Phần Mềm ERP Là Gì? Phân Loại Phần Mềm ERP, Ứng Dụng Trong Doanh Nghiệp

Hiện nay, phần mềm ERP đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng hiệu suất làm việc. Đồng thời còn giúp các doanh nghiệp quản lý các nghiệp vụ cũng như hỗ trợ lên kế hoạch phù hợp với mục tiêu và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy cụ thể ERP là gì? Phân loại hệ thống phần mềm và quy trình triển khai là gì? Hãy cùng CareerBuilder tìm hiểu về ERP trong bài viết dưới đây.

Xem thêm: Outsourcing (Thuê ngoài) là gì? Những lợi ích của Outsourcing

Phần mềm ERP là gì? (Nguồn: Internet)

ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, tạm dịch là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Cụ thể:

• E-Enterprise (Doanh nghiệp):

  Doanh nghiệp là đơn vị sử dụng phần mềm ERP để kết nối, đồng bộ công việc giữa các phòng ban và giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin cần xử lý theo thời gian thực. Phần mềm này giúp thêm tính tự động cho các hoạt động của doanh nghiệp và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

• R-Resource (Nguồn lực):

  Đây là những tài nguyên có sẵn, liên quan đến công ty hoặc những giá trị được tạo ra hàng ngày. Trong đó, nhân sự là tài nguyên vô cùng quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp chính là giúp quản lý toàn bộ những nguồn tài nguyên này, đặc biệt là

  nhân sự

  .

• P-Planning (Hoạch định):

  Hệ thống sẽ hỗ trợ nhân viên lên kế hoạch và các nghiệp vụ trong công việc kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Việc hoạch định sẽ tạo ra hướng đi cho doanh nghiệp. Trong khi đó, việc tính toán và dự báo các khả năng có thể xảy ra sẽ tác động đến những hoạt động kinh doanh trong tương lai gần của doanh nghiệp.

Xem thêm: IT là gì? Tìm hiểu về ngành IT và cơ hội nghề nghiệp

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, tạm dịch là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(Nguồn: Internet)

Tổng quan về phần mềm ERP

Khái niệm về phần mềm ERP

Phần mềm ERP được hiểu là mô hình công nghệ all-in-one. Cụ thể, đây là nền tảng tích hợp nhiều công cụ như quản lý nhân sự, tự động hóa toàn bộ việc lưu trữ, thu thập và phân tích dữ liệu cũng như liên kết nhiều ứng dụng hay module có chức năng khác nhau của từng bộ phận trong công ty. Từ đó, các hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp sẽ được tự động hóa giúp giảm thời gian xử lý cũng như tối ưu hóa các nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp.

Hệ thống ERP phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp thu thập và lưu trữ dữ liệu vào một nơi ở đa dạng lĩnh vực như: quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý hàng tồn kho, điểm bán hàng (POS), quản lý chuỗi cung ứng, tài chính và kế toán,…

Phần mềm ERP là nền tảng tích hợp nhiều công cụ như quản lý nhân sự, tự động hóa toàn bộ việc lưu trữ (Nguồn: Internet)

Đặc trưng của hệ thống phần mềm ERP

Khả năng đồng bộ

Phần mềm ERP phải kết nối được với các phòng ban và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống được xét trên ba khía cạnh:

• IT:

  Cần đảm bảo khả năng kết nối đồng bộ của phần cứng và phần mềm một cách ổn định.

• Sự liên kết giữa các phòng ban:

  Cần đảm bảo sự liên kết giữa hai hay nhiều phòng ban khác nhau.

• Hoạt động của doanh nghiệp:

  Cần đảm bảo sự phối hợp của nhóm dự án với các quy trình kinh doanh khác của doanh nghiệp.

Sự linh hoạt

Phần mềm giúp các phòng ban cập nhật thông tin nhanh chóng để kịp thời đưa ra những thay đổi hợp lý theo thời gian thực. Từ đó giúp đảm bảo tiến độ vận hành hoạt động của công ty. Đồng thời, cơ sở dữ liệu phải là Open-source có khả năng chỉnh sửa hoặc các phần mềm được thiết kế phù hợp với từng mô hình kinh doanh khác nhau.

Đưa ra kế hoạch cụ thể

Nguyên tắc hoạt động của ERP là kế hoạch cụ thể. Vì thế, mỗi nhân viên chỉ cần xác định đúng nhiệm vụ của mình là phần mềm có thể dễ dàng áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh được lập trình sẵn (tuần, tháng, quý, năm).

Chức năng hệ thống ERP

Các module cơ bản của một hệ thống ERP gồm:

• Purchase Control (Quản lý mua hàng):

  Module này có chức năng lập và quản lý báo giá, hợp đồng, đơn giá trên phần mềm,

  quản lý công nợ

  khách hàng và lập báo cáo bán hàng, quản lý công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo mua hàng,….

• Stock Control (Quản lý hàng tồn kho):

  Có chức năng quản lý nhập-xuất-tồn kho, báo cáo tồn kho, quản lý kho bằng nhiều tiêu thức khác nhau như hạn sử dụng, lô, vị trí,…

• Accounting – Finance – Economy (Quản lý kế toán – tài chính – kinh tế):

  Với các chức năng

  kế toán

  như kế toán mua hàng, kế toán vốn bằng tiền (quản lý các dòng tiền),

  kế toán giá thuế

  , kế toán thuế và tiền lương,… nhưng kế toán trong ERP vẫn có sự khác biệt so với phần mềm kế toán thông thường. Tuy có sự khác biệt nhưng các phần mềm đều giúp doanh nghiệp quản lý tài chính cùng các công việc liên quan.

• Production Planning (Lập kế hoạch sản xuất):

  Module này có chức năng hỗ trợ lập kế hoạch nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất.

• Management Reporting (Báo cáo quản trị):

  Có chức năng báo cáo hiệu quả bán hàng theo khách hàng, báo cáo lợi nhuận gộp và lợi nhuận trước thuế các mặt hàng, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh theo quý/ năm,…

Xem thêm: C++ là gì? Tổng hợp kiến thức học C++ cơ bản cực dễ hiểu

Chức năng hệ thống ERP gồm 5 module cơ bản (Nguồn: Internet)

Lợi ích và hạn chế của phần mềm ERP

Lợi ích:

• Tự động hóa trong công việc, cung cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên giúp kiểm soát tài liệu quan trọng cũng như giúp nhân viên dễ dàng nhận được các thông tin cơ bản về bản thân như bộ phận làm việc, bảng chấm công, lương thưởng,….

• Hệ thống phân hệ của ERP sẽ yêu cầu doanh nghiệp xác định quy trình kinh doanh rõ ràng và phân công công việc đầy đủ. Việc này giúp tạo ra quy trình làm việc rõ ràng giúp tăng hiệu suất cho hoạt động sản xuất và đưa ra kế hoạch sản xuất đúng quy trình.

• Giúp cải thiện quá trình từ khi nhận đơn hàng đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu.

• Hạn chế sai lầm trong việc nhập liệu, tiết kiệm nguồn lực và giảm thiểu sai sót trong việc chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban.

• Cung cấp module kế toán đáng tin cậy giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán thủ công.

Hạn chế:

• Tốn rất nhiều ngân quỹ của công ty nếu không thực hiện nghiêm túc các bước chuẩn bị. Đồng thời, doanh nghiệp cần chi trả hàng trăm triệu đồng để có được một bản giấy phép khi sử dụng hệ thống ERP.

• Cần nhiều nhân lực và thời gian để hoàn thiện việc triển khai hệ thống ERP cũng như cần thời gian để doanh nghiệp làm quen với phần mềm.

• Có thể khiến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình triển khai phù hợp cũng như không có ngân sách đầu tư để nâng cấp và mở rộng hệ thống một cách chính xác.

Lợi ích và hạn chế của phần mềm ERP (Nguồn: Internet)

Phân loại hệ thống phần mềm ERP

• ERP đóng gói:

  Đây là loại phần mềm được các nhà sản xuất nghiên cứu và tổng hợp dựa trên khảo sát về các nhu cầu thực tế về các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó trong doanh nghiệp. Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực và đặc trưng trong nghiệp vụ của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp những điểm chung để xây dựng một mô hình tổng thể.

• ERP viết theo yêu cầu:

  Đây là loại phần mềm được chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu với nhà sản xuất để thiết kế và xây dựng phần mềm ERP thích hợp với những đặc điểm và quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí đầu tư của loại này rất lớn và thời gian triển khai khá lâu (ít nhất là 6 tháng) nên thường thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô rất lớn.

• ERP nước ngoài:

  Loại hệ thống ERP này có công nghệ cao và quy trình quản lý đạt chuẩn. Tuy nhiên, giá của loại này khá cao nên chưa phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đồng thời, loại này vẫn còn nhiều phần chưa hợp với tình hình các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Một số thương hiệu hệ thống ERP nước ngoài mà bạn có thể tham khảo là

  Oracle

  , SAP, Sage,…

So sánh ERP với phần mềm quản lý riêng lẻ

Sự khác biệt cơ bản giữa phần mềm ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ là sự tích hợp.

Với phần mềm quản lý riêng lẻ có nhược điểm là việc kiểm soát, bảo mật khó khăn và hiệu suất thấp. Nguyên nhân là vì mỗi phòng ban sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán,… nên việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận vô cùng khó khăn bằng các cách thủ công như sao chép file, gửi file qua mail,….

Trong khi đó, phần mềm ERP cung cấp các module có đủ các chức năng tương tự với phần mềm quản lý riêng lẻ. Bên cạnh đó, phần mềm này không chỉ cung cấp các module phù hợp cho từng phòng ban, xử lý quy trình sản xuất theo quy trình chuyên nghiệp mà các module còn có tính tích hợp giúp tăng hiệu quả quản lý.

Vì thế, phần mềm ERP có nhiều tính tiện lợi và bảo mật cao hơn so với phần mềm quản lý riêng lẻ.

Sự khác biệt cơ bản giữa phần mềm ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ là sự tích hợp (Nguồn: Internet)

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp và cách chọn hệ thống ERP phù hợp

Ứng dụng của phần mềm ERP trong doanh nghiệp:

• Xây dựng quy trình kinh doanh sản xuất chuẩn xác và thống nhất.

• Hỗ trợ xây dựng kế hoạch hiệu quả và chính xác hơn.

• Dữ liệu được đồng bộ hóa trong một phần mềm duy nhất.

• Chuẩn hóa tất cả thông tin nhân sự.

• Hỗ trợ công việc kế toán được lưu trữ và tính toán chính xác hơn.

• Tích hợp thông tin khách hàng.

• Chuẩn hóa việc hoạch định sản xuất và tăng hiệu suất sản xuất.

Cách lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp:

• Phải có chức năng phù hợp với mục tiêu quản lý và cách thức hoạt động của doanh nghiệp.

• Lựa chọn sản phẩm từ những nhà sản xuất uy tín và có nhiều dự án được triển khai thành công.

• Nên lựa chọn hệ thống ERP có chi phí phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Các chi phí mà doanh nghiệp cần trả là chi phí triển khai, chi phí phần mềm, chi phí bản quyền,….

• Cần tìm hệ thống ERP có hỗ trợ các nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp và có khả năng mở rộng hệ thống để cùng phát triển với doanh nghiệp trong tương lai.

• Cần phù hợp với quy định kế toán của Việt Nam như chế độ toán thuế, phân bổ chi phí, quy định về kết chuyển,….

• Thiết kế của phần mềm ERP thân thiện với người dùng.

• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt để được giải quyết các vấn đề phát sinh như lỗi hệ thống, hiểu sai quy trình,… kịp thời.

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp và cách chọn hệ thống ERP phù hợp (Nguồn: Internet)

Quy trình triển khai hệ thống ERP

Bước 1: Thực hiện khảo sát tại doanh nghiệp

Đội ngũ Business Analyst (BA) sẽ làm việc trực tiếp với từng phòng ban của doanh nghiệp để hiểu rõ quy trình, nhu cầu và yêu cầu của từng bộ phận.

Bước 2: Phân tích thiết kế

Ở bước này, đội ngũ BA sẽ viết Tài liệu mô tả yêu cầu người dùng (User Requirements Document – URD). Sau đó, đội dự án của 2 bên sẽ ký biên bản để thống nhất trước khi đưa tài liệu sang bộ phận thiết kế hệ thống.

Bước 3: Lập trình hệ thống

Dựa vào URD ở bước 2, bộ phận thiết kế sẽ tiến hành thiết kế các chức năng theo yêu cầu mô tả trong URD. Thời gian thiết kế phụ thuộc vào chức năng cần có trong phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Bước 4: Test phần mềm

Sau khi hoàn thiện các chức năng thì đội ngũ kiểm thử hệ thống (Tester) kiểm tra chức năng và tìm kiếm các lỗi. Khi không còn lỗi nữa thì phần mềm ERP mới được chuyển giao cho khách hàng.

Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)

Ở bước này, nhà sản xuất sẽ cử nhân sự đến doanh nghiệp khách hàng để nhập dữ liệu để vận hành phần mềm và đào tạo các key user. Việc này sẽ giúp hai bên dễ dàng đánh giá hiệu quả và những điều cần điều chỉnh kịp thời trong quá trình sử dụng phần mềm thực tế.

Đồng thời, để quá trình triển khai phần mềm thành công, nhà quản lý cần liên tục giám sát, kiểm tra chất lượng và độ hiệu quả khi thực tế sử dụng phần mềm ERP. Nhờ đó mà doanh nghiệp và nhà sản xuất có thể kịp thời điều chỉnh sao cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 6: Nghiệm thu

Sau khoảng 1-2 tháng vận hành thử phần mềm, nếu quy trình vận hành không gặp bất kỳ vấn đề gì thì nhà sản xuất phần mềm và doanh nghiệp sẽ tổng kết, nghiệm thu và kết thúc dự án.

6 bước triển khai hệ thống ERP (Nguồn: Internet)

Một số loại hệ thống ERP hiện nay

Hệ thống ERP tại Việt Nam hiện nay được chia làm 2 loại chính là phần mềm ERP nước ngoài và phần mềm ERP Việt Nam. Sau đây là một số loại hệ thống ERP tốt nhất hiện nay:

Phần mềm ERP nước ngoài:

• SAP Business One;

• Microsoft Dynamics ERP;

• Phần mềm ORACLE ERP;

• Phần mềm quản lý tổng thể Epicor;

• Phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo;

• Phần mềm SAGE ERP.

Phần mềm ERP Việt Nam:

• Bravo ERP;

• Phần mềm MISA AMIS;

• ECOUNT ERP;

• ERP Faceworks;

• Phần mềm Cloudify ERP;

• ERP Fast Business Online.

Một số loại hệ thống ERP hiện nay (Nguồn: Internet)

Những câu hỏi thường gặp về ERP

Có mấy loại ERP?

Có 3 loại phần mềm ERP hiện nay là: ERP đóng gói, ERP viết theo yêu cầu và ERP nước ngoài.

ERP là viết tắt của từ gì?

Là viết tắt của Enterprise Resource Planning.

Cách mở module của ERP?

Cách mở module của phần mềm ERP sẽ tùy thuộc vào loại phần mềm bạn sử dụng. Vì thế, để biết cách mở module chính xác, bạn nên liên hệ trực tiếp với nhà sản xuất hoặc sẽ được hướng dẫn và đào tạo ở bước Go-Live trong quy trình triển khai hệ thống ERP.

Bài viết trên đã giúp bạn tìm hiểu các thông tin cụ thể về ERP như ERP là gì? Phần mềm ERP ứng dụng gì trong doanh nghiệp và quy trình triển khai hệ thống. Hãy thường xuyên theo dõi CareerBuilder để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như tìm kiếm thêm nhiều cơ hội việc làm. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo mức lương tại VietnamSalary.vn cũng như cách để xây dựng lộ trình thăng tiến tại CareerMap.vn.

  CareerBuilder