MƯỜI NGUYÊN TẮC CỦA VĂN HÓA TỔ CHỨC – Công ty TNHH Tư vấn Quản lý OD Click
Từ trước đến nay, văn hóa tổ chức luôn tồn tại và có một vai trò quan trọng trong việc hình thành các hành vi trong tổ chức, tuy nhiên việc nó sẽ ảnh hưởng như thế nào thì lại chưa có sự quan tâm hiệu quả. Liệu rằng văn hóa tổ chức có thể thay đổi quản lý hay có những nguyên tắc, mối liên hệ nào với các yếu tố khác của tổ chức không?
Theo “khảo sát thay đổi quản lý và văn hóa toàn cầu của Strategy năm 2013”, 70% các công ty trong diện khảo sát cho biết việc họ sử dụng văn hóa như một đòn bẩy đã đạt được sự cải thiện bền vững cam kết về mặt cảm xúc trong niềm tự hào của tổ chức.
Văn hóa của một công ty là cách thức mà mọi người tương tác và làm việc trong công ty đó. Tuy nhiên, nó là một thực thể phức tạp khó nắm bắt, văn hóa tồn tại chủ yếu thông qua những thay đổi dần dần trong lãnh đạo, chiến lược và các tình huống khác
Văn hóa tổ chức được tạo nên từ những thói quen được lặp đi lặp lại và từ những phản ứng cảm xúc tự nhiên cho nên văn hóa không thể dễ dàng bị chèn ép thay thế hay sao chép. Văn hóa doanh nghiệp phát triển chậm và liên tục tự làm mới qua thời gian. Văn hóa tổ chức như là những gì ăn sâu vào các hoạt động của tổ chức mà khi gặp những tình huống cần xử lý thì mọi người sẽ tiếp tục những thói quen quen thuộc khiến họ cảm thấy thoải mái.
Nhưng sự phức tạp vốn có này không ngăn cản được các nhà lãnh đạo cố gắng sử dụng văn hóa như một đòn bẩy. Nếu bạn không thể đơn giản thay thế toàn bộ máy, hãy sắp xếp lại một số bánh răng hữu ích hơn, bạn cần có những cách sắp xếp lại những yếu tố văn hóa mang lại lợi ích cho tổ chức. Nếu áp dụng các nguyên tắc sau, tổ chức của bạn có thể học cách triển khai và cải thiện văn hóa của mình theo cách sẽ tăng tỷ lệ thành công về các hoạt động và về tài chính.
Nguyên tắc 1: Thích nghi với các tình huống văn hóa hiện tại.
Các nền văn hóa đã ăn sâu vào tổ chức khó có thể được thay thế bằng một nền văn hóa mới hay những nỗ lực thay thế. Văn hóa tổ chức cũng không thể hoán đổi cho một cái mới như thể nó là một hệ điều hành hoặc CPU. Ở một mức độ nào đó, văn hóa hiện tại – chứa các thành phần mang lại lợi ích cho các công ty cũng như các thành phần có thể hoạt động điều hòa tổ chức. Không có một nền văn hóa nào là xấu hoàn toàn và cũng không có một nền văn hóa tốt hoàn toàn. Do đó, để làm việc và thích nghi với văn hóa một cách hiệu quả thì bạn phải hiểu nó, nhận ra những đặc điểm nào là ưu việt và nhất quán, cần đưa ra những đặc điểm nào có thể là hỗ trợ hoặc cản trở cho tổ chức. Nói cách khác, văn hóa mang cả tính âm và dương cho tổ chức.
Nguyên tắc 2: Thay đổi hành vi – các bộ óc sẽ làm theo.
Các tổ chức thường cố gắng thay đổi tư duy bằng cách truyền đạt các giá trị và đưa chúng vào các cách thức truyền đạt quảng cáo rầm rộ. Trong thực tế, văn hóa là một vấn đề làm nhiều hơn là nói. Để có sự thay đổi văn hóa hoàn toàn cần thông qua các chương trình đào tạo và phát triển từ trên xuống. Trong thực tế, nghiên cứu tâm lý khoa học cho thấy rằng mọi người hành động theo cách tin tưởng hơn là suy nghĩ theo cách của họ để hành động. Thay đổi hành vi – những thay đổi hữu hình, có thể hành động, có thể lặp lại, có thể quan sát và đo lường được. Do đó, đây chính là một bước khởi đầu cho sự thay đổi văn hóa tổ chức.
Nguyên tắc 3: Tập trung vào một vài hành vi quan trọng.
Các công ty cần phải nghiêm ngặt khi chọn hành vi. Điều quan trọng là tập trung vào một số ít các hành vi quan trọng sẽ có tác động lớn nếu được đưa vào thực tế khi được thực hiện bởi một số lượng người đáng kể. Tuy nhiên cần phân biệt một vài hành vi có ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả kinh doanh – ví dụ, cách bắt đầu các cuộc họp hoặc nói chuyện với khách hàng. Hãy chắc chắn rằng những điều đó phù hợp với chiến lược chung của công ty. Bên cạnh đó hãy kiểm tra xem mọi người có cảm thấy tốt khi làm những việc này không, để bạn tiếp cận với cam kết tình cảm. Sau đó hãy mã hóa chúng: Làm cho những hành vi quan trọng đó thành các bước đơn giản, thiết thực mà mọi người có thể thực hiện mỗi ngày.
Nguyên tắc 4: Triển khai các nhà lãnh đạo không chính thức
Quyền hạn được trao bởi một vị trí chính thức, không nên nhầm lẫn với lãnh đạo. Lãnh đạo là một thuộc tính tự nhiên, được thực hiện và hiển thị không chính thức mà không liên quan đến chức danh hoặc vị trí trong sơ đồ tổ chức. Bởi vì các nhà lãnh đạo không chính thức sẽ là những người được tìm thấy trong mọi tổ chức, họ thường không được công nhận nên thường bị bỏ qua và không được sử dụng khi nói đến văn hóa điều hành. Có thể xác định các nhà lãnh đạo như vậy thông qua các cuộc phỏng vấn, khảo sát và các công cụ như phân tích mạng lưới tổ chức, cho phép các công ty xây dựng bản đồ về các mối quan hệ xã hội nội bộ phức tạp bằng cách phân tích số liệu thống kê email và hồ sơ cuộc họp. Sau khi được xác định, những nhà lãnh đạo này có thể trở thành những đồng minh mạnh mẽ, những người có thể tác động đến hành vi thông qua việc thực hiện.
Bốn loại lãnh đạo không chính thức
Mọi tổ chức đều có những người có ảnh hưởng và tiếp thêm năng lượng cho người khác mà không cần dựa vào chức danh hoặc vị trí chính thức của họ trong hệ thống phân cấp để làm như vậy. Họ chính là những nhà lãnh đạo không chính thức. Họ là một nguồn lực mạnh mẽ trong việc truyền bá một vài hành vi quan trọng từ dưới lên. Trong số nhiều loại nhà lãnh đạo không chính thức có mặt trong các tổ chức, những loại sau đây được nhìn thấy thường xuyên nhất.
- Những người xây dựng niềm tự hào là những người thúc đẩy và là chất xúc tác để cải thiện những người xung quanh họ. Thường được tìm thấy trong vai trò quản lý trực tiếp, họ hiểu động lực của những người mà họ cùng làm việc. Họ biết cách nuôi dưỡng cảm giác xuất sắc giữa những người khác. Chúng có thể được tìm thấy ở mọi cấp của một hệ thống phân cấp; một số nhà xây dựng niềm tự hào hiệu quả nhất nằm sát chiến tuyến, nơi họ có thể tương tác trực tiếp với khách hàng cũng như nhân viên. Những người xây dựng niềm tự hào thường có những hiểu biết mạnh mẽ về văn hóa và về những hành vi có khả năng dẫn đến cải thiện.
- Những người mẫu mực: Họ mang những hành vi hoặc kỹ năng quan trọng vào cuộc sống và những người khác chú ý đến. Họ được tôn trọng và là những người có ảnh hưởng ngang hàng trong các nhóm quản lý cấp trung và cấp cao.
- Những người là trung tâm của giao tiếp cá nhân trong tổ chức: Họ biết nhiều người và giao tiếp tự do và cởi mở. Họ có vai trò các liên kết giữa những người có thể không chia sẻ thông tin hoặc ý tưởng. Nếu bạn muốn thấy một ý tưởng lan truyền mạnh mẽ thông qua một doanh nghiệp, hãy tranh thủ tiếp cận loại lãnh đạo này.
- Những người nhiệt tình: Là những người luôn đón nhận và thử nghiệm các công nghệ, quy trình và cách thức làm việc mới. Tham gia cùng họ trong các công việc giúp tăng hiệu suất hay khi cần thực hiện hành động nhanh chóng hiệu quả.
Nguyên tắc 5: Không để các nhà lãnh đạo chính thức ra khỏi tổ chức.
Hầu hết các tổ chức có xu hướng chuyển giao văn hóa cho các chuyên gia nhân sự đảm nhận nhưng các nhà lãnh đạo trong tất cả các bộ phận của công ty cũng rất quan trọng trong việc bảo vệ các hành vi mong muốn, tiếp thêm năng lượng cho cảm xúc cá nhân và củng cố sự liên kết văn hóa. Các tín hiệu của cam kết tình cảm sẽ thiết lập cho người khác làm theo. Nếu các nhân viên thấy sự mất kết nối giữa văn hóa mà một tổ chức ban hành và lãnh đạo chính thức của nó lại theo sau, họ sẽ nhanh chóng rời khỏi văn hóa được truyền tải đến và chỉ bắt chước hành vi của người có thâm niên trong tổ chức. Những người ở phía trên phải chứng minh sự thay đổi mà họ muốn thấy. Ở đây cũng vậy, một số ít các nhà lãnh đạo đúng đắn phải góp mặt để bắt đầu quá trình thay đổi.
Nguyên tắc 6: Liên kết các hành vi với mục tiêu kinh doanh.
Cảm xúc, động lực và giá trị là tất cả đều là yếu tố sống còn của một nền văn hóa mạnh mẽ. Để thành công trên thị trường, văn hóa tổ chức cần vượt ra khỏi những yếu tố đó. Nhiều nhân viên từ các doanh nghiệp đã có những cuộc thảo luận giá trị về cách thức để họ cải thiện bản thân và có thể thành công trong kinh doanh gắn với văn hóa tổ chức. Để tránh sự mất kết nối này, hãy đưa ra các ví dụ rõ ràng về cách can thiệp văn hóa dẫn đến cải thiện hiệu suất và kết quả tài chính. Hãy chọn các hành vi nhằm mục đích cải thiện hiệu quả kinh doanh và có thể được đo lường theo thời gian.
Nguyên tắc 7: Thể hiện tác động nhanh chóng.
Chúng ta đang sống trong một thời đại của những chuyển đổi nhanh chóng, điều này áp dụng nhiều cho văn hóa tổ chức cũng như thói quen truyền thông của mọi người. Khi mọi người nghe về những sáng kiến và nỗ lực mới, nếu không thấy bất kỳ hoạt động nào liên quan đến họ trong vài tháng, họ sẽ từ bỏ và phát triển những hoạt động thay thế. Điều này cực kỳ quan trọng khi cần thể hiện tác động của những nỗ lực văn hóa đến kết quả kinh doanh càng nhanh càng tốt. Một phương pháp hiệu quả để làm như vậy là các dự án thực thi thí điểm làm cho những nỗ lực có rủi ro tương đối thấp, các hành vi cụ thể sau đó có thể được đánh giá. Họ thường dựa vào bảng điều khiển xác định các tác động mong muốn, các chiến thuật và các số liệu cụ thể được sử dụng triệt để.
Nguyên tắc 8: Sử dụng các phương pháp tổ chức chéo để đi lan truyền
Ý tưởng có thể lan truyền mạnh mẽ trên khắp các bộ phận tổ chức và chức năng, cũng như từ trên xuống và từ dưới lên. Một cách để truyền bá ý tưởng mạnh mẽ hơn là thông qua phương tiện truyền thông xã hội: blog, bài đăng trên Facebook hoặc LinkedIn – không phải từ quản lý cấp cao, mà từ một số nhà lãnh đạo không chính thức được đề cập trong Nguyên tắc 4.
Cho đến nay, truyền thông xã hội có thể hiệu quả hơn trong việc truyền bá thông tin, tin tức và âm nhạc so với các phương thức phân phối truyền thống với các hành vi quan trọng. Mọi người thường dễ tiếp nhận hơn với những thay đổi trong cách thức thực hiện mọi thứ xung quanh, những thay đổi đó được đề xuất hoặc chia sẻ bởi bạn bè, đồng nghiệp. Loại bằng chứng xã hội đáng tin cậy này hấp dẫn hơn những lời chứng thực tương tự từ một người có nhiệm vụ bán một thứ gì đó. Điều này giống như là chúng ta có một nghệ thuật để làm cho nội dung trở nên lan truyền, có một kỹ năng để làm cho hành vi trở nên lan truyền.
Nguyên tắc 9: Sắp xếp các nỗ lực lập trình với các hành vi.
Như đã đề cập ở trên, vai trò của các nhà lãnh đạo không chính thức có thể đóng vai trò trong việc giúp các ý tưởng trở nên lan truyền. Nhưng điều quan trọng là phải phù hợp với hướng văn hóa mới và cách kinh doanh hiện có. Các cơ chế không chính thức và các can thiệp văn hóa phải bổ sung và tích hợp với các thành phần tổ chức chính thức phổ biến hơn, không hoạt động với mục đích chéo. Bằng cách cung cấp cấu trúc trong đó mọi người làm việc – thông qua các ngành như thiết kế tổ chức, phân tích, nhân sự và cải tiến quy trình tinh gọn – tổ chức chính thức cung cấp một động lực hợp lý cho các hành động của nhân viên, trong khi tổ chức không chính thức cho phép cam kết cảm xúc đặc trưng cho hiệu suất cao nhất.
Nguyên tắc 9: Chủ động quản lý tình hình văn hóa theo thời gian.
Các công ty đã thành công lớn khi làm việc với văn hóa – tích cực giám sát, quản lý, chăm sóc và cập nhật nguồn văn hóa của họ. Tại sao? Bởi khi phù hợp với các ưu tiên chiến lược và vận hành, văn hóa có thể cung cấp các nguồn năng lượng và động lực tiềm ẩn có thể đẩy nhanh các thay đổi nhanh hơn các quy trình và chương trình chính thức. Ngay cả khi bạn có một nền văn hóa hiệu quả cao ngày hôm nay, nó có thể không đủ tốt cho ngày mai.
Sống trong văn hóa của bạn
Mặc dù đầy thách thức, đa chiều và thường khó đối phó, văn hóa của một công ty tạo thành một tập hợp các nguồn lực cảm xúc mạnh mẽ. Các nguồn lực khác – con người, công nghệ, tài chính – các nhà lãnh đạo phải cố gắng để đạt được giá trị cao nhất từ nó.
Ở một mức độ nào đó, văn hóa có thể được so sánh với các lực tự nhiên như gió và thủy triều. Những yếu tố này có sẵn trong tổ chức nhưng đôi khi không được chú ý. Với sức mạnh to lớn, văn hóa có thể lên kế hoạch và ngăn chặn tiến trình phát triển của tổ chức. Nếu tiến hành khảo sát tình hình hiện tại của văn hóa tổ chức, hiểu cách tận dụng tối đa, thích nghi, khai thác sức mạnh tiềm ẩn của văn hóa thì chúng có thể trở thành nguồn năng lượng và cung cấp trợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp.
Một môi trường văn hóa lành mạnh thì có thể để đẩy nhanh đà cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp. Hãy bắt đầu bằng cách nhìn lại văn hóa tổ chức và tạo ra những nguyên tắc hoạt động gắn liền với văn hóa tổ chức mình. Để làm được điều đó, trước tiên mỗi doanh nghiệp cần có những khảo sát khách quan về văn hóa tổ chức. Những khảo sát của bên thứ ba sẽ mang lại cách nhìn nhận khách quan và chính xác cho tổ chức bạn. OD CLICK là công ty tư vấn chuyên nghiệp về các vấn đề phát triển năng lực tổ chức, với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và các phương pháp khảo sát hiện đại chuyên sâu sẽ giúp các doanh nghiệp nhìn nhận đánh giá cải thiện văn hóa tổ chức cũng như phát triển tổ chức vững mạnh.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
https://www.forbes.com
https://www.strategy-business.com
https://hbr.org
