Phần mềm DMS là gì? Doanh nghiệp nên sử dụng DMS hay CRM?

Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh, nhà phân phối đều nhìn được bức tranh toàn cảnh của kênh phân phối và làm việc với nhau dễ dàng. DMS được xem là giải pháp hiệu quả khi giải quyết được nhiều vấn đề xảy ra khi quản lý bằng các phương pháp thủ công trước kia.

Hiện nay, phần mềm DMS được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý kênh phân phối. Hãy cùng MISA AMS tìm hiểu về phần mềm DMS qua bài viết dưới đây.

Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS (Distribution management system) là phần mềm chuyên biệt để quản lý hệ thống kênh phân phối. DMS có thể đưa ra được bức tranh toàn cảnh về kênh phân phối của doanh nghiệp.

Dựa vào đó, nhà quản lý để đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Bên cạnh đó, DMS hỗ trợ nhân viên kinh doanh bán hàng hiệu quả hơn, cũng như giúp nhà phân phối làm việc với nhà cung cấp dễ dàng hơn.

Khi triển khai phần mềm DMS, tất cả các hoạt động liên quan đến kênh phân phối sẽ được quản lý theo thời gian thực như:

Kết quả doanh số của nhân viên kinh doanh, tình hình thực hiện mục tiêu doanh số của cá nhân/bộ phận.

• Nhà phân phối, đại lý đặt hàng.
• Điểm bán, đơn hàng, doanh số, công nợ của nhà phân phối, đại lý.
• Nhân viên kinh doanh đi tuyến, đi thị trường.
• Chương trình khuyến mãi & trả thưởng.
• Báo cáo bán hàng, sản phẩm,…

Các phần mềm DMS hiện nay thường được cung cấp với phiên bản website và mobile app. Ba bên: doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh, nhà phân phối có thể dễ dàng sử dụng DMS mọi lúc, mọi nơi để phục vụ công việc.

Khó khăn khi quản lý phân phối bằng phương pháp thủ công

Trước đây, khi chưa có phần mềm hỗ trợ, các doanh nghiệp thường phải quản lý nhà phân phối bằng Excel hoặc Google Sheet. Thực tế việc quản lý bằng bảng tính vẫn giải quyết được các nhu cầu về thông tin nhà phân phối, hàng hóa, doanh số của nhân viên kinh doanh,…

Tuy nhiên, nhiều nghiệp vụ về quản lý số liệu, thống kê báo cáo, quản lý nhân viên,… các phương pháp thủ công không thể hỗ trợ được. Các dữ liệu này thường được quản lý phân mảnh ở nhiều file khác nhau.

Không có công cụ tổng hợp số liệu theo thời gian thực sẽ tốn thời gian và nhân lực để quản lý nhân viên kinh doanh; chăm sóc nhà phân phối; thống kê dữ liệu, báo cáo; dự đoán thị trường,… Lâu dài, doanh nghiệp sẽ không đáp ứng được sự thay đổi nhanh chóng và cạnh tranh khốc liệt của thị trường.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm DMS

Phần mềm DMS được xem là công cụ tốt trong việc hỗ trợ quản lý nhà phân phối, đại lý. So với quản lý nhà phân phối bằng các phương pháp thủ công thì sử dụng phần mềm có nhiều lợi thế hơn hẳn.

Đối với doanh nghiệp

• Phần mềm DMS giúp theo dõi độ phủ điểm bán trên thị trường; doanh thu theo thời gian thực, tình trạng đơn hàng,…
• Quản lý đội ngũ kinh doanh hiệu quả: theo dõi KPI, % thực hiện mục tiêu doanh số, hiệu suất công việc, tình hình đi tuyến, công tác mở điểm bán,…
• Quản lý đơn hàng, doanh số, hóa đơn, công nợ, tồn kho,… của nhà phân phối, đại lý.
• Cập nhật thông tin thị trường: từ số liệu được cập nhật liên tục về hàng hóa, tồn kho,… nhà quản lý có thể hiểu được sức mua của thị trường trong từng giai đoạn.
• Tối ưu vận hành và quản trị hệ thống: hỗ trợ thiết lập quy trình bán hàng phù hợp; tiết kiệm chi phí do kiểm soát được các chi phí liên quan đến trade marketing, khuyến mãi, POSM, nhân sự,…

Lợi ích phần mềm DMS đối với nhân viên kinh doanh

• Chủ động quản lý tình hình thực hiện doanh số & mở điểm bán của bản thân, chủ động có phương án để hoàn thành mục tiêu nếu cần.
• Chủ động theo dõi doanh thu của từng nhà phân phối để lên kế hoạch chăm sóc phù hợp.
• Phần mềm DMS quản lý các hoạt động trade marketing: quản lý các công việc thực hiện tại điểm bán như trưng bày, PG, trả thưởng,…
• Dễ dàng quản lý các hoạt động đối với nhà phân phối như: lịch sử đơn hàng, công nợ, tồn kho, khuyến mãi.
• Thiết lập lộ trình đi tuyến, chuyến viếng thăm, hỗ trợ hiệu quả khi nhân viên đi công tác, đi thị trường.
• Kiểm soát hiệu suất làm việc cá nhân khi theo dõi qua hệ thống báo cáo.

Đối với nhà phân phối

• Chủ động đặt hàng trực tiếp với nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp mà không cần qua nhân viên kinh doanh. Hoạt động này giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho cả nhà cung cấp, nhân viên kinh doanh và nhà phân phối của họ.
  Đồng thời, khi có vấn đề cần giải quyết về sản phẩm, đơn hàng, nhà phân phối cũng được giải quyết nhanh chóng hơn khi nhà cung cấp nhận trực tiếp thông tin.
• Quản lý sản phẩm bằng phần mềm DMS: thông tin sản phẩm, danh sách sản phẩm, bảng giá,…
• Quản lý đơn hàng: tình trạng đơn hàng, tình hình giao vận,…
• Quản lý chương trình khuyến mãi, trả thưởng, tồn kho, công nợ.

Tính năng chính của phần mềm DMS

Quản lý nhân viên kinh doanh đi tuyến

• Lên lịch trình di chuyển chi tiết trước khi đi thị trường.
• Phần mềm DMS sắp xếp và phân bố lịch trình tối ưu và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kinh doanh.
• Lưu trữ thông tin về các lịch đã được lập để nhân viên kinh doanh hoặc quản lý kinh doanh theo dõi dễ dàng.
• Theo dõi đơn hàng do nhân viên đi tuyến bán trong đúng lộ trình.
• Báo cáo đánh giá hiệu quả đi tuyến để đánh giá hiệu quả và hiệu suất công việc.

Phần mềm DMS quản lý nhà phân phối, điểm bán, cửa hàng

• Quản lý dữ liệu nhà phân phối tổng thể: thông tin công ty, số điện thoại, địa bàn hoạt động, ngày sinh nhật, số lượng đơn hàng, doanh số tuần này, tháng này,…
• Quản lý sell in và sell out: nhà phân phối nhập hàng và xuất hàng.
• Quản lý tình trạng đơn hàng, kho hàng, tồn kho, trả thưởng, khuyến mãi,…
• Nhà phân phối, điểm bán đặt hàng trực tiếp với nhà sản xuất bằng phần mềm, tiết kiệm thời gian khi đặt hàng qua nhân viên kinh doanh.
• Phần mềm DMS chăm sóc nhà phân phối nhanh chóng theo số liệu cập nhật tức thời.
• Hệ thống báo cáo bán hàng

Quản lý hoạt động trade marketing

• Quản lý trade marketing theo điểm bán
• Xây dựng chính sách bán hàng tại điểm bán
• Báo cáo theo dõi hiệu quả chương trình trade marketing

Mobile app

• Dễ dàng kiểm tra thông tin, đặt hàng từ bất cứ đâu
• Hỗ trợ cập nhật công việc nhanh chóng

Hệ thống báo cáo, thống kê, phân tích

• Báo cáo doanh thu, doanh số tổng hoặc theo từng loại hàng hóa hay theo từng cá nhân, bộ phận.
• Thống kê số lượng đơn hàng của từng nhà phân phối
• Thống kê danh sách khách hàng, đơn hàng đã xử lý hay chưa xử lý
• …

So sánh phần mềm DMS và phần mềm CRM

Phần mềm DMS và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM là hai công cụ hỗ trợ quản lý bán hàng và kênh phân phối hiệu quả nhất hiện nay. Cùng tìm hiểu về sự giống và khác nhau giữa hai phần mềm này qua các thông tin dưới đây.

Điểm giống nhau

• Tính năng quản lý khách hàng, quản lý bán hàng

Cả hai phần mềm này đều có tính năng quản lý khách hàng. Như vậy, người sử dụng đều có thể quản lý thông tin khách hàng, lịch sử chăm sóc & tương tác với khách hàng,… Cùng với đó, cả DMS và CRM đều đáp ứng tốt về quản lý công việc, KPI doanh số, hệ thống báo cáo, phân tích,…

• Tính năng quản lý nhân viên kinh doanh đi thị trường, đi tuyến

Quản lý nhân viên đi tuyến là tính năng được nhiều nhà quản lý kinh doanh quan tâm. Nhân viên kinh doanh có thể lên lộ trình thăm nhà phân phối, đại lý mình đang chăm sóc qua phần mềm.

Theo đó, nhà quản lý có thể giám sát công việc đối với nhân viên của mình. Đồng thời, nhân viên kinh doanh có thể tối ưu lộ trình di chuyển, tránh bỏ sót điểm đến. Tính năng này phù hợp với các công ty phân phối có hệ thống kênh phân phối lớn và đội ngũ nhân viên kinh doanh thường xuyên đi phải đi thị trường.

• Tích hợp vào hệ thống ERP

Phần mềm DMS và CRM đều có thể được xem là một phân hệ trong hệ thống ERP. Các doanh nghiệp có thể triển khai ERP tổng thể gồm phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng,… cùng lúc. Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn số hóa từng phần, nghĩa là triển khai một hoặc một số phần mềm trước khi số hóa toàn bộ doanh nghiệp.

Phần mềm MISA AMIS CRM và hệ sinh thái MISA AMIS là một ví dụ cho việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng và hệ thống ERP linh hoạt. Theo đó, MISA AMIS đáp ứng hầu các nhu cầu chuyển đổi số toàn phần hoặc từng phần của khách hàng.

• Đều hoạt động trên cloud base và đều có ứng dụng mobile app

Phần mềm DMS và CRM hiện nay đều được nhiều nhà cung cấp vận hành trên nền tảng website, sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ dữ liệu. Như vậy, người sử dụng có thể truy cập dữ liệu dễ dàng từ mọi nơi có internet.

Đồng thời, ứng dụng di động mobile app cũng được nhiều nhà cung cấp phần mềm phát triển bởi tính di động và linh hoạt của nó. Nhân viên kinh doanh có thể quản lý công việc và kết quả doanh số của mình dễ dàng.

Đặc biệt, như phần mềm MISA AMIS CRM còn phát triển tính năng quét danh thiếp khách hàng (scan business card) để phục vụ tối đa cho nhân viên kinh doanh là đối tượng thường xuyên di chuyển và đi lại nhiều.

>> Tìm hiểu thêm: Cloud base là gì? Phần mềm CRM cloud base phù hợp với doanh nghiệp Việt

Điểm khác nhau

• Phần mềm CRM tổng quan, phần mềm DMS chuyên biệt

Nếu đặt hai phần mềm này lên bàn cân để so sánh, có thể thấy rõ: phần mềm CRM quản lý quan hệ khách hàng tổng quan, trong khi hệ thống quản lý kênh phân phối DMS sẽ chuyên biệt hơn về kênh phân phối. Một số phần mềm CRM như MISA AMIS CRM cũng có thể đáp ứng tốt cả nghiệp vụ CRM và DMS.

• Doanh nghiệp áp dụng

Phần mềm CRM sẽ tổng quan về hoạt động quản trị khách hàng nhằm tối ưu hoạt động bán hàng từ đó nâng cao doanh thu nên đối tượng áp dụng của phần mềm CRM cũng rộng hơn.

CRM phù hợp hơn đối với mọi doanh nghiệp ở tất cả các lĩnh vực và quy mô. Trong khi đó phần mềm DMS tập trung vào loại hình doanh nghiệp có điểm bán và kênh phân phối.

• Bộ phận sử dụng

Trong hoạt động của từng doanh nghiệp, các bộ phận như ban giám đốc, kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng, kế toán sẽ thường xuyên sử dụng CRM. Phần mềm DMS thông thường sẽ do những cá nhân, bộ phận liên quan trực tiếp đến bán hàng và kênh phân phối như nhân viên kinh doanh, giám sát kinh doanh, kế toán, đại lý,…

Doanh nghiệp đang tìm giải pháp quản lý nhà phân phối

>> Trải nghiệm ngay giải pháp MISA AMIS CRM

Giới thiệu top 6 phần mềm DMS phổ biến hiện nay

Phần mềm DMS MobiWork

Tính năng

• Giám sát đội ngũ kinh doanh đi tuyến
• Quản lý chương trình trade marketing
• Quản lý thông tin khách hàng
• Quản lý sản phẩm, tồn kho

Chi phí

• Phần mềm DMS của MobiWork gồm ba gói: Basic, Standard và Pro.
• Chi phí sử dụng hàng năm 1 user:

  700,000 vnđ – 1,200,000 vnđ

  .

• Case study doanh nghiệp có 10 user sử dụng: chi phí từ 7,000,000 vnđ – 12,000,000 vnđ. Đây cũng là mức chi phí tương đương khi đầu tư phần mềm CRM để sử dụng rộng rãi cho nhiều bộ phận.

Phần mềm DMS One – Viettel

Tính năng Distribution management system

• Quản lý nhân viên kinh doanh: giám sát lộ trình, định vị nhân viên, theo dõi mục tiêu doanh số
• Quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng
• Quản lý sản phẩm, hàng hóa, tồn kho không giới hạn
• Báo cáo doanh số, kho hàng hóa,…

Chi phí

• Phần mềm DMS one chia sản phẩm thành hai gói: Cơ bản và Nâng cao
• Phí khởi tạo lần đầu: 2,000,000 vnđ (Chưa bao gồm mobile app)
• Chi phí sử dụng hàng năm 1 user:

  720,000 vnđ – 1,200,000 vnđ.

• Case study doanh nghiệp có 10 user sử dụng: 9,200,000 vnđ – 14,000,000 vnđ (chưa bao gồm phí sử dụng mobile app).

Phần mềm DMS Online Fast

Tính năng

• Quản lý tình trạng đặt hàng
• Quản lý công nợ tức thời theo thời điểm phát sinh
• Quản lý khuyến mãi, chiết khấu, quy trình bán hàng
• Theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh của các nhà phân phối
• Quản lý được sơ đồ tuyến kinh doanh của từng nhân viên kinh doanh

Chi phí

• Chi phí bản quyền phần mềm với 20 người dùng khoảng 30.000 USD, khoảng 720,000,000 vnđ.
• Chi phí mua thêm người sử dụng:

  200 USD/người ~ 4,800,000 vnđ

  .

• Phần mềm DMS của Fast đang được xem là có mức giá cao nhất thị trường hiện nay.

Phần mềm DMS Plus

Tính năng

• Quản lý nhân viên kinh doanh đi thị trường
• Giám sát bán hàng
• Tra cứu thông tin, quản lý tồn kho
• Quản lý đơn hàng, công nợ
• Báo cáo

Chi phí

• DMS Plus chia thành hai gói: Cơ bản và nâng cao.
• Chi phí sử dụng hàng tháng 1 user:

  60,000 vnđ – 120,000 vnđ.

• Case study doanh nghiệp có 10 user sử dụng theo năm: 7,200,000 vnđ – 14,400,000 vnđ.

Phần mềm MISA AMIS CRM

Mặc dù được định vị là phần mềm quản lý bán hàng nhưng phần mềm AMIS CRM của Công ty Cổ phần MISA hoàn toàn đáp ứng được các tính năng của một phần mềm quản lý kênh phân phối DMS.

Không những thế, MISA AMIS CRM kết nối phần mềm kế toán giúp liên thông dữ liệu kế toán – bán hàng giúp dữ liệu khách hàng, đơn hàng, tồn kho, công nợ được cập nhật liên tục. Nhân viên kinh doanh đi thị trường, đến điểm bán có thể tra cứu dữ liệu liên tục để có kế hoạch bán hàng cho nhà phân phối, đại lý phù hợp.

Tính năng MISA AMIS CRM đáp ứng như DMS:

Đối với công ty/nhà sản xuất:

• Quản lý sell-in, sell-out, hàng hóa, tồn kho, công nợ kho tổng, từng nhà phân phối, đại lý
• Quản lý dữ liệu và thông tin khách hàng, nhà phân phối, đại lý thuộc nhà phân phối
• Quản lý và giám sát đội ngũ kinh doanh đi tuyến, đi thị trường
• Thống kê doanh số bán hàng của nhà phân phối tới đại lý ứng với từng NVKD
• Hệ thống báo cáo, phân tích hỗ trợ ra quyết định tức thời
• Hỗ trợ thiết lập quy trình bán hàng, tự động hóa
• Mobile app, dễ dàng làm việc từ bất cứ đâu
• Kết nối mạng xã hội Zalo, Facebook, nhận tin nhắn của nhà phân phối, khách hàng chỉ trên một nền tảng.

Đối với nhà phân phối, đại lý:

• Cổng thông tin để nhà phân phối tiếp nhận, xử lý đơn hàng từ đại lý
• Đặt đơn hàng trực tiếp đến công ty từ bất cứ thiết bị nào có kết nối Internet
• Ghi nhận đơn hàng nhà phân phối bán cho các đại lý cấp dưới
• Nhà phân phối có thể tiếp cận đơn hàng NVKD công ty bán hàng cho đại lý mà nhà phân phối quản lý
• Báo cáo sell-in, sell-out

Chi phí

• MISA AMIS CRM chia thành ba gói cơ bản: Standard, Professional và Enterprise.
• Chi phí sử dụng hàng tháng 1 user:

  80,000 vnđ – 120,000 vnđ.

• Case study doanh nghiệp có 10 user sử dụng theo năm: 9,600,000 vnđ – 14,400,000 vnđ.
  Đây được xem là mức giá khá hợp lý cho các doanh nghiệp phân phối khi bắt đầu sử dụng phần mềm DMS.

>> Trải nghiệm ngay phần mềm MISA AMIS CRM cho doanh nghiệp phân phối ngay TẠI ĐÂY

Tổng kết

Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp giải được bài toán kênh phân phối, giúp nhân viên kinh doanh dễ dàng chăm sóc nhà phân phối cũng như giúp nhà phân phối làm việc hiệu quả hơn với nhà cung cấp. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp phần mềm CRM đang được lựa chọn để thay thế phần mềm DMS do độ đáp ứng cao hơn.

 1,248 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

1

Trung bình:

5

]