale tour ở bất kỳ đâu.