Phần Mềm HRM Là Gì? 5 Điều Cần Biết Khi Sử Dụng
Một số câu hỏi thường gặp về phần mềm HRM
Phần mềm HRM dần trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hệ thống hóa quản trị và tối ưu nguồn lực nội bộ. Được xem là xu thế mới trong thời kỳ Chuyển đối số, hệ thống HRM mang lại lợi ích gì và đâu là 5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng.
Mục lục bài viết
HRM là gì?
HRM (Human Resources Management) được hiểu như Quản trị Nguồn Nhân lực. Bao gồm những công tác quản lý con người, xây dựng văn hóa tổ chức và phát triển chất lượng nguồn lực. HRM là nền tảng trung tâm kết nối nhân sự với tổ chức. Đồng thời giữa nhà quản lý với nhân viên.
Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (Human Resource Management software) là công cụ hỗ trợ công tác Quản trị Nguồn Nhân lực. Trong đó, hệ thống HRM được thiết kế nhằm tối ưu các thao tác thủ công trên nền tảng số. Cụ thể như Quản lý hồ sơ, C&B, Tuyển dụng, Đánh giá, Đào tạo và Quy trình nội bộ. Phần mềm HRM có giúp tối ưu hoá công việc của nhân viên và cấp quản lý. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp định hướng đúng con đường phát triển.
Phần mềm HRM hay còn được biết đến bằng nhiều tên gọi khác nhau như: HRMS (hệ thống quản lý nguồn nhân lực; HRM (quản lý nguồn nhân lực); HRIS (hệ thống thông tin nguồn nhân lực).
Vai trò của phần mềm HRM
Trước hết, Quản trị Nhân sự là công tác cần có với tất cả tổ chức. Việc quản lý và phát huy tốt nguồn nhân lực sẽ tăng sức mạnh của doanh nghiệp trên thị trường. Không chỉ đáp ứng những nhu cầu của doanh nghiệp mà còn đảm bảo quyền lợi của tất cả thành viên nội bộ.
Sử dụng phần mềm Quản trị Nhân sự giúp doanh nghiệp hệ thống hóa dữ liệu và tối ưu quy trình quản trị. Bên cạnh đó là tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực trong quản lý. Về lâu dài sẽ cải thiện môi trường làm việc và giúp doanh nghiệp duy trì tính ổn định mà vẫn đi lên từng ngày. Đồng thời tăng sức cạnh tranh khu thu hút nhân tài trên thị trường lao động.
Ngoài ra, khai thác tốt nguồn nhân lực bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên phát triển là cách tốt để ngăn chặn dòng chảy chất xám. Đặc biệt khi tuyển dụng dần trở nên gay gắt. Trong khi đó, năng lực, kiến thức nhân viên sẽ tạo nên thành quả của doanh nghiệp.
Có mấy loại phần mềm HRM?
Có 3 loại phần mềm HRM chủ yếu dành cho đối tượng doanh nghiệp khác nhau, theo FinancesOnline:
1. Quản lý nhân sự căn bản
Tập trung 3 phân hệ cơ bản: Quản lý hồ sơ nhân sự, Quản lý công và Tính lương. Đây là phần mềm HRM phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, bài toán quản trị chưa có nhiều câu hỏi phức tạp. Theo đó, phần mềm chủ yếu bổ trợ cho Hành chính Nhân sự và nhà quản trị.
2. Quản lý nhân sự trọn vẹn
Với phần mềm quản lý nhân sự trọn vẹn, doanh nghiệp có thể thực hiện các quy trình nội bộ và công tác tuyển dụng, đánh giá. Tuy nhiên chỉ dừng ở thao tác căn bản, chưa chuyên sâu và tác động nhiều tới hoạch định nguồn lực. Vì thế, phần mềm HRM trọn vẹn sẽ phù hợp với doanh nghiệp SME.
3. Quản lý nhân sự chiến lược
Hệ thống quản lý nhân sự chiến lược sẽ rộng mở hơn so với phần mềm còn lại. Bên cạnh những phân hệ cơ bản phải có, phần mềm hỗ trợ tuyển dụng, đánh giá và đào tạo đi kèm chiến lược nhân sự. Cụ thể, hệ thống dự báo và quản lý định biên, ngân sách nhân sự và hướng tới tất cả thành viên trong tổ chức. Thậm chí cả những nhân tài tiềm năng chưa gia nhập. Đây là giải pháp dành cho doanh nghiệp, tập đoàn đang chú trọng phát triển nguồn lực.
5 Lý do nên sử dụng hệ thống HRM trong doanh nghiệp
Chuyển đổi số Quản trị Nhân sự với phần mềm HRM mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như:
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Hiện nay, các hệ thống HRM đều rộng mở hướng lợi ích của tất cả thành viên. Không chỉ dừng ở phần mềm dành riêng cho bộ phận Hành chính Nhân sự. Vì thế, sử dụng phần mềm HRM sẽ đẩy nhanh quy trình nội bộ trong doanh nghiệp. Bạn không cần quá lo lắng khi thường xuyên phải giải quyết hàng nghìn đơn từ, khiếu nại từ nhân viên Chưa kể những tiện ích giúp nhân viên làm việc dễ dàng hơn như chấm công, theo dõi thuế, tiến độ đóng bảo hiểm, chế độ, hợp đồng.
Quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả
Hệ thống nhân sự HRM cung cấp doanh nghiệp kho lưu trữ toàn bộ thông tin cơ bản và quá trình công tác của một nhân sự. Dữ liệu không bị rải rác trong nhiều file Excel khác nhau. HR không cần tìm kiếm trong tệp hồ sơ bản cứng hay thư mục rắc rối. Từ thông tin cá nhân cho tới hợp đồng lao động. Một nền tảng lưu trữ thông tin (HRIS) hiệu quả sẽ giúp bạn dễ tìm kiếm, dễ theo dõi, dễ điều chỉnh dữ liệu mình cần.
Chấm công, tính lương dễ dàng hơn
Phần mềm Quản trị Nhân sự giúp nhà quản lý theo dõi giờ làm việc của nhân sự tốt hơn mà không cần dò hỏi thiếu tinh tế. Tất cả dữ liệu công được chuẩn hóa và cập nhật liên tục theo thời gian thực. Ngay cả khi nhân sự đi muộn về sớm, nghỉ bù, nghỉ thai sản hay làm thêm, tăng ca. Từ đó giảm thiểu những tình huống tính sai, tổng hợp thiếu ngày công của HR.
Với dữ liệu đầu vào chuẩn, hệ thống HRM sẽ tiến hành tính lương tự động nhanh chóng, tự động theo công thức cài sẵn. Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp với việc đánh giá, bảo hiểm và chế độ lương thưởng minh bạch cho nhân viên. Một số phần mềm HRM hỗ trợ tính bảo hiểm, thuế TNCN và đảm bảo minh bạch trong tính thưởng, phạt. Thay vì dành 1 đến 2 ngày để hoàn thiện bảng lương, phần mềm HRM có thể thực hiện trong vài tiếng.
Đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn
Phần mềm cung cấp cho nhà quản trị bức tranh tổng quan về nguồn nhân lực của tổ chức. Không chỉ giúp đánh giá khách quan hơn, đồng thời dự báo những thay đổi về định biên, ngân sách qua báo cáo trực quan. Đây là công cụ đắc lực giúp nhà quản trị phân tích đa chiều và đưa ra quyết định phù hợp nhất.
Hỗ trợ tuyển dụng online
Áp dụng công nghệ trong tuyển dụng là chiến lược cần thiết. Khi mà 80% hoạt động thu hút, tìm kiếm ứng viên diễn ra trên các nền tảng số như website tuyển dụng, mạng xã hội,… Với phần mềm HRM, quy trình tuyển dụng được tinh gọn và đơn giản hóa. Không còn tiêu tốn thời gian với nhiều đề mục công việc kéo dài.
Hầu hết các phần mềm HRM đều liên kết trực tiếp với trang website tuyển dụng. Hồ sơ ứng viên sẽ tự động chuyển sang hệ thống chung. Tạo thời gian cho phép HR tìm kiếm và đánh giá ứng viên. Thay vì tập trung quá nhiều trong việc đăng tin tuyển dụng, sàng lọc CV, gửi email,…Ngoài ra, ứng viên có thể theo dõi quá trình tuyển dụng của bản thân.
6 Tính năng chủ yếu của phần mềm HRM
Quản lý thông tin nhân sự
Phần mềm giúp lưu trữ tất cả thông tin như liên lạc, thông tin cá nhân, chức danh, trình độ chuyên môn, quan hệ thân nhân,…theo hệ thống một cách đầy đủ và chi tiết. Bao gồm cả nhân viên hiện tại cho tới nhân sự đã nghỉ việc. Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin khi cần. Phần lớn phần mềm không giới hạn số lượng hồ sơ lưu trữ. Vì thế, doanh nghiệp không cần quá lo lắng nếu có mở rộng quy mô trong tương lai. Quá trình lưu trữ, kiểm soát, thưởng phạt hay thay đổi đều được tối ưu hoá.
Quản lý hợp đồng và vòng đời công tác của nhân sự
Doanh nghiệp và cá nhân công tác phải có hợp đồng lao động theo quy định Pháp luật để đảm bảo quyền lợi nhân viên và sự chuyên nghiệp của tổ chức. Phần mềm HRM hỗ trợ quản lý và cảnh báo thời hạn hợp đồng. Qua đó doanh nghiệp có thể tiến hành gia hạn hợp đồng, tạm hoãn hợp đồng hay lưu trữ hồ sơ nghỉ việc.
Các hợp đồng lao động được ký kết giữa cấp quản lý với thực tập, thử việc, chính thức; có thời hạn hoặc không có thời hạn đều được lưu trữ trên phần mềm. Các thông tin về hợp đồng lao động rất quan trọng nên nhà quản lý cần kiểm soát kỹ.
Phát triển nguồn lực thông qua đào tạo, đánh giá
Đánh giá định kỳ và đào tạo bổ sung là công tác thường kỳ với doanh nghiệp. Không chỉ giúp phát triển năng lực, tri thức nội bộ, đây là cơ hội cho nhân viên trau dồi và họ cảm thấy công lao của mình được ghi nhận. Đào tạo, đánh giá sẽ giúp nhà quản trị đưa ra nhận định chính xác hơn về năng lực của người lao động. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên mục tiêu đào tạo sao cho hợp lý.
Hiện nay, một số phần mềm nhân sự HRM có kết hợp phân hệ đánh giá và đào tạo. Với kết quả đánh giá khách quan, bạn biết mắt xích yếu nằm ở đâu. Khi đó, hiệu quả của chương trình đào tạo được tăng lên và tạo sự công bằng trong nội bộ. Vừa đúng nội dung, đúng đối tượng vừa triển khai chuyên nghiệp, hiệu quả. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ theo dõi chi phí đào tạo và tạm ứng đào tạo theo từng nhân viên, chương trình.
Hỗ trợ quản lý phúc lợi
Thưởng là cách tốt để thúc đẩy nhân viên và tạo hài lòng trong quá trình công tác. Doanh nghiệp có nhiều hình thức thưởng khác nhau. Ví dụ như thưởng hoa hồng, thưởng năng lực, thưởng nóng, thưởng lễ tết,…Chưa kể những hình thức thưởng hiện vật.
Do đó việc quản lý chế độ phúc lợi là cần thiết để doanh nghiệp phân bổ tài chính và theo dõi sự thay đổi trong chính sách. Về lâu dài, đây là yếu tố hỗ trợ nhà lãnh đạo ra quyết định.
Phần mềm nhân sự HRM hỗ trợ quản lý công và tính lương
Kỳ thanh toán lương được triển khai nhanh gọn, chính xác và đảm bảo trọn vẹn quyền lợi của tất cả nhân viên khi sử dụng phần mềm. So với hình thức tính lương thủ công hay Excel, phần mềm HRM là giải pháp tối ưu hơn hẳn trong tính lương. Công nghệ sẽ đơn giản hóa 90% tác vụ thủ công và mang lại 100% độ chính xác. HR không phải tự tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu công. HR không phải tự nhập liệu và nhập công thức nhiều lần. Kỳ lương minh bạch, đúng thời hạn sẽ tạo sự yên tâm của nhân sự với tổ chức
Quy trình tuyển dụng trực tuyến
Tuyển dụng là công tác nền tảng với tất cả tổ chức. Thu hút nhân tài sẽ giúp mở rộng nguồn nhân lực hỗ trợ tăng trưởng và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Tuy vậy, doanh nghiệp đều gặp bài toán chung trong tuyển dụng. Đó là khó tuyển nhân sự chất lượng và quy trình tuyển quá nhiều công đoạn.
Các phần mềm với phân hệ tuyển dụng sẽ là nền tảng tương tác giữa ứng viên và doanh nghiệp. Trong đó, công nghệ AI giúp sàng lọc CV nhanh hơn, chuẩn hơn. Công nghệ tự đồng hóa đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng, tránh nhập gửi email thủ công. Qua đó cắt giảm thời gian HR dành cho đăng bài tuyển, chọn CV, gửi từng email. Họ có thêm cơ hội tập trung tìm người và chọn người phù hợp nhất.
>>> Tham khảo thêm: Top 18 Phần Mềm Điểm Danh Nhân Viên Miễn Phí Tốt Nhất 2023
4 Lưu ý khi lựa chọn phần mềm HRM
Giao diện thân thiện, dễ thao tác
Một phần mềm quá rắc rối sẽ gây khó khăn trong thao tác. Đồng thời khiến quá trình đào tạo sử dụng phần mềm bị kéo dài. Chưa kể không phải nhân sự nào trong tổ chức cũng nhanh nhạy với các nền tảng công nghệ. Do đó doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm dễ sử dụng, nhằm giúp nhân viên nhanh chóng quen thuộc và nâng cao tính khả thi khi triển khai phần mềm HRM.
Khả năng tích hợp với hệ thống khác
Phần lớn các doanh nghiệp đều định hướng xây dựng nền tảng quản trị chung. Vì thế yêu cầu phần mềm HRM với OpenAPI, có thể liên kết với hệ thống ERP, CRM, Kế toán, ATS,… Khả năng tích hợp sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian xuất, chuẩn hóa và tải dữ liệu giữa các hệ thống. Đây là yếu tố doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm nhân sự HRM
Tính tùy biến cao
Mỗi ngành nghề sẽ có những bài toán đặc thù riêng trong quản trị nhân sự. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy chế, chính sách, quy trình vận hành khác nhau. Một phần mềm linh hoạt, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh công thức theo thay đổi thực tế sẽ gia tăng tuổi thọ của hệ thống HRM. Đồng thời đáp ứng nhiều bài toán quản trị nhân sự và hoạt động hiệu quả hơn.
Đội ngũ chăm sóc khách hàng hiện hữu
Thao tác sai hay hệ thống gặp lỗi là tình huống khó tránh trong quá trình sử dụng phần mềm nhân sự HRM. Hãy tìm kiếm những nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ tốt, nhanh chóng để kịp thời giải quyết phát sinh. Không kéo dài ảnh hưởng tới hoạt động chung của tổ chức.
CoffeeHR – Phần mềm nhân sự HRM tốt nhất hiện nay
Giới thiệu phần mềm HRM CoffeeHR
CoffeeHR là phần mềm Quản trị Nhân sự Chuyên sâu trên nền tảng Cloud được hơn 200 doanh nghiệp và 160.000 cá nhân tin dùng.
Các tính năng nổi bật của phần mềm HRM CoffeeHR:
- Xây dựng HRIS lưu trữ và theo dõi thông tin nhân sự với 300 trường dữ liệu. Hỗ trợ quản lý tài sản cấp phát; cảnh báo thời hạn hợp đồng, chứng chỉ, giấy hành nghề.
- Quản lý tổ chức thông minh theo vị trí (Position Management). Tạo sơ đồ tổ chức phân cấp và quản trị các công ty thành viên, phòng ban trên nền tảng tập trung
- Đa hình thức Chấm công: GPS, FaceID, máy chấm công, file export. Không giới hạn thiết lập ca làm việc: OT, ca ngày, ca đêm, ca gãy, ca 4 tiếng, ca 8 tiếng,…
- Tự động tính Lương: Lương OT, Lương Khoán, Lương 3P, Lương Ngạch, Lương Kiêm Nhiệm, Đơn giá Lương thay đổi,…
- Tích hợp đa kênh tuyển dụng: Vietnamworks, TopCV, Careerbuilder, Vieclam24h,…
- Linh hoạt đánh giá năng lực ASK và đánh giá hiệu suất KPI, BSC,…
- Số hóa các quy trình nội bộ: Chấm công; xin phép; đăng ký ca, OT, công tác; Đề xuất – Phê duyệt, giải trình đi muộn về sớm;…
- Hơn 30 Dashboard báo cáo thiết lập theo nhu cầu doanh nghiệp
- Hỗ trợ Chữ ký số – Hóa đơn điện tử
- Cho phép tùy biến, thiết lập động các công thức C&B và đánh giá
- OpenAPI tích hợp hai chiều hệ thống ERP, CRM, Kế toán, ATS, Quản lý khác,…
- Giao diện dễ sử dụng, bảo mật NDA, xử lý dữ liệu nhanh chóng
- Đội ngũ Chăm sóc & Hỗ trợ 24/7
Danh sách 10 phần mềm HRM được sử dụng nhiều nhất năm 2022
- Phần mềm HRM CoffeeHR
- Phần mềm quản trị nhân sự Zoho People
- Phần mềm HRM BambooHR
- Phần mềm HRM Tanca.io
- Phần mềm HRM SINNOVA-HRMS
- Phần mềm HRM MISA AMIS
- Phần mềm HRM Fast HRM online
- Phần mềm HRM OOC DigiiHR
- Phần mềm HRM SV-HRIS
- Phần mềm HRM Perfect HRM
Một số câu hỏi thường gặp về phần mềm HRM
Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (Human Resource Management software) là công cụ hỗ trợ công tác Quản trị Nguồn Nhân lực. Trong đó, hệ thống HRM được thiết kế nhằm tối ưu các thao tác thủ công trên nền tảng số. Cụ thể như Quản lý hồ sơ, C&B, Tuyển dụng, Đánh giá, Đào tạo và Quy trình nội bộ. Phần mềm HRM có giúp tối ưu hoá công việc của nhân viên và cấp quản lý. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp định hướng đúng con đường phát triển.
Vì sao nên sử dụng phần mềm nhân sự HRM?
Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRM để họ có thể tự động hóa các quy trình nhân sự và quản lý nhân viên một cách tốt hơn. Các công cụ nhân sự giúp thực hiện việc này bằng cách cung cấp thông tin chi tiết từ dữ liệu nhân viên và cho phép các chuyên gia nhân sự dễ dàng đưa ra quyết định quản lý nhân tài.
Phần mềm HRM nào tốt nhất hiện nay?
CoffeeHR, Tanca, BambooHR, Zoho People… là những phần mềm nhân sự HRM phổ biến và tốt nhất hiện nay, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Mỗi phần mềm đều có những ưu nhược riêng, tuỳ vào nhu cầu của doanh nghiệp mà cân nhắc sử dụng cho phù hợp.
Tạm kết
Sử dụng hệ thống HRM sẽ tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Về lâu dài, phần mềm HRM mang lại nhiều giá trị về thời gian, chi phí, nguồn lực và chiến lược phát triển của tổ chức. Ngoài những lợi ích kể trên, doanh nghiệp nên cân nhắc phân hệ và đặc tính của phần mềm nhân sự HRM nhằm đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với bài toán quản trị và định hướng tương lai.
CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay để nhận tư vấn Phần mềm HRM cho Doanh nghiệp của bạn.
Hotline: (+84) 97 306 0459
Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự
» Tìm hiểu thêm:
