[PHẦN MỀM] Cách quản lý công việc bằng Excel miễn phí

Bạn chưa có điều kiện hoặc tài chính để sở hữu một phần mềm quản lý công việc hiệu quả? Đừng lo lắng, ở bài viết này Nhanh.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý công việc và sử dụng các phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí. 

1. Mẫu quản lý công việc bằng Excel phổ biến nhất 2023

Mẫu quản lý thời gian

Ứng dụng Excel trong việc quản lý dòng thời gian, hay thời gian biểu sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình làm việc và khoảng thời gian nhất định để hoàn thành từng công đoạn đó. Nhờ vào tính năng này mà bạn sẽ chỉ tập trung vào những việc quan trọng trong cùng một thời điểm.

Cụ thể, khi thiết lập bảng Excel quản lý công việc theo mẫu thời gian này thì cả thành viên trong nhóm cũng như trưởng nhóm. Hay cả là đối tác đều sẽ nắm bắt được từng giai đoạn, cũng như tiến trình của từng mục công việc. Bên cạnh đó, các thành viên trong nhóm đều sẽ nắm bắt được nhiệm vụ của mình, từ đó tập trung vào đúng công việc mình cần làm. Và tiết kiệm được thời gian trong việc trao đổi thông tin hoặc báo cáo, họp hành.

Mẫu quản lý thời gian

Mẫu biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một trong những mẫu quản lý công việc bằng Excel phổ biến hiện nay. Bởi nó có thể dễ dàng lập danh mục công việc theo thứ tự thực hiện, người phụ trách và thời gian tiến hành. Đây chính là công cụ quản lý công việc hữu dụng nhất cho những công việc đơn giản, ít chồng chéo và dễ dàng tạo lập nhất.

Bên cạnh đó, với mẫu biểu đồ Gantt còn cung cấp bảng tính với các công việc chi tiết theo từng khung thời gian cụ thể. Người quản lý có thể đánh dấu được khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc. Sau đó mới tiến hành theo dõi và giám sát quá trình làm việc thông qua một mốc thời gian chính. Người quản lý sẽ có nhiệm vụ tóm tắt các phần việc quan trọng, các hạng mục của dự án cần thực hiện vào biểu đồ. Từ đó, các thành viên sẽ biết được công việc mình cần phải làm bao gồm những gì và thời gian thực hiện trong bao lâu.

Mẫu biểu đồ Gantt

Mẫu Todo List

Mẫu Todo List là mẫu quản lý công việc dưới dạng một danh sách công việc mà các thành viên trong nhóm cần hoàn thành, vị trí của nhiệm vụ sẽ thường được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Với mẫu quản lý này sẽ giúp mọi người trong nhóm nhớ được những công việc mình cần làm và phân chia lượng thời gian phù hợp cho những nhiệm vụ quan trọng.

Đặc biệt khi kết hợp danh sách những việc cần làm với biểu đồ Gantt sẽ mang lại hiệu quả cực kỳ tốt. Người trưởng nhóm sẽ xem xét năng lực của từng thành viên trong nhóm cũng như tình trạng của dự án để có thể phân bổ nhiệm vụ hợp lý. Từ đó, các thành viên trong nhóm sẽ có trách nhiệm làm việc và cố gắng hoàn thành tốt nhất mục tiêu đã đề ra.

Mẫu Todo List

Mẫu theo dõi vấn đề

Rất khó để thực hiện một dự án mà không hề xảy ra sự cố hay một sai sót nào. Do vậy, người quản lý cần ghi lại vấn đề đó nhằm rút kinh nghiệm cho những dự án sau đồng thời nhanh chóng tìm ra được giải pháp khắc phục. Bởi vậy, việc lập một bảng tính ghi lại nhật ký giám sát tiến độ hay quy trình thực hiện dự án là vô cùng cần thiết. Nhờ đó tránh được những lỗi tương tự lặp đi lặp lại.

Nội dung bảng Excel theo dõi vấn đề sẽ bao gồm các thông tin chính như sau: Thời gian xảy ra vấn đề, nguyên nhân, hậu quả và thành viên nào xử lý vấn đề. Qua đó sẽ dễ dàng tìm ra được phương án giải quyết triệt để vấn đề.

Mẫu theo dõi vấn đề

Mẫu theo dõi KPI

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của cá nhân hoặc tổ chức. Đối với những nhà quản lý, thì nhiệm vụ quan trọng nhất vẫn là theo dõi và đánh giá được KPI của từng bộ phận và của từng nhân viên.

Việc làm này sẽ giúp người quản lý đo lường được hiệu suất công việc và nhận định được tiến độ làm việc của đội nhóm có đang hiệu quả hay không. Từ đó sẽ đưa ra được những giải pháp khắc phục ngay lập tức những tình trạng thiếu sót, nhằm đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của công việc.

Mẫu theo dõi KPI

Sử dụng app Nhanh.vn hoàn toàn miễn phí:

2. Hướng dẫn chi tiết cách quản lý công việc bằng Excel miễn phí

Các bước để quản lý công việc bằng Excel miễn phí như sau:

Bước 1: Phác thảo mẫu quản lý công việc

Trước khi quản lý công việc bằng Excel, bạn cần phác thảo trước mẫu quản lý công việc để tránh thiếu thông tin. Một file quản lý công việc bằng Excel sẽ bao gồm những nội dung sau: Tên công ty, tên dự án, tên người thực hiện, nhiệm vụ cần làm, thời gian bàn giao, thời gian hoàn thành và số ngày thực hiện.

Bước 2: Lập bảng Excel cho từng công việc cụ thể

Để sắp xếp lịch làm việc cụ thể bằng Excel thì bạn cần phải hoàn thiện bảng các công việc trong dự án mà nhóm đang làm. Bên cạnh đó, nên tạo một trang tính mới để ghi lại chi tiết số lượng công việc mà nhóm thực hiện.

Bước 3: Tạo bảng danh sách tương ứng với từng người phụ trách

Việc sử dụng bảng Excel để tạo bảng ghi tên, thông tin cũng như các công việc cần phải làm của tất cả các thành viên trong nhóm. Trường hợp nếu có nhiều thành viên trong nhóm thì bạn nên tô màu khác nhau cho mỗi thành viên thì sẽ dễ dàng phân biệt và tìm kiếm. Ngoài ra bạn cùng nên đặt tiêu đề cho từng nội dung công việc cho từng thành viên trong nhóm. Từ đó dễ dàng phân công trong công việc hơn.

Bước 4: Thiết lập thời gian cho từng công việc

Việc thiết lập thời gian cụ thể cho từng phần việc của mỗi thành viên sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc của từng thành viên trong nhóm. Bạn cũng nên chia nhỏ phần việc ở mỗi cột theo từng mốc thời gian cụ thể, như vậy việc quản lý sẽ nhẹ nhàng hơn. Ngoài ra, phần thời gian hoàn thiện các phần việc như ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc cũng được tính toán sao cho phù hợp.

Bước 5: Thường xuyên quan sát, đánh giá tiến độ các công việc

Để có thể đánh giá chính xác năng lực của một thành viên trong nhóm, bạn cần phải thường xuyên quan sát và theo dõi tiến độ công việc của họ. Qua đó, bạn sẽ dễ dàng nhận biết được ai đang làm tốt công việc, ai đang gặp khó khăn, để đưa ra hướng giải quyết kịp thời và giúp công tác quản lý công việc trở nên chuyên nghiệp hơn.

3. TOP phần mềm quản lý công việc hiệu quả 2023

Due

Due là một trong những phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Đây là giải pháp tối ưu cho những người thường xuyên quên và bận rộn với công việc. Với phần mềm này người dùng không cần tạo tài khoản để sử dụng, hơn nữa có thể sử dụng ngay cả khi không có kết nối mạng.

Phần mềm quản lý công việc – Due

Tính năng chính của phần mềm bao gồm: 

• Liên tục nhắc nhở mỗi 1, 5, 10, 15, 30 hay 60 phút với chế độ auto-snooze cho đến khi người dùng đánh dấu hoàn thành. 
• Dễ dàng theo dõi các task nổi bật với Smart Badges
• 59 âm thanh thông báo với các độ dài khác nhau
• Tính năng đếm lùi chính xác
• Cài đặt 1 lần đầu và có thể sử dụng cho những lần tiếp theo
• Không cần kết nối internet và có thể thiết lập nhắc nhở hàng ngày hoặc theo tùy chỉnh

Link tải: https://due.com/

Any.do

Any.do giúp bạn dễ dàng hơn trong việc sắp xếp và quản lý công việc theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp.

Tính năng chính: 

• Giao diện thân thiện với người dùng, dễ sử dụng với các thao tác đơn giản
• Có thể đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị và chia sẻ công việc với những người có liên quan
• Đính kèm video, audio, hình ảnh và tập tin Dropbox vào task
• Với những task bạn cần nhắc nhở thường xuyên thì có thể tùy chỉnh tại mục cài đặt “nhiệm vụ lặp”
• Dễ dàng chia sẻ công việc với đồng nghiệp dễ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng nhất

Link tải: https://web.any.do/

Wunderlist

Wunderlist là phần mềm quản lý công việc có thể dùng trên tất cả các hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone, Windows, Mac OSX. Hơn nữa phần mềm này hoàn toàn miễn phí và đều được đồng bộ hóa để bảo đảm dù đang ở đâu, sử dụng thiết bị gì thì mọi ghi chú cho công việc đều được cập nhật chi tiết và chính xác.

Tính năng chính: 

• Cho phép mỗi người dùng có thể tùy chọn avatar và hình nền riêng
• Dễ dàng quản lý nhiều công việc, phân chia theo list nhiều project hoặc các loại công việc khác nhau. Từ đó nhận nhắc nhở từ phần mềm để không bỏ lỡ và hoàn thành công việc
• Giao diện dễ dàng sử dụng, gọn gàng và giúp bạn hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc
• Có thể kết nối với các tài khoản mạng xã hội khác để dễ dàng trao đổi công việc

Link tải: https://www.wunderlist.com/webapp

Evernote

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm vừa có thể quản lý công việc vừa lưu trữ và viết note thì Evernote là ứng dụng phù hợp với hầu hết tất cả mọi người. Khi sử dụng Evernote, bạn có thể dễ dàng mang theo ghi chú của mình đi khắp mọi nơi, ghi chú thời gian biểu, thiết kế lịch làm việc sao cho công việc được thuận lợi nhất.

Tính năng chính:

• Tự quản lý các ghi chú cá nhân, hơn nữa bạn có thể chia sẻ những ghi chú này với mọi người
• Đặt lịch nhắc nhở cụ thể cho từng ghi chú
• Trò chuyện với những người nằm trong danh sách liên lạc với bạn bè
• Dùng hoàn toàn miễn phí, nếu như bạn cần dung lượng lớn để lưu trữ và nhu cầu bảo mật cao thì có thể chuyển sang dùng bản tính phí

Link tải: https://www.evernote.com/Login.action

Todoist

Todoist là phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí, có tool lên checklist mọi công việc cá nhân hàng ngày vô cùng dễ dàng. Từ đó giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch công việc trong ngày và đánh giá. Điểm đặc biệt của phần mềm này là giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt cùng với sự sắp xếp khoa học giúp người dùng dễ dàng checklist được những công việc cần làm.

Tính năng chính

• Dễ dàng lên các checklist về công việc và xem các task ngay cả khi offline
• Sắp xếp các danh sách công việc bằng các nhiệm vụ con, nhiệm vụ ưu tiên, dự án con và phân loại các công việc theo các màu khác nhau.
• Chia sẻ công việc với nhiều người cùng một lúc
• Dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng khác như: Google Drive, Cloud Magic, Sunrise Calendar,…

Link tải: https://todoist.com/fr

Todoist

Trello

Trello là một phần mềm quản lý công việc có thể tạo nhiều Board để quản lý một lúc nhiều dự án khác nhau. Phần mềm này rất thích hợp với những người làm nhiều công việc cùng một lúc. Với những tính năng chính sau đây:

• Tạo bảng để sắp xếp danh sách việc cần phải làm và những công việc đang thực hiện
• Dễ dàng tùy chỉnh, sắp xếp các công việc khác nhau, không bị lẫn lộn
• Trực tiếp chia sẻ các hình ảnh, file và website,…
• Thêm ý kiến trong các thư mục công việc
• Phân công công việc cụ thể cho bạn và chia sẻ cho những thành viên trong dự án
• Hỗ trợ thiết lập chuông để nhắc nhở hoàn thành công việc
• Có thể làm việc khi không có kết nối Internet và tự động được đồng bộ các thông tin khi kết nối mạng được nối lại.

Link tải: https://trello.com/

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote là được phát triển bởi tập đoàn Microsoft, với mục đích thu thập, ghi chép thông tin không định dạng và hỗ trợ làm việc nhóm với nhiều người dùng.

Microsoft OneNote là một trong những phần mềm quản lý công việc mà bạn không nên bỏ lỡ. Phần mềm này có thế giúp bạn đáp ứng được tất cả các ghi trong mọi công việc: từ việc học của học sinh, sinh viên đến lịch trình của quán ăn, nhà hàng, quán cafe hay doanh nghiệp.

Microsoft OneNote

Tính năng chính:

• Thu thập các ghi chép dưới dạng chữ viết tay hay đánh máy, hình vẽ, dữ liệu âm thanh hay hình ảnh
• Chia sẻ liên kết nội dung lên mạng xã hội
• Được cài sẵn vào máy trong bộ Microsoft Office, không cần phải đăng ký bất kỳ tài khoản nào
• Giao diện dễ dàng sử dụng với các thao tác đơn giản

Link tải: https://microsoft_onenote.vi.downloadastro.com/

Như vậy ở bài viết này, chúng mình đã gợi ý cho bạn các cách quản lý công việc bằng Excel miễn phí sao cho đơn giản và hiệu quả nhất. Hơn nữa, bạn cũng có thể dễ dàng lựa chọn được phần mềm quản lý công việc bằng Excel miễn phí. 

Xem ngay:  Hướng dẫn chi tiết về phần mềm quản lý bán hàng Excel