Giới thiệu về phần mềm Microsoft Word 2010

Microsoft Word còn được biết đến với tên khác là Winword, là một chương trình soạn thảo văn bản phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Phần mềm này cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện (multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người dùng.

1.1. Cách mở phần mềm Microsoft Word 2010

Để mở phần mềm Microsoft Word 2010, trước tiên, máy tính hoặc điện thoại của bạn phải được cài đặt phần mềm này. Phần mềm Microsoft Word có biểu tượng như sau: . Để mở phần mềm này, bạn có thể sử dụng các cách sau:

Cách 1: Click đúp chuột trái vào biểu tượng Microsoft Word ngay trên màn hình chính của máy tính (Desktop). Thường sau khi cài phần mềm nào đó, icon của nó sẽ xuất hiện trên Desktop, với các phần mềm trong bộ Office cũng vậy.

Bạn tìm biểu tượng phần mềm ở desktop rồi click đúp chuột vào biểu tượng Word để khởi động phần mềm này lên.

Cách 2: Tìm phần mềm Microsoft Word trong hộp tìm kiếm của máy tính (cách này áp dụng trong trường hợp biểu tượng Microsoft Word không có sẵn trên Desktop). Cách mở phần mềm như sau:

Bạn click chuột trái vào biểm tượng window (start) góc trái bên dưới màn hình . Ô tìm kiếm (Search programs and files) sẽ hiện ra với biểu tượng tìm kiếm là chiếc kính lúp. Bạn gõ Microsoft Word hoặc Word  vào ô tìm kiếm, thấy biểu tượng phần mềm hiện lên thì clichk chuột trái vào biểu tượng, phần mềm Word sẽ được mở ra.

Cách thứ 3: Dùng menu Start

Bạn click chuột vào Star chọn All Programs chọn Microsoft Office chọn Microsoft Word.

Đây là 03 cách đơn giản nhất để mở phần mềm Microsoft Word.

1.2. Giới thiệu về giao diện phần mềm Microsoft Word

Khi mở được phần mềm Microsoft Word, giao diện phần mềm mà bạn nhìn thấy được thể hiện như hình sau:

Như bạn quan sát phần trên cùng của giao diện trong phần mềm Microsoft Word 2010 bao gồm các thẻ (tab) mặc định (chúng ta gọi là thanh công cụ) với các thẻ: File, Home, Insert, Page layout, References, Mailings, Review, View. Trong đó:

Thẻ File có tính năng: Hiển thị cửa sổ Backstage view có các tính năng cơ bản: mở, lưu, đóng tập tin; ngoài ra có các chức năng in ấn, bảo mật, thông tin chi tiết của tập tin, quản lý phiên bản, cửa sổ lựa chọn Option.

Thẻ Home gồm các chức năng cơ bản trong soạn thảo văn bản. Thẻ gồm các nhóm: Clipboard, Font, Paragraph,Styles, Editing.

Thẻ Insert có tính năng: cho phép chèn thêm đối tượng như bảng, hình ảnh, biểu đồ, hình vẽ, các ký tự đặc biệt,…Thẻ gồm các nhóm: Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbols

Thẻ Page layout có các chức năng để thiết lập bố cục của văn bản, định đạng trang, định dạng đoạn văn bản. Thẻ gồm các nhóm: Themes, Page Setup, PageBackground, Paragraph, Arrange.

Thẻ References gồm các chức năng liên quan đến tạo tham chiếu trong văn bản. Thẻ này gồm các nhóm: Table of Contents, Footnotes, Citations & Bibliography, Captions, Index, Table of Authorities.

Thẻ Mailings có tính năng liên quan đến chức năng soạn thảo thư trong Word. Thẻ gồm các nhóm: Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish.

Thẻ Review có tính năng liên quan đến việc ra soát văn bản, hỗ trợ môi trường làm việc. Thẻ gồm các nhóm sau: Proofing, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect.

Thẻ View liên quan đến các chức năng điều chỉnh giao diện của văn bản. Thẻ gồm các nhóm: DocumentViews, Show, Zoom, Window, Macros.

1.3. Cách đóng chương trình (phần mềm) Microsoft word

Để đóng chương trình Microsoft word, bạn hãy click chuột vào nút dấu nhân đỏ ở góc trên bên phải màn hình.

Trong trường hợp bạn đang soạn thảo dở một văn bản. Hãy lưu văn bản lại nếu không toàn bộ nội dung bạn đang viết sẽ mất hết và bạn sẽ phải soạn thảo lại từ đầu. Để lưu văn bản, bạn có thể chọn các cách sau:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. Hộp thoại Save as sẽ hiện ra. Việc của bạn là nhập tên của văn bản bạn muốn lưu vào ô file name. Sau đó click chuột vào ô Save.

Cách 2: Click chuột trái vào thẻ file, chọn save hoặc save as và nhập tên văn bản cần lư sau đó nhấn save.

Khi bạn lưu hoàn tất thì chương trình Microsoft Word cũng được đóng lại. Trường hợp văn bản đang soạn thảo dở và bạn muốn đóng chương trình mà không muốn lưu văn bản thì bạn chỉ cần click chuột trái vào ô dấu nhân đỏ ở góc trên bên phải màn hình. Hộp thoại hỏi sẽ hiện lên với 03 nút: 

Save: Tiến hành lưu văn bản

Don’t save: Tắt chương trình soạn thảo mà không lưu văn bản

Cancel: Đóng hộp thoại hỏi và soạn thảo tiếp.

2. Cách định dạng văn bản cơ bản trong Microsoft Word 2010

Hầu hết các công cụ định dạng văn bản gần như nằm hết trong thẻ Home. Cụ thể:

Theme fonts: Chọn phông chữ. Cỡ chữ là hộp chọn nằm bên cạnh hộp chọn phông chữ.
 

Trên thanh công cụ cần chú ý đến nhóm lệnh Paragraph của thẻ Home. Cụ thể:

Thứ nhất, để thực hiện căn chỉnh cho một đoạn văn bản trước hết bạn chọn đoạn văn bản đó và thực hiện theo những chỉ dẫn sau đây:

Căn chữ cho đoạn văn bản: Sử dụng các lệnh Alignment để căn chữ cho đoạn văn bản:

Căn chữ theo lề trái của văn bản.

Căn giữa chữ cho đoạn văn bản. Thường sử dụng cho các tiêu đề.

Căn chữ theo lề phải của văn bản

Căn chỉnh hai bên của văn bản. Thường sử dụng cho các đoạn nội dung của văn bản, chức năng này văn bản sẽ được dàn đều ở lề trái và lề phải của văn bản.

Thứ hai, để dãn dòng cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh Line Spacing, bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng Line Spacing trên thanh công cụ, một danh sách đổ xuống xuất hiện. Chúng ta có thể chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc chọn:​

Add space Before Paragraph: Để thêm khoảng trắng phía trên của đoạn văn bản.

Remove Space After Paragraph: Để giảm khoảng trắng phía dưới của đoạn văn bản.

Hoặc sử dụng lệnh chọn Line Spacing Option (có hình mũi tên lên và xuống như trong ảnh dưới đây) để tùy chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản theo khoảng cách mong muốn.

Thứ ba, sử dụng hộp thoại Paragraph để chỉnh sửa văn bản nâng cao, chi tiết. Cụ thể, để mở hộp thoại này nhấn chuột vào biểu tượng mũi tên phía dưới nhóm lệnh Paragraph. Hộp thoại Paragraph xuất hiện như hình dưới đây

Hộp hội thoại gồm hai thẻ: Indent and Spacing và Line and Page Breaks.

Thẻ Indent and Spacing gồm các lệnh sau:

Alignment: Căn chữ cho đoạn văn bản, nhận 4 giá trị là Left (căn trái), Right (căn phải), Center (căn giữa) và Justified (dàn đều).

Outline: Dùng để chọn bậc cho đoạn văn bản phục vụ cho việc tạo mục lục tự động.

Những đoạn văn bản có Outline từ Level 1 đến Level 9 có thể là nội dung của mục lục, các đoạn khác có Outline là Body Text chỉ là nội dung của văn bản.

Left: Giá trị trong ô này là vị trí về trái của văn bản

Right: Giá trị trong ô này là vị trí về phải của văn bản

Special: Thiết lập vị trí dòng đầu đoạn văn bản, nhận 3 kiểu:

None: Không thay đổi lề dòng đầu đoạn.

Firstline: Lùi về bên phải so với nội dung văn bản.

Hanging: Lùi về bên trái so với nội dung văn bản. Sau khi chọn 2 giá trị First line và Hanging, có thể thay đổi khoảng cách trong mục By.

Before: Khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bản phí trên, thường để giá trị là 6 pt.

After: Khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bạn phía dưới, thường để giá trị là 6 pt.

Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản, thường để Single. Trong đó:

– Single: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn là 1 dòng.

– 1.5 lines: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn là 1.5 dòng

– Double: Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn là 2 dòng.

– At Least: Tạo khoảng cách lớn hơn một dòng bằng cách gõ nhập số đo một cách chính xác vào mục At (đơn vị là point).

– Exactly: Khoảng cách chính xác theo số đã gõ nhập vào mục At (đơn vị là point).

– Multiple: Khoảng cách tính theo số dòng đã gõ nhập trong mục At (đơn vị là Lines).

3. Cách xử lý lỗi tiếng việt trong khi soạn thảo văn bản

– Sử dụng lệnh AutoCorrect

Lệnh này thường được sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đó có sự lặp lại nhiều lần một hay nhiều nhóm từ, nên thiết lập chức năng AutoCorrect thay thế một số ký tự viết tắt, thường các từ là dài hơn. Để sử dụng lẹnh này, bạn thực hiện tuần sự các bước sau:

Click chuột vào thẻ File, chọn Options xuất hiện cửa sổ Word Options, chọn thẻ Proofing, chọn mục Auto Correct Options. 

Capitalize first letter of sentences: nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đầu một câu mới và ký tự đầu câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường

Capitalize name of days: Ký tự đầu tiên của thứ (ngày trong tuần được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in.

Correct accidental usage of cAPS LOCK key: khi gõ phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, ta có thể gõ nhầm trạng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đầu tiên của một từ, sau đó nhả phím Shift gõ các ký tự còn lại của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ đã gõ về đúng dạng đồng thời làm tắt luôn đèn Caps Lock.

Replace text as you type: tự động gõ từ sai thành từ đúng

– Lệnh Replace text as you type: tự động gõ từ sai thành từ đúngTrong hộp thoại trên, từ sai được liệt kê ở bên cột trái tương ứng với từ đúng ở bên cột phải. Như vậy chỉ khi nào gõ đúng từ sai ở bên trái thì Microsoft Word sẽ tự động thay thế từ đúng ở bên phải. Để mở hộp thoại Replace, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + F. Hộp thoại Replace sẽ hiện ra.

Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace. Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With, sau đó click nút Add để đưa vào danh sách AutoCorrect. Thực hiện tuần tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác. Khi thực hiện xong, nhấn OK để thoát khỏi hộp thoại.

Muốn xoá từ viết tắt nào, bạn click chọn từ trong danh sách và nhấn Delete.

Muốn sửa đổi, chọn từ trong danh sách và nhập lại vào nội dung trong khung Replace hoặc With.

Trong khi gõ văn bản, muốn sử dụng AutoCorrect bạn nhập vào từ viết tắt, sau đó nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi, . . .) để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản.

– Cách loại bỏ đường sóng, các hiển thị không mong muốn:

Trong khi soạn thảo văn bản tiếng Việt, xuất hiện những đường sóng kiểm tra lỗi gõ văn bản, chọn thẻ File, chọn mục Options, trong cửa sổ Word Options, trong thẻ Proofing ta bỏ chọn Check spelling as you type.

Khi sao chép và dán một đoạn văn bản, nếu bị lỗi cách chữ, nên bỏ lựa chọn “Use smart cut and paste” trong thẻ Advanced ở cửa sổ Word Option.

Nguồn: Sưu tầm và biên tập