Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng So Với Excel: Đâu Là Giải Pháp Tốt

Quản lý bán hàng là công việc hết sức quan trọng, đòi hỏi phải có kinh nghiệm và giải pháp tốt. Quản lý bán hàng bằng Excel hay phần mềm chuyên dụng đều có sự hiệu quả. Mỗi giải pháp lại tích hợp những tính năng riêng, mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn phù hợp với nhu cầu. Vậy trong hai giải pháp nói trên, giải pháp nào mang đến chất lượng tối ưu nhất?      

Đọc blog này để khám phá những lợi ích khi di chuyển từ Excel để quản lý sang một giải pháp hiện đại.

Thực trạng áp dụng giải pháp quản lý bán hàng tại các cơ sở kinh doanh hiện nay

Nền tảng kỹ thuật số mang lại lợi ích đáng kể so với bảng tính Excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn đang sử dụng Excel để xử lý dự báo và lập kế hoạch vì nó quen thuộc và các quy trình có thể được coi là khó thay đổi. Tuy nhiên, đối với các cơ sở kinh doanh muốn hưởng lợi từ phân tích dự đoán và cộng tác liền mạch, bảng tính Excel không cung cấp đủ chức năng để theo kịp sự phức tạp ngày càng tăng của thế giới chuỗi cung ứng. Đổi lại, các giải pháp hiện đại cho phép các cơ sở kinh doanh tăng hiệu quả hoạt động và tối đa hóa lợi nhuận. 
 
Theo khảo sát của Gartner, 95% chủ cơ sở kinh doanh đã đầu tư hoặc có kế hoạch đầu tư vào các giải pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại. Tuy nhiên, có rất nhiều cạm bẫy trong hành trình số hóa thông qua các quyết định về công nghệ, lập kế hoạch và thực thi, với 49% chủ cơ sở kinh doanh cho biết họ vẫn kết hợp dữ liệu theo cách thủ công khi đưa ra quyết định. 

Xem thêm: [TẢI MIỄN PHÍ] BIỂU MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Lợi ích của việc chuyển đổi từ Excel để quản lý hàng tồn kho sang giải pháp Quản lý tồn kho bằng phần mềm

Những thiếu sót của việc sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho

Phải thừa nhận rằng Excel là một công cụ thoải mái cho hầu hết mọi người. Nó là một công cụ có sẵn rộng rãi và cho phép người dùng sắp xếp và lọc dữ liệu. Nhưng liệu giải pháp này có đủ cho các chủ cơ sở kinh doanh trong tương lai? 

Ít tự động hóa: Khi sử dụng Excel, người lập kế hoạch phải thực hiện các thay đổi, cập nhật, chỉnh sửa hoặc nhập dữ liệu theo cách thủ công. Bảng tính không tự động hóa các quy trình này và đòi hỏi người lập kế hoạch phải dành nhiều giờ hơn cho các nhiệm vụ ít dữ liệu hơn. 
 
Cộng tác quản lý hạn chế: Quản lý dữ liệu trong Excel không thuận tiện cho nhiều người dùng vì nó thiếu một mô hình truy cập cụ thể. Nếu nhiều người đồng thời làm việc trong một bảng tính, người lập kế hoạch có nhiều khả năng mắc lỗi và không thể theo dõi các thay đổi. 

 
Không theo dõi thời gian thực: Excel yêu cầu người lập kế hoạch nhập dữ liệu theo cách thủ công. Do đó, dữ liệu có thể lỗi thời, không đáng tin cậy và có thể không phản ánh các điều kiện thị trường hiện tại. Các nền tảng dựa trên công nghệ điện toán đám mây hiện đại có thể tích hợp trực tiếp các nguồn dữ liệu của bên thứ nhất và bên thứ ba. Dữ liệu chảy theo thời gian thực và tự động cập nhật mà không phải cập nhật Excel nhiều lần, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi. 

Xem thêm: Tìm hiểu phần mềm máy bán hàng tốt nhất 2022

Quá nhiều lỗi: Khi bảng tính Excel phát triển, chúng trở nên rất dễ lỗi và lỗi nhỏ nhất trong dữ liệu cũng dẫn đến tổn thất lớn cho các cơ sở kinh doanh. Lỗi có thể len ​​lỏi vào các bảng tính trong bất kỳ công ty nào: mọi người nhập sai từ hoặc chuyển vị trí các chữ số và khi các bảng tính được nhập hoặc kết hợp, dữ liệu trở nên cũ và lỗi thời. Nếu không được cập nhật trong thời gian thực, dữ liệu trong bảng tính Excel sẽ bị hạn chế và dễ bị lỗi. 
 
Thiếu Hoạt động dựa trên AI: Bảng tính Excel không sử dụng trí tuệ nhân tạo hoặc máy học. AI tìm kiếm các mối tương quan và chỉnh sửa trên dữ liệu, giảm thời gian phân tích và lỗi thủ công. 

Tại sao các giải pháp hiện đại vượt trội hơn Excel

Các giải pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại cải thiện đáng kể kết quả kinh doanh cho các cơ sở kinh doanh trong thế giới quản lý hàng tồn kho luôn thay đổi, giúp giảm thời gian và tài nguyên được sử dụng bằng cách nhập dữ liệu vào bảng tính Excel theo cách thủ công. 
 
Bằng cách tận dụng một giải pháp hiện đại, các công ty đạt được khả năng phục hồi vượt qua sự không chắc chắn thông qua việc lập kế hoạch hợp tác dựa trên xác suất. 

Xem thêm: Excel & Phần mềm quản lý bán hàng – Bên nào lợi hơn?

Một số ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng so với bảng tính Excel

Đảm bảo an toàn cho các dữ liệu bán hàng: Mọi thông tin về sản phẩm, khách hàng, hóa đơn, daonh thu, quản lý kho, nhà cung cấp được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu nên luôn đảm bảo tính an toàn, bảo mật trong mọi hoàn cảnh.

Quá trình xử lý nhanh chóng: Toàn bộ các quy trình như quản lý hàng hóa, mua hàng, bán hàng, giao hàng, chính sách khuyến mại, kiểm kho, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên được thực hiện rất nhanh chóng, đơn giản trên hệ thống.

Tích hợp nhiều tính năng tiện ích: Phần mềm được tích hợp nhiều tính năng từ quản lý về doanh thu, doanh số, công nợ, kho, số lượng bán ra, sổ quỹ tiền mặt, thông tin nhân viên đến các chương trình khuyến mãi cho cho dến khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn quản lý tình hình thu chi, phân tích tình hình tăng trưởng lợi nhuận, liệt kê danh sách mặt hàng bán chạy hay có doanh số cao nhất, so sánh lợi nhuận và doanh số của công ty giữa các năm.

Giảm bớt nhân sự thực hiện: Nhiều người có thể làm việc cùng lúc trên hệ thống vừa nhanh chóng, tận dụng tối đa nguồn nhân lực của cửa hàng. Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi việc kinh doanh dù đang ở bất cứ đâu.

Kết nối với nhiều thiết bị: Có thể kết nối với tất cả các thiết bị như máy tính, máy in, máy quét mã vạch, máy in mã vạch và người dùng có thể làm việc trên máy tính bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh.

Dễ dàng quản lý hiệu quả kinh doanh: Việc thống kê, kiểm tra chỉ bằng một click chuột và nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh trên nhiều khía cạnh như doanh thu, khách hàng, công nợ, thu chi cửa hàng…

Xem thêm: Tìm hiểu về phần mềm quản lý kho Online đơn giản, dễ dùng

KiotViet – Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất

Với lợi thế thương hiệu cùng giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phần mềm được thiết kế riêng cho 15 ngành hàng khác nhau như thời trang, tạp hóa, siêu thị mini, điện máy, nội thất, bar, nhà hàng & quán cafe,… đến nay đã có hơn 150.000 cửa hàng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet. 

• Giao diện bán hàng đơn giản và dễ dùng
• Tích hợp với các thiết bị di động nên có thể truy nhập hệ thống báo cáo mọi lúc mọi nơi
• Quản lý hàng hoá chuyên nghiệp bằng mã vạch
• Bán hàng ngay khi internet bị mất kết nối
• Hỗ trợ đặt hàng nhanh chóng
• Dễ dàng quản lý, lưu giữ chi tiết, tìm kiếm, cập nhật hàng hóa
• Quản lý, kiểm kể hàng tồn dễ dàng
• Theo dõi, bổ sung chi tiết thông tin khách hàng nhanh chóng
• Tương tác thường xuyên với khách hàng thân thiết
• Điều chỉnh mức giá và thiết lập thời gian khuyến mãi theo ý muốn
•  

Bài viết trên đây KiotViet đã giúp bạn giải đáp thắc mắc “Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel không?” Hy vọng với những thông tin chia sẻ này sẽ giúp bạn tìm cho mình được giải pháp quản lý bán hàng tốt nhất cho cơ sở kinh doanh của mình.