Microsoft Word – Hướng dẫn sử dụng trình soạn thảo văn bản tốt nhất

Microsoft Word là trình soạn thảo và xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay. Phần mềm này có thể tích hợp chung với các sản phẩm khác trong bộ Microsoft Office để tối ưu hiệu suất làm việc. Đây cũng là công cụ không thể thiếu trong mọi lĩnh vực từ giáo dục, sáng tác cho đến các công việc văn phòng. Nếu bạn mới học cách sử dụng Word thì hãy tìm hiểu ngay bài hướng dẫn chi tiết dưới đây nhé.  

1. Tổng quan về Microsoft Word 

Microsoft Word hay MS Word  là một trong những ứng dụng thuộc bộ công cụ phần mềm văn phòng Microsoft Office. Đây là chương trình xử lý văn bản được sử dụng chủ yếu để soạn mọi loại tài liệu (tiểu thuyết, luận văn, thư từ, sơ yếu lý lịch, ấn phẩm quảng cáo, thiệp chúc mừng, lịch trình, báo cáo, giáo án, làm bài tập, bài kiểm tra của học sinh…). 

Hiện nay Word là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới. Ưu điểm nổi bật nhất của Word là cho phép người dùng kết hợp thêm màu sắc, hình ảnh, biểu đồ, chữ nghệ thuật… cùng các công cụ trực quan khác, giúp văn bản bớt đi sự đơn điệu và trở nên sinh động, bắt mắt.  

Ngoài ra, phần mềm này còn dễ dàng tích hợp với các chương trình Microsoft Office khác. Ví dụ: Bạn có thể nhúng bảng tính đã tạo trên Excel vào file Word. Khi thay đổi dữ liệu trên bảng tính Excel, thì các dữ liệu đã nhúng ở Word cũng tự động cập nhật theo. 

Microsoft Word cũng cho phép bạn tạo và lưu trữ tài liệu trên đám mây trực tuyến. Từ đó dễ dàng giúp bạn chia sẻ file để làm việc cộng tác với những người khác. 

Hiện tại có nhiều loại phiên bản Word phù hợp với mỗi thiết bị khác nhau:

• Chương trình Word trong Microsoft 365 (giao diện online)

• Phần mềm Microsoft Office Word trên máy tính: 

• Word cho Microsoft 365 dành cho Mac Word 2021, Word 2019, Word 2016 

• Ứng dụng Word trên điện thoai iPhone, Android, máy tính bảng 

Để học cách sử dụng Microsoft Word nhanh nhất, bạn nên bắt đầu với phần mềm Word trên máy tính hoặc cách sử dụng Microsoft Word phiên bản online.

2. Làm quen với giao diện và tính năng cơ bản trong Microsoft Word

Để khởi động Word, bấm vào nút Start hoặc nhấn Windows trên bàn phím. Trong danh sách ứng dụng, tìm Microsoft Word và nhấp chuột để mở phần mềm.

Một tệp tài liệu MS Word sẽ cung cấp các thành phần và công cụ chính như sau:

Chú thích:

(1) Thanh Tiêu đề (Title Bar): Gồm các nút thu nhỏ/phóng to/ đóng cửa sổ, đồng thời còn hiển thị tên tệp của tài liệu đang soạn thảo. 

(2) Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (Quick Access Toolbar): Các lệnh nhanh gồm Lưu, Hoàn tác, Quay lại. 

(3) Tab Tệp (File): Thực hiện các lệnh đối với tệp tài liêu như tạo tệp mới, mở tệp có sẵn, lưu tệp đang soạn, in văn bản, đóng tệp. 

(4) Thanh công cụ (Ribbon): Chứa các lệnh cần thiết để soạn và hiệu chỉnh văn bản như:

• Trang đầu (Home): Cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu bằng cách tùy chọn màu chữ, phông chữ, kích thước chữ, kiểu chữ, căn chỉnh, khoảng cách dòng… 

• Chèn (Insert): Cho phép chèn các công cụ trực quan vào trang văn bản: Bảng, hình minh họa, ảnh, biểu đồ, đồ thị, trang trí lề trên/lề dưới, đánh dấu số trang… 

• Thiết kế (Design): Chọn mẫu hoặc thiết kế trang văn bản đẹp mắt

• Bố trí (Page Layout): Điều chỉnh bố cục trang văn bản như lề, hướng, cột, dòng, thụt lề, giãn cách,…

• Tham khảo (References): Thêm trích dẫn, chú thích, mục lục, thư mục… Là công cụ tiện ích cho người đang viết sách hoặc viết luận văn,…

• Xem lại (Review): Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ điển đồng nghĩa, số lượng từ, ngôn ngữ, bản dịch, nhận xét,…

(5) Cửa sổ Chỉnh sửa (Edit Window): Hiển thị nội dung của tài liệu.

(6) Thanh cuộn (Scroll Bar): Di chuyển tới nội dung tài liệu cần hiển thị

(7) Thanh Trạng thái (Status Bar): Hiển thị thông tin của tài liệu

(8) Điều khiển thu phóng trang chiếu (Zoom slide control): Giúp phóng to/thu nhỏ tài liệu để tập trung vào một nội dung cụ thể hoặc nhìn tổng quát cả văn bản. 

>>Xem thêm: Onedrive? Cách sử dụng Onedrive hiệu quả.

3. Cách soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trong Microsoft Word

Để bắt đầu soạn văn bản, bạn cần gõ chữ ở nơi có con trỏ đang nhấp nháy. Để thay đổi vị trí con trỏ, bạn có thể điều khiển bằng con chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển.

3.1 Cách định dạng chữ trong văn bản

Trước khi chỉnh sửa hoặc định dạng văn bản, bạn cần bôi đen vùng văn bản cần chỉnh. Sau đó lựa chọn các công cụ định dạng chữ tại tab Trang đầu (Home):

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp Microsoft chất lượng.

3.2 Định dạng đoạn văn

Một số tác vụ định dạng đoạn văn bao gồm:

• Giãn cách dòng: Để thay đổi khoảng cách giữa các dòng và giữa các đoạn văn, bạn bôi đen vùng văn bản cần giãn cách, nhấn chọn tab

  Design

  (Thiết kế) >

  Paragraph Spacing

  (Giãn cách Đoạn văn) > Chọn khoảng cách phù hợp. 

• Căn chỉnh đoạn văn: Bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh, sau đó, tại tab Home, nhìn vào khu vực Paragraph và lựa chọn một trong các tùy chọn như sau:

  • Căn lề trái

  • Căn lề giữa

  • Căn lề phải

  • Căn lề đều hai bên

• Thụt lề: Bôi đen các đoạn văn cần thụt lề, chọn tab

  Home

  > bấm vào biểu tượng mũi tên ở dưới cùng bên phải của nhóm

  Paragraph

  > nhấp vào mục

  Indents and Spacing

  > nhập khoảng cách muốn thụt lề ở hộp

  Left

  (thụt lề trái) hoặc

  Right

  (thụt lề phải). Hoặc bạn có thể nhấn vào biểu tượng thụt lề trái và thụt lề phải nằm trên nhóm Paragraph (Xem ảnh minh họa).

>>Xem ngay: Google Workspace tính năng chi tiết.

3.3 Định dạng phong cách văn bản

Để tránh sự đơn điệu nhàm chán và đảm bảo tài liệu đã soạn được chỉn chu, chuyên nghiệp, bạn nên định dạng lại văn bản với phong cách nhất quán, cũng như lựa chọn tiêu đề, kiểu phông chữ, kiểu đoạn văn… nhằm tăng trải nghiệm trực quan cho người đọc. Thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng

Bước 2: Chọn tab Home (Trang đầu) > Styles (Kiểu), sẽ có một thư mục kiểu văn bản đã được Microsoft Word cung cấp sẵn. Bạn chỉ cần tạm dừng con trỏ chuột ở một kiểu bất kỷ để xem trước phong cách của các tiêu đề, dòng và đoạn văn bản. 

Bước 3: Bấm chuột vào kiểu ưng ý để thiết lập phong cách cho toàn bộ văn bản.

Ngoài ra, nếu muốn xem đầy đủ các kiểu có sẵn, nhấn vào nút More

Lợi ích khi định dạng phong cách văn bản:

• Áp dụng nhanh chóng một giao diện nhất quán trên toàn bộ tài liệu thay vì phải mất thời gian định dạng từng phần riêng lẻ.

• Tự động đánh số cho các tiêu đề phụ để phân biệt các phần riêng của tài liệu.

• Áp dụng cùng một phông chữ cho toàn bộ nội dung văn bản và cho các tiêu đề

• Giãn cách dòng để phân tách đoạn văn

• Thiết lập bảng màu cố định cho các công cụ SmartArt, biểu đồ, hình vẽ.

• Có thể chọn kiểu có sẵn trong Word, hoặc tự sửa đổi để tạo kiểu riêng. 

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.

4. Cách chèn các công cụ trực quan vào văn bản Microsoft Word

Bên cạnh việc chỉnh sửa văn bản, việc chèn các công cụ trực quan trong Microsoft Word sẽ giúp tài liệu của bạn được trình bày một cách khoa học và đẹp mắt hơn nữa. 

Các công cụ phổ biến là: Bảng biểu giúp hiển thị dữ liệu một cách ngắn gọn và có hệ thống, hình ảnh để minh họa cho văn bản, trong khi biểu đồ là công cụ hữu ích để thể hiện tương quan số liệu và làm báo cáo…

4.1 Cách chèn bảng

Cách 1: Chọn Insert > Table > Di chuyển con trỏ chuột để đánh dấu số cột và số hàng bạn muốn tạo, sau đó nhấn chuột trái. 

Cách 2: Nếu muốn tạo bảng lớn, chọn Insert > Table > Insert Table, sau đó gõ số hàng và số cột mà bạn cần tạo.  

4.2 Cách chèn biểu đồ

Bước 1: Chọn Insert > Chart

Bước 2: Chọn loại biểu đồ và bấm đúp vào mẫu biểu đồ bạn cần

Bước 3: Nhập các dữ liệu vào bảng tính vừa hiện ra. Những dữ liệu đã nhập sẽ thể hiện trong biểu đồ.

Bước 4: Đóng bảng tính để hoàn tất.

4.3 Cách chèn ảnh

Bước 1: Chọn Insert > Picture.

Bước 2: 

• Lựa chọn

  This Device

  để tải ảnh từ thiết bị máy tính chèn vào trang văn bản Word.

• Hoặc chọn

  Bing

  để tìm kiếm ảnh trực tiếp từ web (có kết nối mạng internet).

5. Lưu tài liệu đã soạn thảo

Microsoft Word hỗ trợ rất nhiều định đạng file nên bạn có thể lưu chúng ở nhiều dạng tệp khác nhau tùy theo mục đích sử dụng. 

5.1 Cách lưu tài liệu Word đã soạn vào thiết bị

Bước 1: chọn File > Save 

Bước 2: Cửa sổ Lưu hiện ra, chọn đường dẫn thư mục để lưu tệp tài liệu 

Bước 3: Đặt tên file cho tệp tài liệu ở mục File Name 

Bước 4: Chọn định dạng tài liệu ở mục Save as type. Tệp tài liệu Microsoft Word có thể lưu ở các định dạng file gồm:

• Định dạng Microsoft Word: DOC & DOCX, DOT & DOTX, DOCM & DOTM

• Định dạng văn bản khác: TXT, RTP, PDF

• Định dạng trang web: HTM, MHT

• Ngôn ngữ XML

• Định dạng khác: DIC, THMX

Bước 5: Bấm nút Save để hoàn tất lưu tài liệu vào máy.

5.2 Lưu tài liệu vào đám mây

Đối với các tệp được lưu trữ trên thiết bị, khi bạn có chỉnh sửa hoặc thay đổi văn bản thì phải liên tục Save chúng lại để không bị mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu tệp được lưu vào đám mây OneDrive, mọi thay đổi của bạn sẽ tự động được cập nhật. 

Cách lưu tài liệu vào đám mây:

Bước 1: Chọn File > Save As > OneDrive

Bước 2: Đặt tên cho tệp và nhấn nút Save

Microsoft Word là lựa chọn tối ưu nhất cho mục đích soạn thảo mọi loại văn bản, đặc biệt là những tài liệu dài có bố cục phức tạp. Trên đây chỉ là những thao tác cơ bản nhất mà bạn có thể dễ dàng thực hiện khi mới tập làm quen với Word. Khi đã thành thạo những tác vụ này thì bạn có thể tìm hiểu các tính năng phong phú khác để xuất bản một tài liệu thật khoa học, đẹp mắt và hiệu quả.