ERP là gì? Tại sao nên triển khai phần mềm ERP | Công ty Monamedia

Thuật ngữ phần mềm ERP vốn đã rất quen thuộc với các doanh nghiệp hiện nay, tuy vậy để thực sự hiểu về nó thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Mona Media xin giới thiệu cho bạn ERP là gì và tại sao doanh nghiệp phải sở hữu phần mềm ERP ngay bây giờ.

Trong thời đại công nghiệp 4.0 này, việc tiếp cận công nghệ thông tin luôn là điều phải làm đối với tất cả các doanh nghiệp để có thể hội nhập quốc tế, nâng cao tiềm lực cạnh tranh của thương hiệu và giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng. Trong danh sách cải tiến công nghệ thông tin của hầu hết các doanh nghiệp, ERP chiếm một phần không nhỏ. Vậy ERP đóng vai trò gì trong sự phát triển của doanh nghiệp? Hãy cùng Mona Media tìm hiểu ngay dưới đây nhé!

1- ERP là gì?

ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) có thể hiểu là một thuật ngữ quản lý doanh nghiệp tổng thể với nòng cốt là kế hoạch phân bổ nguồn lực. Tùy theo tính chất của các ngành nghề mà ERP có thể tùy biến cấu trúc module cùng các tính năng trong hệ thống ERP phù hợp.

Việc sử dụng ERP trong doanh nghiệp sẽ mang lại tính tích hợp cao hơn so với khi ứng dụng các công nghệ quản lý rời rạc. ERP có thể tổng hợp, liên kết các số liệu khác nhau như kế toán, quản lý nhân sự, kê khai thuế… dựa trên các module hiện đại hoạt động với hiệu suất cao. Qua đó, các doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn các chỉ số liên quan đến công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… nhằm xác định chiến lược phân bổ nguồn lực tối ưu cho các đợt sản xuất, kinh doanh sau này, đánh giá được KPI của nhân viên.

2- Như thế nào là một hệ thống đạt tầm ERP

Thiết kế theo từng nghiệp vụ khác nhau

Với từng chức năng kinh doanh khác nhau, ERP sẽ được thiết kế với 1 module tương ứng cho nghiệp vụ này. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà thiết kế phần mềm ERP tạo nhiều module tùy theo tính chất hoạt động của mình.

Khả năng tích hợp, liên kết mạnh mẽ

Các module trong ERP sẽ liên kết với nhau chặt chẽ, nhằm tạo nên tính đồng nhất thông tin cao, giúp cho phần xử lý dữ liệu trở nên nhanh chóng hơn. Mỗi module này cần phải có tính luân chuyển linh hoạt nhằm tùy biến cho mọi trường hợp mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

Phân tích dữ liệu rõ ràng đến cấp quản trị

Tính năng phân tích dữ liệu của một hệ thống ERP phải dựa trên thuật toán “lấy chi phí làm trung tâm” hoặc theo chiều phân tích (chẳng hạn như tương quan hiệu quả của từng bước trong dây chuyền sản xuất so với hiệu quả kinh doanh của từng khu vực). Từ đó, doanh nghiệp có thể nắm rõ tình hình hoạt động kinh doanh của họ để đưa ra chiến lược phân bổ nguồn lực tối ưu hơn. Đây là bước then chốt để tạo ra một hệ thống ERP hiệu quả.

Tính mở

ERP có tính mở cao, được xem xét qua các chỉ số quy trình nghiệp vụ thực tế của các module (nghiệp vụ). Với các thông số trên, doanh nghiệp có thể lập nên và chỉnh sửa những kế hoạch quản lý tương ứng cho cả cấp độ module lẫn tổng thể.

Ngoài ra, tính mở còn được thể hiện rõ ràng qua việc các dữ liệu từ nhiều module, cơ sở dữ liệu trong ERP kết nối lại với nhau để tạo nên những thông số thứ cấp giá trị cho doanh nghiệp.

3- Những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp?

Cung cấp dữ liệu thứ cấp, định hướng chiến lược cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP sẽ trở thành “xương sống” trong mọi hoạt động của bất kỳ phòng ban nào của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động riêng lẻ và phối hợp lẫn nhau giữa các phòng ban. Luồng thông tin được cung cấp bởi phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp thật sự hiểu rõ tình trạng hoạt động hiện tại, cũng như đưa ra phương án khắc phục, tối ưu cho tương lai.

ERP là công cụ trợ giúp trong tra cứu, tham khảo dữ liệu hoạt động của doanh nghiệp. Trong thời kỳ công nghệ 4.0, việc định hướng phát triển cho doanh nghiệp ở cả cấp bậc phòng ban lẫn chi nhánh với ERP sẽ cải thiện năng suất hoạt động đáng kể cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm khá nhiều chi phí cho doanh nghiệp

Với ERP, luồng thông tin sẽ trở nên xuyên suốt hơn khi đã loại bỏ ra những yếu tố trung gian không cần thiết gây tốn kém chi phí quản lý, từ đó nâng cao khả năng hoạt động quản lý của doanh nghiệp hơn.

Hiệu quả chi phí bởi ERP có thể được hiểu như sau:

• Thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm chi phí training cho nhân viên cũ.
• Cắt giảm tiền thất thoát trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh.
• Tiết kiệm ngân sách lên chiến lược cùng các khoản phí phát sinh trong khâu sản xuất.
• Đưa ra thông tin chính xác, rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu.
• Quản lý các dòng tài chính trong doanh nghiệp hiệu quả hơn, nhất là quản lý dòng tiền.
• Cắt giảm ngân sách Marketing mà vẫn đảm bảo độ tin tưởng và nhận biết nơi khách hàng.
• Hạch toán chuẩn xác giá vốn hàng bán, từ đó đưa ra mức giá phù hợp cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng.

Cải thiện chất lượng sản phẩm

Không chỉ dừng lại ở chức năng cung cấp dữ liệu, quản lý thông tin nhằm cắt giảm ngân sách, ERP còn giúp sản phẩm của doanh nghiệp được cải thiện hơn về mặt chất lượng. Tại sao lại nói ERP tác động đến sản phẩm?

• ERP lưu trữ dữ liệu hàng nhập nhanh chóng như thời gian, số lượng, chất lượng, số hàng trả lại cùng nguyên nhân bị trả lại… Qua đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình sản xuất, cung ứng hàng hóa tối ưu hơn.
• ERP thiết lập đầy đủ thông tin cho các hạng mục trong từng bước của khâu sản xuất.
• ERP đánh giá chất lượng thông qua các số liệu từ máy móc, thiết bị sản xuất nên các thành phẩm. Từ đó giúp doanh nghiệp cải tiến dây chuyền sản xuất hơn.
• Khi doanh nghiệp đã cho ra thành phẩm, ERP vẫn luôn ghi lại những phản hồi của khách hàng về sản phẩm, từ đó doanh nghiệp có cơ sở để đánh giá dây chuyền sản xuất của mình hơn.

Hỗ trợ xuyên suốt khâu Logistics của doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh đều có khâu logistics, nhất là khi công đoạn này đã trở thành chuẩn mực cho sự chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường phải thật chu đáo trong việc đầu tư khâu logistics sao cho sản phẩm đáp ứng đầy đủ yêu cầu cần thiết của phía giao hàng mà vẫn không bị lệch so với kế hoạch sản xuất.

ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập kế hoạch sản xuất và cung ứng chi tiết, bao gồm thời gian, chất lượng sản xuất cùng quy trình cung ứng sản phẩm. Bản kế hoạch này được xây dựng dựa trên tiêu chí hiệu suất dây chuyền, quản lý nguồn cung của doanh nghiệp, yêu cầu từ phía đối tác, khả năng giao hàng của doanh nghiệp…

ERP đã hỗ trợ khâu Logistics hiệu quả đến như thế nào?

• Xuất báo cáo kinh doanh chi tiết cho doanh nghiệp cùng với dự báo nhu cầu về sản xuất – kinh doanh trong thời gian tới.
• Thông báo tình trạng hiện tại của khâu sản xuất và thành phẩm.
• Đưa ra thông tin tồn kho.
• Báo cáo tình trạng giao/đặt hàng của phía đối tác.
• Giúp doanh nghiệp nắm rõ chất lượng sản xuất của mình

Tăng cao hiệu suất hoạt động

Tăng cao hiệu suất hoạt động là điều mà tất cả các doanh nghiệp đều mong muốn, đặc biệt khi thị trường đang cạnh tranh ngày một gay gắt. Để làm được điều này. các doanh nghiệp thường phải cắt giảm ngân sách thông qua việc loại bỏ những chi phí thừa thải và gia tăng hiệu suất hoạt động, từ đó giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận trong lâu dài. ERP sẽ là một lời giải xác đáng cho vấn đề này vì:

• ERP cho phép cộng tác, chia sẻ dữ liệu cho các module phòng ban để tạo nên môi trường hoạt động tích cực, phối hợp chặt chẽ hơn
• Phân tích dữ liệu nhanh chóng giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược thúc đẩy hiệu suất hoạt động hiệu quả hơn.
• ERP có thể tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp (bao gồm thông số sản xuất, kinh doanh, báo cáo từ phần mềm kế toán…) nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nắm rõ tình hình nhanh chóng và đưa ra chiến lược phù hợp hơn.

Lưu trữ dữ liệu

ERP không những cung cấp thông tin hữu ích ở cấp độ quản lý mà còn có thể lưu trữ chúng trong thời gian dài. Cụ thể hơn:

• Lưu trữ tất cả thông tin của các phòng ban một cách cụ thể nhất.
• Doanh nghiệp có thể tìm kiếm lịch sử các số liệu báo cáo trong thời gian vừa qua.
• Hỗ trợ tổng hợp các số liệu của những kỳ trước để tiến hành đối sánh, đánh giá và đưa ra chiến lược phù hợp.
• ERP có độ bảo mật dữ liệu cao, ngăn chặn nguy cơ bị các hacker thu thập thông tin mật của doanh nghiệp

4- Một số nhà cung cấp giải pháp ERP tốt nhất

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn không biết nên chọn nhà cung cấp ERP nào là uy tín nhất, hãy cùng Mona Media tìm hiểu 3 nhà phân phối nổi tiếng sau nhé:

4.1- SAP ERP

SAP là nhà cung cấp phần mềm ERP lớn nhất thế giới. Những hệ thống của công ty này hướng đến các tập đoàn đa quốc gia với yêu cầu phức tạp, và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của hầu hết các ngành nghề bao gồm: sản xuất lắp ráp, sản xuất liên tục, hàng tiêu dùng, dịch vụ, tài chính – ngân hàng, và lĩnh vực công. Điểm mạnh đáng chú ý nhất của SAP là khả năng phân tích nhanh chóng phù hợp với hầu hết các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, sở hữu lực lượng chuyên viên tư vấn khổng lồ có khả năng triển khai ERP trên toàn thế giới.

HANA, một trong những cải tiến kỹ thuật trọng yếu nhất của SAP mới đây, là một hệ thống thông tin quản lý thông qua bộ nhớ trong được sắp xếp theo cột, hỗ trợ công đoạn phân tích dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn.

SAP được nhiều chuyên gia biết đến là một nhà cung cấp phần mềm ERP khá đắt đỏ cùng chính sách giá cả và bản quyền phức tạp. Đây là một nhược điểm đáng chú ý, khi số liệu năm 2012 do UK & Ireland SAP User Group đã chỉ ra rằng có đến 95% người dùng SAP đánh giá chính sách giá và bản quyền của SAP gây khó dễ cho họ.

Sản phẩm ERP chính của SAP:

• SAP ERP
• SAP Business One
• SAP Business ByDesign
• SAP Business All-in-One

4.2- Dynamic AX

Dynamic AX là một trong những sản phẩm ERP trong chuỗi sản phẩm Microsoft Dynamics.

Microsoft Dynamics là một trong những nhà cung cấp phần mềm ERP cho giới quản lý văn phòng. Chúng có khả năng tích hợp cao cùng giao diện làm việc rộng lớn. Microsoft Dynamics bao gồm các ứng dụng của Microsoft như Office, Dynamics CRM, Power BI, Sharepoint… Năm 2016, Microsoft đã dung hợp giải pháp ERP và CRM thanh một ứng dụng mới trên platform cloud với thương hiệu Microsoft Dynamics 365.

Sản phẩm ERP chính bên cạnh Dynamic AX:

• Dynamics GP
• Dynamics NAV
• Dynamics 365

4.3- Oracle

Với khởi điểm là nhà cung cấp hệ thống thông tin quản lý, Oracle luôn không ngừng phát triển và “lấn sân” sang thị trường ERP, với bước khỏi đầu là mua lại 2 công ty ERP đình đám như PeopleSoft và JD Edwards. Oracle hỗ trợ các doanh nghiệp làm việc trong một môi trường mở rộng lớn, cung cấp hàng loạt các giải pháp quản lý hữu ích như Siebel (CRM), Fusion (Middleware) và Hyperion (quản lý hiệu suất). Bên cạnh đó, Oracel còn cung cấp một mạng lưới đối tác không hề nhỏ trong phạm vi toàn thế giới.

Sản phẩm ERP chính của Oracle:

• Oracle Fusion Applications
• Oracle E-Business Suite
• PeopleSoft Enterprise
• Oracle JD Edwards

Ngoài ra, còn rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ lập trình hệ thống ERP theo yêu cầu như Groove Technology, Mona Media,…

5- Thời gian triển khai và chi phí cho một dự án ERP

5.1- Thời gian triển khai dự ánERP 

Theo nghiên cứu của Panorama Consulting trên hơn 200 doanh nghiệp, trung bình một doanh nghiệp có thể bỏ ra gần 2 năm để có thể thực hiện một dự án ERP. Vậy điều gì khiến cho quãng thời gian thực hiện ERP này trở nên lâu đến như vậy? Mona Media xin chỉ ra 3 yếu tố sau.

Tính chất của doanh nghiệp

Một trong những thành tố hàng đầu ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP chính là bản thân doanh nghiệp, cụ thể là

• Ngành nghề hoạt động của các doanh nghiệp. Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất liên tục (thực phẩm, hóa chất…) triển khai ERP mất nhiều thời gian hơn so với doanh nghiệp sản xuất lắp ráp (điện máy, ô-tô…)
• Yêu cầu của doanh nghiệp trong vấn đề quản lý: Những kỳ vọng cao (thậm chí là thiếu tính thực tế) của doanh nghiệp về phần mềm quản lý làm các nhà cung cấp phần mềm ERP đau đầu và mất thời gian hơn.
• Khả năng quản lý của các doanh nghiệp: Việc thích ứng những khả năng mà phần mềm ERP có thể làm được cũng gây ảnh hưởng đến việc triển khai ERP. Một phần mềm ERP được làm ra chưa chắc đã được thành thạo hoàn toàn bởi các doanh nghiệp.
• Quy mô doanh nghiệp: Một doanh nghiệp càng nhiều phòng ban hay chi nhánh hoạt động thì thời gian triển khai ERP của họ cũng càng lâu, cụ thể ở khâu thiết lập các module cho ERP.

Phần mềm ERP

Một phần mềm ERP có nhiều phát sinh cũng kéo dài thời gian cho nhà cung cấp, cụ thể như:

• Sự phức tạp của phần mềm ERP: Phần mềm càng nhiều module hoặc các tính năng nâng cao như Business Intelligence CRM… sẽ tốn nhiều thời gian và chất xám để triển khai.
• Tùy biến kèm theo trong phần mềm ERP: Doanh nghiệp có tính chất phức tạp sẽ khiến phần mềm ERP phát sinh nhiều tùy biến để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn. Điều đó sẽ kéo dài thời gian triển khai của các nhà cung cấp ERP.

Yếu tố con người

Con người từ cả 2 phía doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm ERP cũng quyết định nên thời gian triển khai ERP:

• Số lượng người sử dụng: Càng nhiều người sử dụng phần mềm ERP, nhà cung cấp sẽ mất nhiều thời gian hơn ở khâu đào tạo, training khi bắt đầu lẫn những lúc thay đổi tùy biến trong phần mềm.
• Số lượng chuyên gia ERP: Doanh nghiệp càng có nhiều chuyên gia ERP sử dụng phần mềm thì sẽ càng tiết kiệm thời gian đào tạo khi triển khai và phát sinh thay đổi
• Năng lực của nhà cung cấp phần mềm ERP: Càng có nhiều kinh nghiệm về sản xuất ERP, các nhà cung cấp phần mềm ERP này sẽ càng có quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng hơn nhằm tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp lẫn bản thân họ.

5.2-Chi phí cho dự án ERP

Các doanh nghiệp có thể nhận biết những chi phí triển khai phần mềm ERP như hình dưới đây

• Chi phí thay đổi tính năng bởi yêu cầu từ doanh nghiệp, yêu cầu lập trình phần mềm ERP riêng.
• Chi phí bản quyền cho phần mềm ERP
• Chi phí chuyển dịch dữ liệu bên trong phần mềm
• Chi phí thay đổi toàn bộ hệ thống từ cũ sang mới
• Chi phí xây dựng dữ liệu.
• Chi phí phần cứng của ERP.
• Chi phí đào tạo cho người sử dụng
• Chi phí tích hợp thêm công cụ của bên thứ 3.

6- Kết luận về phần mềm ERP

Phần mềm ERP là một trong những công cụ hỗ trợ người dùng quản lý tình trạng hoạt động của doanh nghiệp thông qua những báo cáo ngắn gọn, cô đọng và súc tích nhất. Những số liệu được thống kê một cách nhanh chóng bởi phần mềm ERP sẽ tạo nên cơ sở để các doanh nghiệp đưa ra chiến lược phân bổ nguồn lực hợp lý nhất.

Nếu bạn vẫn còn đang băn khoăn về việc lắp đặt phần mềm ERP, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến Mona Media nhé. Bộ phận chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tận tình và nhanh chóng.