Phần Mềm POS Hỗ Trợ Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Bán Lẻ, Hàng Quán

Phần mềm POS đã trở nên quen thuộc với các chủ cửa hàng trong việc vận hành kinh doanh và kiểm soát các hoạt động của cửa hàng. Trong đó phần mềm quản lý bán hàng POS không chỉ hỗ trợ tối đa cho công việc bán hàng mà còn đưa đến sự hiệu quả cao. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm POS qua bài viết này để hiểu thêm về công cụ này nhé.

Xem thêm: Máy tính tiền POS là gì? Ứng dụng của máy POS tính tiền

1. Phần mềm POS là gì? Lợi ích khi sử dụng phần mềm bán hàng trên máy POS

1.1. Phần mềm POS là gì?

POS (viết tắt của Point Of Sales) là thuật ngữ dùng để chỉ điểm phân phối hàng hóa như các cửa hàng hay điểm bán lẻ. Mỗi POS sẽ có công cụ riêng để ghi nhận các giao dịch, quản lý công việc bán hàng, trong đó phần mềm bán hàng POS là công cụ được nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng nhất.

Đây là loại phần mềm thông minh có tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ cho chủ cửa hàng trong việc theo dõi và quản lý. Phần mềm POS hệ thống hóa theo mã vạch với tất cả thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá giúp người dùng kiểm soát hoạt động một cách dễ dàng và chính xác.

1.2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm bán hàng POS

Khác với các phần mềm bán hàng được sử dụng trên máy tính thông thường, phần mềm POS có nhiều ưu điểm nổi trội, đưa đến nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng.

• Thao tác nhanh chóng, tránh tối đa sai sót

Khi sử dụng phần mềm bán hàng trên máy POS, bạn sẽ không cần làm việc với bàn phím và chuột. Điều này không chỉ giúp các thao tác trở nên đơn giản, dễ dàng hơn mà còn rút ngắn thời gian khi sử dụng. Nhờ đó người dùng sẽ hạn chế tối đa các sai sót không đáng có, đảm bảo sự chính xác cho các hoạt động tại cửa hàng.

• Giao diện trực quan, dễ nhìn

Giao diện của phần mềm POS được thiết kế trực quan và đơn giản, giúp chủ cửa hàng thành thạo sử dụng chỉ sau một vài thao tác. Những người không quá thông thạo về công nghệ cũng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng phần mềm dễ dàng. Các tính năng được sắp xếp khoa học, logic và dễ nhìn, giúp người dùng thao tác chính xác và nhanh chóng hơn.

• Giám sát bán hàng mọi lúc, mọi nơi

Với phần mềm quản lý bán hàng POS, chủ cửa hàng có thể theo dõi và giám sát công việc bán hàng mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt tại cửa hàng. Điều này giúp chủ cửa hàng có thể linh hoạt trong vấn đề thời gian và quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả, thuận tiện hơn.

• Sử dụng trên nhiều thiết bị  

Phần mềm POS không chỉ có thể sử dụng trên máy POS mà còn được hỗ trợ trên nhiều thiết bị khác như điện thoại hay máy tính bảng. Phần mềm được thiết kế một cách toàn diện, tối ưu cho mọi thiết bị, giúp người dùng có thể sử dụng một cách thuận tiện và chính xác nhất. Đặc biệt với những thiết bị di động, công việc quản lý càng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Xem thêm: Ipad POS – Công cụ hữu ích trong quản lý bán hàng

2. Những tính năng của phần mềm quản lý bán hàng trên máy POS

2.1. Quản lý bán hàng

• Thêm mới thông tin khách hàng

Người dùng có thể thêm mới thông tin khách hàng đơn giản và dễ dàng trên phần mềm. Các thông tin chi tiết về họ tên, ngày sinh, lịch sử giao dịch được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống phần mềm. Đây không chỉ là cơ sở để chủ cửa hàng theo dõi hoạt động kinh doanh của cửa hàng mà còn hỗ trợ cho việc đưa ra những chương trình khuyến mãi, ưu đãi phù hợp.

• Tạo và in hóa đơn bán hàng

Tạo và in hóa đơn trên phần mềm KiotViet

Phần mềm POS thường được đi kèm với các thiết bị có phần cứng như máy quét mã vạch, máy in. Nhờ đó việc tạo và in hóa đơn bán hàng trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Nhân viên chỉ cần nhập thông tin đơn hàng, lựa chọn hình thức thanh toán và in hóa đơn. Việc in hóa đơn nhanh chóng và chính xác sẽ đảm bảo hiệu quả cho công việc bán hàng tại cửa hàng.

Xem thêm: 3 lợi ích của việc sử dụng công nghệ màn hình cảm ứng trong bán hàng

• Order đặt hàng và thông báo phục vụ sau chế biến xong

Màn hình order đặt hàng của phần mềm KiotViet

Đối với phần mềm POS cho nhà hàng, tính năng order đặt hàng nhanh chóng và chuyển trực tiếp đơn order đến nhà bếp giúp các nhân viên phục vụ làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, phần mềm cũng có thể thông báo phục vụ sau khi chế biến xong, tiết kiệm không ít thời gian phục vụ và đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng.

2.2. Quản lý tồn kho

• Báo cáo tồn kho

Tính năng báo cáo tồn kho của phần mềm quản lý bán hàng POS giúp chủ cửa hàng dễ dàng nắm bắt thông tin chính xác về số lượng hàng tồn trong kho.

Bên cạnh đó, tính năng này còn giúp chủ cửa hàng kịp thời có những điều chỉnh về hàng hóa như xả hàng hay nhập thêm hàng mới, đảm bảo tiến độ công việc tại cửa hàng.

• Thông tin nhập kho, quản lý nhà cung cấp

Khi có các giao dịch nhập kho, thông tin về hàng hóa, thời gian nhập và nhà cung cấp sẽ được ghi nhận chính xác và đầy đủ trên hệ thống. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi và kiểm soát thông tin hàng hóa trong kho. Hơn nữa tính năng này còn hỗ trợ chủ cửa hàng quản lý thông tin nhà cung cấp dễ dàng và thuận lợi hơn.

BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng KiotViet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG

2.3. Tính năng báo cáo

• Báo cáo doanh thu – chi phí hàng ngày, hàng tháng

Xem báo cáo trên máy tính, không qua máy POS

Hệ thống báo cáo doanh thu – chi phí của phần mềm POS sẽ ghi nhận các dữ liệu bán hàng và tạo ra những báo cáo trực quan, dễ hiểu. Các báo cáo này sẽ thể hiện rõ các số liệu doanh thu, chi phí hàng ngày, hàng tháng của cửa hàng, giúp chủ hàng theo dõi đầy đủ và chính xác tình hình kinh doanh.

Xem thêm: eCommerce Sharing Day: KiotViet và giải pháp POS cho kinh doanh

Đây là cơ sở quan trọng để chủ cửa hàng có những điều chỉnh phù hợp, nâng cao doanh số cho cửa hàng.

• Báo cáo hiệu quả bán hàng theo từng nhân viên bán hàng

Phần mềm bán hàng POS sở hữu tính năng tạo báo cáo hiệu quả bán hàng theo từng nhân viên. Dựa vào giao dịch của nhân viên và hiệu suất bán hàng, phần mềm sẽ đưa ra báo cáo chi tiết cho chủ cửa hàng.

Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng đánh giá chính xác khả năng của nhân viên mà còn hỗ trợ đưa ra những quyết định lương thưởng hợp lý.

• Báo cáo doanh số theo từng sản phẩm

Báo cáo doanh số bán hàng theo lợi nhuận từng sản phẩm

Từng sản phẩm sẽ được thống kê lượng hàng bán ra theo từng ngày, từng tuần, từng tháng. Từ đó phần mềm đưa ra báo cáo doanh số theo từng sản phẩm, cho thấy sản phẩm bán chạy nhất cũng như sản phẩm bán chậm nhất. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể đưa ra các quyết định nhập hàng hay luân chuyển hàng hóa chính xác.

Phần mềm POS là một sự thay thế hoàn hảo cho các phần mềm bán hàng bằng máy tính. Với sự đơn giản, thuận tiện cùng những tính năng thông minh, người dùng có thể dễ dàng sử dụng và đưa đến hiệu quả cao cho cửa hàng.