Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Sap, Phần Mềm Kế Toán Sap: Cách Cài Đặt & Cách Sử Dụng

Phần mềm kế toán Sap mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích tuyệt vời và quản lý tốt trong vấn đề tài chính, bao quát được toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp. Để tìm hiểu rõ hơn về phần mềm kế toán Sap mời bạn đọc theo dõi bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán sap

Phần mềm kế toán Sap là gì?

Phần mềm kế toán Sap còn được gọi với tên khác là SAP Accounting, là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xử lý công việc liên quan đến tài chính kế toán của công ty.

Sản phẩm này được sản xuất từ công ty Sap của Đức, là doanh nghiệp top đầu thế giới về lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp.

So với những phần mềm kế toán khác thì phần mềm kế toán Sap sẽ giúp cho bộ phận kế toán tối ưu được quy trình hoạt động, giảm bớt các thao tác nhập liệu thủ công, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Từ đó sẽ hạn chế được tối đa các sai sót và thiếu minh bạch của các dữ liệu.

Phần mềm này luôn được nâng cấp và phát triển nên các phiên bản tốt nhất. Ngoài ra thì Sap còn cung cấp đến cho người tiêu dùng nhiều phần mềm tích hợp giúp cho doanh nghiệp được dễ dàng hơn trong việc quản lý hệ thống vận hành doanh nghiệp. Ngày nay phần mềm kế toán Sap được nhiều doanh nghiệp trên khắp quốc gia sử dụng.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Sap

Chức năng phần mềm kế toán Sap

Phần mềm kế toán Sap được phân theo từng module và có những chức năng khác nhau:

→ Kế toán kho

Lập phiếu nhập kho
Phân bổ chi phí theo từng hóa đơn và ghi nhận công nợ, giá trị hàng hóa
Tự động tính giá xuất kho theo quy định doanh nghiệp

Lập phiếu nhập khoPhân bổ chi phí theo từng hóa đơn và ghi nhận công nợ, giá trị hàng hóaTự động tính giá xuất kho theo quy định doanh nghiệp

Kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp

→ Kế toán bán hàng

Lập và in phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ, chiết khấu bán hàng…Lập và theo dõi, xử lý hàng hóa khách trả lại
Lập các chứng từ thanh toán tiền hàng với từng khách hàng
Theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ khác nhau
Kết xuất các báo cáo liên quan và nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp

In thẻ kho và tình hình nhập xuất tồn theo từng kho, hàng hóa, tài khoảnKết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý doanh nghiệpLập và in phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ, chiết khấu bán hàng…Lập và theo dõi, xử lý hàng hóa khách trả lạiLập các chứng từ thanh toán tiền hàng với từng khách hàngTheo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ khác nhauKết xuất các báo cáo liên quan và nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp

→ Kế toán mua hàng

Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng khoản
Lập và theo dõi công nợ hàng trả lại của nhà cung cấp
Lập các chứng từ thanh toán tiền hàng nhà cung cấp theo các phương thức khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản…Kết xuất các báo cáo liên quan và nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp

Lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng khoảnLập và theo dõi công nợ hàng trả lại của nhà cung cấpLập các chứng từ thanh toán tiền hàng nhà cung cấp theo các phương thức khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản…Kết xuất các báo cáo liên quan và nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp

→ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Phiếu thu tiền
Phiếu chi tiền
Báo cáo quỹ tiền mặt
Nhật ký thu tiền, chi tiền
Báo phát sinh nợ ngân hàngỦy nhiệm chi

Phiếu thu tiềnPhiếu chi tiềnBáo cáo quỹ tiền mặtNhật ký thu tiền, chi tiềnBáo phát sinh nợ ngân hàngỦy nhiệm chi

Kế toán tài sản cố định
Phát sinh tăng, giảm TSCĐQuản lý số TSCĐBảng khấu hao TSCĐBảng kê TSCĐ thanh lý, nhượng bán
Thẻ TSCĐ

→ Kế toán tổng hợp

Bút toán tổng hợp
Kết xuất số liệu báo cáo

→ Hệ thống báo cáo

Sổ cái tổng hợp
Sổ cái chi tiết các tài khoản
Bảng cân đối phát sinh
Bảng kê hóa đơn VAT đầu vào, đầu ra

Số tiền quỹ gửi ngân hàngKế toán tài sản cố địnhPhát sinh tăng, giảm TSCĐQuản lý số TSCĐBảng khấu hao TSCĐBảng kê TSCĐ thanh lý, nhượng bánThẻ TSCĐBút toán tổng hợpKết xuất số liệu báo cáoSổ cái tổng hợpSổ cái chi tiết các tài khoảnBảng cân đối phát sinhBảng kê hóa đơn VAT đầu vào, đầu ra

Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từBảng cân đối kế toánBáo cáo kết quả hoạt động kinh doanhBáo cáo lưu chuyển tiền tệ

Trọn gói bộ 3 sản phẩm gồm có phần mềm Sap Business One Starter Package – Phân hệ quản lý tài chính kế toán, máy chủ IBM System x 3400 M3 và hệ điều hành máy chủ Windows Server SBS.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán Sap

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán Sap

Quy trình hóa nghiệp vụ kế toán
Hệ thống tài khoản thông minh
Thực hiện thu chi 1 cách nhanh chóng
Thao tác mọi lúc, mọi nơi

TOP 04 phần mềm kế toán Sap được sử dụng nhiều nhất

Sử dụng bút toán hạch toánQuy trình hóa nghiệp vụ kế toánHệ thống tài khoản thông minhThực hiện thu chi 1 cách nhanh chóngThao tác mọi lúc, mọi nơi

Dưới đây là những loại phần mềm kế toán Sap được các doanh nghiệp hay sử dụng:

#1 Sap Business One

Phần mềm này được mệnh danh là giải pháp nhanh chóng cho hệ thống kế toán, quản lý tài chính, kế toán tích hợp toàn diện trong phần mềm, mang tính chuyên nghiệp hơn và đưa ra các báo cáo, quy trình vận hành theo đúng như chuẩn kế toán Việt Nam.

Phần mềm này được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng như Lotte Việt Nam, Honda Việt Nam Power Products, LG Vina….

Phần mềm này là 1 công cụ đắc lực để hỗ trợ cho doanh nghiệp trong nghiệp vụ tài chính kế toán. Phần số liệu luôn được xử lý và ghi nhận trung thực bởi phần mềm, phản ánh nên các tình trạng của doanh nghiệp và kịp thời khắc phục. Và nhờ vào đó mà doanh nghiệp tăng thêm phần uy tín với nhà đầu tư và đối tác kinh doanh.

#2 Sap S/4 HANA

Đây là phần mềm kết hợp giữa ERP truyền thống và dữ liệu từ các ứng dụng Internet of Things, blockchain cùng với trí tuệ nhân tạo. Nhờ đó mà phần mềm này có thể thực hiện được đa dạng nhiều tác vụ như là đoán mô hình, hành vi người tiêu dùng….

Tích hợp hệ thống báo cáo phân tích tốc độ cao cho phép doanh nghiệp thu thập và xử lý dữ liệu dựa trên các chức năng kế toán tài chính, kiểm soát quỹ, quản lý rủi ro, lập kế hoạch tài chính 1 cách nhanh chóng và chính xác. Phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

#3 Sap ERP Financials

Phần mềm này chuyên về nghiệp vụ tài chính. Nhờ vào việc triển khai giải pháp Sap mà các thao tác kế toán của công ty được chuẩn hóa và giảm thiểu được tối đa các sai sót và từ đó hợp lý hóa các hoạt động tài chính.

Doanh nghiệp có thể hoàn toàn quản lý các hoạt động kế toán tài chính và kết hợp với báo cáo phân tích thông qua Sap ERP Financials. Với những lợi ích trên mà phần mềm này rất phù hợp với những công ty, doanh nghiệp đa quốc gia muốn hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình tài chính và vẫn đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn báo cáo tài chính.

#4 Sap Business By Design

Phần mềm này giúp khách hàng quản lý được toàn bộ quy trình hoạt động của bộ phận kế toán được dễ dàng nhất nhờ vào khả năng đơn giản hóa nghiệp vụ quản trị cũng như giảm thiểu được lỗi phát sinh từ việc nhập liệu.

Phần mềm này phù hợp với các công ty con, những công ty đang tìm giải pháp có thể mở rộng nhưng vẫn có thể đảm bảo được các thao tác nghiệp vụ theo đúng tiêu chuẩn.

SAP là gì mà lại được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến đến vậy? Sử dụng ứng dụng SAP sẽ mang lại lợi ích gì cho việc quản lý của doanh nghiệp? Mời bạn theo dõi bài viết sau đây của trungcapktktbinhdinh.edu.vn để tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên và biết được cách sử dụng phần mềm SAP erp system để quản lý nghiệp vụ doanh nghiệp. 

SAP là gì? SAP là viết tắt của từ gì?

SAP là viết tắt của cụm từ System Application Programing và nó là phần mềm của Đức được nhiều công ty trên thế giới sử dụng.

Công ty SAP có trụ sở tại Waldorf, Cộng hòa Liên bang Đức. Công ty này còn có hai trụ sở chính tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh – hai thành phố “đầu não” của Việt Nam.. Trụ sở của SAP Châu Á đặt tại Singapore. 

Tính nên năm 2018, SAP đã phục vụ hơn 400.000 khách hàng trên 180 quốc gia trên thế giới. Phần mềm SAP Erp rất được các doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu thích, chiếm 80% tổng số khách hàng của SAP. Nhờ sản phẩm này mà doanh thu của SAP đã thu về khoản lợi nhuận rất lớn.

Kim ngạch thương mại trong năm 2017 là khoảng 27,4 tỷ đô. Vinh dự được tạp chí Forbes bình chọn, đứng thứ 12 trong danh sách các doanh nghiệp lớn nhất thế giới.

SAP là phần mềm gì?

Phần mềm SAP còn có tên đầy đủ là SAP ERP (Enterprise Resource Planning). Nó là một phần mềm giúp hoạch định kế hoạch kinh doanh được phát triển bởi công ty SAP của Đức. Nó được tung ra thị trường lần đầu tiên vào năm 2006.

Phần mềm SAP liên tục được nâng cấp và phát triển các phiên bản chất lượng mới. Ngoài ra, SAP còn cung cấp cho người tiêu dùng nhiều phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống vận hành doanh nghiệp. Ngày nay, phần mềm lập kế hoạch kinh doanh SAP ERP được rất nhiều doanh nghiệp trên khắp các quốc gia tin tưởng và sử dụng.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Gỡ Cài Đặt Phần Mềm Diệt Virus Avast Free Antivirus Trên Máy Tính

Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm SAP

1. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp phải trả một khoản phí khi bắt đầu triển khai phần mềm SAP. Tuy nhiên, SAP giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và quản lý bằng cách thu thập dữ liệu theo thời gian thực, giảm lãng phí và hợp lý hóa thông tin tài chính. 

Thông tin này có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhanh hơn. Ví dụ, nắm được số lượng hàng tồn kho để đưa ra phương pháp xử lý tối ưu nhất.

2. Đảm bảo tính minh bạch và tránh SAP chép

Khi tất cả thông tin doanh nghiệp của bạn được chia sẻ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, các bản ghi và nhập dữ liệu trùng lặp không còn là vấn đề nữa. Vì chương trình sẽ tự động báo bằng hệ thống nhật ký hiện tại. 

Điều này cải thiện chất lượng của dữ liệu và cho phép bạn dễ dàng truy xuất dữ liệu trong các tình huống khác nhau. Đồng thời, tính minh bạch cũng tăng lên. 

Cho dù đó là danh sách sản phẩm, đơn đặt hàng hay thanh toán và lô hàng, thì ứng dụng SAP đều phản ánh và giám sát tất cả hoạt động. Cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về việc thực hiện nhiệm vụ.

3. Cải tiến hiệu suất quản lý

SAP loại bỏ sự trùng lặp và giảm việc nhập dữ liệu thủ công. Điều này không chỉ làm tăng năng suất mà còn giảm lỗi dữ liệu. 

SAP giúp tối ưu các quy trình kinh doanh và giúp công ty thu thập thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả. Nhờ tính năng này, nó sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và chăm sóc khách hàng tốt hơn.

4. Phân tích và đưa ra dự báo chính xác

SAP loại bỏ nguy cơ dữ liệu kép và cung cấp báo cáo thời gian thực. Nó giúp các doanh nghiệp đánh giá các tình huống tiềm ẩn và báo cáo về hiệu quả hoạt động của họ. Ngoài ra, SAP cung cấp cho người quản lý các báo cáo tổng hợp và dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác.

5. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin

SAP tăng cường tính bảo mật của hệ thống CNTT của công ty. Bảo vệ dữ liệu của công ty khỏi bị đánh cắp do truy cập trái phép vào hệ thống. Tất cả những điều được kết hợp các cấp độ tiếp cận và truy cập ủy quyền khác nhau.

6. Dễ dàng tùy chỉnh

Vì mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu khác nhau nên phần mềm phải đáp ứng được những yêu cầu đó. Điều này cũng là ưu điểm rất lớn của SAP vì nó giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh và thích ứng với nhu cầu sản xuất, kinh doanh.

7. Cải thiện chất lượng của sản phẩm

SAP là 1 lựa chọn hoàn hảo cho việc kiểm tra, giám sát các hoạt động và hợp lý hóa chất lượng sản phẩm. Phần mềm tự động ghi lại các báo cáo của khách hàng, tính toán hàng tồn kho và cung cấp các báo cáo phân tích giúp doanh nghiệp nắm được chất lượng sản phẩm và các vấn đề cần khắc phục.

Cách sử dụng phần mềm SAP cho người mới bắt đầu

Hướng dẫn cách sử dụng danh mục dữ liệu

Danh mục hàng hóa – Item Master Data

Danh mục hàng hóa chịu trách nhiệm lưu trữ những thông tin chính và những thông tin về nghiệp vụ mua, bán cùng với thông tin thẻ kho hàng hóa. Nhờ đó, người dùng sẽ dễ dàng truy xuất được nguồn gốc của mặt hàng, đơn hàng, tình trạng hàng hóa,…

Danh mục bán hàng / Nhà cung cấp – Business Partner Master Data

Tính năng này cho phép người dùng quản lý dữ liệu của nhà cung ứng hoặc khách hàng như số điện thoại, họ tên, mã khách hàng,…Kế toán viên hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ nhờ đó mà thực hiện các công việc chuyên môn dễ dàng hơn.

Hướng dẫn phân hệ mua hàng SAP

Phiếu báo giá – Purchase Quotation

Báo giá theo kiểu truyền thống thường được lập trên Word hoặc Excel, nếu bạn sử dụng SAP thì không cần phải như thế nữa. Bộ phận mua hàng có thể dễ dàng lập báo cáo trên phần mềm SAP một cách dễ dàng, chỉ cần bạn nhập đầy đủ thông tin và ngày báo giá cụ thể là được.

Phiếu yêu cầu mua hàng – Purchase Request

Bộ phận thu mua sẽ dễ dàng tạo phiếu mới hoặc điền vào các dữ liệu cần thiết trên mẫu có sẵn nhờ vào tính năng này. Mọi dữ liệu bạn đều có thể truy xuất, từ đó giúp giảm thiểu thời gian phê duyệt của các bộ phận liên quan.

Ứng dụng phần mềm SAP erp trong các lĩnh vực

SAP giúp doanh nghiệp quản lý rất nhiều nghiệp vụ khác nhau, một cách chính xác và chi tiết. Với các ứng dụng cụ thể như sau:

Quản lý bán hàng

Hoạt động bán hàng được giám sát chặt chẽ, cho phép công ty xem xét doanh thu, ước tính lợi nhuận, xác định cơ hội thông qua bảng chỉ số dịch vụ của hệ thống quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, hợp đồng dịch vụ, quản lý liên hệ và tất cả các tương tác của khách hàng.

Chức năng quản lý mua hàng

Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách quản lý đơn đặt hàng, mức doanh thu, quy mô nhà cung cấp, số dư chưa thanh toán, hệ thống thanh toán và khả năng tính toán giá trị hàng tồn kho.

Quản lý kho

Hệ thống cho phép kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập kho, chính sách giá cả, bạn có thể sử dụng các chỉ số dự báo có sẵn để dự báo nhu cầu … và kết hợp chặt chẽ với đặt hàng và bán hàng.

Quản lý tài chính

SAP cung cấp khả năng kiểm soát các hoạt động kế toán và tài chính như kế toán, ghi sổ nhật ký và lập ngân sách bằng các công cụ nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, các báo cáo về các hoạt động quản lý tài chính cũng được cung cấp cực kỳ chuẩn xác.

Ai nên sử dụng phần mềm SAP?

Hiện tại, yếu tố quan trọng nhất góp phần vào việc lựa chọn phần mềm trên phạm vi toàn cầu là mức độ phổ biến của thông tin từ cộng đồng người dùng.

Họ là một nhóm người dùng độc lập và không thu lợi nhuận để cung cấp hỗ trợ kiến thức cho các thành viên. Nó cũng thúc đẩy sự tương tác của khách hàng nhiều hơn, mang lại cho tất cả người dùng tiếng nói trong việc ảnh hưởng đến chiến lược SAP và cung cấp cơ hội kết nối hiệu quả.

Đây là một môi trường, nơi nhân viên và người dùng SAP gặp gỡ và chia sẻ kinh nghiệm, kiến ​​thức và trải nghiệm thực tế.

Hy vọng qua những chia sẻ cũng như lời giải đáp SAP là gì sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm hữu ích này. Để biết thêm nhiều kiến thức về quản lý doanh nghiệp, quản trị nhân lực hiệu quả, hãy thường xuyên theo dõi bài viết của trungcapktktbinhdinh.edu.vn nhé.