Làm việc nhóm: Kỹ năng phân công, kiểm soát và quản lý công việc

Làm việc nhóm (TeamWork) là một kỹ năng mềm chúng ta được làm quen từ khi còn đi học. Nhưng để thật sự hiểu làm việc nhóm là gì, chúng ta sẽ phải xem xét nhiều khía cạnh. Hôm nay, FastWork sẽ chia sẻ với các bạn như thế nào là làm việc team work và kỹ năng cốt lõi cần có của trưởng nhóm để làm việc hiệu quả.

Như thế nào là làm việc nhóm?

Làm việc nhóm được hiểu là 1 nhóm người có cùng mục tiêu làm việc với nhau. Có sự tương tác qua lại thường xuyên, có sự phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng, và có quy tắc ràng buộc cụ thể là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau nhằm mục đích triển khai công việc hiệu quả.

Để làm việc hiệu quả, nhà quản lý cần phải có các kỹ năng như: Tổ chức nhóm, phân bổ nguồn nhân lực, phân công công việc, quản lý và kiểm soát công việc, khích lệ nhóm làm việc, tương tác với các thành viên, xử lý vấn đề…

Làm việc nhóm mang lại hiệu quả công việc cao

Các thành viên trong nhóm cần phải có các kỹ năng mềm như: kỹ năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên, kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, chất vấn, đặt vấn đề, quản lý thời gian, xử lý vấn đề….

TeamWork sẽ giúp cả nhà quản lý và nhân viên phát triển kỹ năng cá nhân, thu nạp kiến thức, kinh nghiệm của người khác cho bản thân và có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ với những người khác. Xây dựng mối quan hệ có thể dẫn đến các mối quan hệ công việc sâu sắc hơn, kết nối mới và có thể là cơ hội mới. Đồng thời mang lại những giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, tổ chức nơi bạn đang làm việc.

Tham khảo thêm: Inforgraphic Vì sao làm việc nhóm không hiệu quả?

Các yếu tố giúp làm việc nhóm hiệu quả

Nhóm làm việc hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài). 

Yếu tố nội tại Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và sự hợp tác của các thành viên trong nhóm, sự tuân thủ những quy chế làm việc nhóm của các thành viên, khả năng điều hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…

Yếu tố ngoại tại Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều kiện làm việc, quy mô nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối với kết quả làm việc của nhóm, những thuận lợi và khó khăn từ yếu tố khách quan đối với công việc của nhóm… 

2 yếu tố chính để làm việc nhóm hiệu quả

2 kỹ năng cốt lõi người quản lý cần có để làm việc nhóm hiệu quả

Hoạt động nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức với mục tiêu để triển khai công việc hiệu quả hơn. Trong thực tế có những công việc mà một cá nhân không đủ khả năng giải quyết hoặc giải quyết hiệu quả không cao, vì thế, lựa chọn làm việc nhóm là sự phương pháp thực hiện công việc hợp lý nhất.

1. Kỹ năng phân công công việc

Phân công công việc là một kỹ năng quan trọng cần có của nhà quản lý để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 

Phân công công việc đúng người giúp công việc được giải quyết hiệu quả, nhanh chóng, mất ít thời gian, giảm sai trái và ngược lại. 

Phân công công việc đúng khả năng và trách nhiệm của từng người cũng là một kỹ năng mà người trưởng nhóm phải vô cùng nhạy bén. vì mỗi cá nhân đều có một điểm mạnh riêng, làm thế nào để phát huy được điểm mạnh đó vào công việc chung của nhóm để tận dụng được nhân lực và làm việc nhóm hiệu quả. Hơn thế, phân công công việc giúp các thành viên đảm nhận công việc biết rõ vai trò, nhiệm vụ của mình, bởi mỗi nhóm đều được cấu thành nên từ nhiều cá nhân, việc không phân công việc rõ ràng khiến cho các cá nhân không nắm rõ được mình cần phải làm những gì, dẫn đến hiện tượng chồng chéo công việc này mà công việc khác lại không ai lo.

Thay vì phân chia công việc một việc miệng trong cuộc họp hay email không rõ ràng, nhà quản lý nên ứng dụng các phần mềm quản lý công việc nhằm giao việc cho các thành viên trong nhóm rõ ràng và chi tiết hơn. 

Không dừng ở việc hỗ trợ phân công công việc, các giải pháp phần mềm còn hỗ trợ tổ chức thời gian, phân cấp mức độ ưu tiên công việc, tạo đánh giá và theo dõi tiến độ công việc trực quan trên một hệ thống.

Phân công công việc giúp các thành viên có trách nhiệm về công việc mình phụ trách

2. Kỹ năng quản lý và kiểm soát công việc

Làm việc chung đòi hỏi mỗi thành viên trong nhóm, đặc biệt là người đứng đầu phải nắm chắc kỹ năng quản lý và kiểm soát công việc không chỉ cho các thành viên khác mà còn cho chính bản thân mình. Nhờ vậy, bạn sẽ biết cách giải quyết các vấn đề phát sinh, không làm gián đoạn công việc chung của nhóm.

Do triển khai công việc nhóm nên việc quản lý và kiểm soát công việc lại càng quan trọng đối với trưởng nhóm. Trưởng nhóm phải là người nắm rõ tình hình các công việc mà các thành viên đang triển khai, tiến độ, thời gian hoàn thành, việc nào cần hoàn thành trước… Từ đó sẽ có đưa ra những đánh giá khách quan về tiến độ hoàn thành và cách hướng giải quyết để hoàn thành công việc hiệu quả.

Tuy nhiên, quản lý và kiểm soát công việc theo cách truyền thống bằng email, trưởng nhóm sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác nắm bắt thông tin tiến độ công việc, số công việc đã hoàn thành theo thời gian thực. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý công việc nhóm nhằm quản lý và kiểm soát công việc hiệu quả. 

Ngoài đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý công việc nhóm: phân công công việc, điều phối nhân sự, quản lý – theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực. Phần mềm còn hỗ trợ đội nhóm tương tác, trao đổi thông tin, tổ chức cuộc họp, xây dựng quy trình làm việc…

Kỹ năng làm việc nhóm là những yếu tố cần thiết cho mỗi chúng ta và doanh nghiệp, để giúp triển khai công việc hiệu quả hơn. Đồng thời giúp mỗi cá nhân nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm, trau dồi kiến thức và hoàn thiện bản thân. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.

Gợi ý Leader tham khảo 7 kỹ thuật quản lý nhóm hiệu quả dưới đây:

Là trưởng nhóm hay thành viên, khi làm việc nhóm cần có 4 kỹ năng cơ bản sau

1. Kỹ năng truyền đạt: Bạn cần biết cách truyền đạt ý tưởng của mình tới mọi người một cách rõ ràng và mạch lạc. Không chỉ thông qua giao tiếp trực tiếp mà kỹ năng truyền đạt này cần vận dụng trong cả trao đổi qua mail hay điện thoại. Một số từ khóa về kỹ năng truyền đạt: Giao tiếp bằng lời nói, giao tiếp bằng hình ảnh, giao tiếp bằng văn bản, sự hợp tác, sáng tạo, khả năng thuyết phục.
2. Quản trị xung đột: Khi làm việc teamwork, việc xảy ra xung đột là điều khó tránh, quan trọng là cần biết cách hòa giải các vấn đề giữa các thành viên trong nhóm. Bạn cần có khả năng thương lượng với các thành viên, đảm bảo rằng mọi người đều hài lòng với lựa chọn của nhóm. Để nắm giữ khả năng quản trị xung đột bạn cần trang bị tư duy phản biện, xác định vấn đề, sự đồng cảm, khả năng lắng nghe, suy nghĩ và lập luận logic, sự uyển chuyển và khéo léo trong giao tiếp, khả năng thương lượng và giải quyết vấn đề.
3. Lắng nghe: Một phần quan trọng trong giao tiếp là lắng nghe. Khả năng lắng nghe ý kiến, đặt câu hỏi để làm rõ, thể hiện mối quan tâm và sử dụng tín hiệu phi ngôn ngữ, bạn có thể cho thành viên trong nhóm thấy bạn đang quan tâm đến ý tưởng của họ. Lưu ý rằng, bạn cần lắng nghe tích cực, đặt câu hỏi để làm rõ, có sự tập trung, giao tiếp bằng mắt, tâm trí cởi mở, kiên nhẫn và nhận phản hồi.
4. Sự tôn trọng: Mọi người trong nhóm sẽ dễ dàng làm việc cùng nhau hơn, cởi mở hơn khi bạn thể hiện sự tôn trọng với họ và ý tưởn của họ. Những hành động đơn giản như giao tiếp bằng mắt, tích cực lắng nghe khi 1 thành viên trong nhóm nói là cách thể hiện sự tôn trọng.

Làm việc nhóm hiệu quả khi quản lý công việc nhóm tốt

Thông tin trên, FastWork đã cung cấp tới bạn kỹ năng làm việc nhóm. Bên cạnh kỹ năng, để làm việc nhóm tốt, cần có 1 công cụ hỗ trợ, đóng vai trò giao tiếp, quản lý, nhắc nhở, báo cáo về công việc của thành viên trong nhóm.

FastWork gợi ý bạn tham khảo 7 phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nhóm phổ biến hiện nay. Bài viết cung cấp ưu và nhược điểm của từng phần mềm, hy vọng hữu ích với bạn.

Tham khảo phần mềm quản lý công việc/dự án cho nhóm FastWork Project

Để nhận tư vấn miễn phí phần mềm quản lý công việc và dự án FastWork Work+, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Doanh nghiệp tham khảo thêm
Quy trình làm việc là gì? Vai trò của quy trình trong việc tăng tỷ lệ thành công của dự án
9 giải pháp cải tiến quy trình làm việc đạt hiệu quả bất ngờ
Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp nhờ tự động hóa quy trình làm việc
11 phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban
Quy trình làm việc “khuôn thước” giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc