Hướng dẫn ghi chép các biểu mẫu của hồ sơ quản lý trang thiết bị theo 2429

5/5 – (14 bình chọn)

1. Tổng quan về hồ sơ Quản lý trang thiết bị theo 2429

Hồ sơ quản lý trang thiết bị là một bộ hồ sơ lớn của hệ thống QLCL theo 2429. Bộ hồ sơ chiếm toàn bộ nội dung của chương V với 19 tiêu chí. Trong đó, có 2 tiêu chí 1* và 1 tiêu chí 3* với tổng 30 điểm.

Để hỗ trợ các PXN có thể thực hiện được 19 tiêu chí về quản lý trang thiết bị. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách ghi chép các nội dung vào các biểu mẫu về quản lý thiết bị.

Bộ hồ sơ quản lý trang thiết bị gồm 01 quy trình quản lý và 11 biểu mẫu: Danh mục trang thiết bị, Biên bản bàn giao thiết bị, Lý lịch thiết bị, biểu mẫu theo dõi nhiệt độ, Nhật ký sử dụng thiết bị, Kế hoạch hiệu chuẩn và bảo dưỡng thiết bị, Đánh giá kết quả hiệu chuẩn, Phiếu bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, Danh sách nhà cung cấp thiết bị, Biên bản gửi thiết bị sử chữa-hiệu chuẩn, Phiếu theo dõi khử nhiễm thiết bị.

2. Danh mục thiết bị – Mã số XN-BM 5.5.1/01:

Đây là biểu mẫu để tổng hợp danh mục toàn bộ trang thiết bị trong PXN. Các nội dung trong biểu mẫu gồm có:

• Tên thiết bị: Tên ngắn gọn của thiết bị
• Mã số thiết bị: do PXN tự đặt, quy định trong quy trình quản lý thiết bị.
• Vị trí: vị trí phòng nơi đặt thiết bị.
• Số serial: Số sơ ri của thiết bị, xem trên thiết bị.
• Đặc tính kỹ thuật: Mô tả ngắn gọn tính năng của thiết bị.
• Ký hiệu: Mã thiết bị do NSX đặt.
• Nhà sản xuất: Hãng sản xuất ra thiết bị.
• Nước sản xuất: Nước nơi thiết bị được sản xuất.
• Nhà cung cấp: Đơn vị cung cấp, phân phối thiết bị.
• Thời gian sử dụng: Thời gian bắt đầu đưa thiết bị vào sử dụng.
• Tần xuất: Tần xuất thiết bị được sử dụng (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng….)
• Người quản lý: Người phụ trách quản lý thiết bị.
• Ngày quản lý: Ngày mà người quản lý tiếp nhận thiết bị.

3. Biên bản bàn giao thiết bị – Mã số XN-BM 5.5.1/02:

Biểu mẫu này dùng để thực hiện khi bàn giao các thiết bị mới cho PXN. Cách ghi chép khá đơn giản. Các bạn có thể xem ví dụ trên.

4. Biểu mẫu Lý lịch thiết bị – Mã số XN-BM 5.5.1/03

Biểu mẫu gồm 2 trang. Trang 1 là thông tin chung về thiết bị như: Tên, mã, nhà cung cấp, người quản lý… Trang 2 là thông tin về các lần sửa chữa/bảo dưỡng thiết bị. Tất cả các thông tin về sửa/chữa bảỏ dưỡng này là do hãng hoặc nhà cung cấp thực hiện, thường đi kèm với biên bản sevice của hãng/nhà cung cấp.

5. Biểu mẫu theo dõi nhiệt độ – Mã số: XN-BM 5.5.1/04

Đây là biểu mẫu dùng để theo dõi nhiệt độ của thiết bị. Tùy theo thiết bị cần theo dõi là tủ lạnh, tủ mát, tủ ấm… mà chúng ta có thể thiết kế cho phù hợp. Hàng ngày chúng ta sẽ ghi nhiệt độ của thiết bị trong khoảng thời gian nhất định. Có thể 1 lần/1 ngày hoặc 2 lần/1 ngày.

6. Biểu mẫu Nhật ký sử dụng thiết bị – Mã số: XN-BM 5.5.1/05

Biểu mẫu dùng để ghi chép hoạt động từng ngày của thiết bị. Phần thông tin chung của thiết bị đơn giản, chúng tôi không nhắc lại. Chúng ta đi vào các nội dung chính:

• Thời gian: Thời gian ghi sự hoạt động của thiết bị. có thể 1 lần/1 ngày,  chỉ 1 khoảng thời gian thiết bị hoạt động…
• Nội dung bảo trì/bảo dưỡng: Tóm tắt các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng thiết bị trong khoảng thời gian vận hành thiết bị.
• Kiểm tra chất lượng: Có hay không thực hiệ kiểm soát chất lượng.
• Sự cố thiết bị/nội kiểm: chúng tôi tích hợp cả nội dung sự cố thiết bị và sự cố nội kiểm. Phần này ghi các sự cố thiết bị và/hoặc sự cố nội kiểm nếu có xảy ra.
• Hành động khắc phục: Hành động khắc phục cho sự cố thiêt bị/nội kiểm đã xảy ra.
• Trạng thái khi sử dụng: Trạng thái của thiết bị khi sử dụng.
• Thời gian sử dụng: Tổng thời gian sử dụng thiết bị trong thời gian vận hành.
• Người sử dụng: Người vận hành thiết bị.
• Ghi chú: Các ghi chú nếu có khi vận hạnh thiết bị.

7. Kế hoạch hiệu chuẩn và bảo dưỡng thiết bị – Mã số: XN-BM 5.5.1/06

Đây là biểu mẫu để xây dựng kế hoạch hiệu chuẩn, bảo dưỡng cho các thiết bị trong PXN. Tùy từng thiết bị mà có thời gian quy định việc hiệu chuẩn/bảo dưỡng khác nhau. Thông thường hiệu chuẩn 1 năm/1-2 lần. Bảo dưỡng khoảng 3-6 tháng/1 lần.

8. Biểu mẫu Đánh giá kết quả hiệu chuẩn – Mã số XN-BM 5.5.1/07

Biểu mẫu này dùng để đánh giá các kết quả hiệu chuẩn của thiết bị. Thông thường chúng ta chỉ hiệu chuẩn thiết bị và dán tem hiệu chuẩn nhưng lại không quan tâm xem kết quả hiệu chuẩn có đạt không?

Ở ví dụ trên của chúng tôi có thể thấy: Khi hiệu chuẩn tủ ấm, giá trị cần đo là 37oC, kết quả của đơn vị hiệu chuẩn đo được là 36.8oC. Vậy kết quả này có đạt không? Chúng ta cần xem lại khoảng giá trị cho phép sai số của thiết bị mà nhà sản xuất công bố. Ở đây NSX công bố sai số cho phép là ±0.5oC. Như vậy kết quả hiệu chuẩn cho thấy thiết bị vẫn nằm trong giới hạn cho phép.

9. Biểu mẫu Phiếu theo dõi bảo trì, bảo dưỡng thiết bị – Mã số XN-BM 5.5.1/08

Biểu mẫu này dùng để theo dõi và thực hiện bảo trì, bảo dưỡng thiết bị. Việc bảo trì, bảo dưỡng được thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý… Nội dung bảo trì phụ thuộc vào loại thiết bị và thực hiện theo khuyến cáo của nhà sản xuất. Nội dung các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng tham khảo theo catalog của nhà sản xuất thiết bị. Trên đây, là ví dụ về nội dung bảo trì hàng ngày của máy hóa sinh AU680.

10. Biểu mẫu Danh sách nhà cung cấp thiết bị – Mã số XN-BM 5.5.1/09

Đây là biểu mẫu để tổng hợp danh sách các nhà cung cấp thiết bị cho PXN. Biểu mẫu giúp theo dõi và cung cấp thông tin liên hệ của các nhà cung cấp thiết bị cho PXN. Cách ghi chép tham khảo ví dụ trên của chúng tôi.

11. Biểu mẫu Biên bản bàn giao thiết bị gửi sửa chữa/hiệu chuẩn – Mã số XN-BM 5.5.1/10

Biên bản này dùng để bàn giao các thiết bị khi cần gửi đi sửa chữa hoặc hiệu chuẩn. Trong đó cần ghi rõ: tên thiết bị, mã số, số serial, biện pháp khử nhiễm trước khi gửi đi, tình trạng khi gửi đi.

12. Biểu mẫu Phiếu khử nhiễm thiết bị – Mã số XN-BM 5.5.1/11

Đây là biểu mẫu dùng để ghi chép và theo dõi các hoạt động khử nhiễm thiết bị. Đây là hoạt động cần thiết trước và sau khi sửa chữa, bảo dưỡng, hiệu chuẩn, thanh lý nhằm đảm bảo an toàn cho người sử dụng.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi chép 11 biểu mẫu của hồ sơ Quản lý thiết bị theo quyết định 2429. Ở hồ sơ này, số lượng các biểu mẫu là tương đối nhiều. Tuy nhiên, nó sẽ đáp ứng đầy đủ 19 tiêu chí của 2429 về quản lý thiết bị.

PXN của bạn đã thực hiện đầy đủ hồ sơ này chưa? Có khó khăn gì trong quá trình thực hiện không? Hãy chia sẻ với chúng tôi để cùng giải quyết.

Bạn đọc có thể đặt mua online bộ tài liệu – hồ sơ mẫu chương V: Quản lý trang thiết bị

tại đây để được giảm tới hơn 30%!

Với các đơn vị chưa sử dụng bộ tài liệu 2429 của chúng tôi. Hãy thể liên hệ để được: Cung cấp bộ tài liệu hệ thống QLCL theo tiêu chí 2429 Bộ tài liệu gồm 5 cuốn sổ tay, 35 quy trình quản lý quy trình và khoảng 135 biểu mẫu biểu mẫu,  đáp ứng 169 tiêu chí theo QĐ 2429. Bộ tài liệu giúp các PXN nhanh chóng hoàn thiện hệ thống tài liệu QLCL của chính mình để đưa vào áp dụng. Bênh cạnh đó, chúng tôi cam kết  sẽ hỗ trợ 24/24 trong suốt thời gian các PXN sử dụng hệ thống tài liệu này của chúng tôi. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.

Cao Văn Tuyến/ 0913.334.212 – 0978.336.115.

Nguyễn Văn Quang/ 0981.109.635.

Email: [email protected]