Phần Mềm Quản Lý Tài Sản Công Và Những Điều Cần Biết

Phần mềm quản lý tài sản công là giải pháp giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện việc theo dõi, quản lý tài sản hiệu quả. Thông qua phần mềm này, đơn vị chủ quản cấp trên cũng có thể dễ dàng tra cứu tài sản của đơn vị trực thuộc thông qua hệ thống mạng internet. Trong bài viết dưới đây, bạn đọc có thể tìm hiểu những thông tin cơ bản liên quan đến phần mềm này để có được sự lựa chọn tốt nhất.

Những hạn chế của việc quản lý tài sản công theo cách truyền thống

Tài sản công là khái niệm để chỉ những tài sản thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước đại diện chủ sở hữu gồm có tài sản phục vụ hoạt động quản lý, cung cấp dịch vụ công, tài sản kết cấu hạ tầng sử dụng với mục đích phục vụ lợi ích quốc gia, tài sản phục vụ lợi ích công cộng,…

Trước kia, việc quản lý tài sản công của các đơn vị thường được thực hiện trên giấy tờ, sổ sách, được đánh giá là tồn tại nhiều bất cập như:

• Công tác quản lý còn nhiều yếu kém, dữ liệu không được phản ánh đầy đủ trong sổ sách, các đợt kiểm kê, báo cáo tài chính.
• Việc quản lý kém hiệu quả dẫn đến quá trình hạch toán và theo dõi tài sản có nhiều hạn chế. Việc tính toán hao mòn thường sai lệch dẫn đến tài sản không được sử dụng hiệu quả gây ra tình trạng thất thoát ngân sách.
• Việc sử dụng tài sản công không đúng mục đích là vấn đề thường gặp do công tác quản lý không chặt chẽ. Với những tài sản công có giá trị lớn như đất đai, nhà xưởng, máy móc, ô tô,… việc sử dụng không đúng mục đích có thể dẫn đến tình trạng chiếm giữ bất hợp pháp, gây lãng phí.
• Thông tin, dữ liệu liên quan đến tài sản công có thể sai lệch do mỗi phòng ban, đơn vị tiến hành nhập thông tin về tài sản khác nhau.
• Khi dòng tiền đã thu, chi không được quản lý hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch trong việc công khai quỹ công.

Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Quản Lý Chi Tiêu Cá Nhân Miễn Phí Và Hiệu Quả

4 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý tài sản công

Nhằm khắc phục những hạn chế của phương thức quản lý tài sản công truyền thống, phần mềm quản lý tài sản công đã ra đời với những ưu điểm như:

Quản lý tài sản theo cách khoa học

Với phần mềm quản lý tài sản công, mỗi tài sản sẽ đều được phân loại, định danh ngay từ ban đầu thông qua hệ thống mã vạch định danh tài sản. Sau đó, toàn bộ thông tin liên quan đến tài sản sẽ được đưa lên hệ thống internet, được quản lý đồng bộ.

Trong trường hợp tài sản tăng, giảm, thông tin sẽ được cập nhật ngay lập tức kèm lý do tăng giảm bao gồm nhập mới, xuất sử dụng, điều chuyển, thu hồi, thanh lý tài sản.

Thông qua phần mềm này, cơ quan bạn còn có thể quản lý được thông tin hao mòn của tài sản qua các năm. Độ hao mòn của tài sản sẽ được tính toán chi tiết thông qua số dư hao mòn của tài sản từ các năm trước chuyển sang. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng góp phần nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản.

Tham khảo: Danh Sách 11+ Phần Mềm Quản Lý Máy Tính Từ Xa Tốt Nhất

Quản lý công cụ dụng cụ chuyên nghiệp

Trong tài sản công, công cụ dụng cụ là tư liệu lao động tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nên có tính hao mòn theo thời gian. Thông qua phần mềm quản lý tài sản công, bạn có thể dễ dàng quản lý về thông tin, giá trị, số lượng của công cụ dụng cụ. Việc kiểm soát được công cụ dụng cụ tồn kho và phân bổ công cụ dụng cụ theo các kỳ sẽ giúp giảm thiểu việc mua sắm công cụ dụng cụ quá mức. 

Ngoài ra, phần mềm cũng giúp quản lý chi tiết việc phát sinh, xuất sử dụng, báo hỏng công cụ dụng cụ tại các đơn vị.

Phần mềm quản lý tài sản công giúp xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản

Trong quá trình hoạt động, khi có ý định mua sắm tài sản, cơ quan cần xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể để đảm bảo việc mua sắm được thực hiện đúng mục đích, góp phần tối ưu chi phí trong khâu mua sắm tài sản.

Điều này sẽ được hỗ trợ tối đa thông qua phần mềm quản lý tài sản, giúp thống kê các kế hoạch mua sắm cụ thể, đồng thời quản lý, đánh giá được đơn vị cung cấp qua các tiêu chí như chất lượng, chế độ bảo hành, khiếu nại,… 

Kiểm kê tài sản và trích xuất báo cáo nhanh

Do số lượng và giá trị của tài sản công được lưu trữ trong phần mềm và được cập nhật thường xuyên, bởi thế mà việc báo cáo luôn đảm bảo đúng với số liệu thực tế.

Khi muốn lấy số liệu, phần mềm cho phép người dùng trích xuất báo cáo nhanh chóng, đảm bảo đạt chuẩn GAPP hoặc trích xuất báo cáo theo yêu cầu.

Tìm hiểu thêm: Top 14 Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Hiệu Quả Và Tốt Nhất Hiện Nay

Tiêu chí khi chọn phần mềm quản lý tài sản công

Để chọn được phần mềm phù hợp cho đơn vị, các bạn cần chú ý đến một số tiêu chí cơ bản sau đây:

• Phần mềm cần đáp ứng đầy đủ các thông tư, quy định của pháp luật liên quan đến quản lý tài sản. 
• Có tính bảo mật cao, đảm bảo an toàn về dữ liệu cho các đơn vị.
• Có tính năng phân quyền rõ ràng đảm bảo phân quyền truy cập dữ liệu, quyền phê duyệt đến từng người dùng.
• Lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ quản lý giúp người dùng có thể theo dõi số lượng, chất lượng tài sản mà không tốn nhiều thời gian, công sức.
• Hỗ trợ lập báo cáo tự động thông qua các bảng biểu đa dạng, khoa học giúp dễ dàng báo cáo tình trạng tài sản, kiểm kê tài sản, thanh lý tài sản.

Phần mềm quản lý tài sản công là công cụ để các cơ quan, đơn vị có thể kiểm kê, quản lý chính xác số lượng, chất lượng tài sản. Do đó, các bạn hãy cân nhắc, lựa chọn phần mềm phù hợp để thực hiện việc quản lý tài sản công hiệu quả nhất.