Mẫu KPI cho nhân viên kho: cách xây dựng và quản lý hiệu quả

Đo lường hiệu suất công việc theo hệ số KPI là một trong số những phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng cho nhân viên kho của mình vì những ưu điểm vượt trội. Và mẫu KPI dành cho nhân viên kho là như thế nào, lập mẫu KPI cho để quản lý hiệu quả ra sao vẫn đang là vấn đề đang được quan tâm hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

I. KPI nhân viên kho là gì?

KPI (Key Performance Indicators) được hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Tổ chức, doanh nghiệp sẽ dựa vào KPI để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, phòng ban cũng như của cả công ty. Các chỉ số này còn được tạo ra với mục đích khuyến khích mỗi nhân viên tích cực thực hiện công việc đã được giao một cách nhanh chóng. 

KPI nhân viên kho là chỉ số đo lường mức độ hoàn thành công việc kho bãi của nhân viên. Để thiết lập một mẫu đánh giá KPI nhân viên kho phù hợp, chủ doanh nghiệp sẽ cần dựa vào đặc điểm công việc kho của công ty họ. Có rất nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng KPI khá thành công vào hoạt động của công ty.

Tìm việc làm kho có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Kho siêu thị Thế Giới Di Động

II. Tại sao lại cần có mẫu đánh giá KPI nhân viên kho?

1. Giúp đo lường mục tiêu

Thay vì báo cáo công việc một cách chung chung như: “gần hoàn thành dự án”. Giờ đây, với việc sử dụng KPI thì nhân viên có thể cụ thể việc “gần hoàn thành dự án” ở trên thành: “hoàn thành 85% dự án”. KPI sẽ giúp nhân viên đo lường được mục tiêu công việc, biết nó đang tiến triển tới đâu. Từ đó, nhân viên sẽ có những định hướng, kế hoạch rõ ràng để việc hoàn thành mục tiêu trong thời hạn được giao. Nếu không có KPI, nhân viên kho sẽ khó có thể tự đánh được hiệu quả công việc của mình, có thể bị chậm tiến độ. Doanh nghiệp vì thế cũng không thể đo lường được mức độ hoàn thành dự án, gây ảnh hưởng xấu tới doanh thu.

2. Khích lệ tinh thần của nhân viên

Ngoài việc đo lường mục tiêu, sử dụng KPI còn là cách để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên. Quá trình tự theo dõi và đánh giá KPI của nhân viên sẽ nhắc nhở họ về những trách nhiệm công việc đã cam kết. Để hoàn thành công việc tốt hơn, nhân viên sẽ không ngừng thúc giục bản thân nỗ lực. Bên cạnh đó, việc đạt được một chỉ tiêu KPI đã đề ra cũng sẽ đem lại cảm giác hạnh phúc cho nhân viên vì công việc đang trên đà hoàn thành. Từ đó, nhân viên sẽ có mong muốn gắn bó với doanh nghiệp hơn, khao khát cống hiến nhiều hơn.

3. Là cơ sở để thưởng, tăng lương cho nhân viên

KPI được xem là những con số “biết nói”, là thước đo cho sự nỗ lực của nhân viên. Nhìn vào những chỉ số này, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để đánh giá mức độ cống hiến của nhân viên. Vượt chỉ tiêu KPI, đem lại doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp, nhân viên sẽ được thưởng, tăng lương. 

4. Quản lý hoạt động của tập thể

KPI là cách thức để chủ doanh nghiệp quản lý hoạt động của cả một tập thể. Họ sẽ đề ra một KPI cho các phòng ban và mỗi phòng ban lại có một KPI cho từng nhân viên. Những KPI đó đều liên quan mật thiết với nhau và cùng hướng tới mục đích là hoàn thành dự án chung. Nếu không có KPI, mỗi nhân viên sẽ làm việc theo một hướng khác nhau, không tạo thành thể thống nhất. Kết quả là công việc không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

5. Giúp nhân viên dễ sắp xếp công việc

Thông qua chỉ số KPI, nhân viên sẽ dễ dàng nắm bắt được tiến độ cũng như kế hoạch công việc. Từ đó, họ sẽ xác định được cụ thể việc làm nào cần ưu tiên và nên làm trước để đem lại hiệu quả công việc. 

III. Các tiêu chuẩn cần đưa vào bảng đánh giá KPI nhân viên kho

1. KPI về tuân thủ nguyên tắc xuất nhập

Khi thực hiện các công việc kho bãi, nhân viên cần tuân thủ các nguyên tắc xuất/ nhập kho. Các tiêu chí để đánh giá KPI về tuân thủ nguyên tắc xuất nhập bao gồm:

– Đảm bảo đủ số lượng, đúng chủng loại hàng nhập/xuất kho

– Theo dõi sát sao chất lượng hàng nhập kho. Báo cáo cấp trên ngay khi phát hiện chất lượng hàng nhập không đảm bảo yêu cầu.

– Cung ứng kịp thời nguyên/ vật liệu cho đơn vị sản xuất theo yêu cầu.

– Cam kết hàng hóa xuất kho phải tuân thủ quy định: hàng hóa xuất kho cần đủ số lượng, đúng chủng loại yêu cầu; việc xuất kho phải được thực hiện nhanh chóng theo đúng tiến độ, không chậm trễ, gây ảnh hưởng tới công ty.

2. KPI về sắp xếp và bảo quản hàng hóa

Tiêu chí này yêu cầu nhân viên phải thực hiện đúng quy định về cách sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho. Các nguyên tắc cụ thể như sau:

– Bảo quản hàng hóa một cách cẩn thận: tránh sự phá hoại của chuột, côn trùng… hay các tác nhân khác làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Báo cáo cấp trên những tình trạng hàng hóa hư hỏng, kém chất lượng hoặc có nguy cơ hư hỏng.

– Đảm bảo các công tác kiểm kê định kỳ được thực hiện thường xuyên.

– Có trách nhiệm bảo quản số lượng hàng hóa, tránh mất mát, thất thoát.

3. KPI về sổ sách, chứng từ và vệ sinh kho bãi

Các nội dung, chứng từ về xuất/ nhập kho và vệ sinh kho bãi cần được nhân viên kho lưu trữ cẩn thận để doanh nghiệp không gặp những rắc rối khi thanh tra. Cụ thể danh mục này trong bảng đánh giá KPI cần có các tiêu chí:

– Liên tục cập nhật số liệu vào thẻ kho chính xác. Đối chiếu thẻ kho với kế toán theo định kỳ và đúng quy định.

– Cập nhật thẻ sản phẩm lưu kho tuân thủ quy định.

– Bảo quản và lưu trữ các sổ sách, chứng từ và thẻ kho theo quy định.

4. KPI về mức hoàn thành công việc được giao

Đây là chỉ số giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao của nhân viên. Để đánh giá tiêu chuẩn này, quản lý sẽ dựa vào phần trăm hoàn thành công việc cũng như thái độ làm việc của cấp dưới. Dựa vào đặc thù kho bãi của doanh nghiệp, mỗi công ty sẽ có các tiêu chí đánh giá KPI khác nhau.

IV. Quy trình đánh giá KPI nhân viên kho

Việc có một quy trình đánh giá KPI sẽ tạo thuận lợi cho quản lý kho trong quá trình đánh giá hiệu quả việc của nhân viên. Khung đánh giá này sẽ được xây dựng bởi chính quản lý và bao gồm một số bước như sau:

Bước 1: Dựa trên khung KPI đã đề ra, đánh giá kết quả công việc của từng nhân viên.

Bước 2: Quản lý trực tiếp những nhân viên sẽ duyệt kết quả đánh giá để việc đánh giá được linh hoạt và chính xác hơn. Nếu thiết kế công việc vẫn còn những điều chưa được hoàn toàn trùng khớp với khung đánh giá, quản lý cũng có thể dễ dàng điều chỉnh KPI cho phù hợp.

Bước 3: Thống kê kết quả về năng suất và chất lượng công việc trên

một bản báo cáo.

Bước 4: Phổ biến kế hoạch thực hiện KPI tới toàn thể nhân viên để họ nắm được thông tin về công việc của bản thân. Trong quá trình này, nhân viên có thể dân chủ đưa ra những ý kiến, kháng nghị có thể nêu ra nếu chưa hài lòng về đánh giá trong báo cáo.

Bước 5: Những thống kê trên sẽ được gửi cho bộ phận nhân sự để nhập, lưu trữ ở kho dữ liệu và quy đổi ra thành tích công việc, tạo thuận lời cho việc tính lương và các chế độ đãi ngộ, thưởng, phạt khác.

V. Một số mẫu KPI nhân viên kho

Mẫu KPI trong bất cứ ngành nghề nào cũng cần cụ thể và đem lại hiệu quả công việc cao. Để có những định hướng rõ ràng hơn trong việc tạo mẫu KPI nhân viên kho, bạn có thể tham khảo một số mẫu dưới đây:

– Mẫu KPI nhân viên kho 1

– Mẫu KPI nhân viên kho 2

– Mẫu KPI nhân viên kho 3

VI. Lưu ý khi xây dựng mẫu KPI nhân viên kho

1. Hệ thống KPI phải đi liền với chiến lược

Để công việc không đi chệch hướng, việc triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI nhân viên kho phải bám sát bản đồ chiến lược của công ty. Nếu hệ thống đánh giá KPI không đi kèm với chiến lược, công việc của nhân viên giờ đây mang tính vận hành, chỉ đạt được các mục tiêu ổn định tổ chức, chứ chưa thực sự đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp.

2. Hệ thống KPI có thể không hoạt động tốt thời gian đầu

Khi bắt đầu xây dựng mẫu đánh giá KPI, lúc này hệ thống thu thập thông tin cũng mới bắt đầu được vận hành. Việc đánh giá KPI kho bãi cần dựa vào những số liệu trước đây để đối sánh nên trong thời gian đầu, hệ thống KPI chắc chắn sẽ gặp khó khăn bởi hệ thống thông tin hiện tại của doanh nghiệp chưa có. Ít nhất phải cuối kỳ đó, thông tin về chỉ tiêu cần thu thập mới được đáp ứng, và phải đến kỳ tiếp theo mới có số liệu quá khứ để làm căn cứ, đặt mục tiêu cho kỳ đó.

3. Đơn giản hóa bộ chỉ tiêu KPI

Thay vì phân tán thành nhiều chỉ tiêu khiến cho các bộ phận và cá nhân mất đi sự tập trung, quản lý kho chỉ nên chú trọng cho KPI trọng yếu. Nếu không sẽ xảy ra trường hợp, các nhân viên kho được đánh giá hoàn thành nhiệm vụ nhưng phòng ban không đạt được chỉ tiêu KPI chủ đạo của mình bởi sự phân chia quá nhỏ, thiếu hụt yếu tố nòng cốt, huyết mạch cho dự án.

4. Không quá lạm dụng KPI trong quản lý

Việc lạm dụng KPI đã dẫn đến tình trạng xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cho đồng loạt tất cả các vị trí. Điều này đang khiến cho quản lý cũng như nhân viên kho lãng phí thời gian, công sức trong việc thiết kế và theo dõi, bởi nhiều vị trí nhân viên kho không nhất thiết phải có chỉ tiêu KPI.

5. Kết hợp hình thức lương, thưởng cho hệ thống KPI

Để các nhân viên kho có động lực làm việc, quản lý khi xây dựng mẫu KPI cần có khác biệt giữa hoàn thành yêu cầu căn bản công việc và vượt chỉ tiêu đề ra bằng hình thức lương, thưởng. Vượt chỉ tiêu công việc kết hợp với hình thức thưởng sẽ cổ vũ, tạo động lực phấn đấu cho nhân viên. Nếu không có sự đồng bộ với việc lương thưởng, hệ thống chỉ tiêu KPI mang tính hình thức. 

Xem thêm:

– Thủ kho là gì? Chi tiết quy trình làm việc của nhân viên thủ kho

– Sự khác biệt giữa phương pháp OKR và KPI nhà quản lý nên biết

– 10 kỹ năng lãnh đạo và phẩm chất cần có của nhà lãnh đạo giỏi

Mình hy vọng thông qua bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI nhân viên kho, cũng như nắm được các bước xây dựng mẫu KPI hiệu quả cho công việc. Đừng quên để chia sẻ bài viết với mọi người nếu bạn thấy hay và hữu ích nhé!