Mục tiêu và phạm vi ứng dụng ERP phần mềm quản trị doanh nghiệp - The first knowledge sharing application in Vietnam

I. Hãy nói về thực trạng

Ngày nay song song với sự phát triển của doanh nghiệp là quá trình ứng dụng các hệ thống phần mềm ERP, CRM… Doanh nghiệp có nhiều tiềm lực sẽ lựa chọn các hệ thống lớn giàu uy tín, các hệ thống nước ngoài là sự lựa chọn ưu tiên.

Tuy nhiên đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa thì các hệ thống phần mềm quốc nội lại là sự lựa chọn ưu tiên.

HTH DIGITAL SOLUTIONS xin phép chia sẻ cùng các SME rằng đừng lựa chọn ERP dựa trên tiêu chí lớn hay nhỏ.

Thông thường các SME lựa chọn ERP theo thói quen nếu có nhiều tiền thì hãy xài hệ thống ERP lớn, ít tiền thì dùng hệ thống ERP nhỏ.

Với quan điểm này đã có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp cố gắng trang bị một hệ thống ERP thật lớn vì mục tiêu giúp cải thiện năng suất làm việc, giảm thời gian thao tác của nhân viên.

HTH DIGITAL SOLUTIONS có kinh nghiệm xây dựng triển khai hệ thống 10 năm xin đưa ra lời khuyên các doanh nghiệp nên suy nghĩ rằng hãy dùng một hệ thống ERP sao cho phù hợp nhất với quy trình của doanh nghiệp chứ không chạy theo xu hướng công ty to thì dùng phần mềm to và đắt tiền.

Khi doanh nghiệp quyết định ứng dụng ERP thì hãy cố gắng tìm cách trả lời hai câu hỏi bên dưới trước. Đây xem như những bước căn bản đầu tiên nếu doanh nghiệp mong muốn triển khai ERP thật sự thành công:

– Làm thế nào lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ?

– Làm thế nào ERP đưa vào ứng dụng thật sự phục vụ cho mục tiêu chiến lược ngắn hạn, dài hạn ?

Mục lục bài viết

II. Xác định mục tiêu ứng dụng

Một ERP phần mềm quản trị sẽ giúp doanh nghiệp gần như quản lý được toàn bộ tất cả quy trình trong doanh nghiệp.thông tin liên lạc thông suốt, mang tính kế thừa, tiết kiệm chi phí hoạt động nội bộ.

ERP là một tổ hợp gồm nhiều Module gắn kết với nhau đảm bảo luồng dữ liệu luôn xuyên suốt và chính xác kết quả là hệ thống ERP có thể tổng hợp trích xuất các báo cáo số liệu thực tế tức thời hoặc mang tính dự đoán phục vụ chủ doanh nghiệp ra các quyết định chiến lược.

1. Mục tiêu chức năng của ERP – Phần mềm quản trị doanh nghiệp

– Mục tiêu ứng dụng phục vụ phòng tài chính kế toán Accounting Finance.

– Mục tiêu ứng dụng phục vụ phòng mua hàng Purchasing.

– Mục tiêu ứng dụng phục vụ phòng bán hàng Sales.

– Mục tiêu ứng dụng phục vụ quản lý hàng tồn kho Inventory. Trong đó:

Quản lý hàng tồn kho Inventory giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các vấn đề liên quan đến từng đơn vị hàng hoá, quy trình nhập, xuất, tồn kho, xuất xứ hàng tồn kho.
Kế toán hàng tồn kho Inventory Accounting có nhiệm vụ ghi chép hạch toán liên quan đến nhập xuất hàng hoá, tính giá hàng tồn kho.

– Mục tiêu ứng dụng phục vụ quản trị sản xuất Manufacturing.

Giải thích thêm một chút về ERP phần mềm quản trị doanh nghiệp trước đây ở các thập nên 80s, 90s, 2000s, thì khái niệm ERP sẽ bao gồm cả Quản trị nhân sự HRM, Quản lý quan hệ khách hàng CRM.

Ngày nay “Quản trị nhân sự – HRM” và “Quản lý quan hệ khách hàng – CRM” đã phát triển gần như độc lập hoàn toàn. Và kết hợp chung với nhau cả 3 ERP, HRM, CRM tạo thành một hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp vận hành.

Trước khi lựa chọn sản phẩm ERP, doanh nghiệp cần có sự tham vấn suy nghĩ kỹ lưỡng, hệ thống ERP là một hệ thống cao cấp. Và triển khai dự án ERP là cả một quá trình tương tác thường xuyên giữa doanh nghiệp và phía cung cấp sản phẩm, giải pháp ERP.

Khi ứng dụng ERP cần có mục tiêu chiến lược cụ thể chứ không đơn thuần là sự thay thế phần mềm kế toán nhỏ sang một phần mềm quản trị tổng thể.

Nếu không có mục tiêu chiến lược cụ thể thì rất có thể doanh nghiệp sẽ mắc phải sai lầm lãng phí thời gian, tiền bạc, sản phẩm không phù hợp.

2. Cách xác định mục tiêu chiến lược ứng dụng ERP – phần mềm quản trị doanh nghiệp

Chiến lược áp dụng hệ thống ERP nhằm tạo ra sức bật toàn diện cho toàn bộ quy trình vận hành nội bộ của doanh nghiệp, nâng tầm doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí vận hành, tăng doanh thu nhờ vào việc cải tiến quy trình.

Triển khai dự án ERP là cả một quá trình dài có sự góp sức của hầu như toàn bộ nhân viên trong công ty vì vậy cần có chiến lược cụ thể và chiến lược này sẽ linh hoạt theo từng giai đoạn, sẽ có lúc cần phân tách chiến lược chung thành chiến lược dài hạn, từ chiến lược dài hạn lại phân tách thành những chiến lược nhỏ ngắn hạn.

Để xây dựng chiến lược triển khai dự án ERP hiệu quả cần dựa vào yếu tố ngân sách, con người, mục tiêu kinh doanh, các tác động của môi trường bên ngoài. Giả sử bài toán đặt ra rằng doanh nghiệp đang ổn định và phát triển trên thị trường, quy trình vận hành bên trong doanh nghiệp gồm đầy đủ các phòng ban từ kế toán, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, nhân sự. Hiện tại doanh nghiệp vận hành luân chuyển thông tin thông qua Email, File giấy, File Excel, các quy trình duyệt vẫn phải ký tá.

Vậy chiến lược áp dụng ERP ở đây có thể là gì ?

– Chiến lược chung là ERP sẽ giúp toàn bộ các phòng ban bộ phận kết nối với nhau tạo ra luồng thông tin ổn định, chính xác, xuyên suốt giữa các phòng ban, ban quản trị có thể trích xuất các báo cáo từ các phòng ban tức thời, cao hơn là những báo cáo về ngân sách, dòng tiền, dự toán doanh thu, chi phí. Các quy trình phê duyệt không sử dụng trên bàn giấy mà chuyển sang duyệt trên hệ thống kết hợp với các thiết bị thông minh như Token, chữ ký điện tử.

– Chiến lược dài hạn phân tách gồm có:

Chiến lược dài hạn kết nối phòng Kế toán, bán hàng, mua hàng, bộ phận kho.
Chiến lược dài hạn bộ phận sản xuất ráp nối được với bộ phận kho từ đó có một quy trình xuyên suốt từ Kế toán, bán hàng, mua hàng, bộ phận kho, sản xuất.
Chiến lược dài hạn đấu nối phòng nhân sự tiền lương với phòng kế toán để có các bảng tính chi phí tiền lương tức thời kết hợp báo cáo quản trị phân tích doanh thu, chi phí.
Chiến lược dài hạn đấu nối phòng nhân sự tiền lương với bộ phận sản xuất, chi phí nhân công cập nhật tức thời theo các lệnh sản xuất.

– Từ chiến lược dài hạn lại tiếp tục phân tách chiến lược ngắn hạn:

Chiến lược ngắn hạn ứng dụng ERP phòng kế toán.
Chiến lược ngắn hạn ứng dụng ERP phòng bán hàng.
Chiến lược ngắn hạn ứng dụng ERP phòng mua hàng.
Chiến lược ngắn hạn ứng dụng ERP bộ phận kho.
Chiến lược ngắn hạn ứng dụng ERP bộ phận sản xuất
Chiến lược ngắn hạn ứng dụng ERP phòng nhân sự tiền lương.

Đối với các nhà cung cấp giải pháp và sản phẩm ERP đã có kinh nghiệm triển khai dự án sẽ tư vấn doanh nghiệp về chiến lược triển khai phần mềm ERP hiệu quả nhất. Tuy nhiên thực trạng hiện tại có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp các phần mềm ERP trọn gói gồm nhiều phân hệ do đó doanh nghiệp phải tìm hiểu thật sự kỹ lưỡng, tham khảo ý kiến của các chuyên gia triển khai để có giải pháp phù hợp với doanh nghiệp.

3. Mục tiêu ứng dụng ERP tăng nền tảng công nghệ

Khi lựa chọn hệ thống ERP doanh nghiệp cần cân nhắc về công nghệ ứng dụng hiện tại. Vấn đề nằm xu hướng phát triển của công nghệ hiện tại quá nhanh. Khác với những năm ở thập niên 90s, 2000s, ngày nay công nghệ tháng này và tháng trước đã khác nhau rõ rệt.

Doanh nghiệp không chú ý đến vấn đề công nghệ nền tảng thì hệ quả mang lại doanh nghiệp sẽ phải tiêu tốn rất nhiều chi phí để đào tạo, thay đổi.

Ví dụ khi doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống quản lý có rất nhiều tính năng nhưng công nghệ không còn phù hợp với sự phát triển thời đại 4.0 như không thể đưa các kết quả lên nền tảng Mobile, Tablet, Website, điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải mất thêm khoản chi phí để nâng cấp, cải tiến.

Việc lựa chọn một hệ thống dựa trên công nghệ mới sẽ giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng ERP trong thời gian dài và sẽ đầu tư tốt hơn.

II. Xác định phạm vi ứng dụng

Sau khi xác định mục tiêu ứng dụng, doanh nghiệp cần xác định phạm vi ứng dụng.

Phạm vi khi ứng dụng ERP – Enterprise Resource Planning thông thường sẽ dựa vào mục tiêu tính năng trước.

– Tài chính kế toán Accounting, Finance.

– Mua hàng Purchasing.

– Bán hàng Sales.

– Tồn kho Inventory.

– Quản trị sản xuất Manufacturing.

Phạm vi dự án có thể phụ thuộc vào mục tiêu tính năng. Ví dụ nếu lựa chọn ERP phục vụ cho Accounting, Purchasing, Sales thì chúng ta cần những tính năng phục vụ quy trình như thế nào ? Các tiện ích nào là cần thiết ? Kết quả báo cáo như thế nào là hiệu quả ? Tuy nhiên câu hỏi quan trọng nhất khi triển khai dự án ERP là: Trong phạm vi là như thế nào ? Ngoài phạm vi là như thế nào ?

Thông thường đối với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm ứng dụng hệ thống ERP thì sẽ rất dễ rơi vào “vùng xám” tranh chấp giữa 2 câu hỏi này. Doanh nghiệp thì luôn hướng tới những điểm tạo ra sự đột phá trong quy trình giúp nhân viên giảm tải áp lực mà quy trình vận hành xuyên suốt hiệu quả. Nhà cung cấp sản phẩm thì hướng tới việc sản phẩm ít phát triển nhất, quy trình của doanh nghiệp có thể ứng dụng dựa trên những nền tảng có sẵn của sản phẩm.

Sản phẩm ERP là tài sản vô hình không thể cân đo đong đếm do đó lợi ích của ERP cần được thể hiện qua thời gian ứng dụng, điều cốt lõi là làm thế nào để quy trình tối ưu, giảm chi phí, từ đó cải thiện chất lượng làm việc và tăng doanh thu, tăng lợi nhuận. Một nhà cung cấp sản phẩm ERP tốt cần tư vấn được với doanh nghiệp những phần nào trong phạm vi cần áp dụng, những phần nào ngoài phạm vi và có sự rõ ràng minh bạch giữa nhu cầu của người dùng và việc đáp ứng của sản phẩm để tránh trong quá trình triển khai dự án xảy ra xung đột.

Những điểm trong phạm vi triển khai dự án ERP sẽ được giải quyết bằng tính năng trên hệ thống, những điểm nằm ngoài phạm vi cần giải quyết bằng giải pháp thay đổi, cải tiến quy trình.

Ngày nay, khi mà công nghệ ngày càng phát triển “Thế giới càng phẳng” thì hầu hết các hệ thống ERP đều sẽ có tính năng và công nghệ tương tự nhau. Và như vậy “Trải nghiệm của khách hàng” cần được ưu tiên nhiều hơn.

Một hệ thống ERP ngày nay được đánh giá tốt và hiệu quả không phải do hệ thống lớn, mắc tiền mà còn phải mang lại một trải nghiệm hiệu quả, dễ chịu đối với người dùng cuối.

Doanh nghiệp khi có nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP cần suy nghĩ một cách thấu đáo, hãy xác định rõ mục tiêu, phạm vi ứng dụng. Sau khi đã có hướng đi hãy bắt đầu suy nghĩ tới ngân sách, nhân sự, thời gian ứng dụng.

HTH DIGITAL SOLUTIONS liệt kê những điểm mà doanh nghiệp cần lưu tránh rơi vào khi triển khai dự án ERP:

– Mục tiêu, phạm vi cần xác định rõ ràng, chưa rõ ràng thì khoan hãy vội vàng thay đổi, vẫn còn có giải pháp để quản lý bằng các phần mềm nhỏ trước dùng cái lớn sau.

– Một số công ty cần chức năng tiên tiến được xây dựng trong một hệ thống có giá cao hơn. Nhưng một số khác có thể có các tiêu chí ít phức tạp hơn và có thể chọn một giải pháp ERP có mức giá thấp hơn. Hãy nhìn vào tổng thể, khách quan nhìn nhận xem công ty mình đang cần ứng dụng ERP như thế nào.

– Không nhất thiết nghĩ rằng tốn kém hơn là tốt hơn.

– Một công ty nhỏ hơn ít nhân viên thì mỗi bạn nhân viên sẽ phải đảm nhận nhiều công việc, khi ứng dụng hệ thống ERP càng lớn càng đòi hỏi trình độ và tốn nhiều thời gian để huấn luyện, đào tạo và sử dụng như vậy khối lượng công việc càng nhiều. Điều này dẫn tới việc nhân viên phải chịu nhiều áp lực, tình trạng nhân viên nghỉ việc vì công ty thay đổi hệ thống không phù hợp, chưa đúng thời điểm rất hay xảy ra.

V. Một ví dụ điển hình trong việc lựa chọn phần mềm ERP theo sự tin tưởng

Trong một nghiên cứu của Deloitte & Touche, các doanh nghiệp đang tìm kiếm một hệ thống mới được yêu cầu nêu tên 10 tiêu chí họ đã sử dụng để lựa chọn.

Những người mua hệ thống đầu tiên của họ đã được đánh giá riêng biệt từ các doanh nghiệp mua thứ hai của họ.

Người mua đầu tiên thường quan tâm tới tính năng, tiện dụng. Người mua thứ hai trở đi họ kiểm tra kỹ hơn về hồ sơ năng lực, khả năng phù hợp với doanh nghiệp, tiềm lực tăng trưởng, giá cả, chất lượng sau đó mới là dễ sử dụng, dễ thực hiện.

Mọi người đều nghĩ là người mua thứ hai thông minh hơn vì họ đã có bài học từ trải nghiệm của người dùng thứ nhất.

Tuy nhiên, hầu hết đều sai lầm, theo kinh nghiệm xây dựng, triển khai 10 năm trong lĩnh vực ERP của HTH DIGITAL SOLUTIONS, doanh nghiệp vẫn phải xác định mục tiêu, phạm vi trước sau đó tìm đến một nhà tư vấn giải pháp phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp. Bản giải pháp này có nhiệm vụ vạch ra tất cả vấn đề cần giải quyết khi doanh nghiệp ứng dụng ERP. Giải pháp đem lại sự phù hợp về chiến lược và trải nghiệm của người dùng cuối.

Mọi giải pháp không thể hoàn hảo 100% nhưng ít ra nó cũng sẽ phản ánh đúng những gì doanh nghiệp cần và tạo tâm lý yên tâm đối với người dùng cuối, họ sẽ không phải vật lộn với 1 sản phẩm quá rắc rối mà họ không hiểu hết ý nghĩa.

Sau khi đã có bản giải pháp hãy bắt đầu Pitching nhà cung cấp sản phẩm ERP. Hãy quan tâm tới tiêu chí là họ có đội ngũ mang lại trải nghiệm tốt cho doanh nghiệp hơn là các CaseStudy tập đoàn mà họ đặt ra để giải quyết vấn đề. Thái độ của Partner luôn tốt hơn thái độ của Supplier đơn giản vì họ thật sự quan tâm tới trải nghiệm của người dùng Experience.